¡Los 5 beneficios de una integración que lo cambia todo!
Los equipos de proyecto mejor gestionados son aquellos que comparten una visibilidad clara de la carga de trabajo. Esto garantiza que el trabajo esté bien distribuido y que los empleados no tengan exceso de personal o falta de personal.
Una herramienta de dotación de personal le permite obtener esta visibilidad y simplificar la gestión del horario y la carga de trabajo al simplificar el trabajo de asignación y optimización.
Muchos equipos gestionan esto en Excel y otros en software dedicado. Entonces, ¿por qué este proceso debe estar conectado con el resto de la gestión empresarial? ¿Qué sentido tiene conectar la herramienta de dotación de personal con la herramienta de gestión de actividades?
Estas son las 5 principales ventajas de interactuar de forma nativa con estas herramientas:
Ventaja 1: una visibilidad multiplicada por diez para una mejor toma de decisiones
Las herramientas de dotación de personal adecuadas proporcionan una visibilidad completa de los horarios, el equipo y la carga de trabajo. También permiten proponer las mejores decisiones de optimización: elegir los perfiles adecuados para posicionar en un proyecto según un máximo de criterios. La capacidad, experiencia, habilidades e incluso preferencias del empleado.
Los siguientes datos se utilizan en el software ERP o de RRHH y pueden transferirse automáticamente a la solución de dotación de personal:
Ausencias
Es imposible elaborar un calendario de trabajo sin saber quién está de vacaciones o quién está en licencia. Es esencial que los datos de las vacaciones estén actualizados en el software de gestión de personal. O bien tu herramienta de dotación de personal también gestiona las vacaciones y envía los datos automáticamente a la herramienta de RRHH, o la herramienta de RRHH se conecta para enviar la información y ajusta la capacidad de las personas en función de sus ausencias.
Experiencia e historial del proyecto
Si tu software de selección de personal lo permite, podrás identificar los mejores perfiles en función de su experiencia. Por ejemplo, si buscas a alguien que ya haya trabajado para un cliente para hacer más facil su trabajo, podrás introducir este criterio en el sistema para identificar mejor el perfil adecuado. Esta información ya se ha introducido en el registro de actividades, puesto que el empleado probablemente ya ha confirmado que ha dedicado tiempo al proyecto o ha completado tareas.
Preferencias de los empleados
Las herramientas de dotación de personal adecuadas te permiten mejorar la retención de los empleados teniendo en cuenta sus preferencias. Por ejemplo, si alguien quiere trabajar en un proyecto de marketing para adquirir conocimientos en esa área, la herramienta de dotación de personal te permite indicarlo y lo tendrá en cuenta en las búsquedas en donde sea necesario. Al aprovechar esta información, tu herramienta de dotación de personal se convierte en la herramienta número uno para mantener a tus empleados en movimiento y felices. Este tipo de información es valiosa, y también debería estar disponible en la herramienta de RRHH, junto con el resto de los datos del empleado.
Indicadores sobre el historial laboral de los empleados
Se trata de tus cargas de trabajo, la distribución del tiempo dedicado a los proyectos de los clientes, los proyectos internos, los intercontratos, etc. Todos estos datos son importantes para evaluar el rendimiento de un empleado. Están presentes en la herramienta de dotación de personal, que debe ser capaz de transferirlos al SIRH o ser directamente accesible para la gerencia.
Ventaja 2: coherencia real entre la gestión financiera de los proyectos y la gestión de la carga de trabajo
Una buena gestión de proyectos implica actualizar periódicamente el trabajo que queda por hacer en el proyecto, para garantizar que la previsión se mantenga alineada con el presupuesto inicial. Esta actualización es generalmente responsabilidad del director del proyecto, quien debe estimar el trabajo que aún queda por realizar. Sin embargo, en la mayoría de las herramientas de gestión de actividades, el resto es completamente independiente de la carga de trabajo de los empleados. Así, el director del proyecto confirma el tiempo que queda por dedicar a una tarea concreta, pero no lo asigna al empleado que la llevará a cabo y no indica durante qué periodo se llevará a cabo el trabajo.
Por lo tanto, es necesario llevar a cabo otro paso de entrada en la herramienta de planificación para planificar la carga asociada. Esto conduce a la pérdida de tiempo, a la doble entrada y, a menudo, a la incoherencia de los datos.
Lo ideal es que su herramienta de dotación de personal esté conectada de forma nativa a su herramienta de gestión de actividades, y la actualización del resto que se debe hacer actualiza automáticamente la carga de trabajo y las capacidades de los empleados. El director de proyecto mata dos pájaros de un tiro actualizando su proyecto para permitir el cálculo de la previsión de márgenes y actualizando la previsión de la carga de trabajo de los empleados. Los datos son fiables, consistentes y actualizados en tiempo real.
