¿Cómo calcular un plan de carga de trabajo?

Establecer y monitorear el plan de carga de trabajo de tus equipos es fundamental para cumplir con los plazos de un proyecto sin descuidar su calidad.

Un plan de carga de trabajo bien ejecutado aporta muchas ventajas:

• la rentabilidad del negocio está aumentando;
• la facturación está creciendo y el flujo de caja está mejorando;
• La satisfacción de los empleados aumenta, al igual que la retención de los empleados.

Es por ello que las empresas más avanzadas en gestión de proyectos como McKinsey, Cap Gemini o Accenture invierten en equipos dedicados a supervisar los planes de carga de trabajo.

¿Tu empresa es más pequeña o tal vez más joven? ¡No te preocupes!

No es necesario contratar a un gerente de personal para configurar o monitorear su horario de carga de trabajo. Es posible calcularlo siguiendo estos 4 pasos, incluyéndolo en la gestión de tu proyecto desde el principio.

¿Listo para mejorar drásticamente tus tasas de carga ?

¿Qué es un plan de carga de trabajo?

Para construir un programa de carga realista y eficaz, es importante entender cómo funciona y qué está en juego.

Plan de carga de trabajo: definición

Un plan o cronograma de carga de trabajo se refiere a una herramienta que facilita la gestión de los recursos, tanto humanos como materiales, con el objetivo de crear cohesión entre la carga necesaria para producir un proyecto (o una tarea) y la capacidad de los recursos asignados a ellos.
Puede tomar la forma de una hoja de cálculo de Excel o se puede hacer por software.

Visualmente, permite llevar a cabo un proyecto en varias fases y periodos de tiempo y detalla el tiempo dedicado por una persona (o incluso un equipo) a una tarea, o al proyecto en su conjunto. 

En una herramienta dedicada, los empleados pueden ser asignados directamente a las tareas que se les asignan.

¿Por qué hacer un horario de carga?

El principal beneficio del plan de carga de trabajo es poder planificar la organización y el progreso del proyecto incluso antes de que comience. 

Al tener en cuenta las cuestiones relacionadas con los empleados (disponibilidad de recursos, habilidades de los empleados) y los recursos materiales y financieros, es más fácil anticipar:

• cualquier limitación de tiempo,
• necesidades de recursos,
• riesgos financieros. 

Este plan proporciona visibilidad sobre la actividad futura de los empleados, lo que permite equilibrar los períodos o equipos que podrían estar sobrecargados. Por el contrario, la identificación de los períodos de inactividad permite evitar la infracarga para movilizar de forma óptima la producción de los equipos.

Paso 1: Define tus objetivos TACE

Para establecer un horario de carga de trabajo, los empleados se asignan a tareas de acuerdo con sus funciones, antigüedad o habilidades. Por lo tanto, para que se respete el plan, es imperativo tener en cuenta la disponibilidad de todos.

La tasa de carga podrá ayudarlo a declarar sus objetivos de carga con datos confiables.

El TACE como referencia para el plan de carga de trabajo

La tasa de carga, también conocida como Taux Congés Exclus (o TACE), es un indicador clave del rendimiento de una empresa.

Se utiliza para determinar la proporción de tiempo dedicado a los proyectos que son facturables a los clientes , y por lo tanto generadores de ingresos, en comparación con el tiempo disponible para los empleados.

Indica el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos que generan ventas en comparación con el tiempo realmente disponible de los empleados, es decir, excluyendo las ausencias durante las cuales obviamente no hay capacidad (vacaciones, baja por enfermedad, etc.).

La tasa de utilización se calcula mediante esta fórmula:

Tasa de utilización = Tiempo dedicado a proyectos facturables % Tiempo disponible excluidas las vacaciones

En la jerga de la gestión de proyectos, la tasa de utilización puede tener otros nombres comunes, como factor de carga, como vimos antes, o factor facturable. Sin embargo, no hay que confundir la tasa de utilización con los índices de ocupación o los índices de finalización.

Las tasas de ocupación incluyen toda la carga, ya sea que genere ingresos o no. Así, un empleado puede tener una tasa de ocupación del 100%, pero una tasa de carga de trabajo del 50% si dedica, por ejemplo, el 50% de su tiempo disponible a un proyecto interno, como la preparación de un team-building.

La tasa de finalización, por su parte, es una valoración del tiempo empleado y por venir en el proyecto, en comparación con la cantidad que se ha vendido. Cuando la producción valorada es superior al importe facturado, el proyecto no es rentable y probablemente refleja una mala gestión de recursos.

¿Cuál es un buen objetivo de carga?

Para una empresa cuya actividad es venta de proyectos y servicios es crucial controlar estos ratios de gastos para garantizar que la carga de trabajo de la carga de trabajo de los empleados se optimiza y que el negocio sea rentable.

