Las 5 ventajas de la integración que lo cambian todo
Los equipos de proyecto mejor gestionados son los que comparten una visibilidad clara del calendario de la carga de trabajo. Así se garantiza que el trabajo esté bien distribuido y que el personal no esté ni sobrado ni falto de personal.
Una herramienta de dotación de personal proporciona esta visibilidad y simplifica la gestión del calendario y la carga de trabajo al simplificar el trabajo de asignación y optimización.
Muchos equipos lo gestionan con Excel, mientras que otros utilizan programas informáticos específicos. Entonces, ¿por qué es necesario conectar este proceso con el resto de la gestión de actividades? ¿Para qué sirve conectar la herramienta de dotación de personal a la herramienta de gestión de actividades?
He aquí las 5 principales ventajas de interconectar estas herramientas de forma nativa:
Ventaja 1: una visibilidad multiplicada por diez para una mejor toma de decisiones
Las herramientas de dotación de personal adecuadas proporcionan una visibilidad completa de los calendarios y la carga de trabajo de los equipos y empleados. También permiten proponer las mejores decisiones de optimización: elegir los perfiles adecuados para colocarlos en un proyecto en función del mayor número posible de criterios. La capacidad, la experiencia, las competencias e incluso las preferencias del empleado.
Estos datos se utilizan en el ERP o el software de RR.HH. y pueden transferirse automáticamente a la solución de dotación de personal:
Ausencias
Es imposible elaborar un calendario de trabajo sin saber quién está de vacaciones o quién está en licencia. Es esencial que los datos de las vacaciones estén actualizados en el software de gestión de personal. O bien tu herramienta de dotación de personal también gestiona las vacaciones y envía los datos automáticamente a la herramienta de RRHH, o la herramienta de RRHH se conecta para enviar la información y ajusta la capacidad de las personas en función de sus ausencias.
Experiencia y trayectoria en proyectos
Si tu software de selección de personal lo permite, podrás identificar los mejores perfiles en función de su experiencia. Por ejemplo, si buscas a alguien que ya haya trabajado para un cliente para hacer más facil su trabajo, podrás introducir este criterio en el sistema para identificar mejor el perfil adecuado. Esta información ya se ha introducido en el registro de actividades, puesto que el empleado probablemente ya ha confirmado que ha dedicado tiempo al proyecto o ha completado tareas.
Preferencias de los empleados
Las herramientas de dotación de personal adecuadas te permiten mejorar la retención de los empleados teniendo en cuenta sus preferencias. Por ejemplo, si alguien quiere trabajar en un proyecto de marketing para adquirir conocimientos en esa área, la herramienta de dotación de personal te permite indicarlo y lo tendrá en cuenta en las búsquedas en donde sea necesario. Al aprovechar esta información, tu herramienta de dotación de personal se convierte en la herramienta número uno para mantener a tus empleados en movimiento y felices. Este tipo de información es valiosa, y también debería estar disponible en la herramienta de RRHH, junto con el resto de los datos del empleado.
Indicadores sobre el historial laboral de los empleados
Se trata de tus cargas de trabajo, la distribución del tiempo dedicado a los proyectos de los clientes, los proyectos internos, los intercontratos, etc. Todos estos datos son importantes para evaluar el rendimiento de un empleado. Están presentes en la herramienta de dotación de personal, que debe ser capaz de transferirlos al SIRH o ser directamente accesible para la gerencia.
Ventaja 2: coherencia real entre la gestión financiera de los proyectos y la gestión de la carga de trabajo
Una buena gestión de proyectos implica actualizar periódicamente el trabajo que queda por hacer en el proyecto, para garantizar que la previsión se mantiene en línea con el presupuesto inicial. Esta actualización suele ser responsabilidad del gestor del proyecto, que debe estimar el trabajo que queda por hacer. Sin embargo, en la mayoría de las herramientas de gestión de actividades, el trabajo que queda por hacer es totalmente independiente del calendario de carga de trabajo de los colaboradores. De este modo, el jefe de proyecto confirma el tiempo que queda por dedicar a una tarea determinada, pero no lo asigna al miembro del personal que va a realizarla, ni indica en qué periodo se llevará a cabo el trabajo.
Por lo tanto, hay que realizar otra etapa de entrada en la herramienta de planificación para planificar la carga de trabajo asociada. Esto supone una pérdida de tiempo, una doble introducción y, a menudo, datos incoherentes.
Lo ideal es que su herramienta de dotación de personal esté conectada de forma nativa a su herramienta de gestión de actividades, y que la actualización del trabajo restante actualice automáticamente la carga de trabajo y la capacidad de los empleados. El gestor de proyectos mata dos pájaros de un tiro actualizando su proyecto para poder calcular la previsión de márgenes y actualizando la previsión de carga de trabajo del personal. Los datos son fiables, coherentes y se actualizan en tiempo real.
