9 veelgemaakte fouten in personeelsbeheer

Teampersoneel is een belangrijk proces in elk dienstverlenend bedrijf. Het verbetert niet alleen de prestaties en het behoud van werknemers, maar ook de prestaties van het bedrijf als geheel. Personeelsbeheer wordt vaak over het hoofd gezien, maar een eenvoudige aanpak van dit proces kan een snelle en aanzienlijke ROI opleveren. Stafiz is een tool voor personeelsbeheer die personeelsbeheer vereenvoudigt en automatiseert en de prestaties van projecten en werknemers verbetert. Op basis van onze ervaring met honderden klanten hebben we de 10 meest voorkomende fouten op een rijtje gezet en uitgelegd hoe je ze kunt vermijden.

1. Gebrek aan een volledig overzicht van afwezigheden

Een van de meest voorkomende fouten is de onvolledige informatie die wordt gebruikt om het personeelsbestand te beheren. Vaak wordt verlof beheerd met speciale software, salarissoftware of een HRIS. Afwezigheidsgegevens, of het nu gaat om vakantie, ziekteverlof of deeltijdwerk, blijven in deze software geblokkeerd. Ze worden niet in realtime teruggekoppeld naar het personeelssysteem, hoewel deze informatie cruciaal is om een getrouw beeld te krijgen van de werkcapaciteit van werknemers.

💡 Hoe kan je dit vermijden: ofwel kan je tool voor personeelsbeheer ook verlof beheren, in welk geval de informatie gemakkelijk naar de loonlijst kan worden gestuurd, terwijl er een native verbinding met het personeelsbeheer is. Of er bestaat een API-connector tussen je oplossing voor verlofbeheer en je personeelsoplossing. Hoe dan ook, je moet informatie over afwezigheden kunnen doorsturen om het personeelsbeheer correct uit te voeren.

2. Externe profielen missen

Wanneer u op zoek bent naar een profiel om aan een klantvraag te voldoen, wordt er waarschijnlijk gezocht in uw kandidatendatabase en onder uw interne profielen. Maar waarschijnlijk hebt u al gewerkt met een groot aantal freelancers of externe profielen van uw onderaannemers. Dit zijn allemaal vaardigheidsprofielen die perfect zouden kunnen beantwoorden aan de behoeften van een klant en waarmee u het project kunt winnen door uw klant een beter profiel aan te bieden dan uw concurrent. Geen rekening houden met externe profielen en onderaannemers in je onderzoek is een fout die veel geld kan kosten!

💡 Hoe het te vermijden: het is essentieel om uw pool van onderaannemers en freelancers te integreren in uw profieldatabases. Je tool voor personeelsbeheer kan je de capaciteit geven om honderden externe profielen op te nemen. Het kan je in staat stellen om hen te verwittigen wanneer een vereiste overeenkomt met hun profiel. Stafiz geeft externen bijvoorbeeld de optie om aan te geven wanneer ze beschikbaar of niet beschikbaar zijn. Dit vergroot de kans dat ze bovenaan de lijst verschijnen bij zoekopdrachten wanneer ze relevant zijn.

3. Voorkeuren van werknemers niet integreren

De kunst van effectieve personeelsbemiddeling bestaat uit het maken van de best mogelijke casting om de klant tevreden te stellen, maar ook uit het maken van keuzes waardoor de werknemer kan groeien en het gevoel heeft dat zijn carrière vooruitgaat. Om deze benadering te implementeren, is het essentieel om de voorkeuren van werknemers te integreren in het personeelsinstrument. Met "voorkeuren" bedoelen we het soort projecten waar werknemers aan willen werken (bv. "een energieproject", "financiële due diligence", enz.) of anderzijds projecten waar werknemers niet aan willen werken (bv. "een opdracht voor een wapenproducent").

De voorkeuren van je werknemers kennen is de beste manier om echte vooruitgang te boeken in hun carrière en om hun tevredenheid en retentie te garanderen. Hoewel het niet altijd mogelijk is om er rekening mee te houden, is het een grote fout om de voorkeuren van werknemers niet te kennen.

