Wie berechnet man einen Belastungsplan?

Die Erstellung und Überwachung des Auslastungsplans Ihrer Teams ist für die Arbeit an Projekten von entscheidender Bedeutung. Ein gut erstellter Auslastungsplan bringt viele Vorteile mit sich :

• die Rentabilität des Geschäfts steigt ;
• der Umsatz wächst und die Liquidität sich verbessert ;
• die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigt, ebenso wie ihre Bindung an das Unternehmen.

Genau aus diesem Grund investieren die im Projektmanagement am weitesten fortgeschrittenen Unternehmen wie McKinsey, Cap Gemini oder Accenture in dedizierte Teams, die die Belastungspläne der Teams erstellen und überwachen.

Ist Ihr Unternehmen kleiner oder vielleicht sogar jünger? Seien Sie unbesorgt! Es ist nicht nötig, eine Person einzustellen, die sich speziell um die Einrichtung oder Überwachung Ihrer Auslastungsplanung kümmert. Sie können ihn anhand dieser vier Schritte berechnen, indem Sie ihn von Beginn eines Projekts an in Ihr Management einbeziehen. Sind Sie bereit, Ihre Auslastungsquoten drastisch zu verbessern? 

Was ist ein Belastungsplan?

Um eine realistische und effektive Auslastungsplanung zu erstellen, ist es wichtig, die Funktionsweise und die Herausforderungen zu verstehen.

Lastplan: Definition

Ein Auslastungsplan oder eine Auslastungsplanung ist ein Instrument, das die Steuerung von Personal- und Sachressourcen erleichtert, um eine Kohäsion zwischen der für die Produktion eines Projekts oder einer Aufgabe erforderlichen Auslastung und der Kapazität der diesen zugewiesenen Ressourcen zu schaffen. Er kann in Form einer Excel-Tabelle oder einer speziellen Software erstellt werden. 

Visuell lässt sich damit ein Projekt in verschiedene Phasen und Zeiträume entfalten und es wird detailliert dargestellt, wie viel Zeit eine Person (oder sogar ein Team) für eine Aufgabe oder das gesamte Projekt aufgewendet hat. 

In einem dedizierten Tool können Mitarbeiter direkt den Aufgaben zugewiesen werden, mit denen sie beauftragt sind.

Warum sollte man einen Belastungsplan erstellen?

Der Hauptvorteil des Belastungsplans besteht darin, dass er die Organisation und den Fortschritt des Projekts schon vor dessen Beginn projizieren kann. 

Wenn Sie die Problematik der Mitarbeiter(Verfügbarkeit von Ressourcen, Kompetenzen der Mitarbeiter) sowie die materiellen und finanziellen Ressourcen berücksichtigen, ist es einfacher, mögliche zeitliche Engpässe, den Bedarf an Ressourcen oder auch Budget- oder Terminrisiken zu antizipieren. 

Dieser Plan verschafft einen Überblick über die bevorstehende Aktivität der Mitarbeiter und ermöglicht es, die Zeiträume oder Teams, die überlastet werden könnten, auszugleichen. Umgekehrt hilft das Erkennen von Flautezeiten, eine Unterlastung zu vermeiden, um die Produktion der Teams optimal zu mobilisieren.

Schritt 1: Festlegen Ihrer Belastungsziele

Um einen Auslastungsplan zu erstellen, werden Mitarbeiter entsprechend ihrer Rollen, ihrer Betriebszugehörigkeit oder ihrer Fähigkeiten Aufgaben zugewiesen. Damit der Plan eingehalten werden kann, ist es daher zwingend erforderlich, die Verfügbarkeiten der einzelnen Personen zu berücksichtigen.

Der Auslastungsgrad wird Ihnen helfen können, Ihre Auslastungsziele mit zuverlässigen Daten zu deklarieren.

Wozu dient die Auslastung?

Die Belastungsquote, auch bekannt als der Taux d'Activité Congés Exclusions (oder TACE) ist ein Schlüsselindikator für die Leistung eines Unternehmens. Sie berechnet den Anteil der Zeit, die für fakturierbare Projekte aufgewendet wird (Projekte, die Kunden in Rechnung gestellt werden) im Verhältnis zur verfügbaren Zeit der Mitarbeiter.

Er gibt an, wie viel Prozent der Zeit, die für umsatzfördernde Projekte aufgewendet wird, im Verhältnis zur tatsächlich verfügbare Zeit der Mitarbeiter, d. h. unter Ausschluss von Abwesenheiten, während derer natürlich keine Kapazitäten vorhanden sind (Urlaub, RTT, Ausfälle...).