Incluso es posible dejar que el empleado (si tiene los derechos) actualice el tiempo restante que se dedicará a estas tareas. Automáticamente, se ajustará el impacto en la rentabilidad proyectada y se notificará al director del proyecto.
Stafiz te apoya en la gestión de tu personal y te ayuda a gestionar mejor la carga de trabajo de tus empleados. Benefíciate de una visibilidad más completa sobre los diferentes perfiles, su experiencia y disponibilidad para asignarles las misiones que más les convengan.
Ventaja 3: permite tener una previsión precisa de la actividad, actualizada en tiempo real
Para gestionar una actividad de servicios (consultoría, empresa de servicios informáticos, agencia), es imprescindible tener una visibilidad clara sobre la previsión de facturación y margen en los próximos meses. Esto asegura que la previsión se mantenga en línea con los objetivos o, en caso contrario, saber qué proyectos están causando las desviaciones.
Sin embargo, la mejor manera de evaluar la facturación y los costes previstos de una empresa de servicios consiste en basarse en la carga de trabajo de los empleados. Una herramienta de dotación de personal adaptada a la actividad integra los costes de cada empleado y permite calcular cómo avanzará el proyecto y la facturación y los costes reconocidos en los próximos periodos.
Por lo tanto, hacer un pronóstico utilizando el software de dotación de personal es mucho más preciso que un cálculo de la cantidad restante que debe hacerse en un ERP clásico que no tiene en cuenta la evolución precisa por recurso y por mes.
Gracias a estos datos, la herramienta de dotación de personal permitirá:
Indicar el volumen de negocios y los márgenes, por proyecto y por equipo en los próximos períodos
Enviar la información a tu ERP (o si está conectado de forma natural para gestionar la actividad para hacerlo de forma autónoma)
Permitir el cálculo de las desviaciones entre una previsión actualizada que tenga en cuenta lo ya se realizado y el presupuesto inicial de un proyecto
Beneficio 4: Proporcionar más visibilidad al empleado y mejorar la satisfacción para una mejor retención del talento
Si ha realizado los pasos anteriores, ahora está en condiciones de analizar su previsión de la tasa de utilización y analizar la desviación con respecto a sus objetivos.
La guerra por el talento no es un concepto nuevo, pero se intensifica cada vez más a medida que avanza paralelamente el fenómeno de la "gran dimisión". Para dar más sentido al talento, hay que ofrecerle cada vez más visibilidad y flexibilidad en sus opciones profesionales.
Darles una mayor visibilidad de sus próximos proyectos y su calendario de tareas mediante una herramienta de dotación de personal es un primer paso. Además, permitir que los empleados se posicionen proactivamente en los proyectos que les interesan en esta misma plataforma es un paso más que herramientas de dotación de personal como Stafiz hacen posible. Por último, tener en cuenta las preferencias y los deseos de los empleados a la hora de decidir la dotación de personal ofrece una ventaja real sobre los competidores que no adoptan este enfoque.
La mejor manera de aumentar la retención de los empleados es darles mayor consideración y centrarse en proyectos que les permitan crecer dentro de la empresa y encontrar sentido a su trabajo.
Ventaja 5: ¡no hay doble entrada y se ahorra mucho tiempo!
Una gran cantidad de datos se introducen sistemáticamente en las herramientas de dotación de personal, así como en las herramientas de gestión de actividades o ERP:
Empleados: se debe indicar el nombre y la fecha de ingreso. En cuanto se conozca la fecha de salida, también debe añadirse para evitar que el empleado sea asignado cuando ya no está disponible. Toda esta información se introduce generalmente en el software de seguimiento de la actividad y/o en el SIRH. Una vez conectada la herramienta de dotación de personal, los datos se actualizan automáticamente, de modo que sólo se introducen una vez, pero se tienen en cuenta en ambos paquetes de software.
Equipos: para gestionar mejor la carga de trabajo de los equipos, es necesario conocer la distribución: a qué equipo está asignado cada empleado. También en este caso, la información se introduce necesariamente en el software de control de la actividad. No es necesario introducirlo dos veces si los conectores están en su sitio.
Fichas de competencias: algunas herramientas del SIRH permiten integrar una ficha de competencias y experiencia del empleado. Las herramientas de dotación de personal adecuadas le permiten utilizar estos datos y actualizarlos en función de los proyectos en los que trabajan tus empleados.
A continuación, los algoritmos de la herramienta de dotación de personal utilizan estos datos para proponer los perfiles más adecuados y facilitar la optimización de los recursos.
Por lo tanto, cuando elija una herramienta de gestión de personal, asegúrese de que la actividad y la gestión de personal estén vinculadas de forma natural o, si no, por defecto, que haya conectores entre sus soluciones.Descubre la solución Stafiz conectada de forma natural a programas de contabilidad y nóminas como Sage, SilaeExpert, Cegid o Nibelis.
