Stafiz is software voor financieel projectbeheer die zich aanpast aan uw activiteit
Bezoek de pagina over projectbeheer voor meer informatie.
Fase 1
Inzicht in software voor financieel projectbeheer
We moeten project financieel beheer definiëren om te begrijpen hoe projectmanagementsoftware je kan helpen om de efficiëntie en prestaties van je bedrijf te verbeteren.
a. Centralisatie van projectgegevens en financiële consolidatie
Als een bedrijf in projectmodus werkt, worden de prestaties bepaald door de som van de prestaties van elk van de projecten. Een tool voor financieel projectbeheer maakt het mogelijk om alle financiële projectgegevens te centraliseren. Met dit soort software kan de prestatie worden geanalyseerd op het niveau van elk project, of door groepen projecten of zelfs alle projecten te consolideren.
b. Projectbegroting
Om de prestaties van een project te beoordelen, is het nodig om de projectgegevens aan het einde van het project te vergelijken met het oorspronkelijke budget. Een projectbegroting moet de tijd bepalen die alle middelen aan het project moeten besteden, de kosten die met deze bestede tijd gepaard gaan, de kosten en aankopen die als onderdeel van het project worden gedaan en de bedragen die worden geïnd wanneer het project wordt verkocht.
Deze gegevens, die het budget vormen, worden gebruikt om de financiële prestaties van projecten te analyseren.
Software voor financieel projectbeheer maakt het eenvoudig om budgetten te maken voor elk project, met een detailniveau dat kan gaan tot de taak of subtaak van het project.
c. De financiële positie van projecten berekenen
Zodra het budget is vastgesteld, moet je de werkelijke kosten kunnen vergelijken met het oorspronkelijke budget. Software voor financieel projectbeheer maakt het mogelijk om alle projectgerelateerde kosten bij te houden:
- Kosten in verband met tijd besteed door intern personeel
- Projectkosten
- Aankopen als onderdeel van het project
- De kosten van onderaannemers die hebben bijgedragen aan het project
Deze kosten moeten worden geregistreerd wanneer ze worden gemaakt, zodat de financiële positie van het project correct kan worden berekend.
De software voor financieel beheer van projecten moet te allen tijde de gemaakte kosten van projecten per periode kunnen weergeven. Wanneer het project een omzet genereert, kan de software de winstgevendheid tot op heden van het project aangeven, en indien mogelijk de winstgevendheid bij voltooiing van het project, d.w.z. rekening houdend met toekomstige kosten voor de rest van het project.
Stap 2
Waarom software voor financieel projectbeheer gebruiken?
Hier zijn de 3 belangrijkste redenen om projectmanagementsoftware te gebruiken:
a. De projectkosten en winstgevendheid bewaken
Projectrapportage maakt projectbeheer gemakkelijker. Voor een positief resultaat van een project moeten niet alleen de projectdoelen zijn bereikt, maar moeten ze ook zijn uitgevoerd binnen het vastgestelde budget. Als een project bijvoorbeeld zijn doelstellingen heeft gehaald, maar twee keer zoveel budget heeft verbruikt als gepland, kan het waarschijnlijk niet als een succes worden beschouwd.
Met software voor financieel beheer van projecten is het dus mogelijk om de prestaties van projecten te analyseren. En deze analyse maakt het mogelijk om de redenen voor succes of mislukking te bepalen: welke fasen van projecten kosten meer dan verwacht? Moeten er organisatorische veranderingen worden doorgevoerd om de prestaties te verbeteren? Welke kostenposten hebben geleid tot afwijkingen van het budget?
Deze managementcontrole stelt ons in staat om de redenen voor de successen en mislukkingen van projecten beter te begrijpen en de nodige conclusies te trekken om voortdurende verbetering aan te moedigen.
b. Anticiperen op afwijkingen / helpen bij het nemen van beslissingen
Projectmanagers hebben ondersteuning nodig bij het managen van hun projecten, zodat ze de juiste beslissingen kunnen nemen.
Naast het bewaken van de voortgang van het project en de voltooiing van taken, zijn projectmanagers er ook verantwoordelijk voor dat het project binnen het budget wordt uitgevoerd. Met andere woorden, dat de projectkosten in lijn blijven met wat gepland was.
Software voor financieel projectbeheer geeft projectmanagers volledig inzicht. Met deze informatie kunnen ze anticiperen op een risicovolle situatie en de nodige beslissingen nemen om deze te corrigeren.