Der TACE wird mit dieser Formel berechnet:

TACE = Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird % Verfügbare Zeit ohne Urlaub

Im Jargon des Projektmanagements kann das Akronym TACE auch andere gängige Bezeichnungen haben, wie z. B. Auslastungsgrad, wie zuvor besprochen, oder abrechenbarer Anteil. TACE darf jedoch nicht mit dem Auslastungsgrad oder dem Erfüllungsgrad verwechselt werden.

Die Auslastungsquoten beziehen die gesamte Belastung mit ein, unabhängig davon, ob sie Umsatz generiert oder nicht. So kann ein Mitarbeiter einen Beschäftigungsgrad von 100 %, aber einen Auslastungsgrad von 50 % haben, wenn er z. B. 50 % seiner verfügbaren Zeit mit einem internen Projekt verbringt, z. B. mit der Vorbereitung eines Teambuildings.

Die Realisierungsrateist eine Bewertung der Zeit, die für das Projekt aufgewendet wurde und noch aufgewendet wird, im Verhältnis zum verkauften Betrag. Wenn der bewertete Output höher ist als der in Rechnung gestellte Betrag, ist das Projekt nicht rentabel und zeugt wahrscheinlich von einer schlechten Verwaltung. schlechtes Ressourcenmanagement.

Ziele für die Belastungsquote

Für ein Unternehmen, dessen Geschäft der Verkauf von Projekten und Dienstleistungenist es von entscheidender Bedeutung, diese Kostenquoten zu überwachen, um sicherzustellen, dass die die Auslastung der Mitarbeiter optimiert wird und dass das Geschäft profitabel ist.

Ein Dienstleistungsunternehmen muss nämlich sicherstellen, dass seine produktiven Mitarbeiter die richtige das richtige Maß an Einsatz auf Projekte, die Umsatz generieren. So müssen die Ziele für den Auslastungsgrad oder TACE festgelegt werden, die es zu erreichen gilt.

Diese variieren je nach Rolle der Mitarbeiter. Im Allgemeinen nehmen die TACE-Ziele der Mitarbeiter ab: Die jüngsten Mitarbeiter haben sehr hohe TACE-Ziele von über 80%, während wesentlich ältere Mitarbeiter, die mehr Zeit mit Geschäfts- und Managementthemen verbringen, niedrigere Ziele von 20% bis 30% haben.

Dieses Ziel ist stark an die Rentabilität gekoppelt. Die Kosten für einen Mitarbeiter sind fix. Damit er einen Gewinn für das Unternehmen erwirtschaftet, muss er x Tage im Monat arbeiten, abhängig von seinem durchschnittlichen Verkaufspreis. Diese Analyse muss durchgeführt werden, um das richtige TACE-Niveau festzulegen.Das bedeutet, dass die Mitarbeiter in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen müssen, damit sie zufrieden sind und bleiben.

Denken Sie also daran, für jede Rolle oder jede Ebene der Mitarbeiter spezifische Ziele zu definieren, um eine aussagekräftigere Analyse zu liefern.

Im nächsten Schritt erstellen Sie die Nachverfolgung, um die tatsächliche und die prognostizierte Belastung mit dem Ziel vergleichen zu können.

Schritt 2: Erstellen der Mitarbeiterbasis

Um einen Auslastungsplan aufzustellen, müssen Sie einen Ressourcen-Kapazitätsplan aufstellen. Dieser fasst alle Mitarbeiter zusammen, die an den Projekten arbeiten, damit kein Teil der Kapazität ausgelassen wird und die Analyse nicht verzerrt wird. Sie müssen also alle Mitarbeiter auflisten und sie einem Team zuordnen, wenn Sie später teambezogene Leistungsanalysen durchführen wollen, obwohl dies optional ist.

Dagegen ist es nicht notwendig, die Supportteams in die Analyse einzubeziehen, da diese nicht an fakturierbaren Projekten arbeiten. Ihr Arbeitsplan wird sich daher nicht auf den TACE auswirken.

Anschließend müssen Sie die Fähigkeit jedes Mitarbeiters. Wie viele Stunden stehen pro Tag und Person zur Verfügung? Die Dauer kann je nach Vertragsart Ihrer Mitarbeiter variieren: Manche haben eine 35-Stunden-Woche, andere eine 40-Stunden-Woche, wieder andere können Teilzeit arbeiten... Es ist wichtig, dass die Kapazitätsberechnung an der Realität ausgerichtet ist, um relevante Ergebnisse zu liefern.