💡 Hoe vermijd je dit: zorg ervoor dat de personeelstool die je kiest werknemers toelaat om hun voorkeuren op te slaan en gemakkelijk bij te werken. Zorg er ook voor dat de algoritmes van de tool in verhouding rekening houden met deze gegevens.

4. Probeer de TACE (Rate of Activity Excluded Leave) niet te optimaliseren.

Goed personeelsbeheer gaat hand in hand met een verbeterde TACE. Als je niet bekend bent met deze indicator, moet je je echt gaan interesseren. Een dienstverlenend bedrijf moet een uitstekend zicht hebben op zijn werkdruk of TACE (Taux d'Activité Congés Exclusief). De TACE meet de tijd die wordt besteed aan projecten die omzet genereren. Het vergelijkt de tijd die beschikbaar is voor een werknemer met de tijd die bijdraagt aan het genereren van omzet voor het bedrijf.

Deze sleutelindicator maakt het mogelijk om een rentabiliteitsdoelstelling op te volgen, omdat tegelijkertijd de salariskosten van de werknemers vast blijven. De TACE-doelstelling varieert naargelang de functie en de anciënniteit van de profielen: meer senior medewerkers zullen over het algemeen een lagere TACE hebben dan junior medewerkers, omdat een groter deel van hun tijd wordt besteed aan onderwerpen die niet direct verkoop genereren (management, verkoop, enz.).

💡 Hoe dit te vermijden: als u uw TACE niet wilt optimaliseren, is het tijd om de berekeningen zo in te stellen dat uw personeel u volledig zicht geeft op deze indicator. Natuurlijk moet je oplossing je ook in staat stellen om deze voorspelde TACE's te vergelijken met de werkelijke TACE's. Idealiter berekent de personeelstool de TACE per profieltype, per team en per individu om het juiste leesniveau te bieden.

5. Personeel beheren in Excel

Het is een klassieker in de consultancybranche: het gebruik van steeds complexere Excel-spreadsheets om het personeelsbestand te beheren. Helaas hebben de beste spreadsheets één grote tekortkoming: naarmate het aantal werknemers toeneemt, kunnen ze het personeelsbestand niet langer effectief beheren. De formules worden te complex, de bestanden te groot en de leesbaarheid gaat achteruit. Bovendien werkt Excel de capaciteit niet in realtime bij wanneer een werknemer bijvoorbeeld verlof neemt.

💡 Hoe het te vermijden: doe zo snel mogelijk afstand van je Staffing Excel en kies voor een staffing tool. Zodra je een tiental werknemers hebt, zal de staffing tool je meer efficiëntie en zichtbaarheid geven, en een snelle ROI.

6. Het personeel niet regelmatig bijwerken

Personeel is van nature voortdurend in beweging. Als het goed geoptimaliseerd is, wordt het personeelsbestand regelmatig aangepast om ervoor te zorgen dat geen enkel profiel overbelast of onderbelast is. Personeelsmanagers moeten voortdurend een overzicht houden van de werkbelasting en arbitrages maken om deze te reorganiseren, zodat vaardigheden op de juiste projecten worden geplaatst in overeenstemming met de situatie en de verwachtingen van de klant.

Zonder een personeelstool die managers in staat stelt om het voorlopige regelmatig aan te passen, kan het beheer van de capaciteit en de werkdruk van het personeel geen nauwkeurig beeld geven en zal arbitrage geen invloed hebben op de winstgevendheid van het bedrijf.

💡 Hoe te vermijden: de staffing tool moet beveiligde toegang bieden aan managers om hen het juiste niveau van zichtbaarheid te geven en de middelen om gegevens bij te werken. Het rechtenbeheer van de staffing tool moet het mogelijk maken om het zicht te beperken tot een projectperimeter of een team. De mogelijkheid om de staffing te wijzigen moet beperkt zijn tot de relevante managers, zodat updates kunnen worden uitgevoerd zonder het risico dat de gegevens van andere managers worden verstoord.

