Stafiz es un software de gestión financiera de proyectos que se adapta a su actividad
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Fase 1
Entender qué es el software para control de proyectos
Es necesario definir qué es control de proyectos para entender cómo el software para control de proyectos puede ayudarte a mejorar la eficiencia y el rendimiento de tu empresa.
a. Centralización de los datos del proyecto y consolidación financiera
Cuando una empresa opera en modo proyecto, su rendimiento viene determinado por la suma del rendimiento de cada proyecto. Una herramienta de control de proyectos puede centralizar todos los datos financieros del proyecto. En este tipo de software, el rendimiento puede analizarse a nivel de cada proyecto, o consolidando grupos de proyectos o incluso todos los proyectos.
b. Presupuesto del proyecto
Para estimar el rendimiento de un proyecto, es necesario comparar los datos del proyecto al final del mismo con el presupuesto inicial. Un presupuesto de proyecto debe determinar el tiempo que dedicarán todos los recursos al proyecto, los costes asociados a este tiempo dedicado, los gastos y compras realizados en el marco del proyecto y las cantidades recaudadas cuando se venda el proyecto.
Estos datos, que constituyen el presupuesto, se utilizan para analizar los resultados financieros de los proyectos.
El software para el control de proyectos facilita la creación de presupuestos para cada proyecto, con un nivel de detalle que puede llegar hasta el nivel de tarea o subtarea en el proyecto.
c. Cálculo de la situación financiera de los proyectos
Una vez fijado el presupuesto, es necesario poder comparar la realidad con el presupuesto inicial. El software para el control de proyectos te permite controlar todos los costes del proyecto:
- Costes asociados al tiempo dedicado por el personal interno
- Costes del proyecto
- Compras realizadas en el marco del proyecto
- Costes de los subcontratistas que han contribuido al proyecto
Estos costes deben registrarse a medida que se contraen, para poder calcular correctamente la situación financiera del proyecto.
En cualquier momento, el software para control de proyectos debe ser capaz de mostrar los costes pasados de los proyectos, por periodo. Si el proyecto genera un volumen de negocio, el programa informático debe poder mostrar la rentabilidad del proyecto hasta la fecha y, si es posible, la rentabilidad al final del mismo, es decir, teniendo en cuenta los costes futuros del resto del proyecto.
Paso 2
¿Por qué utilizar un software para el control de proyectos?
Estas son las 3 razones principales para utilizar un software de gestión de proyectos:
a. Supervisar los costes y la rentabilidad de los proyectos
Los informes asociados a los proyectos facilitan la gestión. Para que un proyecto tenga un resultado positivo, no sólo deben alcanzarse los objetivos del proyecto, sino que además debe haberse cumplido con el presupuesto. Por ejemplo, si un proyecto logra sus objetivos pero consume el doble del presupuesto, es poco probable que se considere un éxito.
Por lo tanto, el software para el control de proyectos permite analizar el rendimiento de los mismos. Y este análisis permite definir las razones de los éxitos o fracasos: ¿qué fases de los proyectos cuestan más de lo previsto? ¿Hay que cambiar la organización para mejorar el rendimiento? ¿Qué partidas de gastos han provocado una desviación del presupuesto?
Este seguimiento de proyectos permite apreciar mejor las razones de los éxitos y fracasos de los proyectos y sacar las conclusiones necesarias para promover la mejora continua.
b. Anticipar discrepancias / ayudar a tomar decisiones
Los encargados de los proyectos deben recibir apoyo en la gestión de sus proyectos para que puedan tomar las decisiones correctas.
Además de supervisar el progreso del proyecto y la finalización de las tareas, los gestores de proyectos son responsables de garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto. Es decir, que los costes del proyecto se ajusten a lo previsto.
El software para el control de proyectos proporciona visibilidad a los gestores. Con esta información, pueden anticiparse a una situación de riesgo y tomar las decisiones necesarias para corregirla.
Si se conocen los riesgos de sobrecostes y retrasos del proyecto con suficiente antelación, se pueden tomar medidas correctivas para restablecer la situación. Al anticiparse a los riesgos, los gestores de proyectos tienen una probabilidad muy alta de volver a ajustarse al presupuesto. Por el contrario, cuando un director de proyecto sólo se da cuenta de la situación al final del proyecto, sin tener visibilidad de los riesgos al final, a menudo ya es demasiado tarde para mejorar el rendimiento.
c. Preparación de los registros contables
Una actividad que funcione en modo proyecto tendrá probablemente que justificar una contabilidad adaptada a este modo de funcionamiento. En el marco del seguimiento de proyectos, es necesario realizar registros contables específicos.
