Pourquoi compléter votre logiciel ERP/SIRH avec un outil de staffing ?

Les 5 avantages d’une intégration qui changent tout !

Les équipes projets les mieux gérées sont celles qui partagent une visibilité claire sur le planning de charge. Cela permet de s’assurer que le travail est bien réparti et que les collaborateurs ne sont pas soit sur-staffés, soit sous-staffés.

Un outil de staffing permet d’obtenir cette visibilité et de simplifier la gestion du planning et de la charge en simplifiant le travail d’affectation et d’optimisation.

Beaucoup d’équipes gèrent cela sur excel, et d’autres sur un logiciel dédié. Alors pourquoi faut-il que ce processus soit connecté au reste de la gestion d’activité ? Quel est l’intérêt de connecter l’outil de staffing à l’outil de gestion d’activité ?

Voici les 5 grands avantages à interfacer nativement ces outils :

Avantage 1 : une visibilité décuplée pour prendre de meilleures décisions

Les bons outils de staffing apportent une visibilité complète sur les plannings, la charge des équipes et des collaborateurs. Ils permettent aussi de proposer les meilleures décisions d’optimisation : choisir les bons profils à positionner sur un projet en fonction d’un maximum de critères. La capacité, l’expérience, les compétences voire les préférences du collaborateur.

Les données suivantes sont exploitées dans l’ERP ou le logiciel RH et peuvent être automatiquement reprise dans la solution de staffing :

Absences

Réaliser un planning de charge sans savoir qui est en congé ou qui est arrêté est un exercice impossible. Il faut absolument que les congés soient à jour dans la solution de staffing. Soit votre outil de staffing gère aussi les congés et envoi les données automatiquement vers l’outil RH, soit l’outil RH se connecte pour envoyer l’information et ajuster la capacité des personnes en fonction de leurs absences.

Expérience et historique des projets

Si votre logiciel de staffing le permet, vous pourrez identifier les meilleurs profils en fonction de leur expérience. Vous cherchez par exemple quelqu’un qui a déjà travaillé chez un client pour faciliter le travail, vous aurez la possibilité d’entrer ce critère dans le système pour mieux identifier le profil adéquat. Or cette information est déjà entrée dans le suivi d’activité, puisque vraisemblablement, le collaborateur a déjà confirmé avoir passé du temps sur le projet ou avoir réalisé des tâches.

Préférences collaborateurs

Les bons outils de staffing vous permettent d’améliorer la rétention des collaborateurs en tenant compte des préférences des collaborateurs. Par exemple, si quelqu’un souhaite travailler sur un projet marketing pour gagner en compétences dans ce domaine, l’outil de staffing lui permet de l’indiquer et le prendra en compte dans les recherches selon le besoin. En exploitant ces informations, votre outil de staffing devient l’outil numéro 1 pour faire progresser vos collaborateurs et les garder satisfaits. Ce type d’information est précieuse, et elle doit aussi facilement être disponible dans l’outil RH, avec le reste des données du collaborateur.

Indicateurs sur l’historique du travail des collaborateurs

Ce sont leurs taux de charges, la répartition du temps passé entre des projets clients, des projets internes, en intercontrat… Ce sont toutes autant de données importantes pour évaluer la performance d’un collaborateur. Elles sont présentes dans l’outil de staffing qui doit pouvoir les transférer au SIRH ou directement accessibles par le management.

Avantage 2 : une vraie cohérence entre le pilotage financier des projets et la gestion de la charge

Un bon pilotage de projet implique de régulièrement mettre à jour le travail restant à faire sur le projet, afin de s’assurer que le prévisionnel reste aligné avec le budget initial. Cette mise à jour est généralement sous la responsabilité du chef de projet qui doit estimer le travail restant à réaliser. Toutefois, dans la plupart des outils de gestion d’activité, le reste à faire est totalement indépendant du planning de charge des collaborateurs. Ainsi le responsable de projet confirme le temps restant à passer sur telle ou telle tâche, mais ne l’attribue pas au collaborateur qui va le réaliser et n’indique pas sur quelle période le travail sera réalisé.

Il faut donc réaliser une autre étape de saisie dans l’outil de planning pour planifier la charge associée. Cela entraine une perte de temps, une double saisie, et bien souvent une incohérence des données.

Idéalement, votre outil de staffing est connecté nativement à votre outil de gestion d’activité, et la mise à jour du reste à faire vient automatiquement mettre à jour la charge et les capacités des collaborateurs. Le responsable de projet fait d’une pierre deux coups en mettant son projet à jour pour permettre de calculer le prévisionnel de marge, et en mettant à jour le prévisionnel de charge des collaborateurs. Les données sont fiabilisées, cohérentes et mises à jour en temps réel.