Una empresa de servicios debe asegurarse de que su fuerza laboral productiva tenga el nivel adecuado de asignación a proyectos que generen ingresos. Por lo tanto, es necesario determinar los objetivos de TACE que se pretenden alcanzar. Estos varían según el rol de los empleados.

Generalmente, los objetivos TACE de los empleados van a la baja: los empleados más jóvenes tienen objetivos TACE muy altos, por encima del 80%, mientras que los empleados mucho más senior, que dedican más tiempo a cuestiones comerciales y de gestión, tendrán objetivos más bajos, del orden del 20% al 30%.

Este objetivo está estrechamente vinculado a la rentabilidad. El coste de un empleado es fijo. Para que generen un beneficio para la empresa, deben trabajar x número de días al mes, en función de su precio medio de venta. Este es el análisis que hay que hacer para fijar el nivel adecuado de la tasa de utilización y equilibrar la actividad de los empleados para garantizar su satisfacción y retención.

Así que recuerda definir objetivos específicos para cada rol o nivel de empleado para proporcionar un análisis más relevante.

El siguiente paso es crear el seguimiento para poder comparar la carga real y la proyectada con el objetivo.

Paso 2: Crear la base de empleados

Para configurar un plan de carga de trabajo, se debe establecer una capacidad de recursos. Este último reúne a todos los empleados que trabajan en los proyectos, para no omitir parte de la capacidad y evitar sesgar el análisis. Por lo tanto, es necesario enumerar todos los colaboradores y asignarlos a un equipo si desea realizar un análisis de rendimiento por equipo más adelante, aunque esto es opcional.

Sin embargo, no es necesario incluir a los equipos de apoyo en el análisis, ya que no trabajan en proyectos facturables. Por tanto, su carga de trabajo no repercutirá en la tasa de utilización.

A continuación, deberá determinar la capacidad de cada empleado. ¿Cuántas horas hay disponibles al día por persona? La duración puede variar en función del tipo de contrato de tus empleados: algunos trabajan 35 horas, otros 40 horas, otros pueden ser a tiempo parcial... Es importante que el cálculo de capacidad esté alineado con la realidad para brindar resultados relevantes.

Integra las vacaciones de tus empleados

Como su nombre indica, la tasa de utilización debe reconocer en el cálculo la incidencia de las vacaciones. Por ello, su plan de carga de trabajo debe incluir todas las vacaciones de sus empleados. La dirección fechas de vacaciones son importantes, porque el análisis de la tasa de utilización se basa generalmente en periodos definidos (semanal, mensual, trimestral, etc.).

Lo ideal es que las vacaciones en el plan de carga de trabajo se actualicen automáticamente para que el cálculo de las capacidades previstas esté al día. Un software dedicado como Stafiz te permite automatizar la gestión de permisos o conectarte a tu herramienta de permisos para recuperar estos datos.

Tener en cuenta el trabajo a tiempo parcial y los paros laborales

Hay que tener en cuenta el hecho de que algunos empleados pueden tener contratos a tiempo parcial, pero también posibles paros laborales o permisos de maternidad/paternidad, por ejemplo. Al integrar estos datos, el cálculo del plan de carga de trabajo es ciertamente fiable. Por lo tanto, es necesario consultar con RRHH para establecer su cálculo desde el principio.

Además, debe asegurarse de que cualquier nuevo paro laboral, contrato a tiempo parcial o cualquier ajuste de horario se le comunique posteriormente a tiempo para seguir manteniendo el plan de carga de trabajo correctamente.

Ajuste de capacidad para proyectos internos

Para ser precisos en el cálculo de las tasas de carga, también es necesario tener en cuenta el tiempo dedicado a los proyectos internos. La actividad de un empleado alterna entre el trabajo en proyectos para los clientes, lo que genera facturación, pero también proyectos internos o cualquier otro tipo de actividad no facturable.

Entre estos trabajos internos que reducen la capacidad de trabajar en los proyectos de los clientes se encuentran la gestión, la formación, pero también la gestión interna de proyectos. Sin embargo, es evidente que siguen siendo actividades esenciales y deben integrarse en el plan de carga de trabajo para que los datos sean fiables.

Por ejemplo, puedes determinar el número de horas o el porcentaje de tiempo dedicado a este tipo de actividad según el nivel de los empleados. Es probable que los empleados más antiguos realicen más actividades de este tipo.

Paso 3: Asignar recursos a los proyectos

Una vez que la capacidad de los recursos se haya ajustado lo más posible a la realidad (es decir, teniendo en cuenta las ausencias, el tiempo de inactividad y los proyectos internos), es el momento de prever la carga asociada a los proyectos facturables.

