Qu’est-ce que l’optimisation des coûts en gestion de projet ?
Dans le cadre personnel comme professionnel, l’optimisation des coûts s’avère indispensable à une situation financière saine. En effet, cette dernière constitue une composante déterminante dans la réussite d’un projet.
Le succès d’un projet reste bien souvent reconnu à partir du moment où le trio respect du budget, des délais et de la qualité est respecté.
Pour vous guider dans cette problématique, nous vous proposons un plan d’action clair pour instaurer une optimisation des coûts efficace en gestion de projet.
Comprendre l’importance de l’optimisation des coûts en gestion de projet
Qu’est-ce que l’optimisation des coûts ?
L’optimisation des coûts en gestion de projet consiste à estimer, suivre et analyser les coûts d’un projet afin que ceux-ci restent conformes au budget déterminé.
L’optimisation des coûts doit être déterminée dès la planification du projet.
Responsabilité du chef de projet, elle se poursuit tout au de son cycle de vie.
Pourquoi l’optimisation des coûts est-elle importante ?
Assurer le succès du projet
En gestion de projet, trois critères principaux permettent de déterminer la réussite du projet : le respect des délais, de la qualité, et des coûts.
L’optimisation des coûts consiste à respecter le budget pour empêcher ou au moins réduire les risques de dépassements.
💡 À noter que l’optimisation des coûts s’avère déterminante en gestion des risques.
Adopter une approche proactive
La gestion de projet peut s’appréhender avec une approche proactive ou réactive. La démarche proactive consiste à anticiper, tandis que la méthode réactive implique de réagir face à une situation.
L’optimisation des coûts se concentre sur l’approche proactive. Ainsi, l’estimation du budget permet d’obtenir une ligne directrice à suivre tout au long du projet et de réagir en cas de déviation.
Cette méthode s’avère particulièrement pertinente pour les ESN car elle permet d’affiner le cadrage et de s’assurer que les attentes soient réalistes et clarifiées vis à vis du client.
Servir de référence aux projets futurs
L’optimisation des coûts sert également à constituer un historique qui pourra servir de référence pour les projets futurs.
Celui-ci constitue une base de données fiable pour la planification de projet et notamment l’allocation des ressources, composante déterminante en gestion de projet.
Des outils dédiés permettent d’obtenir un historique précis des projets passés, facilitant la planification de projet.
Stafiz permet par exemple un niveau de granularité élevé, en renseignant les coûts par jour, heure, projet ou tâches au sein du projet, facilitant la comparaison d’un projet à l’autre.
Phase 1 : chiffrer le projet en amont
Construire le plan de gestion des coûts
La première étape pour optimiser les coûts d’un projet consiste à établir le plan de gestion des coûts. Ce guide clarifie la gestion des coûts au sein du projet et comprend entre autres :
- les types de coûts dans le projet (le détail des coûts fixes et variables à anticiper) ;
- les outils utilisés pour le suivi des coûts ;
- les indicateurs clés de réussite (montants dépensés, restants, retour sur investissement etc.) ;
- les parties prenantes du projet.
Pour gagner en précision, il devra être confronté au calendrier du projet et à la liste des livrables.
En effet, un budget prévisionnel de projet doit être réaliste en fonction du temps alloué et des éléments attendus.
Utiliser des données fiables
Ce plan de gestion des coûts peut être construit à l’aide de l’historique des projets passés, par une récolte de donnée manuelle ou par le biais d’outils.
Stafiz offre notamment une vision des coûts centralisée, en temps réel, permettant des estimations qui prennent en compte les coûts prévisionnels et la rentabilité.
Ces nombreuses options de reporting vous permettent de prendre du recul et d’analyser les écarts en coûts ou en temps sur des projets similaires.
Cette vue exhaustive confronte rapidement les écarts entre le plan de staffing initial et le réalisé tout en démontrant leur impact monétaire.
Phase 2 : optimiser les coûts tout au long du projet
Suivre la rentabilité
Étudier la rentabilité d’un projet
Avant toute chose, il est nécessaire d’établir un plan de production.
De cette manière, vous pourrez rapidement identifier si les capacités mobilisées dans votre planification de projet permettent de générer du profit, ou si des ajustements doivent être apporter.
Ce plan de production calcule le chiffre d’affaires généré ainsi que le profit en confrontant les coûts de mobilisation des ressources au prix de vente du projet.
Identifier les écarts entre le réel et le prévisionnel
L’optimisation des coûts implique de suivre, d’analyser et de rectifier les coûts.
La première étape consiste donc à collecter la donnée, puis à calculer les écarts entre le réel et le prévisionnel. Cela permet de vérifier que le budget reste dans les rails par rapport aux estimations faites.
Pour obtenir un prévisionnel fiable, il est important d’intégrer la totalité des coûts d’un projet, tels :
- les salaires ;
- les frais non re-facturables ;
- les achats ;
- les frais liés à la sous-traitance.
Stafiz vous offre une visualisation globale des projets pour savoir ce qui a été réalisé, ce qu’il reste à faire, et quelle est la situation prévisionnelle par rapport au budget.
Cet exercice doit être réalisé régulièrement, à une fréquence que vous aurez déterminée en début de projet. Celle-ci dépend alors du type de projet, de ses enjeux, ou du besoin de visibilité des parties prenantes du projet.
Rectifier en fonction des écarts
Le respect du budget est essentiel pour la réussite du projet et cela passe par l’optimisation des coûts.
