Die 5 Vorteile einer Integration, die alles verändern!
Die am besten geführten Projektteams sind diejenigen, die einen klaren Überblick über die Auslastungsplanung teilen. So kann sichergestellt werden, dass die Arbeit gut verteilt wird und die Mitarbeiter nicht entweder über- oder unterbesetzt sind.
Ein Staffing-Tool verschafft diese Transparenz und vereinfacht die Verwaltung der Planung und Auslastung, indem es die Arbeit der Zuweisung und Optimierung vereinfacht.
Viele Teams verwalten dies mit Excel, andere mit einer speziellen Software. Warum muss dieser Prozess also mit dem Rest des Aktivitätsmanagements verbunden werden? Welchen Nutzen hat es, das Staffing-Tool mit dem Aktivitätsmanagement-Tool zu verbinden?
Hier sind die 5 großen Vorteile einer nativen Schnittstelle zwischen diesen Tools :
Vorteil 1: Zehnfacher Einblick, um bessere Entscheidungen zu treffen
Gute Staffing-Tools bieten einen umfassenden Einblick in die Planung, die Auslastung der Teams und der Mitarbeiter. Sie ermöglichen es auch, die besten Optimierungsentscheidungen vorzuschlagen: die Auswahl der richtigen Profile, die für ein Projekt eingesetzt werden sollen, auf der Grundlage möglichst vieler Kriterien. Die Fähigkeit, die Erfahrung, die Kompetenzen oder sogar die Präferenzen des Mitarbeiters.
Die folgenden Daten werden in der ERP- oder HR-Software ausgewertet und können automatisch in die Staffing-Lösung übernommen werden:
Abwesenheiten
Einen Auslastungsplan zu erstellen, ohne zu wissen, wer Urlaub hat oder wer verhaftet ist, ist eine unmögliche Übung. Es ist absolut notwendig, dass die Urlaube in der Staffing-Lösung auf dem neuesten Stand sind. Entweder verwaltet Ihr Staffing-Tool auch die Urlaube und sendet die Daten automatisch an das HR-Tool, oder das HR-Tool stellt eine Verbindung her, um die Informationen zu senden und die Kapazität der Personen entsprechend ihrer Abwesenheiten anzupassen.
Projekterfahrung und -geschichte
Wenn Ihre Staffing-Software dies unterstützt, können Sie die besten Profile anhand ihrer Erfahrung identifizieren. Wenn Sie z. B. jemanden suchen, der bereits bei einem Kunden gearbeitet hat, um die Arbeit zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit, dieses Kriterium in das System einzugeben, um das passende Profil besser identifizieren zu können. Nun ist diese Information bereits in die Aktivitätsverfolgung eingeflossen, denn wahrscheinlich hat der Mitarbeiter bereits bestätigt, dass er Zeit mit dem Projekt verbracht oder Aufgaben erledigt hat.
Voreinstellungen Mitarbeiter
Mit den richtigen Staffing-Tools können Sie die Mitarbeiterbindung verbessern, indem Sie die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen. Wenn jemand beispielsweise an einem Marketingprojekt mitarbeiten möchte, um in diesem Bereich mehr Kompetenzen zu erlangen, kann er dies im Staffing-Tool angeben und wird es bei der Suche nach Bedarf berücksichtigen. Durch die Nutzung dieser Informationen wird Ihr Staffing-Tool zum Werkzeug Nummer eins, um Ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln und sie zufrieden zu halten. Diese Art von Informationen ist wertvoll und sollte auch im HR-Tool leicht verfügbar sein, zusammen mit den übrigen Daten des Mitarbeiters.
Indikatoren zum Arbeitsverlauf der Mitarbeiter/innen
Das sind ihre Auslastungsquoten, die Verteilung der aufgewendeten Zeit auf Kundenprojekte, interne Projekte, Interkontrakte usw. Das sind alles wichtige Daten, um die Leistung eines Mitarbeiters zu bewerten. Sie sind im Staffing-Tool vorhanden, das sie an das HRIS weiterleiten können muss, oder sie sind für das Management direkt zugänglich.