Una buena gestión de proyectos implica crear un plan de carga de trabajo del proyecto, o plan de producción, desde el principio.

Este plan de carga de trabajo del proyecto incluye:

• Los diferentes colaboradores (o tipo de rol) que trabajan en el proyecto.
• el tiempo que tarda cada uno de ellos en dedicar las actividades del proyecto;
• la tarifa de ventas asociada para cada una de estas actividades, asignando una tarifa/hora o una tarifa/día en estas diferentes líneas (opcional).

Una vez elaborado el plan de carga de trabajo, el presupuesto debe organizarse a lo largo del tiempo: si una actividad requiere 2,5 días de trabajo, estos 2,5 días deben colocarse en el período adecuado para reducir la capacidad de los empleados que trabajan en esta actividad.

Esta responsabilidad suele asignarse al director del proyecto. Debe asignar con mayor precisión la carga de trabajo a los distintos colaboradores que trabajan en el proyecto.

Todo el presupuesto del proyecto debe asignarse a los empleados y la carga de trabajo debe posicionarse a lo largo del tiempo. Si es imposible determinar específicamente qué empleado se asignará a una actividad en particular, la carga de trabajo debe asignarse a la función o al nivel de grado, con el fin de permitir un análisis más global, al tiempo que se proporciona un margen de maniobra.

Paso 4: Calcular la tasa de carga proyectada

Si ha completado los pasos anteriores, ahora podrá analizar los factores de carga previstos y analizar en qué difieren de sus objetivos. Para evaluar el plan de carga de trabajo y asegurarte de que estás optimizando al máximo los recursos, puedes leer la tasa de utilización desde distintos ángulos.

Stafiz es una herramienta de dotación de personal que te permite gestionar mejor y optimizar la carga de trabajo de tus empleados.

Descubre nuestra herramienta de dotación de personal

Tasa de carga de trabajo proyectada por función en los próximos meses

La granularidad del análisis por rol o por antigüedad permite evaluar los riesgos de sobrecarga o sobrecarga de trabajo de un grupo de empleados. Si la carga es demasiado grande, esta visión también permite anticipar las necesidades de formación e incluso de contratación.

Tasa de carga proyectada por turno en los próximos meses

Los gerentes de equipo también deben tener objetivos TACE establecidos para que puedan trabajar en la optimización de la carga de trabajo de sus equipos. 

Si no se cumplen los objetivos, pueden trabajar en iniciar proyectos más rápido o desglosar la carga para lograr una mejor distribución general de la carga.

Tasa de Carga Proyectada por Persona

También puede ser útil para analizar el progreso de una actividad actividad. Esto permite situar al empleado en relación con el resto del equipo.
Si hay un desfase demasiado grande, es crucial asegurarse de que la asignación de cada miembro del personal a las tareas del proyecto corresponda a su nivel de competencias y experiencia, pero también que esté en consonancia con las tareas propias de su función y sus competencias. De este modo, te aseguras de que tus talentos permanezcan satisfechos y evitas el riesgo de que abandonen la empresa.

En conclusión, es esencial elaborar un plan de carga de trabajo para poder controlar el ritmo de trabajo. La tasa de utilización es un indicador clave del rendimiento del proyecto, ya que ayuda a garantizar que la carga de trabajo está bien distribuida y que la actividad asignada a un proyecto es rentable.la actividad asignada a un proyecto es rentable.

En primer lugar, hay que definir los objetivos a alcanzar. Sirven de guía y aseguran una buena rentabilidad de la actividad.

A continuación, es necesario planificar la carga en proyectos externos, proyectos internos, ausencias y trabajo a tiempo parcial para que la ocupación sea lo más fiable posible.

Por último, es necesario analizar la tasa de utilización debe analizarse y compararse con el objetivo para poder tomar decisiones lo antes posible: acelerar la puesta en marcha de determinados proyectos, contratar o reducir la masa salarial, o repartir mejor la carga de trabajo para aumentar la eficacia y la productividad.

En cuanto al formato de su plan de carga de trabajo, por supuesto, puede crearlo en una hoja de cálculo como Excel o Google Sheet, según sus preferencias y su uso. Sin embargo, no se equivoque: la hoja de cálculo no necesariamente ahorrará dinero, porque los datos confiables requieren sincronizar una gran cantidad de datos, como la planificación y gestión de proyectos, las fechas de vacaciones y las capacidades de los recursos, cada uno de los cuales puede provenir de diferentes fuentes. 

Dado el gran impacto en la rentabilidad de una buena gestión de la carga, le conviene elegir un software dedicado como Stafiz para hacer coincidir toda su información y garantizar un ROI muy favorable.