Die 5 Vorteile einer Integration, die alles verändern!
Die am besten geführten Projektteams sind diejenigen, die einen klaren Einblick in die Arbeitsbelastung haben. So wird sichergestellt, dass die Arbeit gut verteilt wird und die Mitarbeiter weder über- noch unterbesetzt sind.
Ein Personalbesetzungstool ermöglicht es Ihnen, diese Transparenz zu erhalten und die Verwaltung des Zeitplans und der Arbeitsbelastung zu vereinfachen, indem es die Arbeit der Zuweisung und Optimierung vereinfacht.
Viele Teams verwalten dies mit Excel und andere mit dedizierter Software. Warum muss dieser Prozess also mit dem Rest der Geschäftsführung verbunden werden? Was bringt es, das Besetzungstool mit dem Aktivitätsmanagement-Tool zu verbinden?
Hier sind die 5 Hauptvorteile der nativen Anbindung dieser Tools:
Vorteil 1: Erhöhte Transparenz, um bessere Entscheidungen zu treffen
Die richtigen Personalbesetzungstools bieten einen vollständigen Überblick über Zeitpläne, Team- und Mitarbeiterauslastungen. Sie ermöglichen es auch, die besten Optimierungsentscheidungen vorzuschlagen: die Auswahl der richtigen Profile für die Positionierung in einem Projekt nach einem Maximum an Kriterien. Die Fähigkeiten, Erfahrungen, Fähigkeiten und sogar Vorlieben des Mitarbeiters.
Folgende Daten werden in der ERP- bzw. HR-Software verwendet und können automatisch in die Besetzungslösung übernommen werden:
Abwesenheiten
Einen Arbeitsplan durchzuführen, ohne zu wissen, wer beurlaubt oder wer nicht arbeitet, ist eine unmögliche Aufgabe. Es ist wichtig, dass der Urlaub in der Besetzungslösung auf dem neuesten Stand ist. Entweder verwaltet Ihr Personalbesetzungstool auch den Urlaub und sendet die Daten automatisch an das HR-Tool, oder das HR-Tool stellt eine Verbindung her, um die Informationen zu senden und die Kapazität der Mitarbeiter entsprechend ihren Abwesenheiten anzupassen.
Erfahrung und Projekthistorie
Wenn Ihre Personalvermittlungssoftware dies zulässt, können Sie die besten Profile basierend auf ihrer Erfahrung identifizieren. Wenn Sie beispielsweise jemanden suchen, der bereits für einen Kunden gearbeitet hat, um die Arbeit zu erleichtern, können Sie dieses Kriterium in das System eingeben, um das richtige Profil besser zu identifizieren. Diese Informationen wurden jedoch bereits in den Aktivitätstracker eingetragen, da vermutlich der Mitarbeiter bereits bestätigt hat, dass er Zeit für das Projekt aufgewendet oder Aufgaben erledigt hat.
Präferenzen der Mitarbeiter
Mit den richtigen Personalbesetzungstools können Sie die Mitarbeiterbindung verbessern, indem Sie die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen. Wenn jemand beispielsweise an einem Marketingprojekt arbeiten möchte, um Fähigkeiten in diesem Bereich zu erwerben, kann er dies mit dem Personalbesetzungstool angeben und bei Bedarf in der Forschung berücksichtigen. Durch die Nutzung dieser Informationen wird Ihr Personaltool zum Instrument Nummer 1, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich weiterzuentwickeln und sie zufrieden zu stellen. Diese Art von Informationen ist wertvoll und sollte auch im HR-Tool leicht verfügbar sein, zusammen mit den restlichen Daten des Mitarbeiters.
Indikatoren zum beruflichen Werdegang der Mitarbeiter
Dabei handelt es sich um die Kostensätze, die Aufteilung der aufgewendeten Zeit zwischen Kundenprojekten, internen Projekten, Verträgen usw. All dies sind wichtige Daten, um die Leistung eines Mitarbeiters zu bewerten. Sie sind im Besetzungstool vorhanden, das in der Lage sein muss, sie in das HRIS zu übertragen oder für das Management direkt zugänglich zu machen.