Incluso es posible dejar que el empleado (si tiene derechos) actualice el tiempo que le queda por dedicar a estas tareas. El impacto en la rentabilidad prevista se ajustará automáticamente y se notificará al jefe de proyecto.
Stafiz puede ayudarte a gestionar tu plantilla y a controlar mejor la carga de trabajo de tus empleados. Tendrás una visión más completa de los distintos perfiles, su experiencia y disponibilidad, para poder asignarles las tareas que les convengan.
Ventaja 3: proporciona una previsión precisa de la actividad, actualizada en tiempo real.
Para gestionar una empresa de servicios (consultoría, ESN, agencia), es esencial tener una visión clara de las previsiones de ventas y márgenes para los próximos meses. Esto ayuda a garantizar que la previsión se mantiene en línea con los objetivos o, en caso contrario, a identificar los proyectos causantes de las desviaciones.
Sin embargo, la mejor forma de evaluar las previsiones de facturación y costes de una empresa de servicios es basarse en la carga de trabajo de sus empleados. Una herramienta de personal adaptada a la empresa integra los costes de cada empleado, lo que permite calcular la evolución del proyecto y el volumen de negocios y los costes reconocidos en los próximos periodos.
Realizar una previsión utilizando un software de dotación de personal es, por tanto, mucho más preciso que calcular el trabajo que queda por hacer en un sistema ERP tradicional, que no tiene en cuenta la evolución precisa por recurso y por mes.
Gracias a estos datos, la herramienta de dotación de personal permitirá :
Indicar el volumen de negocios y los márgenes, por proyecto y por equipo en los próximos períodos
Enviar la información a tu ERP (o si está conectado de forma natural para gestionar la actividad para hacerlo de forma autónoma)
Permitir el cálculo de las desviaciones entre una previsión actualizada que tenga en cuenta lo ya se realizado y el presupuesto inicial de un proyecto
Ventaja 4: Mayor visibilidad para los empleados y mejora de la satisfacción para una mejor retención del talento.
Si ha realizado los pasos anteriores, ahora está en condiciones de analizar su previsión de TACE y analizar la desviación con respecto a sus objetivos.
La guerra por el talento no es un concepto nuevo, pero se intensifica cada vez más a medida que avanza paralelamente el fenómeno de la "gran dimisión". Para dar más sentido al talento, hay que ofrecerle cada vez más visibilidad y flexibilidad en sus opciones profesionales.
Darles una mayor visibilidad de sus próximos proyectos y su calendario de tareas mediante una herramienta de dotación de personal es un primer paso. Además, permitir que los empleados se posicionen proactivamente en los proyectos que les interesan en esta misma plataforma es un paso más que herramientas de dotación de personal como Stafiz hacen posible. Por último, tener en cuenta las preferencias y los deseos de los empleados a la hora de decidir la dotación de personal ofrece una ventaja real sobre los competidores que no adoptan este enfoque.
La mejor manera de aumentar la retención de los empleados es darles mayor consideración y centrarse en proyectos que les permitan crecer dentro de la empresa y encontrar sentido a su trabajo.
Ventaja 5: ¡no hay doble entrada y se ahorra mucho tiempo!
Una gran cantidad de datos se introducen sistemáticamente en herramientas de dotación de personal y de gestión empresarial o ERP:
Empleados: se debe indicar el nombre y la fecha de ingreso. En cuanto se conozca la fecha de salida, también debe añadirse para evitar que el empleado sea asignado cuando ya no está disponible. Toda esta información se introduce generalmente en el software de seguimiento de la actividad y/o en el SIRH. Una vez conectada la herramienta de dotación de personal, los datos se actualizan automáticamente, de modo que sólo se introducen una vez, pero se tienen en cuenta en ambos paquetes de software.
Equipos: para gestionar mejor la carga de trabajo de los equipos, es necesario conocer la distribución: a qué equipo está asignado cada empleado. También en este caso, la información se introduce necesariamente en el software de control de la actividad. No es necesario introducirlo dos veces si los conectores están en su sitio.
Fichas de competencias: algunas herramientas del SIRH permiten integrar una ficha de competencias y experiencia del empleado. Las herramientas de dotación de personal adecuadas le permiten utilizar estos datos y actualizarlos en función de los proyectos en los que trabajan tus empleados.
A continuación, los algoritmos de la herramienta de dotación de personal utilizan estos datos para sugerir los perfiles más adecuados y ayudar a optimizar los recursos.
Por lo tanto, cuando elija una herramienta de gestión de personal, asegúrese de que la actividad y la gestión de personal estén vinculadas de forma natural o, si no, por defecto, que haya conectores entre sus soluciones.Descubre la solución Stafiz conectada de forma natural a programas de contabilidad y nóminas como Sage, SilaeExpert, Cegid o Nibelis.