Normalmente, la metodología para el seguimiento de los costes y el reconocimiento de los ingresos de una actividad de proyecto puede variar. Las diferencias entre el avance del proyecto y la facturación también requieren registros contables específicos.
Todos estos elementos pueden automatizarse en un software para el control de proyectos. Los cálculos del progreso de los proyectos, el reconocimiento de la facturación y los márgenes, las facturas a emitir son elementos que se calculan directa y automáticamente.
Paso 3
Las ventajas del software para control de proyectos
El uso de un software de gestión de proyectos tiene tres ventajas principales:
a. Los informes le dan mayor visibilidad
En primer lugar, la mayor visibilidad le permite conocer la situación de su empresa y su rendimiento. Cuando el nivel de detalle de los informes es a nivel de proyecto, los gestores disponen de una serie de datos clave. Esta visibilidad les permite mejorar cada proyecto, pero también disponer de información sobre la cartera de proyectos de la que son responsables.
El software de gestión consolida los datos a distintos niveles para ofrecer un análisis completo:
- Rendimiento de la cartera de un gestor de proyectos
- Rendimiento a nivel de cliente
- Rendimiento del equipo
- Resultados de las unidades de negocio
- ...
b. Capacitar a los equipos
Al proporcionar visibilidad al encargado del proyecto, éste se ve capacitado. Todos los datos se facilitan para que puedan gestionar el rendimiento de sus proyectos de forma independiente. Esto obliga a los directivos a tomar mejores decisiones y a crecer en su función
c. Corrija la situación antes de que sea demasiado tarde
El control de proyectos permite anticipar posibles riesgos y corregirlos antes de que se produzcan. Esta anticipación es una gran ventaja, ya que da a los gestores los medios para elegir entre diferentes acciones correctivas.
Paso 4
¿Cómo elegir un software para el control de proyectos?
Para elegir la solución adecuada para tu empresa, tienes que elaborar un conjunto de especificaciones o, al menos, una lista de criterios que te permitan filtrar entre los distintos paquetes de software del mercado y elegir el más adecuado.
a. Elaborar una lista de criterios
Para empezar, debes establecer una lista de criterios que revisarás con el software que forma parte de tu punto de referencia.
He aquí un ejemplo de los criterios/preguntas que puede analizar:
- ¿Qué tipos de costes pueden rastrearse (subcontratación, gastos, personal interno, productos, etc.)?
- ¿Cómo se calcula el volumen de negocios?
- ¿De qué informes dispone un jefe de proyecto?
- ¿Cómo se consolidan los datos financieros (cuáles son los ángulos de análisis)?
- Cómo elaborar el presupuesto de un proyecto
- ¿Cómo tiene en cuenta la cuenta de resultados los costes futuros?
- ...
b. Evaluación comparativa
Una vez establecida tu lista, las demostraciones que vas a realizar con los diferentes programas informáticos que seleccionaste te permitirán confirmar las respuestas que estos programas proporcionan a cada uno de los puntos planteados, y darles una puntuación para ordenarlos.
Este enfoque te permitirá avanzar en la selección del software para el control de proyectos más adecuado para tu empresa.
Conclusión
Por lo tanto, el software para control de proyectos ofrece un apoyo integral a los encargados de proyectos, así como a la gestión de las empresas que trabajan en modo de proyecto.
La visibilidad del rendimiento se multiplica por diez y se facilita la toma de decisiones. Es cierto que una empresa que mantiene el control de estas cuestiones será más sólida y más ágil ante una posible crisis. Comprender tu situación financiera te dará una importante ventaja competitiva.
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Stafiz es un software para control de proyectos.
Stafiz permite realizar un seguimiento de todos los costes a lo largo de las distintas fases de un proyecto y proporcionar a la dirección toda la información que necesita para dirigir los proyectos con mayor eficacia:
- Carteras de proyectos
- Proyectar ventas, costes y márgenes
- Progreso y consumo de los presupuestos
- Alerta si hay riesgo de rebasamiento
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