9 häufige Fehler bei der Verwaltung von Staffing

Das Staffing von Teams ist ein Schlüsselprozess in einem Dienstleistungsunternehmen. Er verbessert nicht nur die Leistung und Bindung von Mitarbeitern, sondern auch die Leistung des gesamten Unternehmens. Das Staffing-Management wird regelmäßig zur Seite geschoben, obwohl eine einfache Arbeit an diesem Prozess einen schnellen und hohen ROI generieren kann. Stafiz ist ein Staffing-Tool, das das Staffing vereinfacht und automatisiert und die Leistung von Projekten und Mitarbeitern verbessert. Mit der Erfahrung aus Hunderten von Kunden haben wir die 10 Fehler zusammengestellt, die am häufigsten vorkommen, und erklären Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.

1. Fehlen eines umfassenden Überblicks über Fehlzeiten

Einer der häufigsten Fehler rührt von den unvollständigen Informationen her, die zur Verwaltung des Staffings ausgewertet werden. Häufig wird die Urlaubsverwaltung in einer dedizierten Software, einer Lohn- und Gehaltssoftware oder einem HRIS. Die Abwesenheitsdaten, seien es Urlaube, Arbeitsunterbrechungen oder auch Teilzeitarbeit, bleiben in dieser Software stecken. Sie werden nicht in Echtzeit an das Staffing weitergeleitet, obwohl diese Informationen entscheidend sind, um einen realen Einblick in die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhalten.

💡 So vermeiden Sie es: Entweder ermöglicht Ihr Staffing-Tool auch die Verwaltung von Urlaub, dann kann die Information einfach an die Gehaltsabrechnung gesendet werden, während gleichzeitig eine native Verbindung zur Staffing-Verwaltung gewährleistet ist. Oder es gibt einen API-Konnektor zwischen Ihrer Urlaubsverwaltungslösung und Ihrer Staffing-Lösung. In jedem Fall müssen Sie die Abwesenheitsinformationen zwingend zurückmelden, um das Staffing korrekt durchzuführen.

2. Externe Profile übersehen

Wenn Sie ein Profil suchen, um einen Kundenbedarf zu decken, wird wahrscheinlich Ihre Bewerberdatenbank und Ihre internen Profile durchsucht. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass Sie bereits mit einer großen Anzahl von Freiberuflern oder externen Profilen aus Ihren Zulieferbetrieben zusammengearbeitet haben. Das sind alles Kompetenzprofile, die perfekt zu einem Kundenbedarf passen könnten und es Ihnen ermöglichen, das Projekt zu gewinnen, indem Sie Ihrem Kunden ein besseres Profil bieten als Ihr Konkurrent. Die Profile von Externen und Subunternehmern bei der Suche nicht zu berücksichtigen, ist daher ein Fehler, der Sie teuer zu stehen kommen kann!

💡 Wie Sie das vermeiden: Sie müssen unbedingt Ihren Pool an Subunternehmern und Freelancern in Ihre Profildatenbanken integrieren. Ihr Staffing-Management-Tool kann Ihnen die Fähigkeit verleihen, Hunderte von Profilen von Externen zu speichern. Es kann Ihnen ermöglichen, diese zu benachrichtigen, wenn ein Bedarf ihrem Profil entspricht. Stafiz gibt Externen zum Beispiel die Möglichkeit, anzugeben, wann sie verfügbar oder nicht verfügbar sind. So erhöhen sie ihre Chance, bei Suchanfragen ganz oben zu erscheinen, wenn sie relevant sind.

3. Die Präferenzen der Mitarbeiter nicht einbeziehen

Die Kunst, ein effektives Staffing durchzuführen, bedeutet, das beste Casting vorzunehmen, um den Kunden zufrieden zu stellen, aber auch Entscheidungen zu treffen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, zu wachsen und zu spüren, dass seine Karriere voranschreitet. Um diesen Ansatz umzusetzen, ist es zwingend notwendig, die Präferenzen der Mitarbeiter in das Staffing-Tool zu integrieren. Unter "Präferenzen" versteht man die Art der Projekte, an denen die Mitarbeiter gerne arbeiten würden (z. B. "ein Projekt im Energiesektor", eine "finanzielle Due Diligence", ...) oder umgekehrt Projekte, an denen die Mitarbeiter nicht mitarbeiten möchten (z. B. "ein Auftrag für einen Rüstungskonzern").

