9 erreurs fréquentes dans la gestion du staffing

Le staffing des équipes est un processus clé d’une entreprise de services. Il permet non seulement d’améliorer la performance et la rétention des collaborateurs, mais aussi d’améliorer la performance de l’entreprise dans son ensemble. La gestion du staffing est régulièrement mise de côté alors qu’un travail simple sur ce processus permet de générer un ROI rapide et important. Stafiz est un outil de staffing qui permet de simplifier et d’automatiser le staffing et d’améliorer la performance des projets et des collaborateurs. Fort de l’expérience accumulée auprès de centaines de clients, nous avons compilé les 10 erreurs qui reviennent le plus régulièrement et nous vous expliquons comment les éviter.

1. Manquer d’une vue exhaustive sur les absences

Une des erreurs les plus fréquentes vient de l’information incomplète qui est exploitée pour gérer le staffing. Il arrive souvent que la gestion des congés soit faite dans un logiciel dédié, un logiciel de paie ou un SIRH. Les données d’absences, que ce soient les congés, les arrêts, ou encore les temps partiels restent bloqués dans ce logiciel. Ils ne remontent pas en temps réel dans le staffing alors même que cette information est cruciale pour apporter une vue réelle sur les capacités de travail des collaborateurs.

💡 Comment l’éviter : soit votre outil de staffing permet de gérer aussi les congés, auquel cas l’information peut être facilement envoyée en paie, tout en assurant une connexion native avec la gestion du staffing. Soit un connecteur API existe entre votre solution de gestion des congés et votre solution de staffing. Dans tous les cas, vous devez impérativement remonter l’information des absences pour réaliser correctement le staffing.

2. Passer à côté des profils externes

Lorsque vous cherchez un profil pour répondre à un besoin client, la recherche est vraisemblablement effectuée dans votre base de candidats et parmi vos profils internes. Mais il est probable que vous ayez déjà travaillé avec un grand nombre de freelances ou de profils externes appartenant à vos sous-traitants. C’est autant de profils de compétences qui pourraient parfaitement répondre à un besoin client, et vous permettre de décrocher le projet en offrant un meilleur profil à votre client que votre concurrent. Ne pas prendre en compte les profils d’externes et sous-traitants dans les recherches est donc une erreur qui peut coûter cher !

💡 Comment l’éviter : il faut impérativement intégrer votre vivier de sous-traitants et de freelances à vos bases de profils. Votre outil de gestion de staffing peut vous donner la capacité d’enregistrer des centaines de profils d’externes. Il peut vous permettre de les notifier lorsqu’un besoin correspond à leur profil. Stafiz donne par exemple aux externes la possibilité d’indiquer lorsqu’ils sont disponibles ou à l’inverse indisponibles. Ils multiplient ainsi leur chance de remonter en tête de liste dans les recherches lorsqu’ils sont pertinents.

3. Ne pas intégrer les préférences des collaborateurs

L’art de réaliser un staffing efficace implique de procéder au meilleur casting pour satisfaire le client mais aussi de faire des choix qui permettent au collaborateur de grandir et de sentir sa carrière progresser. Pour mettre cette approche en place il est impératif d’intégrer les préférences des collaborateurs dans l’outil de staffing. Par « préférences », il faut comprendre la typologie de projets sur lesquels les collaborateurs souhaitent travailler (par exemple « un projet dans l’énergie », une « due diligence financière », …) ou a contrario les projets sur lesquels les collaborateurs ne veulent pas être staffés (« une mission pour un industriel de l’armement » par exemple).

La connaissance des préférences des collaborateurs est le meilleur moyen d’apporter une réelle progression dans la carrière des collaborateurs et de vous assurer de leur satisfaction et de leur rétention. Bien qu’il ne soit pas systématiquement possible de les prendre en compte, ne pas connaître les préférences des collaborateurs restent une erreur importante.

💡 Comment l’éviter : assurez-vous que l’outil de staffing que vous choisissez permet aux collaborateurs d’enregistrer leurs préférences et de les mettre à jour facilement. Assurez-vous aussi que les algorithmes de l’outil prennent en compte de manière proportionnelle cette donnée.

4. Ne pas chercher à optimiser le TACE (Taux d’Activité Congés Exclus)

Une bonne gestion du staffing rime avec une amélioration des TACE. Si cet indicateur vous est inconnu, il faut absolument vous y intéresser. Une société de service doit avoir une excellente visibilité sur son taux de charge ou TACE (Taux d’Activité Congés Exclus). Le TACE mesure le temps passé sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires. Il permet de comparer le temps disponible d’un collaborateur avec le temps qui contribue à générer du chiffre d’affaires pour la société.

Cet indicateur clé permet de suivre un objectif de rentabilité, puisqu’en parallèle, les coûts salariaux des employés restent fixes. L’objectif de TACE varie en fonction du rôle et de la séniorité des profils : les collaborateurs plus seniors auront généralement un TACE inférieur aux profils juniors puisqu’une partie plus importante de leur temps est consacrée à des sujets qui ne génèrent pas directement du chiffre d’affaires (management, commercial, …)

💡 Comment l’éviter : si vous ne cherchez pas à optimiser votre TACE, il est temps de mettre en place les calculs pour que votre staffing vous apporte toute la visibilité sur cet indicateur. Bien évidemment il faut aussi que votre solution vous permette de comparer ces TACE prévisionnels avec les TACE réalisés. Idéalement l’outil de staffing calcul les TACE par type de profil, par équipe et par individu pour apporter le bon niveau de lecture.

