9 errores comunes en la gestión de personal

La contratación de personal es un proceso clave en una empresa de servicios. No sólo mejora el rendimiento y la retención, sino también el rendimiento de la empresa en su conjunto. La gestión del personal suele pasarse por alto, pero una simple solución puede generar un rápido y significativo retorno de la inversión. Stafiz es un software de gestión de personal que simplifica y automatiza la asignación de personal y mejora el rendimiento de los proyectos y los empleados. Basándonos en nuestra experiencia con cientos de clientes, hemos recopilado los 10 errores más comunes y explicamos cómo evitarlos.

1. Carencia de una visión global de las ausencias

Uno de los errores más comunes es la información incompleta que se utiliza para gestionar el personal. A menudo, la gestión de ausencias se realiza en un paquete de software específico, un paquete de software de nóminas o un software de gestión de personal. Los datos de las ausencias, ya sean permisos, interrupciones o trabajo a tiempo parcial, permanecen bloqueados en este software. No vuelven a entrar en el sistema de programación de personal en tiempo real, a pesar de que esta información es crucial para proporcionar una visión real de la capacidad de trabajo de los empleados.

💡 Cómo evitarlo: o bien tu software de gestión de personal te permite también controlar las ausencias, en cuyo caso la información puede enviarse fácilmente a la nómina, garantizando al mismo tiempo una conexión nativa con la gestión de recursos. O existe un conector API entre su solución de gestión de permisos y su solución de asignación de personal. En cualquiera de los dos casos, es necesario cargar la información de las ausencias para poder llevar a cabo la asignación de personal correctamente.

2. Falta de perfiles externos

Cuando se busca un perfil para satisfacer una necesidad del cliente, es probable que la búsqueda se realice en la base de datos de candidatos y entre tus perfiles internos. Pero es probable que ya hayas trabajado con un gran número de autónomos o perfiles externos de tus subcontratistas. Todos estos son perfiles de habilidades que podrían encajar perfectamente con la necesidad de un cliente, y le permiten ganar el proyecto ofreciendo un mejor perfil a tu cliente que tu competidor. No tener en cuenta los perfiles externos y los subcontratistas en tu investigación es, por tanto, un error que puede salir muy caro.

💡 Cómo evitarlo: es esencial integrar tu base de datos de subcontratistas y autónomos en tu perfil. Tu software de gestión de personal puede ofrecerte la posibilidad de almacenar cientos de perfiles subcontratados. Puede permitirte notificarl cuando un requisito coincida con un perfil. Por ejemplo, Stafiz ofrece a los externos la posibilidad de indicar cuándo están disponibles o, por el contrario, no están disponibles. De este modo, aumentan tus posibilidades de aparecer en los primeros puestos de las búsquedas cuando son relevantes.

3. No integrar las preferencias de los empleados

El arte de la contratación eficaz implica hacer el mejor casting para satisfacer al cliente, pero también tomar decisiones que permitan al empleado crecer y sentir su progreso profesional. Para aplicar este enfoque, es imprescindible integrar las preferencias de los empleados en la herramienta de asignación de personal. Por "preferencias" se entiende el tipo de proyectos en los que los empleados desean trabajar (por ejemplo, "un proyecto energético", una "diligencia financiera", etc.) o, por el contrario, proyectos en los que los empleados no desean ser contratados ("un encargo para un fabricante de armas", por ejemplo).

Conocer las preferencias de sus empleados es la mejor manera de avanzar realmente en sus carreras y garantizar su satisfacción y retención. Aunque no siempre es posible tenerlas en cuenta, no conocer las preferencias de los empleados es un grave error.

💡 Cómo evitarlo: asegúrate de que la herramienta de selección de personal que elijas permita a los empleados guardar sus preferencias y actualizarlas fácilmente. Asegúrate también de que los algoritmos de la herramienta tienen en cuenta proporcionalmente estos datos.

4. No intente optimizar la TACE (Tasa de actividad del personal)

Una buena programación de personal a la organización significa una mejor tasa de actividad del personal. Si no estas familiarizado con este indicador, deberías investigarlo. Una empresa de servicios debe tener una excelente visibilidad sobre su tasa de carga de trabajo o TACE (tasa de actividad del personal). La tasa de actividad del personal mide el tiempo dedicado a los proyectos que generan ingresos. Compara el tiempo disponible de un empleado con el tiempo que contribuye a generar ingresos para la empresa.

Este indicador clave permite controlar un objetivo de rentabilidad, ya que a la vez los costes salariales de los empleados se mantienen fijos. El objetivo de la tasa de actividad del personal varía en función de la posición y la antigüedad de los perfiles: los empleados más veteranos tendrán generalmente una tasa de actividad del personal más bajo que los perfiles junior, ya que una mayor parte de su tiempo se dedica a temas que no generan directamente volumen de negocio (gestión, ventas, ...)

💡 Cómo evitarlo: si no buscas optimizar tu tasa de actividad del personal, es el momento de configurar los cálculos para que tu software de gestión de personal te proporcione una visibilidad total sobre este indicador. Por supuesto, tu solución también debe permitirte comparar estas Tasas de actividad del personal previstos con los TACEs reales. Lo ideal es que la herramienta de dotación de personal calcule el TACE por tipo de perfil, por equipo y por individuo para proporcionar el nivel de lectura adecuado.