En cas de dépassement du budget, une enquête approfondie doit être menée pour rechercher la cause de l’écart. Une fois la raison identifiée, vous allez devoir réfléchir à des corrections afin de compenser ou contourner la différence du budget.
Vous pouvez prévoir une action sur le périmètre du projet, le planning, les ressources ou encore les délais. Toutefois, notez que dès que le périmètre du projet évolue, le trio coûts, délais, qualité s’en trouve impacté également.
Construire des rapports financiers clairs
Les rapports financiers permettent de mettre au clair toutes les données indispensables à une gestion saine des coûts. L’édition de rapports clairs est ainsi essentielle à une optimisation des coûts efficace.
Souvent construits à partir de tableaux de bord car ils proposent une vision d’ensemble de la situation, les rapports financiers présentent la situation financière du projet de manière synthétique.
Rapides à consulter, ils doivent permettre d’analyser rapidement la situation financière afin de faciliter la prise de décision. De plus, ils consignent les problématiques rencontrées et le plan d’action déroulé.
Dashboard consolidé de la situation financière dans Stafiz.
Les rapports financiers s’avèrent essentiels pour construire un historique fiable qui servira de base à la préparation d’autres projets.
Adapter l’estimation des coûts à la structure de l’entreprise
Différencier la facturation en régie et au forfait
Votre mode de facturation va impacter votre stratégie d’optimisation des coûts.
En effet, un fonctionnement en régie va notamment impliquer d’avoir une vision claire sur les jours ou les frais non facturés.
Tandis qu’au forfait, vous allez devoir être vigilant sur les risques de dépassements. Ceux-ci peuvent potentiellement impliquer des négociations supplémentaires voire des remises, impactant ainsi votre gestion des coûts.
Estimer les coûts, les prix, et le type de facturation pour un projet facturable nécessite donc d’avoir une stratégie claire, en prenant en compte tous les paramètres.
Comprendre l’environnement du projet
L’optimisation des coûts implique également d’avoir une vision claire sur tous les éléments pouvant impacter le budget du projet. En effet, il est indispensable de considérer les risques externes (juridiques, environnementaux etc.) mais également internes, liés au mode de fonctionnement de l’entreprise.
Par exemple, les équipes fonctionnant en mode hybride ou à distance peuvent impliquer des frais de déplacement, d’outils, impactant ainsi la gestion des coûts.
L’optimisation des coûts doit donc prendre cela en considération et anticiper ces impacts lors de l’estimation du budget.
Prévoir des marges
Enfin, le budget doit prendre en compte des marges pour faire face à chaque risque. La plupart du temps, 5 à 10% suffisent.
Toutefois, cette marge reste à adapter en fonction du projet et de votre entreprise.
Optimisation des coûts d’un projet : les autres stratégies
L’importance du capacity planning
La planification des ressources constitue un élément essentiel dans la gestion et l’optimisation des coûts. La définition d’un plan de charge s’avère ainsi essentiel.
En effet, les ressources, humaines comme matérielles, vont constituer le premier poste de dépenses d’un projet. On intègre au terme ressource tout ce qui constitue les outils, les équipements, le matériel et les collaborateurs nécessaires au bon déroulé du projet.
Ainsi, définir le besoin en ressources du projet constitue une étape essentielle et doit prendre en considération le coût de chaque ressource et la durée sur lesquelles elles sont nécessaires. Une vision claire des coûts n’est possible qu’en ayant un aperçu réaliste des besoins en ressources.
Le Smart Matching de Stafiz vous permet d’optimiser les taux de charge de vos collaborateurs de façon à améliorer votre performance commerciale, et par conséquent, à remporter plus d’opportunités. Allouez vos ressources en fonction de vos besoins en compétences, en expérience, ou en séniorité.
L’engagement des collaborateurs est également un critère à ne pas négliger pour mener vos missions au succès.
Plus vos équipes seront qualifiées et motivées, plus le risque de délais s’amenuise.
Chaque employé est en mesure d’indiquer sur son profil ou directement sur un projet quelles compétences ils souhaitent mobiliser, ou sur quel type de projet ils veulent être missionnés.
Utiliser des solutions automatisées
L’optimisation des coûts concerne tous les projets. En revanche, elle doit être adressée de manière spécifique en fonction du type de projet et du contexte.
Vous devez disposer d’informations fiables pour prendre des décisions éclairées.
Bien que vous puissiez vous baser sur les projets passés et l’expérience de vos collaborateurs, des outils peuvent venir compléter ces estimations.
Recourir à des solutions automatisées qui prennent en compte l’ensemble des caractéristiques de votre entreprise grâce aux données d’autres projets vous aidera à faire des estimations plus justes.
Stafiz offre un outil complet qui imbrique des fonctionnalités dédiées à l’optimisation des coûts. Il considère la planification des ressources, des risques et les estimations de temps pour proposer des automatisations telles que la génération de factures. Les processus sont automatisés, vous permettant de gagner en temps et en productivité.
De ce fait, nous vous recommandons de vous appuyer sur des outils dédiés tels que Stafiz. Cette solution offre un ensemble de fonctionnalités pour estimer, suivre, analyser et contrôler les coûts en temps réel, tout au long d’un projet, de façon dynamique et intelligente.
Questions fréquentes :
Une stratégie de réduction des coûts vise à diminuer les dépenses d’un projet ou d’une organisation tout en maintenant la qualité et les objectifs. Elle repose sur des leviers tels que l’optimisation des processus, une meilleure allocation des ressources, la négociation avec les fournisseurs, et l’utilisation de technologies adaptées. L’objectif est d’obtenir des économies durables sans compromettre la performance globale.