5. Gérer le staffing sur Excel

C’est un grand classique dans les activités de conseil : utiliser des Excel toujours plus complexes pour gérer le staffing. Malheureusement les meilleurs tableurs ont un grand défaut : lorsque le nombre de collaborateur progresse, ils ne permettent plus d’assurer efficacement la gestion du staffing. Les formules deviennent trop complexes, les fichiers trop volumineux, et la lisibilité perd en performance. Par ailleurs, l’Excel n’apporte pas la mise à jour des capacités en temps réel lorsqu’un collaborateur pose un congé par exemple.

💡 Comment l’éviter : faire le deuil de votre Excel de staffing le plus vite possible et opter pour un outil de staffing. Dès que vous atteignez une dizaine de collaborateurs, l’outil de staffing permet de gagner en efficacité et en visibilité et vous apporte un ROI rapide.

6. Ne pas mettre à jour le staffing régulièrement

Par essence, le staffing est en mouvement constant. Lorsqu’il est bien optimisé, le staffing des collaborateurs est régulièrement modifié pour assurer qu’aucun profil n’est en surcharge ou à l’inverse en sous-charge. Les responsables du staffing doivent constamment garder une vue globale sur la charge et mener des arbitrages pour le réorganiser afin de positionner les compétences sur les bons projets en fonction de la situation et des attentes des clients.

Sans un outil de staffing permettant aux responsables de réajuster le provisionnel régulièrement, la gestion des capacités et de la charge des collaborateurs ne peut apporter une vue précise, et les arbitrages n’auront pas d’impact sur la rentabilité de l’activité.

💡 Comment l’éviter : il faut que l’outil de staffing offre un accès sécurisé aux responsables pour leur donner le bon niveau de visibilité et les moyens de mettre à jour les données. La gestion des droits de l’outil de staffing doit permettre de limiter la vue à un périmètre de projet, ou à une équipe. La possibilité de modifier le staffing doit se limiter aux responsables pertinents pour permettre la mise à jour sans risquer de fausser les données d’autres responsables

7. Ne pas exploiter les données du staffing pour le prévisionnel financier

Le staffing est une donnée primordiale du prévisionnel financier. L’erreur qui consiste à décorréler le prévisionnel de charge avec le prévisionnel financier est malheureusement trop fréquente. Régulièrement, la charge prévisionnelle sur les projets est mise à jour d’un côté, alors qu’en parallèle les restes à faire sur le projet sont rentrés manuellement pour calculer la marge prévisionnelle du projet.

Le travail est fait deux fois ! Perte de temps inutile pour le responsable de projet. Car la connaissance du prévisionnelle de charge, doit permettre de calculer l’avancement du projet, et plus précisément l’avancement du chiffre d’affaires et des marges dans les mois à venir. Ne pas exploiter ces données pour calculer le pourcentage d’avancement des coûts est une erreur trop souvent répétée.

💡 Comment l’éviter : là encore, votre outil de staffing doit savoir calculer le chiffre d’affaires et les marges avec la bonne méthodologie. Tous les outils ne sont pas capables de calculer correctement la donnée pour calculer le prévisionnel financier. Mais lorsque l’outil le permet, la visibilité sur le prévisionnel est donnée en temps réel, et la réactivité pour aller optimiser les marges permet d’augmenter rapidement la rentabilité de l’activité.

8. Ne pas comparer le réalisé avec le staffing à des fins d’analyse

L’outil de staffing permet de planifier les ressources, d’optimiser la charge et d’assurer la qualité des projets en positionnant les expertises les plus pertinentes sur chaque projet. Mais il faut aller au-delà dans l’analyse. Sans une comparaison des écarts entre le réalisé et le staffing, il est impossible de comprendre les raisons d’un écart financier entre ce qui était prévu et ce qui s’est réalisé. Il est inutile de faire une analyse financière en fin de période sans avoir la possibilité de faire cette comparaison, pour comprendre d’où vient l’écart, en nombre de jours et en valeurs.

💡 Comment l’éviter : il faut que l’outil de staffing permette d’analyser sur une période donnée (avec une date de début et une date de fin), le nombre de jours réalisés par rapport aux nombres de jours prévus. L’analyse doit être suffisamment simple pour identifier les écarts par personne, par projet et par équipe.

9. Ne pas suffisamment se servir du staffing pour faire progresser sa société

Une bonne gestion du staffing est un moyen de faire progresser rapidement une société vers l’excellence. Ne pas suffisamment exploiter ce processus pour optimiser la performance est dommageable pour toute l’activité. Un bon travail de staffing permet en effet d’améliorer la rentabilité, d’améliorer la satisfaction et la rétention des collaborateurs, d’améliorer la qualité des projets, d’améliorer la satisfaction des clients et d’améliorer les marges des projets. Le ROI qu’offre une bonne gestion du staffing est donc immense et l’erreur de passer à côté de ces améliorations peut coûter cher à l’entreprise.

💡 Comment l’éviter : la mise en place d’un outil de staffing permet de bénéficier d’un accompagnement d’experts du métier qui peuvent vous expliquer comment mettre en place les bons processus et vous permettre d’améliorer rapidement les rentabilités des projets et la satisfaction des collaborateurs.

Stafiz vous aide à gagner en visibilité et mieux gérer votre staffing et votre avancement de projets grâce à des données temps réel. Le logiciel prend en compte les coûts et des KPIs financiers. Stafiz est un SaaS de gestion du staffing, pilotage de projet et de Business Intelligence. Ainsi les budgets et les marges sont toujours respectées et vous prenez de meilleurs décisions pour votre business.

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