Stafiz es un software de gestión financiera de proyectos que se adapta a tu negocio
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Etapa 1
Entender qué es el software para control de proyectos
Es necesario definir qué es control de proyectos para entender cómo el software para control de proyectos puede ayudarte a mejorar la eficiencia y el rendimiento de tu empresa.
a. Centralización de los datos del proyecto y consolidación financiera
Cuando una empresa opera en modo proyecto, su rendimiento viene determinado por la suma del rendimiento de cada proyecto. Una herramienta de control de proyectos puede centralizar todos los datos financieros del proyecto. En este tipo de software, el rendimiento puede analizarse a nivel de cada proyecto, o consolidando grupos de proyectos o incluso todos los proyectos.
b. Presupuesto del proyecto
Para estimar el desempeño de un proyecto, es necesario comparar los datos del proyecto al final del proyecto con el presupuesto inicial. El presupuesto de un proyecto debe determinar el tiempo que dedicarán todos los recursos al proyecto, los costos asociados con ese tiempo invertido, las tarifas y compras realizadas en el proyecto y las cantidades recaudadas cuando se vende ese proyecto.
Estos datos que constituyen el presupuesto permitirán analizar el rendimiento financiero de los proyectos.
El software para el control de proyectos facilita la creación de presupuestos para cada proyecto, con un nivel de detalle que puede llegar hasta el nivel de tarea o subtarea en el proyecto.
c. Cálculos de la situación financiera de los proyectos.
Una vez fijado el presupuesto, es necesario poder comparar la realidad con el presupuesto inicial. El software para el control de proyectos te permite controlar todos los costes del proyecto:
- Costos asociados al tiempo empleado por los colaboradores internos.
- Costos relacionados con las tarifas del proyecto.
- Compras que se realizaron como parte del proyecto.
- Costos de los subcontratistas que contribuyeron al proyecto.
Estos costos deben registrarse a medida que se incurren, de modo que los cálculos de la situación financiera del proyecto se informen correctamente.
En cualquier momento, el software para control de proyectos debe ser capaz de mostrar los costes pasados de los proyectos, por periodo. Si el proyecto genera un volumen de negocio, el programa informático debe poder mostrar la rentabilidad del proyecto hasta la fecha y, si es posible, la rentabilidad al final del mismo, es decir, teniendo en cuenta los costes futuros del resto del proyecto.
2do paso
¿Por qué utilizar un software para el control de proyectos?
Estas son las 3 razones principales para utilizar un software de gestión de proyectos:
a. Seguimiento de los costos y la rentabilidad del proyecto
Los informes asociados a los proyectos facilitan la gestión. Para que un proyecto tenga un resultado positivo, no sólo deben alcanzarse los objetivos del proyecto, sino que además debe haberse cumplido con el presupuesto. Por ejemplo, si un proyecto logra sus objetivos pero consume el doble del presupuesto, es poco probable que se considere un éxito.
Por lo tanto, el software para el control de proyectos permite analizar el rendimiento de los mismos. Y este análisis permite definir las razones de los éxitos o fracasos: ¿qué fases de los proyectos cuestan más de lo previsto? ¿Hay que cambiar la organización para mejorar el rendimiento? ¿Qué partidas de gastos han provocado una desviación del presupuesto?
Este seguimiento de proyectos permite apreciar mejor las razones de los éxitos y fracasos de los proyectos y sacar las conclusiones necesarias para promover la mejora continua.
b. Anticipar lagunas/ayudar en la toma de decisiones
Los encargados de los proyectos deben recibir apoyo en la gestión de sus proyectos para que puedan tomar las decisiones correctas.
Más allá de monitorear el progreso del proyecto y la finalización de las tareas, la misión de los gerentes de proyecto es garantizar que el proyecto se lleve a cabo dentro del presupuesto. Es decir, los costes del proyecto se mantienen acordes a lo previsto.
El software para el control de proyectos proporciona visibilidad a los gestores. Con esta información, pueden anticiparse a una situación de riesgo y tomar las decisiones necesarias para corregirla.