Vorteil 2: Echte Kohärenz zwischen der finanziellen Steuerung von Projekten und dem Lastmanagement
Zu einer guten Projektsteuerung gehört es, die noch zu leistende Arbeit am Projekt regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Prognose mit dem ursprünglichen Budget in Einklang steht. Diese Aktualisierung liegt in der Regel in der Verantwortung des Projektleiters, der die noch zu leistende Arbeit abschätzen muss. In den meisten Werkzeugen für das Aktivitätsmanagement ist die noch zu erledigende Arbeit jedoch völlig unabhängig von der Auslastungsplanung der Mitarbeiter. So bestätigt der Projektmanager die verbleibende Zeit für diese oder jene Aufgabe, weist sie aber nicht dem Mitarbeiter zu, der sie erledigen soll, und gibt auch nicht an, in welchem Zeitraum die Arbeit erledigt werden soll.
Daher muss ein weiterer Schritt zur Eingabe in das Planungstool durchgeführt werden, um die zugehörige Auslastung zu planen. Dies führt zu Zeitverlust, doppelter Eingabe und sehr oft zu inkonsistenten Daten.
Idealerweise ist Ihr Staffing-Tool nativ mit Ihrem Aktivitätsmanagement-Tool verbunden, und die Aktualisierung der Restarbeiten aktualisiert automatisch die Auslastung und die Kapazitäten der Mitarbeiter. Der Projektmanager schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Er aktualisiert sein Projekt, um die Margenprognose zu berechnen, und er aktualisiert die Auslastungsprognose der Mitarbeiter. Die Daten sind zuverlässig, konsistent und werden in Echtzeit aktualisiert.
Es ist sogar möglich, den Mitarbeiter (wenn er die entsprechenden Rechte hat) die verbleibende Zeit, die er für diese Aufgaben aufwenden muss, aktualisieren zu lassen. Automatisch werden die Auswirkungen auf die prognostizierte Rentabilität angepasst und der Projektmanager benachrichtigt.
Stafiz unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihres Personalbestands und hilft Ihnen, die Auslastung Ihrer Mitarbeiter besser zu steuern. Erhalten Sie einen vollständigeren Überblick über die verschiedenen Profile, ihre Erfahrungen und Verfügbarkeiten, um ihnen Aufträge zuzuweisen, die ihnen zusagen.
Vorteil 3: Es ermöglicht einen genauen Forecast der Aktivitäten, der in Echtzeit aktualisiert wird.
Für die Leitung einer Dienstleistungstätigkeit (Beratung, ESN, Agentur) ist es unerlässlich, einen klaren Einblick in die Umsatz- und Gewinnprognose für die kommenden Monate zu haben. So können Sie sicherstellen, dass die Prognose mit den Zielen übereinstimmt, oder, wenn dies nicht der Fall ist, wissen, welche Projekte die Abweichungen verursachen.
Der beste Weg, um die Umsatz- und Kostenprognose eines Dienstleistungsunternehmens zu ermitteln, ist die Auslastung der Mitarbeiter. Ein auf das Geschäft zugeschnittenes Staffing-Tool integriert die Kosten jedes Mitarbeiters und ermöglicht es, zu berechnen, wie das Projekt voranschreiten wird und welche Umsätze und Kosten in den nächsten Zeiträumen anerkannt werden.
Eine Forcast mithilfe der Staffing-Software zu erstellen ist daher viel genauer als eine Restpostenberechnung in einem klassischen ERP-System, die nicht die genaue Entwicklung pro Ressource und pro Monat berücksichtigt.
