Comment calculer un plan de charge ?

Établir et suivre le plan de charge de vos équipes est capital pour travailler sur des projets. Un plan de charge bien réalisé apporte de nombreux avantages :

• la rentabilité de l’activité progresse ;
• le chiffre d’affaires croît et la trésorerie s’améliore ;
• la satisfaction des collaborateurs augmente, de même que leur rétention.

C’est bien pour cela que les entreprises les plus avancées dans la gestion de projets, comme McKinsey, Cap Gemini ou Accenture investissent en ayant des équipes dédiées pour établir et suivre les plans de charges des équipes.

Votre entreprise est plus petite, ou peut-être plus jeune ? Soyez sans crainte ! Il n’est pas nécessaire d’embaucher une personne dédiée à la mise en place ou au suivi de votre planning de charge. Il est possible de le calculer en suivant ces 4 étapes, en l’incluant à votre gestion dès le démarrage d’un projet. Prêt à améliorer vos taux de charges drastiquement ? 

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Afin de construire un planning de charge réaliste et efficace, il est important d’en comprendre le fonctionnement et les enjeux.

Plan de charge : définition

Un plan ou planning de charge désigne un outil facilitant le pilotage des ressources humaines comme matérielles dans le but de créer une cohésion entre la charge nécessaire à la production d’un projet ou de tâches et la capacité des ressources affectées à ces dernières. Il peut prendre la forme d’un tableau Excel, ou d’un logiciel dédié. 

Visuellement, il permet de dérouler un projet en plusieurs phases et périodes de temps et détaille le temps passé par une personne (voire par équipe) sur une tâche, ou sur le projet dans sa totalité. 

Dans un outil dédié, les collaborateurs peuvent être directement affectés sur les tâches sur lesquelles ils sont missionnés.

Pourquoi faire un planning de charge ?

Le principal bénéfice du plan de charge est de pouvoir projeter l’organisation et l’avancement du projet avant même qu’il ne démarre. 

En prenant en compte les problématiques liées aux employés (disponibilités des ressources, compétences des collaborateurs) et les ressources matérielles et financières, il est plus facile d’anticiper les éventuelles contraintes temporelles, les besoins en ressources, ou encore les risques de budget ou de délais. 

Ce plan apporte une visibilité sur l’activité à venir des collaborateurs, permettant d’équilibrer les périodes ou les équipes qui pourraient subir une surcharge. A l’inverse, identifier les périodes de creux permet d’éviter la sous-charge afin de mobiliser de façon optimale la production des équipes.

Étape 1 : définir vos objectifs de charge

Pour établir un planning de charge, des collaborateurs sont affectés à des tâches en fonction de leurs rôles, de leur ancienneté ou de leurs compétences. Pour que le plan soit respecté, il est donc impératif de prendre en compte les disponibilités de chacun.

Le taux de charge va pouvoir vous aider à déclarer vos objectifs de charge avec des données fiables. 

À quoi sert le taux de charge ?

Le taux de charge, aussi nommé le Taux d’Activité Congés Exclus (ou TACE) est un indicateur clé de la performance d’une entreprise. Il permet de calculer la proportion de temps passé sur des projets facturables (des projets facturés à des clients) par rapport au temps disponible des collaborateurs.

Il indique le pourcentage de temps passé sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires par rapport au temps réellement disponible des collaborateurs, c’est-à-dire en excluant les absences pendant lesquelles il n’y a évidemment pas de capacité (congés, RTT, arrêts…).

Le TACE se calcule avec cette formule :

TACE = Temps passé sur des projets facturables % Temps disponible congés exclus

Dans le jargon de la gestion de projet, l’acronyme TACE peut avoir d’autres appellations courantes, telles que le taux de charge comme précédemment vu, ou le taux de facturable. Il ne faut cependant pas confondre les TACE avec les taux d’occupation, ni le taux de réalisation.

Les taux d’occupation intègrent toute la charge, qu’elle génère du chiffre d’affaires ou non. Ainsi un collaborateur peut avoir un taux d’occupation de 100%, mais un taux de charge de 50% s’il passe par exemple 50% de son temps disponible sur un projet interne, comme la préparation d’un team-building par exemple.

Le taux de réalisation, quant à lui, est une valorisation du temps passé et à venir sur le projet, rapporté au montant qui a été vendu. Lorsque la production valorisée est supérieure au montant facturé, le projet n’est pas rentable et témoigne probablement d’une mauvaise gestion des ressources.

Objectifs de taux de charges

Pour une société dont le métier est la vente de projets et de services, il est crucial de suivre ces taux de charges pour s’assurer que la charge des collaborateurs est optimisée et que l’activité est rentable.

