9 häufige Fehler im Personalmanagement

Die Besetzung von Teams ist ein wichtiger Prozess in einem Dienstleistungsunternehmen. Es verbessert nicht nur die Leistung und Bindung der Mitarbeiter, sondern auch die Leistung des Unternehmens als Ganzes. Das Personalmanagement wird regelmäßig beiseite gelegt, aber die einfache Arbeit an diesem Prozess kann einen schnellen und signifikanten ROI generieren. Stafiz ist ein Besetzungstool, das die Besetzung vereinfacht und automatisiert und die Leistung von Projekten und Mitarbeitern verbessert. Basierend auf den Erfahrungen, die wir mit Hunderten von Kunden gesammelt haben, haben wir die 10 häufigsten Fehler zusammengestellt und erklären, wie man sie vermeiden kann.

1. Fehlen einer umfassenden Betrachtung der Abwesenheiten

Einer der häufigsten Fehler ergibt sich aus unvollständigen Informationen, die zur Verwaltung der Personalbesetzung verwendet werden. Es kommt oft vor, dass die Urlaubsverwaltung in einer speziellen Software, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware oder HRIS erfolgt. Abwesenheitsdaten, sei es Urlaub, Stillstand oder Teilzeitarbeit, bleiben in dieser Software gesperrt. Sie berichten nicht in Echtzeit an die Mitarbeiter, obwohl diese Informationen entscheidend sind, um einen echten Überblick über die Arbeitskapazitäten der Mitarbeiter zu erhalten.

💡 So vermeiden Sie es : Entweder ermöglicht Ihnen Ihr Personalbesetzungstool auch die Verwaltung von Urlaub, wobei die Informationen einfach an die Gehaltsabrechnung gesendet werden können, während eine native Verbindung mit der Personalverwaltung gewährleistet wird. Entweder existiert ein API-Konnektor zwischen Ihrer Urlaubsverwaltungslösung und Ihrer Personalbesetzungslösung. In jedem Fall müssen Sie die Informationen über die Abwesenheiten zwingend melden, um die Besetzung korrekt durchführen zu können.

2. Fehlende externe Profile

Wenn Sie auf der Suche nach einem Profil sind, das einem Kundenbedürfnis entspricht, wird die Suche wahrscheinlich in Ihrer Kandidatendatenbank und in Ihren internen Profilen durchgeführt. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass Sie bereits mit einer großen Anzahl von Freiberuflern oder externen Profilen gearbeitet haben, die zu Ihren Subunternehmern gehören. Dies sind alles Kompetenzprofile, die perfekt auf die Bedürfnisse eines Kunden zugeschnitten sind und es Ihnen ermöglichen, das Projekt an Land zu ziehen, indem Sie Ihrem Kunden ein besseres Profil anbieten als Ihrem Konkurrenten. Die Profile von externen Arbeitern und Subunternehmern bei der Suche nicht zu berücksichtigen, ist daher ein Fehler, der teuer werden kann!

💡 So vermeiden Sie es : Es ist unerlässlich, Ihren Pool an Subunternehmern und Freiberuflern in Ihre Profildatenbanken zu integrieren. Mit Ihrem Personalmanagement-Tool können Sie Hunderte von externen Profilen registrieren. Es kann Ihnen ermöglichen, sie zu benachrichtigen, wenn ein Bedarf mit ihrem Profil übereinstimmt. Stafiz gibt beispielsweise externen Studierenden die Möglichkeit, anzugeben, wann sie verfügbar oder nicht verfügbar sind. Sie vervielfachen so ihre Chance, bei Suchanfragen ganz oben zu stehen, wenn sie relevant sind.

3. Keine Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen

Die Kunst der effektiven Personalbesetzung besteht darin, das beste Casting durchzuführen, um den Kunden zufrieden zu stellen, aber auch Entscheidungen zu treffen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, zu wachsen und seinen Karrierefortschritt zu spüren. Um diesen Ansatz umzusetzen, ist es zwingend erforderlich, die Präferenzen der Mitarbeiter in das Besetzungstool zu integrieren. Unter "Präferenzen" müssen wir die Art von Projekten verstehen, an denen Mitarbeiter arbeiten möchten (z. B. "ein Energieprojekt", eine "Financial Due Diligence" usw.) oder umgekehrt Projekte, bei denen die Mitarbeiter nicht besetzt sein möchten ("z. B. ein Auftrag für einen Waffenhersteller").