Integrieren Sie die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter

Wie der Name schon sagt, muss der TACE die Auswirkungen von Urlaub in der Berechnung berücksichtigen. In diesem Sinne muss Ihr Auslastungsplan den gesamten Urlaub Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Die Urlaubsdaten sind wichtig, da die TACE-Analyse in der Regel über bestimmte Zeiträume (pro Woche, pro Monat, pro Quartal...) durchgeführt werden soll.

Idealerweise erfolgt die Aktualisierung der Urlaubszeiten im Auslastungsplan automatisch, damit die Berechnung der voraussichtlichen Kapazitäten auf dem neuesten Stand ist. Mit einer dedizierten Software wie Stafiz können Sie die Urlaubsverwaltung automatisieren oder eine Verbindung zu Ihrem Urlaubstool herstellen, um diese Daten abzurufen.

Berücksichtigung von Teilzeitarbeit und Arbeitsunterbrechungen

Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Mitarbeiter möglicherweise einen Teilzeitvertrag haben, aber auch mögliche Arbeitsausfälle oder Mutterschafts- bzw. Vaterschaftsurlaub sind z. B. zu berücksichtigen. Wenn diese Daten einbezogen werden, ist die Berechnung des Auslastungsplans mit Sicherheit zuverlässig. Eine Überprüfung mit der Personalabteilung zur Parametrisierung Ihrer Berechnung ist daher zu Beginn erforderlich.

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie über neue Arbeitsunterbrechungen, Teilzeitverträge oder andere Änderungen der Arbeitszeiten rechtzeitig informiert werden, damit Sie auch weiterhin den Auslastungsplan aufrechtzuerhalten korrekt zu halten.

Die Anpassung der Kapazität für interne Projekte

Um bei der Berechnung der Auslastungsquoten genau zu sein, sollten Sie auch die Zeit, die für interne Projekte aufgewendet wird. Die Tätigkeit eines Mitarbeiters wechselt nämlich zwischen der Arbeit an Projekten für Kunden - -. die Umsatz generierenIn der Regel werden diese Tätigkeiten nicht in Rechnung gestellt, sondern in Form von internen Projekten oder anderen nicht abrechenbaren Tätigkeiten durchgeführt.

Zu diesen internen Arbeiten, die die Fähigkeit, an Kundenprojekten zu arbeiten, einschränken, gehören Management, Schulungen, aber auch das Management interner Projekte. Dennoch bleiben sie natürlich unverzichtbare Tätigkeiten und müssen in den Arbeitsplan integriert werden, um die Daten zuverlässig zu machen.

Sie können z. B. die Anzahl der Stunden oder den Prozentsatz der Zeit, die für diese Art von Aktivität aufgewendet wird, je nach dem Niveau der Mitarbeiter festlegen. Ältere Mitarbeiter werden a priori mehr von dieser Art von Aktivität haben.

Schritt 3: Ressourcen auf Projekte verteilen

Sobald Ihre Ressourcenkapazität so nah wie möglich an die Realität angepasst ist. (d. h. unter Berücksichtigung von Abwesenheiten, Verhaftungen und internen Projekten), ist es an der Zeit, die Belastung, die mit den abrechenbaren Projekten verbunden ist.

Zu einem guten Projektmanagement gehört die Erstellung eines Projektbelastungsplans - oder Produktionsplan - gleich zu Beginn.

Dieser Projektaufwandsplan integriert :

• die verschiedenen Mitarbeiter (oder der Rollentyp), die an dem Projekt arbeiten ;
• die Zeit, die jeder von ihnen die Projektaktivitäten verbringt ;
• den zugehörigen Verkaufstarif für jede dieser Aktivitäten, indem Sie den verschiedenen Zeilen einen Satz/Stunde oder einen Satz/Tag zuweisen (optional).

Wenn eine Aktivität 2,5 Tage Arbeit erfordert, müssen diese 2,5 Tage in den richtigen Zeitraum gelegt werden, um die Kapazität des/der Mitarbeiter(s), der/die an dieser Aktivität arbeitet/arbeiten, zu reduzieren.

Diese Verantwortung wird in der Regel dem Projektleiter zugewiesen. Er oder sie muss die Arbeitslast den verschiedenen Mitarbeitern, die an dem Projekt arbeiten, genauer zuweisen.