Door de risico's van kostenoverschrijdingen en projectvertragingen ver genoeg van tevoren te kennen, kunnen er corrigerende maatregelen worden genomen om de situatie te herstellen. Door te anticiperen op risico's hebben projectmanagers een zeer grote kans om terug te keren naar het budget. Omgekeerd, als een projectmanager zich pas aan het einde van het project bewust wordt van de situatie, zonder aan het einde zicht te hebben op de risico's, is het vaak al te laat om de prestaties te verbeteren.
c. Boekingen voorbereiden
Een activiteit die in projectmodus werkt, zal waarschijnlijk een boekhouding moeten verantwoorden die aan deze modus is aangepast. Als onderdeel van projecttoezicht moeten specifieke boekingen worden gedaan.
De methodologie voor het bijhouden van kosten en het erkennen van opbrengsten voor een projectactiviteit kan verschillen. Verschillen tussen projectvoortgang en facturering vereisen ook specifieke boekhoudkundige posten.
Al deze elementen kunnen worden geautomatiseerd in software voor financieel projectbeheer. Berekeningen van de projectvoortgang, erkenning van omzet en marges en uit te schrijven facturen worden allemaal direct en automatisch berekend.
Stap 3
De voordelen van software voor financieel beheer
Er zijn 3 belangrijke voordelen aan het gebruik van software voor financieel beheer:
a. Rapportage geeft je meer zichtbaarheid
Ten eerste betekent de verhoogde zichtbaarheid dat u weet waar uw bedrijf staat en hoe het presteert. Wanneer de rapportage gedetailleerd is op projectniveau, krijgen managers een reeks belangrijke informatie. Deze zichtbaarheid stelt hen in staat om elk project te verbeteren, maar ook om informatie te hebben over de portefeuille van projecten waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
De beheersoftware consolideert gegevens op verschillende niveaus om een volledige analyse te kunnen maken:
- Portfolioprestaties van een projectmanager
- Prestaties op klantniveau
- Teamprestaties
- Prestaties op business unit niveau
- ...
b. Empowerment van teams
Door projectmanagers deze zichtbaarheid te geven, worden ze in staat gesteld. Ze krijgen alle gegevens die ze nodig hebben om de prestaties van hun projecten zelfstandig te beheren. Dit dwingt managers om betere beslissingen te nemen en te groeien in hun rol.
c. De situatie corrigeren voordat het te laat is
Projectfinancieel management maakt het mogelijk te anticiperen op potentiële risico's en ze te corrigeren voordat ze zich voordoen. Dit anticiperen is een groot voordeel, omdat het managers de middelen geeft om te kiezen tussen verschillende correctieve acties.
Stap 4
Hoe kies ik software voor financieel projectbeheer?
Om de juiste oplossing voor je bedrijf te kiezen, moet je een reeks specificaties of op zijn minst een lijst met criteria opstellen waarmee je de verschillende softwarepakketten op de markt kunt filteren en het pakket kunt kiezen dat het beste bij je behoeften past.
a. Stel een lijst met criteria op
Om te beginnen moet je een lijst opstellen van de criteria die je gaat toetsen met de software die deel uitmaakt van je benchmark.
Hier is een voorbeeld van de criteria/vragen die je kunt analyseren:
- Welke soorten kosten kunnen worden bijgehouden (uitbesteding, onkosten, intern personeel, producten, etc.)?
- Hoe wordt de omzet berekend?
- Welke rapportage is beschikbaar voor een projectmanager?
- Hoe worden financiële gegevens geconsolideerd (wat zijn de analysehoeken)?
- Hoe maak je een projectbudget?
- Hoe houdt de winstgevendheidsanalyse rekening met toekomstige kosten?
- ...
b. Benchmarking
Zodra je je lijst hebt opgesteld, zullen de demo's die je gaat uitvoeren met de verschillende softwarepakketten die je hebt geselecteerd je in staat stellen om de antwoorden die deze pakketten geven op elk van de genoemde punten te bevestigen en ze een score te geven om ze op te sorteren.
Deze aanpak zal je helpen om de software voor financieel projectbeheer te kiezen die het beste bij jouw bedrijf past.
Conclusie
De software voor financieel beheer van projecten biedt daarom uitgebreide ondersteuning voor projectmanagers en voor het beheer van bedrijven die in projectmodus werken.
Het zicht op de prestaties wordt vertienvoudigd en de besluitvorming wordt eenvoudiger. Het lijdt geen twijfel dat een bedrijf dat deze zaken onder controle heeft, steviger en wendbaarder zal zijn bij elke crisis. Inzicht in de financiële situatie geeft een aanzienlijk concurrentievoordeel.
________________________________
Stafiz is software voor financieel projectbeheer.
Stafiz maakt het mogelijk om alle kosten in de verschillende fasen van een project bij te houden en het management te voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om projecten effectiever te sturen:
- Projectportefeuilles
- Projectomzet, kosten en marges
- Voortgang en verbruik van budgetten
- Waarschuwing bij risico op overschrijding
WEBINAR STAFIZ