7. Personeelsgegevens niet gebruiken voor financiële prognoses

Personeel is een essentieel onderdeel van de financiële prognose. Helaas komt de fout van het loskoppelen van de werklastprognose en de financiële prognose maar al te vaak voor. Aan de ene kant wordt de voorspelde werklast voor projecten regelmatig bijgewerkt, terwijl tegelijkertijd het resterende werk dat op het project moet worden gedaan handmatig wordt ingevoerd om de voorspelde marge voor het project te berekenen.

Het werk wordt twee keer gedaan! Een nutteloze tijdverspilling voor de projectmanager. Als je de voorspelde werklast kent, zou het immers mogelijk moeten zijn om de voortgang van het project te berekenen, en meer specifiek de voortgang van de verkoop en de marges in de komende maanden. Het niet gebruiken van deze gegevens om het percentage van de voortgang van de kosten te berekenen is een maar al te vaak gemaakte fout.

💡 Hoe dit te vermijden: ook hier moet je staffing tool omzet en marges kunnen berekenen volgens de juiste methodologie. Niet alle tools zijn in staat om de gegevens correct te berekenen om de financiële prognose te berekenen. Maar als de tool dat wel doet, is de prognose in realtime zichtbaar en kan de mogelijkheid om snel te reageren om de marges te optimaliseren de winstgevendheid van het bedrijf snel verhogen.

8. Vergelijk de werkelijke personeelsbezetting niet met de personeelsbezetting voor analysedoeleinden.

Met de staffing tool kun je resources plannen, werkdruk optimaliseren en projectkwaliteit garanderen door de meest relevante expertise op elk project te plaatsen. Maar u moet verder gaan in uw analyse. Zonder een vergelijking van de verschillen tussen de werkelijke en de personeelsbezetting is het onmogelijk om de redenen te begrijpen voor een financiële kloof tussen wat was gepland en wat er werkelijk is gebeurd. Het heeft geen zin om aan het einde van de periode een financiële analyse uit te voeren zonder deze vergelijking te kunnen maken, om te begrijpen waar de afwijking vandaan komt, in termen van aantal dagen en waarde.

💡 Hoe dit vermijden: de personeelstool moet in staat zijn om over een bepaalde periode (met een begin- en einddatum) het aantal voltooide dagen te analyseren in vergelijking met het aantal geplande dagen. De analyse moet eenvoudig genoeg zijn om de verschillen per persoon, per project en per team te identificeren.

9. Niet voldoende gebruik maken van personeel om het bedrijf vooruit te helpen

Goed personeelsbeheer is één manier om een bedrijf snel op weg te helpen naar uitmuntendheid. Als dit proces niet voldoende wordt gebruikt om de prestaties te optimaliseren, is dat schadelijk voor het hele bedrijf. Goed personeelsbeheer verbetert de winstgevendheid, de tevredenheid en het behoud van werknemers, de projectkwaliteit, de klanttevredenheid en de projectmarges. De ROI die goed personeelsbeheer biedt, is dus immens en de fout om deze verbeteringen te missen, kan het bedrijf duur komen te staan.

💡 Hoe je het kunt vermijden: door een personeelstool op te zetten, profiteer je van de ondersteuning van bedrijfsexperts die je kunnen uitleggen hoe je de juiste processen opzet en je in staat stellen om de winstgevendheid van projecten en de tevredenheid van je werknemers snel te verbeteren.

Stafiz helpt je zichtbaarheid te krijgen en je personeel en projectvoortgang beter te beheren dankzij realtime gegevens. De software houdt rekening met kosten en financiële KPI's. Stafiz is een SaaS-oplossing voor personeelsbeheer, projectbeheer en Business Intelligence. Zo worden budgetten en marges altijd gerespecteerd en neem je betere beslissingen voor je bedrijf.

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Vraag een demo aan