Das gesamte Budget des Projekts muss den Mitarbeitern zugewiesen und die Belastung zeitlich positioniert werden. Wenn es nicht möglich ist, spezifisch zu bestimmen, welcher Mitarbeiter für eine bestimmte Aktivität eingesetzt werden soll, sollte die Belastung auf Rollen- oder Gradebene zugewiesen werden, um eine umfassendere Analyse zu ermöglichen und gleichzeitig einen gewissen Handlungsspielraum vorzusehen.

Schritt 4: Berechnen Sie die voraussichtliche Auslastung

Wenn Sie die vorherigen Schritte durchgeführt haben, sind Sie nun in der LageIhre prognostizierten Auslastungsquoten zu analysieren und zu analysieren, wie weit diese von Ihren Zielen abweichen. Um den Auslastungsplan zu beurteilen und sicherzustellen, dass Sie die Ressourcen optimal nutzen, können Sie die TACE aus verschiedenen Blickwinkeln lesen.

Stafiz ist ein Staffing-Tool, mit dem Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter besser steuern und optimieren können.

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Voraussichtliche Auslastung nach Rollen in den nächsten Monaten

Die Granularität der Analyse nach Rolle oder Seniorität ermöglicht es, die Risiken einer Unter- oder Überlastung einer Gruppe von Mitarbeitern einzuschätzen. Wenn die Belastung zu groß ist, ermöglicht diese Sicht auch, den Bedarf an Schulungen oder sogar an Neueinstellungen zu antizipieren.

Voraussichtliche Auslastung pro Team in den nächsten Monaten

Auch den Teamleitern sollten TACE-Ziele gesetzt werden, damit sie an der Optimierung der Auslastung ihrer Teams arbeiten. 

Wenn die Ziele nicht erreicht werden, können sie daran arbeiten, Projekte schneller zu starten oder die Belastung zu verteilen, um eine bessere Gesamtverteilung der Belastung zu erreichen.

Prognostizierter Belastungssatz pro Person

Es kann auch interessant sein, dieden Fortschritt einer Aktivität zu analysieren eines bestimmten Mitarbeiters. Dies ermöglicht es, den Mitarbeiter im Vergleich zum Rest des Teams zu positionieren.
Wenn der Unterschied zu groß ist, ist es entscheidend, dass dieZuweisung jedes Mitarbeiters mit Projektaufgaben betraut werden, die ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechen, aber auch mit den Aufgaben ihrer Rolle und ihren Neigungen in Einklang stehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Talente zufrieden bleiben und vermeiden das Risiko, dass sie das Unternehmen verlassen.

Einen Auslastungsplan berechnen: Gute Praktiken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie unbedingt einen Auslastungsplan erstellen müssen, um die Auslastung verfolgen zu können. Der TACE ist in der Tat ein Schlüsselindikator für die Projektleistung, da er sicherstellt, dass die Arbeitslast gut verteilt ist und dass dieeinem Projekt zugewiesene Aktivität rentabel ist.

Zuallererst müssen die zu erreichenden Ziele festgelegt werden. Sie dienen als Richtschnur und sorgen dafür, dass sich die Tätigkeit lohnt.

Anschließend muss die Belastung durch externe Projekte, interne Projekte, Abwesenheiten und Teilzeitarbeit geplant werden, damit die Auslastung möglichst zuverlässig ist.

Schließlich muss man die TACE analysieren und sie mit dem Ziel vergleichen, um möglichst frühzeitig Entscheidungen zu treffen: den Start bestimmter Projekte zu beschleunigen, Mitarbeiter einzustellen oder die Lohnsumme zu senken oder die Last besser zu verteilen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Was die Formatierung Ihres Auslastungsplans betrifft, so können Sie ihn natürlich in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder auch Google Sheet erstellen, je nach Ihren Vorlieben und Verwendungszwecken. Zuverlässige Daten erfordern die Synchronisierung einer Vielzahl von Daten, z. B. aus der Projektplanung und -steuerung, Urlaubsdaten oder Ressourcenkapazitäten, die jeweils aus verschiedenen Quellen stammen können. 

Angesichts der großen Auswirkungen, die ein gutes Lastmanagement auf die Rentabilität hat, sollten Sie eine spezielle Software wie Stafiz bevorzugen, um alle Ihre Informationen aufeinander abzustimmen und eine sehr günstige Kapitalrendite zu gewährleisten.