De 5 voordelen van integratie die alles veranderen!
De best gemanagede projectteams zijn die met een duidelijk overzicht van de werkplanning. Dit zorgt ervoor dat het werk goed verdeeld is en dat medewerkers niet over- of onderbezet zijn.
Een staffing tool biedt deze zichtbaarheid en vereenvoudigt het beheer van de planning en de werklast door het toewijzen en optimaliseren te vereenvoudigen.
Veel teams doen dit met Excel, terwijl andere speciale software gebruiken. Waarom moet dit proces dan worden gekoppeld aan de rest van het activiteitenbeheer? Wat is het nut van het koppelen van de tool voor personeelsbeheer aan de tool voor activiteitenbeheer?
Hier zijn de 5 belangrijkste voordelen van het koppelen van deze tools:
Voordeel 1: Tienvoudige zichtbaarheid voor betere besluitvorming
De juiste personeelstools bieden een volledig overzicht van de planningen en de werklast van teams en medewerkers. Ze stellen je ook in staat om de beste beslissingen voor optimalisatie voor te stellen: het kiezen van de juiste profielen om op een project te plaatsen op basis van zoveel mogelijk criteria. De capaciteit, ervaring, vaardigheden en zelfs voorkeuren van de medewerker.
De volgende gegevens worden gebruikt in de ERP- of HR-software en kunnen automatisch worden overgedragen naar de personeelsoplossing:
Afwezigheden
Een werkschema opstellen zonder te weten wie met verlof of met ziekteverlof is, is een onmogelijke opgave. Het is essentieel dat de verlofgegevens up-to-date zijn in de personeelsoplossing. Ofwel beheert je tool ook vakantiedagen en stuurt hij de gegevens automatisch door naar de HR-tool, ofwel maakt de HR-tool verbinding om de informatie door te sturen en de capaciteit van mensen aan te passen op basis van hun afwezigheden.
Projectervaring en staat van dienst
Als je personeelssoftware het toelaat, kun je de beste profielen identificeren op basis van hun ervaring. Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar iemand die al voor een klant heeft gewerkt om het werk gemakkelijker te maken, kun je dit criterium in het systeem invoeren om het juiste profiel beter te identificeren. Deze informatie is al ingevoerd in de activity tracker, omdat het waarschijnlijk is dat de werknemer al heeft bevestigd dat hij tijd aan het project heeft besteed of taken heeft voltooid.
Voorkeuren van werknemers
Met de juiste personeelstools kun je het behoud van werknemers verbeteren door rekening te houden met de voorkeuren van werknemers. Als iemand bijvoorbeeld aan een marketingproject wil werken om zijn vaardigheden op dit gebied te ontwikkelen, kan de personeelstool dit aangeven en er rekening mee houden bij zoekopdrachten. Door gebruik te maken van deze informatie wordt je tool voor personeelszaken de nummer 1 in het ontwikkelen en tevreden houden van je werknemers. Dit soort informatie is van onschatbare waarde en zou ook direct beschikbaar moeten zijn in de HR-tool, samen met de rest van de gegevens van de werknemer.
Indicatoren voor het werkverleden van werknemers
Dit zijn hun werklastpercentages, de uitsplitsing van de tijd besteed aan klantprojecten, interne projecten, intercontracten, etc. Dit zijn allemaal belangrijke gegevens om de prestaties van een medewerker te beoordelen. Ze zijn aanwezig in de staffing tool, die ze moet kunnen doorsturen naar het HRIS of rechtstreeks toegankelijk moet zijn voor het management.
Voordeel 2: echte samenhang tussen het financiële beheer van projecten en het beheer van de werklast
Goed projectmanagement houdt in dat het werk dat nog gedaan moet worden voor het project regelmatig wordt bijgewerkt, om ervoor te zorgen dat de prognose in overeenstemming blijft met het oorspronkelijke budget. Dit bijwerken is meestal de verantwoordelijkheid van de projectmanager, die een schatting moet maken van het werk dat nog gedaan moet worden. In de meeste tools voor activiteitenbeheer is het werk dat nog gedaan moet worden echter volledig onafhankelijk van de werklast van de medewerkers. Op deze manier bevestigt de projectmanager de tijd die nog moet worden besteed aan een bepaalde taak, maar wijst deze niet toe aan de medewerker die deze taak gaat uitvoeren en geeft niet aan over welke periode het werk zal worden uitgevoerd.
Je moet dus een andere invoerfase in de planningstool uitvoeren om de bijbehorende werklast te plannen. Dit kost tijd, brengt dubbele invoer met zich mee en resulteert vaak in inconsistente gegevens.
In het ideale geval is je tool voor personeelsbeheer van nature verbonden met je tool voor activiteitenbeheer, en werkt de update van het resterende werk automatisch de werklast en de capaciteit van de medewerkers bij. De projectmanager slaat twee vliegen in één klap door zijn project bij te werken zodat de margeprognose kan worden berekend, en door de werklastprognose van het personeel bij te werken. De gegevens zijn betrouwbaar, consistent en worden in realtime bijgewerkt.