Une société de service doit en effet s’assurer que ses effectifs productifs ont le bon niveau d’affectation sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires. Il faut ainsi déterminer les objectifs de taux de charge ou TACE à atteindre. 

Ceux-ci varient en fonction du rôle des collaborateurs. Généralement, les objectifs de TACE des collaborateurs vont décroissants : les collaborateurs les plus juniors ont des objectifs de TACE très élevés, supérieurs à 80%, tandis que des collaborateurs beaucoup plus seniors, qui passent davantage de temps sur des sujets commerciaux et managériaux, auront des objectifs moins élevés, de l’ordre de 20% à 30%.

Cet objectif est très lié à la rentabilité. Le coût d’un collaborateur est fixe. Afin qu’il génère un profit pour l’entreprise, il doit travailler x jours par mois, en fonction de son prix de vente moyen. C’est cette analyse qui doit être faite pour fixer le bon niveau de TACE, et équilibrer l’activité des collaborateurs dans un souci de satisfaction et de rétention.

Pensez-donc à définir des objectifs spécifiques à chaque rôle ou chaque niveau de collaborateur pour apporter une analyse plus pertinente.

L’étape suivante consiste à créer le suivi pour pouvoir comparer le réalisé et le prévisionnel de charge par rapport à l’objectif.

Étape 2 : créer la base des collaborateurs

Pour mettre en place un plan de charge, il faut établir un capacitaire de ressources. Ce dernier regroupe l’ensemble des collaborateurs qui travaillent sur les projets, de façon à ne pas omettre une partie de la capacité et d’éviter de biaiser l’analyse. Il est donc nécessaire de lister tous les collaborateurs, et de les affecter à une équipe si vous souhaitez faire des analyses de performance par équipe par la suite, bien que cela soit optionnel.

En revanche, il n’est pas nécessaire d’intégrer les équipes support dans l’analyse, puisque ceux-ci ne travaillent pas sur des projets facturables. Leur plan de charge n’aura donc pas d’impact sur le TACE.

Ensuite, vous devrez déterminer la capacité de chaque collaborateur. Combien d’heures sont disponibles par jour et par personne ? La durée peut varier en fonction des types de contrat de vos employés : certains sont aux 35h, d’autres à 40h, d’autres encore peuvent être à temps partiel… Il est important que le calcul de capacité soit aligné avec la réalité pour apporter des résultats pertinents.

Intégrer les congés de vos collaborateurs

Comme son nom l’indique, le TACE doit reconnaître l’impact des congés dans le calcul. À ce titre, votre plan de charge doit donc intégrer l’ensemble des congés de vos collaborateurs. Les dates des congés sont importantes, car l’analyse du TACE est généralement à faire sur des périodes définies (par semaine, par mois, par trimestre…). 

Idéalement, la mise à jour des congés dans le plan de charge est faite automatiquement pour que le calcul des capacités prévisionnelles soit à jour. Un logiciel dédié comme Stafiz vous permet d’automatiser la gestion des congés ou de se connecter à votre outil de congés pour récupérer ces données.

Prendre en compte les temps partiels et les arrêts de travail

Il faut prendre en compte le fait que certains collaborateurs puissent être sous contrat à temps partiel, mais également les éventuels arrêts de travail ou congés maternité/paternité, par exemple. En intégrant ces données, le calcul du plan de charge est assurément fiable. Une vérification avec les RH pour paramétrer votre calcul est donc nécessaire au démarrage. 

Par ailleurs, il faut vous assurer que tout nouvel arrêt de travail, contrat à temps partiel ou quelconque aménagement d’horaire vous soit par la suite communiqué à temps pour continuer à maintenir le plan de charge correctement.

L’ajustement de la capacité pour les projets internes

Afin d’être précis sur le calcul des taux de charge, il faut également considérer le temps passé sur des projets internes. L’activité d’un collaborateur alterne en effet entre du travail sur des projets pour les clients – qui génère du chiffre d’affaires, mais aussi des projets internes ou tout autre type d’activité non facturables. 

Parmi ces travaux en interne qui réduisent la capacité à travailler sur des projets client figurent le management, les formations, mais aussi la gestion de projets internes. Cependant, elles restent évidemment des activités indispensables, et doivent être intégrées au plan de charge pour fiabiliser les données.

Vous pouvez par exemple déterminer le nombre d’heures ou le pourcentage de temps passé sur ce type d’activité en fonction du niveau des collaborateurs. Les plus seniors auront a priori davantage de ce type d’activité.

Étape 3 : affecter les ressources sur les projets

Une fois que votre capacité de ressource est ajustée au plus proche du réel (à savoir, en prenant en compte les absences, les arrêts et les projets internes), il est temps de prévoir la charge associée aux projets facturables.