Die Kenntnis der Mitarbeiterpräferenzen ist der beste Weg, um die Karrieren der Mitarbeiter voranzutreiben und ihre Zufriedenheit und Bindung zu gewährleisten. Obwohl es nicht immer möglich ist, sie zu berücksichtigen, ist es immer noch ein großer Fehler, die Präferenzen der Mitarbeiter nicht zu kennen.

💡 So vermeiden Sie es: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Personalbesetzungstool es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Präferenzen zu speichern und sie einfach zu aktualisieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Algorithmen des Tools diese Daten proportional berücksichtigen.

4. Versuchen Sie nicht, die TACE (Activity Rate ohne Urlaub) zu optimieren

Ein gutes Personalmanagement geht Hand in Hand mit einer verbesserten TACE. Wenn Sie diesen Indikator nicht kennen, sollten Sie sich auf jeden Fall dafür interessieren. Ein Dienstleistungsunternehmen muss einen hervorragenden Überblick über seine Auslastung oder TACE (Activity Rate ohne Urlaub) haben. Der TACE misst die Zeit, die für Projekte aufgewendet wird, die Einnahmen generieren. Es ermöglicht Ihnen, die Zeit, die einem Mitarbeiter zur Verfügung steht, mit der Zeit zu vergleichen, die zur Generierung von Einnahmen für das Unternehmen beiträgt.

Dieser Schlüsselindikator ermöglicht es, ein Rentabilitätsziel zu überwachen, da gleichzeitig die Lohnkosten der Mitarbeiter fix bleiben. Das Ziel von TACE hängt von der Rolle und dem Dienstalter der Profile ab: Ältere Mitarbeiter haben in der Regel niedrigere TACE als jüngere Profile, da ein größerer Teil ihrer Zeit Themen gewidmet wird, die nicht direkt Fluktuation generieren (Management, Vertrieb usw.).

💡 Wie Sie es vermeiden können: Wenn Sie nicht daran interessiert sind, Ihre TACE zu optimieren, ist es an der Zeit, die Berechnungen so einzurichten, dass Ihre Personalbesetzung Ihnen die volle Transparenz über diesen Indikator bietet. Natürlich muss Ihre Lösung es Ihnen auch ermöglichen, diese projizierten TACE mit den realisierten TACE zu vergleichen. Im Idealfall berechnet das Besetzungstool die TACE nach Profiltyp, nach Team und nach Person, um das richtige Leseniveau zu gewährleisten.

5. Verwalten Sie die Personalbesetzung in Excel

Es ist ein großer Klassiker in der Beratungstätigkeit: die Verwendung von immer komplexerem Excel zur Verwaltung der Personalbesetzung. Leider haben die besten Tabellenkalkulationen einen großen Fehler: Wenn die Anzahl der Mitarbeiter steigt, ermöglichen sie kein effektives Personalmanagement mehr. Formeln werden zu komplex, Dateien werden zu groß und die Lesbarkeit verliert an Leistung. Darüber hinaus aktualisiert Excel die Kapazitäten nicht in Echtzeit, wenn ein Mitarbeiter z. B. Urlaub nimmt.

💡 So vermeiden Sie es : Betrauern Sie so schnell wie möglich den Verlust Ihres Personaleinsatzes Excel und entscheiden Sie sich für ein Personaltool. Sobald Sie ein Dutzend Mitarbeiter erreicht haben, können Sie mit dem Personalbesetzungstool an Effizienz und Transparenz gewinnen und einen schnellen ROI erzielen.

6. Nicht regelmäßig auf dem neuesten Stand des Personals

Im Wesentlichen ist die Personalbesetzung in ständiger Bewegung. Wenn sie gut optimiert ist, wird die Personalbesetzung regelmäßig angepasst, um sicherzustellen, dass kein Profil überlastet oder umgekehrt unterlastet wird. Personalverantwortliche müssen ständig einen globalen Überblick über die Arbeitsbelastung behalten und Kompromisse eingehen, um sie neu zu organisieren, um die Fähigkeiten je nach Situation und Kundenerwartungen auf die richtigen Projekte zu konzentrieren.

Ohne ein Personalinstrument, das es den Managern ermöglicht, das vorläufige Budget regelmäßig anzupassen, kann das Management der Mitarbeiterkapazitäten und der Arbeitsbelastung keinen genauen Überblick liefern, und Kompromisse wirken sich nicht auf die Rentabilität der Aktivität aus.