Dank dieser Daten wird das Staffing-Tool Folgendes ermöglichen :
den Umsatz und die Gewinnspannen pro Projekt und Team in den nächsten Zeiträumen anzugeben
die Informationen an Ihr ERP-System zu senden (oder, wenn es selbst nativ verbunden ist, um die Aktivität zu verwalten, dies selbstständig zu tun)
die Abweichungen zwischen einer aktuellen Prognose, die das bereits Erreichte berücksichtigt, und dem ursprünglichen Budget eines Projekts berechnen zu können
Vorteil 4: Den Mitarbeitern mehr Einblick verschaffen und die Zufriedenheit verbessern, um Talente besser zu halten
Wenn Sie die vorherigen Schritte durchgeführt haben, sind Sie nun in der Lage, Ihre prognostizierten TACEs zu analysieren und die Abweichung von den Zielen zu untersuchen.
Der Krieg um Talente ist kein neues Konzept, aber er wird durch das Phänomen der großen Resignation, das parallel dazu voranschreitet, immer intensiver. Um den Talenten mehr Sinn zu verleihen, muss man ihnen immer mehr Einblick und Flexibilität bei ihren Karriereentscheidungen geben.
Ihnen mithilfe eines Staffing-Tools mehr Einblick in ihre nächsten Projekte und ihre Aufgabenplanung zu geben, ist ein erster Schritt. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich proaktiv für Projekte zu positionieren, die sie auf derselben Plattform interessieren, ist ein weiterer Schritt, der durch Staffing-Tools wie Stafiz ermöglicht wird. Schließlich bietet die Berücksichtigung der Präferenzen und Wünsche der Mitarbeiter bei der Besetzung von Stellen einen echten Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die diesen Ansatz nicht verfolgen.
Besser angesehen zu werden und besser auf Projekte ausgerichtet zu sein, die es ihnen ermöglichen, im Unternehmen zu wachsen und Sinn in ihrer Arbeit zu finden, ist das beste Mittel, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Vorteil 5: Keine Doppelerfassung und viel Zeit gespart!
Viele Daten werden systematisch in Staffing-Tools wie in Business-Management- oder ERP-Tools eingegeben:
Mitarbeiter: Sie müssen ihren Namen und ihr Eintrittsdatum angeben. Sobald das Austrittsdatum bekannt ist, muss es ebenfalls hinzugefügt werden, um zu verhindern, dass dieser Mitarbeiter zugewiesen wird, obwohl er nicht mehr verfügbar ist. All diese Informationen werden in der Regel in die Activity Tracking Software und/oder das HRIS eingegeben. Sobald das Staffing-Tool angeschlossen ist, werden die Daten automatisch aktualisiert, sodass sie nur einmal eingegeben werden müssen, aber in beiden Softwareprogrammen berücksichtigt werden.
Teams: Um die Auslastung der Teams besser steuern zu können, muss man die Verteilung kennen: Welchem Team sind die einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Auch hier wird die Information zwangsläufig in der Activity Tracking Software erfasst. Es ist nicht nötig, eine doppelte Eingabe zu machen, wenn die Konnektoren vorhanden sind.
Kompetenzordner: Einige HRIS-Tools ermöglichen die Integration eines Ordners mit den Kompetenzen oder sogar der Erfahrung des Mitarbeiters. Mit den richtigen Staffing-Tools können Sie diese Daten auswerten und je nach den Projekten, an denen Ihre Mitarbeiter arbeiten, aktualisieren.
Die Algorithmen des Staffing-Tools werten diese Daten dann aus, um die am besten geeigneten Profile vorzuschlagen und die Optimierung der Ressourcen zu erleichtern.
Wenn Sie sich für ein Staffing-Tool entscheiden, achten Sie also darauf, dass die Aktivität und das Staffing-Management nativ miteinander verknüpft sind oder, falls dies nicht der Fall ist, standardmäßig Konnektoren zwischen Ihren Lösungen vorhanden sind.Entdecken Sie die Stafiz-Lösung, die nativ mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware wie Sage, SilaeExpert, Cegid oder Nibelis verbunden ist.