Une bonne gestion de projet implique de créer un plan de charge de projet – ou plan de production – dès le démarrage.

Ce plan de charge du projet intègre :

• les différents collaborateurs (ou le type de rôle) qui travaillent sur le projet ;
• le temps que chacun d’entre eux passent les activités du projet ;
• le tarif de vente associé de chacune de ces activités, en affectant un taux/heure ou un taux/jour sur ces différentes lignes (optionnel).

Une fois le plan de charge préparé, le budget doit être ensuite organisé dans le temps : si une activité requiert un travail de 2,5 jours, il faut placer ces 2,5 jours sur la bonne période pour réduire la capacité du ou des collaborateurs qui travaillent sur cette activité.

Cette responsabilité est généralement attribuée au chef de projet. Il ou elle doit affecter plus précisément la charge de travail aux différents collaborateurs qui travaillent sur le projet.

La totalité du budget du projet doit être affectée aux collaborateurs, et la charge positionnée dans le temps. S’il est impossible de déterminer spécifiquement quel collaborateur va être affecté sur telle ou telle activité, il faut affecter la charge au niveau du rôle ou du grade, afin de permettre une analyse plus globale, tout en prévoyant une marge de manœuvre.

Étape 4 : calculer le taux de charge prévisionnel

Si vous avez réalisé les précédentes étapes, vous avez maintenant la capacité d’analyser vos taux de charge prévisionnels et d’analyser l’écart de ces derniers avec vos objectifs. Afin d’apprécier le plan de charge et de vous assurer que vous optimisez au maximum les ressources, vous pouvez lire les TACE sous différents angles de lecture.

Stafiz est un outil de staffing qui vous permet de mieux piloter et optimiser la charge des collaborateurs.

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Taux de charge prévisionnel par rôle dans les prochains mois

La granularité de l’analyse par rôle ou par séniorité permet d’apprécier les risques de sous-charge ou de surcharge de travail d’un groupe de collaborateurs. Si la charge est trop grande, cette vision permet aussi d’anticiper les besoins de formation, voire de recrutement.

Taux de charge prévisionnel par équipe dans les prochains mois

Les responsables d’équipes doivent aussi avoir des objectifs de TACE fixés afin qu’ils travaillent à l’optimisation de la charge de leurs équipes. 

Si les objectifs ne sont pas atteints, ils peuvent travailler à démarrer des projets plus rapidement ou à ventiler la charge pour atteindre une meilleure répartition globale de cette dernière.

Taux de charge prévisionnel par personne

Il peut aussi être intéressant d’analyser l’avancement de l’activité spécifique à un collaborateur. Cela permet de le positionner par rapport au reste de l’équipe.
En cas d’écart trop important, il est crucial de s’assurer que l’affectation de chaque collaborateur sur des tâches projet correspond à leur niveau de compétences, d’expérience, mais aussi qu’elle soit alignée avec les missions propres à leur rôle et leurs appétences. En procédant ainsi, vous vous assurez que vos talents restent satisfaits et évitez le risque qu’ils quittent l’entreprise.

Calculer un plan de charge : les bonnes pratiques

En conclusion, il est impératif d’établir un plan de charge pour pouvoir suivre le taux de charge. Le TACE est en effet un indicateur clé de la performance d’un projet, puisqu’il permet de s’assurer que la charge de travail est bien répartie, et que l’activité allouée à un projet est rentable.

Avant toute chose, il faut définir les objectifs à atteindre. Ils servent de ligne conductrice et assurent une bonne rentabilité à l’activité.

Il faut ensuite planifier la charge sur les projets externes, les projets internes, les absences et les temps partiels pour que l’occupation soit la plus fiable possible.

Enfin, il faut analyser les TACE et les comparer par rapport à l’objectif pour prendre des décisions le plus tôt possible : accélérer le démarrage de certains projets, embaucher ou réduire la masse salariale, ou encore mieux répartir la charge pour augmenter l’efficacité et la productivité.

Pour ce qui est de la mise en forme de votre plan de charge, vous pouvez bien entendu le construire sur un tableur tel Excel ou encore Google Sheet, selon vos préférences et votre usage. Toutefois, ne vous méprenez pas : l’économie financière ne sera pas forcément au rendez-vous avec la feuille de calcul, car des données fiables nécessitent de synchroniser un grand nombre de données, telles que la planification et le pilotage projet, les dates de congés ou encore les capacités en ressources, qui chacune peuvent venir de différentes sources. 

Étant donné l’impact majeur sur la rentabilité d’une bonne gestion de la charge, vous avez tout intérêt à privilégier un logiciel dédié comme Stafiz afin de faire coïncider toutes vos informations pour vous assurer un ROI très favorable.