Conociendo con suficiente antelación los riesgos de sobrecostos, así como los riesgos de retrasos en los proyectos, se pueden tomar medidas correctivas para restablecer la situación. Al anticipar los riesgos, los directores de proyectos tienen una probabilidad muy alta de volver al nivel presupuestario. Por el contrario, cuando un director de proyecto sólo se da cuenta de la situación al final del proyecto sin tener visibilidad de los riesgos al finalizarlo, a menudo ya es demasiado tarde para poder mejorar el rendimiento.
c. Preparación de los registros contables
Una actividad que funcione en modo proyecto tendrá probablemente que justificar una contabilidad adaptada a este modo de funcionamiento. En el marco del seguimiento de proyectos, es necesario realizar registros contables específicos.
Normalmente, la metodología para el seguimiento de los costes y el reconocimiento de los ingresos de una actividad de proyecto puede variar. Las diferencias entre el avance del proyecto y la facturación también requieren registros contables específicos.
Todos estos elementos pueden automatizarse en un software para el control de proyectos. Los cálculos del progreso de los proyectos, el reconocimiento de la facturación y los márgenes, las facturas a emitir son elementos que se calculan directa y automáticamente.
Paso 3
Las ventajas del software para control de proyectos
El uso de un software de gestión de proyectos tiene tres ventajas principales:
a. Los informes le permiten ganar visibilidad
En primer lugar, la ganancia de visibilidad permite conocer la situación y el desempeño de la actividad. Cuando el nivel de detalle de los informes es a nivel de proyecto, se proporciona a los gerentes un conjunto de información importante. Esta visibilidad les permite mejorar cada proyecto, pero también tener información sobre la cartera de proyectos de los que son responsables.
De hecho, el software de gestión permite consolidar datos en diferentes niveles para proporcionar un análisis completo:
- Desempeño a nivel de cartera de un gerente de proyecto
- Rendimiento a nivel de cliente
- Rendimiento a nivel de equipo
- Desempeño a nivel de unidad de negocio
- …
b. Responsabilidad del equipo
Al proporcionar visibilidad al encargado del proyecto, éste se ve capacitado. Todos los datos se facilitan para que puedan gestionar el rendimiento de sus proyectos de forma independiente. Esto obliga a los directivos a tomar mejores decisiones y a crecer en su función
c. Corrige la situación antes de que sea demasiado tarde.
El control de proyectos permite anticipar posibles riesgos y corregirlos antes de que se produzcan. Esta anticipación es una gran ventaja, ya que da a los gestores los medios para elegir entre diferentes acciones correctivas.
Etapa 4
¿Cómo elegir un software para el control de proyectos?
Para elegir la solución adecuada para tu empresa, tienes que elaborar un conjunto de especificaciones o, al menos, una lista de criterios que te permitan filtrar entre los distintos paquetes de software del mercado y elegir el más adecuado.
a. Establecer una lista de criterios
Para empezar, debes establecer una lista de criterios que revisarás con el software que forma parte de tu punto de referencia.
A continuación se muestra un ejemplo de criterios/preguntas que puede analizar:
- ¿Qué tipos de costos se pueden rastrear (subcontratación, costos, personal interno, productos, etc.)?
- ¿Cómo se calcula la facturación?
- ¿Qué informes están disponibles para un director de proyecto?
- ¿Cómo se consolidan los datos financieros (qué ángulos de análisis)?
- Cómo crear un presupuesto de proyecto
- ¿Cómo tiene en cuenta el análisis de rentabilidad los costes futuros?
- …
b. Realizar el punto de referencia
Una vez establecida tu lista, las demostraciones que vas a realizar con los diferentes programas informáticos que seleccionaste te permitirán confirmar las respuestas que estos programas proporcionan a cada uno de los puntos planteados, y darles una puntuación para ordenarlos.
Este enfoque te permitirá avanzar en la selección del software para el control de proyectos más adecuado para tu empresa.
Conclusión
Por lo tanto, el software para control de proyectos ofrece un apoyo integral a los encargados de proyectos, así como a la gestión de las empresas que trabajan en modo de proyecto.
La visibilidad del rendimiento se multiplica por diez y se facilita la toma de decisiones. Es cierto que una empresa que mantiene el control de estas cuestiones será más sólida y más ágil ante una posible crisis. Comprender tu situación financiera te dará una importante ventaja competitiva.
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Stafiz es un software para control de proyectos.
Stafiz permite realizar un seguimiento de todos los costes en las diferentes fases del proyecto y proporcionar a la dirección toda la información para facilitar la gestión del proyecto:
- Portafolios de proyectos
- Rotación, costos y márgenes del proyecto.
- Avance y consumo de presupuestos
- Alerta en caso de riesgo de desbordamiento