Die Kenntnis der Mitarbeiterpräferenzen ist der beste Weg, um einen echten Fortschritt in der Karriere Ihrer Mitarbeiter zu erzielen und sicherzustellen, dass sie zufrieden sind und bleiben. Auch wenn es nicht immer möglich ist, sie zu berücksichtigen, bleibt es ein großer Fehler, die Präferenzen der Mitarbeiter nicht zu kennen.

💡 So vermeiden Sie es: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Staffing-Tool es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Präferenzen zu speichern und diese leicht zu aktualisieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Algorithmen des Tools diese Tatsache proportional berücksichtigen.

4. Nicht versuchen, die BERUFSTÄTIGKEITSZAHL zu optimieren (BERUFSTÄTIGKEITSZAHL AUSGESCHLOSSENER URLAUB)

Ein gutes Staffing-Management führt zu einer Verbesserung des TACE-Werts. Wenn Ihnen dieser Indikator unbekannt ist, sollten Sie sich unbedingt mit ihm beschäftigen. Ein Dienstleistungsunternehmen muss einen guten Überblick über seine Auslastungsquote oder TACE (Activity Rate of Exclusive Congress) haben. Der TACE misst die Zeit, die für umsatzgenerierende Projekte aufgewendet wird. Er ermöglicht es, die verfügbare Zeit eines Mitarbeiters mit der Zeit zu vergleichen, die dazu beiträgt, Umsatz für das Unternehmen zu generieren.

Dieser Schlüsselindikator ermöglicht die Verfolgung eines Rentabilitätsziels, da parallel dazu die Lohnkosten der Mitarbeiter fix bleiben. Das TACE-Ziel variiert je nach Rolle und Seniorität der Profile: Ältere Mitarbeiter werden im Allgemeinen einen niedrigeren TACE haben als Juniorprofile, da ein größerer Teil ihrer Zeit mit Themen verbracht wird, die nicht direkt Umsatz generieren (Management, Vertrieb, ...).

💡 So vermeiden Sie es: Wenn Sie nicht versuchen, Ihre TACE zu optimieren, ist es an der Zeit, die Berechnungen einzurichten, damit Ihr Staffing Ihnen die volle Transparenz über diese Kennzahl bietet. Natürlich muss es Ihnen Ihre Lösung auch ermöglichen, diese prognostizierte TACE mit der realisierten TACE zu vergleichen. Idealerweise berechnet das Staffing-Tool die TACE nach Profiltyp, Team und Einzelperson, um die richtige Leseebene zu bieten.

5. Staffing in Excel verwalten

Es ist ein Klassiker in der Beratungsbranche, immer komplexere Excel-Tabellen zur Verwaltung des Personalbestands zu verwenden. Leider haben die besten Tabellenkalkulationen einen großen Nachteil: Wenn die Anzahl der Mitarbeiter steigt, können sie das Staffing nicht mehr effizient verwalten. Die Formeln werden zu komplex, die Dateien zu groß und die Lesbarkeit verliert an Leistung. Außerdem bietet Excel nicht die Möglichkeit, die Kapazitäten in Echtzeit zu aktualisieren, wenn ein Mitarbeiter z. B. Urlaub macht.

💡 Wie Sie das verhindern können: Trauern Sie Ihrem Staffing-Excel so schnell wie möglich hinterher und entscheiden Sie sich für ein Staffing-Tool. Sobald Sie ein Dutzend Mitarbeiter erreichen, sorgt das Staffing-Tool für mehr Effizienz und Übersichtlichkeit und bringt Ihnen einen schnellen ROI.

6. Den Staffing nicht regelmäßig aktualisieren

Die Personalbesetzung ist von Natur aus in ständiger Bewegung. Wenn sie gut optimiert ist, wird die Personalbesetzung regelmäßig geändert, um sicherzustellen, dass kein Profil über- oder unterlastet ist. Die Staffing-Manager müssen ständig den Überblick über die Auslastung behalten und Abwägungen treffen, um das Staffing neu zu organisieren, damit die Kompetenzen je nach Situation und Kundenerwartungen in den richtigen Projekten positioniert werden können.

Ohne ein Staffing-Tool, das es den Managern ermöglicht, das Provisional regelmäßig anzupassen, kann die Verwaltung der Kapazitäten und der Auslastung der Mitarbeiter keinen genauen Überblick bieten, und die Abwägungen werden sich nicht auf die Rentabilität des Geschäfts auswirken.

💡 So vermeiden Sie es: Das Staffing-Tool muss den Verantwortlichen einen sicheren Zugang bieten, damit sie das richtige Maß an Einsicht und die Mittel zur Aktualisierung der Daten erhalten. Die Rechteverwaltung des Staffing-Tools sollte es ermöglichen, die Ansicht auf einen Projektumfang bzw. ein Team zu beschränken. Die Möglichkeit, das Staffing zu ändern, sollte auf die relevanten Manager beschränkt sein, um Aktualisierungen zu ermöglichen, ohne das Risiko einzugehen, die Daten anderer Manager zu verfälschen.