Vorteil 2: echte Kohärenz zwischen dem finanziellen Management von Projekten und dem Management der Arbeitsbelastung
Zu einem guten Projektmanagement gehört es, die noch zu erledigenden Arbeiten am Projekt regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Prognose mit dem ursprünglichen Budget übereinstimmt. Diese Aktualisierung liegt in der Regel in der Verantwortung des Projektmanagers, der die noch zu erledigende Arbeit abschätzen muss. In den meisten Activity-Management-Tools ist der Rest jedoch völlig unabhängig von der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. So bestätigt der Projektmanager die verbleibende Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet werden muss, weist sie jedoch nicht dem Mitarbeiter zu, der sie ausführen wird, und gibt nicht an, in welchem Zeitraum die Arbeit ausgeführt wird.
Es ist daher notwendig, einen weiteren Eingabeschritt im Planungstool durchzuführen, um die zugehörige Belastung zu planen. Dies führt zu Zeitverschwendung, doppelter Eingabe und oft zu Dateninkonsistenzen.
Im Idealfall ist Ihr Personalbesetzungstool nativ mit Ihrem Aktivitätsmanagement-Tool verbunden, und durch die Aktualisierung des restlichen Rests werden automatisch die Arbeitsbelastung und die Kapazitäten der Mitarbeiter aktualisiert. Der Projektmanager schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe, indem er sein Projekt aktualisiert, um die Margenprognose berechnen zu können, und indem er die Prognose der Mitarbeiterauslastung aktualisiert. Die Daten sind zuverlässig, konsistent und werden in Echtzeit aktualisiert.
Es ist sogar möglich, den Mitarbeiter (wenn er die Rechte hat) die verbleibende Zeit für diese Aufgaben aktualisieren zu lassen. Automatisch werden die Auswirkungen auf die prognostizierte Rentabilität angepasst und der Projektmanager benachrichtigt.
Stafiz unterstützt Sie bei der Steuerung Ihrer Personalbesetzung und hilft Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter besser zu bewältigen. Profitieren Sie von einer vollständigeren Sichtbarkeit der verschiedenen Profile, ihrer Erfahrung und Verfügbarkeit, um sie den für sie passenden Missionen zuzuweisen.
Vorteil 3: Es ermöglicht Ihnen, eine genaue Prognose der Aktivität zu erhalten, die in Echtzeit aktualisiert wird
Um eine Dienstleistungsaktivität (Beratung, IT-Dienstleistungsunternehmen, Agentur) zu verwalten, ist es unerlässlich, einen klaren Überblick über die Prognose des Umsatzes und der Marge in den kommenden Monaten zu haben. So wird sichergestellt, dass die Prognose im Einklang mit den Zielen bleibt oder, falls nicht, zu wissen, welche Projekte die Abweichungen verursachen.
Der beste Weg, um den Umsatz und die prognostizierten Kosten eines Dienstleistungsunternehmens einzuschätzen, besteht jedoch darin, sich an der Auslastung der Mitarbeiter zu orientieren. Ein an die Tätigkeit angepasstes Besetzungstool integriert die Kosten jedes Mitarbeiters und ermöglicht es, den Projektfortschritt zu berechnen und den Umsatz und die Kosten in den nächsten Perioden zu erfassen.
Eine Prognose mit der Personalsoftware durchzuführen ist daher viel genauer als eine Berechnung des verbleibenden Betrags, die in einem klassischen ERP durchgeführt werden muss, das die genaue Entwicklung pro Ressource und pro Monat nicht berücksichtigt.