Il est même possible de laisser le collaborateur (s’il a les droits) mettre à jour le temps restant à passer sur ces tâches. Automatiquement, l’impact sur la rentabilité prévisionnelle sera ajusté et le responsable de projet notifié.

Avantage 3 : cela permet d’avoir un forecast précis de l’activité, mis à jour en temps réel

Pour gérer une activité de services (conseil, ESN, agence), il est impératif d’avoir une visibilité claire sur le prévisionnel de chiffre d’affaires et de marge dans les mois à venir. Cela permet de s’assurer que le prévisionnel reste en ligne avec les objectifs ou si ce n’est pas le cas, de savoir quels sont les projets à l’origine des écarts.

Or la meilleure manière d’évaluer le chiffre d’affaires et les coûts prévisionnels d’une entreprise de services implique de se baser sur la charge des collaborateurs. Un outil de staffing adapté à l’activité intègre les coûts de chaque collaborateur et permet de calculer comment le projet avancera et le chiffres d’affaires et coûts reconnus sur les prochaines périodes.

Faire un forcast à l’aide du logiciel de staffing est donc bien plus précis qu’un calcul de reste à faire dans un ERP classique qui ne prend pas en compte l’évolution précise par ressource et par mois.

Grâce à ces données, l’outil de staffing permettra :

• D’indiquer le chiffre d’affaires et les marges, par projet et par équipe dans les prochaines périodes
• D’envoyer les informations vers votre ERP (ou s’il est lui-même nativement connecté pour gérer l’activité à le faire en toute autonomie)
• De permettre de calculer les écarts entre un prévisionnel à jour qui prend en compte ce qui a déjà été réalisé et le budget initial d’un projet

Avantage 4 : apporter plus de visibilité au collaborateur, et améliorer la satisfaction pour une meilleure rétention des talents

Si vous avez réalisé les précédentes étapes, vous avez maintenant la capacité d’analyser vos TACE prévisionnels et d’analyser l’écart avec les objectifs.

La guerre des talents n’est pas un nouveau concept, mais elle ne cesse de s’intensifier avec le phénomène de la grande démission qui progresse en parallèle. Pour apporter davantage de sens aux talents, il faut leur donner toujours plus de visibilité et de flexibilité dans leurs choix de carrière.

Leur donner plus de visibilité sur leurs prochains projets et leur planning de tâches grâce à un outil de staffing est un premier pas. Par ailleurs, permettre aux collaborateurs de se positionner proactivement sur des projets qui les intéresse sur cette même plateforme est une étape supplémentaire que les outils de staffing comme Stafiz permettent. Enfin, tenir compte des préférences et des souhaits des collaborateurs dans les arbitrages de staffing offre un réel avantage par rapport aux concurrents qui n’ont pas cette approche.

Mieux considérés et mieux orientés vers des projets qui leur permettent de grandir dans l’entreprise et de trouver du sens dans leur travail est le meilleur moyen d’augmenter la rétention des collaborateurs.

Avantage 5 : pas de double saisie et beaucoup de temps gagné !

De nombreuses données sont systématiquement entrées dans les outils de staffing comme dans les outils de gestion d’activité ou ERP :

• Les collaborateurs : il faut indiquer leur nom, leur date d’entrée. Dès que la date de sortie est connue, il faut aussi l’ajouter pour éviter que ce collaborateur soit affecté alors qu’il ne sera plus disponible. Toutes ces informations sont généralement entrées dans le logiciel de suivi d’activité et/ou SIRH. Une fois l’outil de staffing connecté, la donnée est mise à jour automatiquement pour n’être entrée qu’une seule mais prise en compte dans les deux logiciels.
• Équipes : pour mieux gérer la charge des équipes, il faut connaître la répartition : à quelle équipe sont rattachés chacun des collaborateurs. Là encore, l’information est forcément saisie dans le logiciel de suivi d’activité. Inutile de faire une double saisi si les connecteurs sont en place.
• Dossiers de compétence : certains outils SIRH permettent d’intégrer un dossier de compétence voire d’expérience du collaborateur. Les bons outils de staffing permettent d’exploiter ces données et de les mettre à jour en fonction des projets sur lesquels vos collaborateurs travaillent.

Les algorithmes de l’outil de staffing viennent ensuite exploiter ces données pour proposer les profils les plus adaptés et faciliter l’optimisation des ressources.

Lorsque vous choisissez un outil de staffing, pensez-donc à bien vous assurer que l’activité et la gestion du staffing sont nativement liées, ou si ce n’est pas le cas, par défaut, qu’il existe des connecteurs entre vos solutions.

Découvrez la solution Stafiz nativement connectée à des logiciels de comptabilité et paie tels que Sage, SilaeExpert, Cegid ou Nibelis.

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