Het is zelfs mogelijk om de medewerker (als die de rechten heeft) de resterende tijd voor deze taken te laten bijwerken. De impact op de verwachte winstgevendheid wordt automatisch aangepast en de projectmanager wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Stafiz kan je helpen bij het beheren van je personeelsbestand en de werkbelasting van je werknemers beter te beheren. Je hebt een completer overzicht van de verschillende profielen, hun ervaring en beschikbaarheid, zodat je ze kunt toewijzen aan opdrachten die bij hen passen.
Voordeel 3: Dit biedt een nauwkeurige voorspelling van activiteit, die in realtime wordt bijgewerkt.
Voor het managen van een dienstverlenend bedrijf (consultancy, ESN, agentschap) is het essentieel om een duidelijk beeld te hebben van de omzet- en margeprognoses voor de komende maanden. Dit helpt om ervoor te zorgen dat de prognose in lijn blijft met de doelstellingen, of als dit niet het geval is, om de projecten te identificeren die de afwijkingen veroorzaken.
De beste manier om de voorspelde omzet en kosten van een dienstverlenend bedrijf te beoordelen, is echter om deze te baseren op de werkbelasting van de werknemers. Een personeelshulpmiddel op maat van het bedrijf integreert de kosten van elke werknemer, waardoor het mogelijk wordt om te berekenen hoe het project zal verlopen en wat de omzet en kosten zullen zijn voor de komende periodes.
Het uitvoeren van een forcast met behulp van personeelssoftware is dus veel nauwkeuriger dan het berekenen van het resterende werk in een traditioneel ERP-systeem, dat geen rekening houdt met de precieze evolutie per resource en per maand.
Dankzij deze gegevens zal de staffing tool het mogelijk maken om :
Omzet en marges aangeven, per project en per team, voor de komende perioden
Informatie naar je ERP sturen (of als het zelf van nature is aangesloten om het bedrijf te beheren, om dit volledig onafhankelijk te doen)
De verschillen berekenen tussen een bijgewerkte prognose, die rekening houdt met wat al is bereikt, en het oorspronkelijke projectbudget
Voordeel 4: Meer zichtbaarheid voor werknemers en een grotere tevredenheid om talent beter te behouden
Als je de vorige stappen hebt uitgevoerd, kun je nu je voorspelde TACE's en het verschil met je doelen analyseren.
De strijd om talent is geen nieuw concept, maar wordt steeds intensiever naarmate het fenomeen van het "grote ontslag" zich parallel hieraan ontwikkelt. Om talent meer betekenis te geven, moeten we hen steeds meer zichtbaarheid en flexibiliteit geven in hun carrièrekeuzes.
Een eerste stap is hen meer zicht geven op hun volgende projecten en hun takenplanning met behulp van een staffing tool. Werknemers in staat stellen om zich proactief te positioneren op projecten die hen interesseren op ditzelfde platform is een volgende stap die staffing tools zoals Stafiz mogelijk maken. Tot slot biedt het rekening houden met de voorkeuren en wensen van werknemers bij het beslissen over personeel een echt voordeel ten opzichte van concurrenten die deze aanpak niet hanteren.
De beste manier om de retentie van werknemers te verhogen is door hen meer aandacht en focus te geven op projecten die hen in staat stellen te groeien binnen het bedrijf en betekenis te vinden in hun werk.
Voordeel 5: geen dubbele invoer en veel tijdwinst!
Heel wat gegevens worden systematisch ingevoerd in tools voor personeelsbeheer en bedrijfsbeheer of ERP-tools:
Medewerkers: hun naam en startdatum moeten worden ingevoerd. Zodra de vertrekdatum bekend is, moet deze ook worden toegevoegd om te voorkomen dat de werknemer wordt toegewezen wanneer hij of zij niet meer beschikbaar zal zijn. Al deze informatie wordt doorgaans ingevoerd in de software voor activiteitencontrole en/of het HRIS. Zodra de staffing tool is aangesloten, worden de gegevens automatisch bijgewerkt, zodat ze maar één keer hoeven te worden ingevoerd, maar in beide softwarepakketten in aanmerking worden genomen.
Teams: om de werklast van een team beter te beheren, moet je weten tot welk team elke werknemer behoort. Ook hier wordt de informatie noodzakelijkerwijs ingevoerd in de software voor activiteitenmonitoring. Het is niet nodig om het twee keer in te voeren als de aansluitingen al aanwezig zijn.
Vaardighedenbestanden: met sommige HRIS-tools kun je een bestand met vaardigheden en ervaring van werknemers integreren. Met de juiste personeelstools kun je deze gegevens gebruiken en bijwerken in functie van de projecten waaraan je werknemers werken.
De algoritmes van de personeelstool gebruiken deze gegevens vervolgens om de meest geschikte profielen voor te stellen en de middelen te optimaliseren.
Als je een tool voor personeelsbeheer kiest, zorg er dan voor dat de activiteit en het personeelsbeheer van nature gekoppeld zijn, of als dit niet het geval is, dat er standaard connectoren zijn tussen je oplossingen.Ontdek de Stafiz-oplossing, die naadloos aansluit op boekhoud- en salarissoftware zoals Sage, SilaeExpert, Cegid en Nibelis.