💡 Wie man es vermeidet: Das Personalbesetzungstool muss den Managern einen sicheren Zugang bieten, um ihnen das richtige Maß an Transparenz und die Mittel zur Aktualisierung der Daten zu geben. Die Rechteverwaltung des Besetzungstools muss es ermöglichen, die Ansicht auf einen Projektumfang oder ein Team zu beschränken. Die Möglichkeit, die Personalbesetzung zu ändern, sollte auf die zuständigen Manager beschränkt sein, um eine Aktualisierung ohne das Risiko einer Verzerrung der Daten anderer Manager zu ermöglichen

7. Keine Verwendung von Personaldaten für Finanzprognosen

Die Personalausstattung ist ein wesentliches Element der Finanzprognose. Der Fehler, die Kostenprognose mit der Finanzprognose in Beziehung zu setzen, ist leider nur allzu häufig. Regelmäßig werden einerseits die prognostizierten Kosten für die Projekte aktualisiert, während gleichzeitig die verbleibenden Kosten des Projekts manuell eingegeben werden, um die prognostizierte Marge des Projekts zu berechnen.

Die Arbeit ist doppelt getan! Unnötige Zeitverschwendung für den Projektmanager. Denn die Kenntnis der Auslastungsprognose sollte es ermöglichen, den Fortschritt des Projekts zu berechnen, genauer gesagt den Fortschritt des Umsatzes und der Margen in den kommenden Monaten. Diese Daten nicht zur Berechnung des prozentualen Kostenfortschritts zu verwenden, ist ein Fehler, der sich zu oft wiederholt.

💡 So vermeiden Sie es: Auch hier muss Ihr Personaltool in der Lage sein, Umsatz und Margen mit der richtigen Methodik zu berechnen. Nicht alle Tools sind in der Lage, die Daten zur Berechnung der Finanzprognose korrekt zu berechnen. Aber wenn das Tool es zulässt, ist die Sichtbarkeit der Prognose in Echtzeit gegeben, und die Reaktionsfähigkeit zur Optimierung der Margen ermöglicht es, die Rentabilität der Aktivität schnell zu steigern.

8. Zu Analysezwecken nicht mit dem Erreichten verglichen werden

Das Besetzungstool ermöglicht es, Ressourcen zu planen, die Auslastung zu optimieren und die Qualität von Projekten zu sichern, indem die relevantesten Fachkenntnisse in jedem Projekt positioniert werden. Aber darüber müssen wir in der Analyse hinausgehen. Ohne einen Vergleich der Unterschiede zwischen der tatsächlichen und der personellen Besetzung ist es unmöglich, die Gründe für eine finanzielle Lücke zwischen dem, was geplant war, und dem, was erreicht wurde, zu verstehen. Es macht keinen Sinn, am Ende des Zeitraums eine Finanzanalyse durchzuführen, ohne die Möglichkeit zu haben, diesen Vergleich anzustellen, um zu verstehen, woher der Unterschied kommt, in der Anzahl der Tage und in den Werten.

💡 Wie man es vermeidet: Das Personalbesetzungstool muss in der Lage sein, die Anzahl der Arbeitstage in einem bestimmten Zeitraum (mit einem Start- und einem Enddatum) im Vergleich zur Anzahl der geplanten Tage zu analysieren. Die Analyse sollte einfach genug sein, um Lücken nach Person, Projekt und Team zu identifizieren.

9. Nicht genügend Personal einsetzen, um Ihrem Unternehmen zum Fortschritt zu verhelfen

Ein gutes Personalmanagement ist eine Möglichkeit, ein Unternehmen schnell in Richtung Exzellenz zu führen. Wenn dieser Prozess nicht ausreichend genutzt wird, um die Leistung zu optimieren, schadet dies dem gesamten Unternehmen. Eine gute Personalbesetzung kann die Rentabilität verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern, die Projektqualität verbessern, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Projektmargen verbessern. Der ROI eines guten Personalmanagements ist daher immens und der Fehler, diese Verbesserungen zu verpassen, kann das Unternehmen teuer zu stehen kommen.

💡 So vermeiden Sie es: Die Implementierung eines Personalbesetzungstools ermöglicht es Ihnen, von der Unterstützung von Experten auf diesem Gebiet zu profitieren, die Ihnen erklären können, wie Sie die richtigen Prozesse einrichten und es Ihnen ermöglichen, die Rentabilität von Projekten und die Mitarbeiterzufriedenheit schnell zu verbessern.

Stafiz hilft Ihnen, Transparenz zu gewinnen und Ihren Personal- und Projektfortschritt mit Echtzeitdaten besser zu verwalten. Die Software berücksichtigt Kosten und finanzielle KPIs. Stafiz ist ein SaaS für Personalmanagement, Projektmanagement und Business Intelligence. Auf diese Weise werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen.

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