7. Staffingdaten nicht für die Finanzprognose auswerten

Das Staffing ist eine entscheidende Größe in der Finanzplanung. Der Fehler, dass die Auslastungsprognose nicht mit der Finanzprognose korreliert, ist leider allzu häufig. Regelmäßig wird auf der einen Seite die voraussichtliche Projektbelastung aktualisiert, während auf der anderen Seite die noch ausstehenden Projektarbeiten manuell eingegeben werden, um die voraussichtliche Projektmarge zu berechnen.

Die Arbeit wird zweimal erledigt! Unnötige Zeitverschwendung für den Projektmanager. Denn die Kenntnis der prognostizierten Auslastung, muss es ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu berechnen, genauer gesagt, den Fortschritt des Umsatzes und der Gewinnspannen in den kommenden Monaten. Diese Daten nicht zur Berechnung des prozentualen Kostenfortschritts zu nutzen, ist ein allzu oft wiederholter Fehler.

💡 So vermeiden Sie es: Auch hier muss Ihr Staffing-Tool in der Lage sein, den Umsatz und die Gewinnspannen mit der richtigen Methodik zu berechnen. Nicht jedes Tool ist in der Lage, die Daten zur Berechnung der Finanzprognose korrekt zu berechnen. Wenn das Tool dies jedoch ermöglicht, ist die Sichtbarkeit der Prognose in Echtzeit gegeben, und die Reaktionsfähigkeit zur Optimierung der Gewinnspannen ermöglicht eine schnelle Steigerung der Rentabilität des Geschäfts.

8. Vergleichen Sie zu Analysezwecken nicht das Realisierte mit dem Staffing.

Das Staffing-Tool ermöglicht es, Ressourcen zu planen, die Auslastung zu optimieren und die Qualität der Projekte zu sichern, indem die relevantesten Expertisen für jedes Projekt positioniert werden. Die Analyse muss jedoch darüber hinausgehen. Ohne einen Vergleich der Abweichungen zwischen dem Erreichten und dem Staffing ist es unmöglich, die Gründe für eine finanzielle Lücke zwischen dem, was geplant war, und dem, was erreicht wurde, zu verstehen. Es ist sinnlos, am Ende eines Zeitraums eine Finanzanalyse durchzuführen, ohne die Möglichkeit zu haben, diesen Vergleich durchzuführen, um zu verstehen, woher die Abweichung in Tagen und Werten kommt.

💡 Wie man sie vermeidet: Das Staffing-Tool muss es ermöglichen, über einen bestimmten Zeitraum (mit einem Start- und einem Enddatum) die Anzahl der realisierten Tage im Vergleich zu den geplanten Tagen zu analysieren. Die Analyse muss einfach genug sein, um die Abweichungen pro Person, pro Projekt und pro Team zu identifizieren.

9. Staffing nicht ausreichend nutzen, um das eigene Unternehmen voranzubringen

Ein gutes Staffing-Management ist ein Mittel, um ein Unternehmen schnell zu Spitzenleistungen zu führen. Diesen Prozess nicht ausreichend zur Leistungsoptimierung zu nutzen, schadet dem gesamten Unternehmen. Eine gute Personalarbeit führt nämlich zu einer höheren Rentabilität, einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, einer besseren Projektqualität, einer höheren Kundenzufriedenheit und höheren Projektmargen. Der ROI, den ein gutes Staffing-Management bietet, ist also immens und der Fehler, diese Verbesserungen zu übersehen, kann das Unternehmen teuer zu stehen kommen.

💡 Wie man sie vermeidet: Die Einführung eines Staffing-Tools ermöglicht die Begleitung durch Branchenexperten, die Ihnen erklären können, wie Sie die richtigen Prozesse einführen und so die Rentabilität von Projekten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter schnell verbessern können.

Stafiz hilft Ihnen, mit Echtzeitdaten mehr Transparenz zu gewinnen und Ihre Personalbesetzung und Ihren Projektfortschritt besser zu verwalten. Die Software berücksichtigt Kosten und finanzielle KPIs. Stafiz ist eine SaaS-Lösung für Staffing-Management, Projektsteuerung und Business Intelligence. So werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Geschäft.

Um mehr über die Stafiz-Plattform zu erfahren, fordern Sie eine Demo an.

Demo anfordern