Dank dieser Daten wird das Personalbesetzungstool Folgendes ermöglichen:
Geben Sie den Umsatz und die Margen nach Projekt und Team in den nächsten Perioden an
Um die Informationen an Ihr ERP zu senden (oder, wenn es selbst nativ verbunden ist, um die Aktivität zu verwalten, um dies unabhängig zu tun)
Um es möglich zu machen, die Diskrepanzen zwischen einer aktuellen Prognose, die das bereits Erreichte berücksichtigt, und dem ursprünglichen Budget eines Projekts zu berechnen
Vorteil 4: Bieten Sie den Mitarbeitern mehr Transparenz und verbessern Sie die Zufriedenheit für eine bessere Talentbindung
Wenn Sie die vorherigen Schritte abgeschlossen haben, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre prognostizierte TACE zu analysieren und die Abweichung von den Zielen zu analysieren.
Der War for Talents ist kein neues Konzept, aber er verschärft sich weiter, da das Phänomen der Great Resignation parallel voranschreitet. Um Talenten mehr Bedeutung zu geben, müssen wir ihnen mehr Sichtbarkeit und Flexibilität bei ihrer Berufswahl geben.
Ein erster Schritt ist es, ihnen dank eines Personalbesetzungstools mehr Transparenz über ihre nächsten Projekte und ihren Aufgabenplan zu geben. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter proaktiv zu Projekten positionieren können, die sie auf derselben Plattform interessieren, ein zusätzlicher Schritt, den Personalbeschaffungstools wie Stafiz ermöglichen. Schließlich bietet die Berücksichtigung der Präferenzen und Wünsche der Mitarbeiter bei Personalschlichtungsverfahren einen echten Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die diesen Ansatz nicht verfolgen.
Eine bessere Überlegung und bessere Ausrichtung auf Projekte, die es ihnen ermöglichen, im Unternehmen zu wachsen und einen Sinn in ihrer Arbeit zu finden, ist der beste Weg, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Vorteil 5: keine doppelte Eingabe und viel Zeitersparnis!
Viele Daten werden systematisch in Personalbesetzungstools sowie in Aktivitätsmanagement- oder ERP-Tools eingegeben:
Arbeitnehmer: Ihre Namen und das Datum des Eintritts müssen angegeben werden. Sobald das Freigabedatum bekannt ist, sollte es auch hinzugefügt werden, um zu verhindern, dass dieser Mitarbeiter eingesetzt wird, wenn er nicht mehr zur Verfügung steht. All diese Informationen werden in der Regel in die Aktivitätsüberwachungssoftware und/oder das HRIS eingegeben. Sobald das Besetzungstool verbunden ist, werden die Daten automatisch aktualisiert und müssen nur einmal eingegeben werden, aber in beiden Softwares berücksichtigt werden.
Teams: Um die Arbeitsbelastung der Teams besser zu verwalten, ist es notwendig, die Verteilung zu kennen: Zu welchem Team jeder der Mitarbeiter gehört. Auch hier werden die Informationen notwendigerweise in die Aktivitätsüberwachungssoftware eingegeben. Es ist keine doppelte Eingabe erforderlich, wenn die Anschlüsse vorhanden sind.
Skill-Dateien: Einige HRIS-Tools ermöglichen es Ihnen, eine Datei mit den Fähigkeiten oder sogar Erfahrungen des Mitarbeiters zu integrieren. Mit den richtigen Personalbesetzungstools können Sie diese Daten nutzen und sie entsprechend den Projekten aktualisieren, an denen Ihre Mitarbeiter arbeiten.
Die Algorithmen des Besetzungstools nutzen diese Daten dann, um die am besten geeigneten Profile vorzuschlagen und die Optimierung der Ressourcen zu erleichtern.
Denken Sie bei der Auswahl eines Personalbesetzungstools daran, sicherzustellen, dass die Aktivität und die Verwaltung der Besetzung nativ verknüpft sind, oder, falls dies nicht der Fall ist, standardmäßig Konnektoren zwischen Ihren Lösungen vorhanden sind.Entdecken Sie die Stafiz-Lösung, die nativ mit Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssoftware wie Sage, SilaeExpert, Cegid oder Nibelis verbunden ist.