5. Gestión de la plantilla en Excel

Es un clásico en el negocio de la consultoría: utilizar hojas de cálculo Excel cada vez más complejas para gestionar la plantilla. Por desgracia, las mejores hojas de cálculo tienen un gran defecto: a medida que aumenta el número de empleados, ya no pueden gestionar la plantilla con eficacia. Las fórmulas se vuelven demasiado complejas, los archivos demasiado grandes y la legibilidad pierde rendimiento. Es más, Excel no actualiza la capacidad en tiempo real cuando, por ejemplo, un empleado coge la baja.

💡 Cómo evitarlo:  deshazte cuanto antes de tu Excel de asignación de personal y opta por un software de gestión de personal. En cuanto llegas a una decena de empleados, la herramienta de dotación de personal te permite ganar en eficiencia y visibilidad y te aporta un rápido retorno de la inversión.

6. No actualizar la plantilla con regularidad

En esencia, el personal está en constante movimiento. Cuando está bien optimizado, el personal se modifica regularmente para garantizar que ningún perfil esté sobrecargado o infracargado. Los gestores de personal deben mantener una visión constante de la carga de trabajo y realizar ajustes para reorganizarla con el fin de colocar las competencias en los proyectos adecuados en función de la situación y de las expectativas de los clientes.

Sin una herramienta de dotación de personal que permita a los gestores reajustar regularmente la previsión, la gestión de la capacidad y la carga de trabajo del personal no puede ofrecer una visión precisa, y los arbitrajes no tendrán ningún impacto en la rentabilidad de la actividad.

💡 Cómo evitarlo: la herramienta de programación de personal debe ofrecer un acceso seguro a los gestores para darles el nivel adecuado de visibilidad y los medios para actualizar los datos. La gestión de derechos de la herramienta de dotación de personal debe permitir limitar la vista a un perímetro del proyecto, o a un equipo. La capacidad de modificar la plantilla debe limitarse a los gestores correspondientes para permitir la actualización sin riesgo de distorsionar los datos de otros gestores

7. No utilizar los datos de personal para las previsiones financieras

La gestión de personal es una parte esencial de las previsiones financieras. El error de desvincular la previsión de la carga de trabajo de la previsión financiera es, por desgracia, demasiado frecuente. Periódicamente, se actualiza la carga de trabajo prevista en los proyectos por un lado, y al mismo tiempo se introduce manualmente el trabajo restante en el proyecto para calcular el margen previsto del proyecto.

El trabajo se hace dos veces. Una pérdida de tiempo inútil para el jefe de proyecto. Al fin y al cabo, conocer la carga de trabajo prevista debería permitir calcular el avance del proyecto y, más concretamente, la evolución de las ventas y los márgenes en los próximos meses. No utilizar estos datos para calcular el porcentaje de avance de los costes es un error demasiado frecuente.

💡 Cómo evitarlo: de nuevo, tu software de gestión de personal debe ser capaz de calcular la facturación y los márgenes con la metodología adecuada. No todas las herramientas son capaces de calcular correctamente los datos para calcular la previsión financiera. Pero cuando la herramienta lo permite, la visibilidad sobre la previsión se da en tiempo real, y la reactividad para ir a optimizar los márgenes permite aumentar rápidamente la rentabilidad de la actividad.

8. No compare lo real con la plantilla a efectos de análisis.

La herramienta de dotación de personal permite planificar los recursos, optimizar la carga de trabajo y garantizar la calidad de los proyectos situando en cada uno de ellos a los expertos más relevantes. Pero es necesario ir más allá en el análisis. Si no se comparan las diferencias entre lo que se ha conseguido y lo que se ha dotado de personal, es imposible entender las razones de un desfase financiero entre lo previsto y lo conseguido. No tiene sentido hacer un análisis financiero al final del periodo sin poder hacer esta comparación, para entender de dónde viene la diferencia, en términos de número de días y de valor.

💡 Cómo evitarlo: la herramienta de dotación de personal debe ser capaz de analizar, durante un periodo determinado (con una fecha de inicio y otra de finalización), el número de días completados en comparación con el número de días previstos. El análisis debe ser lo suficientemente sencillo como para identificar las desviaciones por persona, por proyecto y por equipo.

9. No utilizar suficientemente el personal para impulsar la empresa

Una buena gestión del personal es una forma de hacer avanzar rápidamente una empresa hacia la excelencia. No utilizar suficientemente este proceso para optimizar el rendimiento es perjudicial para toda la empresa. Una buena gestión del personal mejora la rentabilidad, la satisfacción y retención de los empleados, la calidad de los proyectos, la satisfacción de los clientes y los márgenes de los proyectos. El retorno de la inversión que ofrece una buena gestión del personal es, por tanto, inmenso, y el error de desaprovechar estas mejoras puede costar caro a la empresa.

💡 Cómo evitarlo: la implantación de una herramienta de dotación de personal te permite beneficiarte del apoyo de expertos empresariales que te explican cómo implantar los procesos adecuados y te permiten mejorar rápidamente la rentabilidad de los proyectos y la satisfacción de los empleados.

Stafiz te ayuda a ganar visibilidad y a gestionar mejor la dotación de personal y el progreso de los proyectos con datos en tiempo real. El software tiene en cuenta los costes y los KPI financieros. Stafiz es un SaaS para la gestión de personal, la gestión de proyectos y la inteligencia empresarial. Así, los presupuestos y los márgenes se respetan siempre y puedes tomar mejores decisiones para tu negocio.

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