Wie berechnet man einen Arbeitsplan?

Die Erstellung und Überwachung des Arbeitsplans Ihrer Teams ist unerlässlich, um die Fristen eines Projekts einzuhalten, ohne dessen Qualität zu vernachlässigen.

Ein gut ausgeführter Workload-Plan bringt viele Vorteile mit sich:

• die Rentabilität des Unternehmens steigt;
• Der Umsatz wächst und der Cashflow verbessert sich;
• Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, ebenso wie die Mitarbeiterbindung.

Aus diesem Grund investieren die fortschrittlichsten Unternehmen im Projektmanagement wie McKinsey, Cap Gemini oder Accenture in Teams, die sich der Überwachung von Arbeitsplänen widmen.

Ist Ihr Unternehmen kleiner oder vielleicht jünger? Keine Sorge!

Es ist nicht erforderlich, einen Personalmanager einzustellen, um Ihren Arbeitsplan einzurichten oder zu überwachen. Es ist möglich, es zu berechnen, indem Sie diese 4 Schritte befolgen und es von Anfang an in Ihr Projektmanagement einbeziehen.

Sind Sie bereit, Ihre Laderaten drastisch zu verbessern ?

Was ist ein Workload-Plan?

Um einen realistischen und effektiven Ladeplan zu erstellen, ist es wichtig zu verstehen, wie er funktioniert und was auf dem Spiel steht.

Auslastungsplan: Definition

Ein Auslastungsplan oder Zeitplan bezieht sich auf ein Instrument, das die Verwaltung von menschlichen und materiellen Ressourcen erleichtert, mit dem Ziel, einen Zusammenhang zwischen der für die Erstellung eines Projekts (oder einer Aufgabe) erforderlichen Belastung und der Kapazität der ihnen zugewiesenen Ressourcen herzustellen.
Dies kann in Form einer Excel-Tabelle erfolgen oder von einer Software durchgeführt werden.

Visuell ermöglicht es die Durchführung eines Projekts in mehreren Phasen und Zeiträumen und beschreibt die Zeit, die eine Person (oder sogar ein Team) für eine Aufgabe oder für das Projekt als Ganzes aufwendet . 

In einem speziellen Tool können Mitarbeiter direkt den Aufgaben zugewiesen werden, denen sie zugewiesen sind.

Warum einen Ladeplan erstellen?

Der Hauptvorteil des Auslastungsplans besteht darin, dass die Organisation und der Fortschritt des Projekts bereits vor Beginn geplant werden können. 

Durch die Berücksichtigung der Fragen im Zusammenhang mit den Mitarbeitern (Verfügbarkeit von Ressourcen, Fähigkeiten der Mitarbeiter) sowie den materiellen und finanziellen Ressourcen ist es einfacher, Folgendes zu antizipieren:

• etwaige zeitliche Einschränkungen,
• Ressourcenbedarf,
• finanzielle Risiken. 

Dieser Plan bietet Einblick in die zukünftige Aktivität der Mitarbeiter und ermöglicht es, die Zeiträume oder Teams, die überlastet sein könnten, auszugleichen. Umgekehrt ermöglicht das Erkennen von Flautephasen, Unterauslastung zu vermeiden , um die Produktion der Teams optimal zu mobilisieren.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre TACE-Ziele

Um einen Arbeitslastplan zu erstellen, werden die Mitarbeiter entsprechend ihrer Rolle, ihrem Dienstalter oder ihren Fähigkeiten Aufgaben zugewiesen. Damit der Plan eingehalten werden kann, ist es daher unerlässlich, die Verfügbarkeit aller zu berücksichtigen.

Die Auslastungsrate kann Ihnen dabei helfen, Ihre Auslastungsziele mit zuverlässigen Daten zu deklarieren.

Die TACE als Referenz für den Arbeitslastplan

Die Auslastungsrate, auch bekannt als Taux Congés Exclus (oder TACE), ist ein Schlüsselindikator für die Leistung eines Unternehmens.

Er wird verwendet, um den Anteil der Zeit zu ermitteln , die für Projekte aufgewendet wird, die an Kunden abrechenbar sind – und damit Umsatzbringer sind – im Vergleich zu der Zeit, die den Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Er gibt den prozentualen Anteil der Zeit an, die für Projekte aufgewendet wird, die Einnahmen generieren, im Verhältnis zur tatsächlich verfügbaren Zeit , d. h. ohne Abwesenheiten, bei denen offensichtlich keine Kapazitäten vorhanden sind (Urlaub, RTT, Arbeitsniederlegungen usw.).

Die TACE wird nach folgender Formel berechnet:

TACE = Zeitaufwand für abrechenbare Projekte % Verfügbare Zeit ohne Feiertage

Im Projektmanagement-Jargon kann das Akronym TACE auch andere gebräuchliche Namen haben, wie z. B. die zuvor gesehene Auslastungsrate oder die abrechenbare Rate. Die TACE sollte jedoch weder mit den Belegungsraten noch mit der Abschlussquote verwechselt werden.

Die Auslastung umfasst die gesamte Last, unabhängig davon, ob sie Einnahmen generiert oder nicht. So kann ein Mitarbeiter eine Auslastung von 100 %, aber eine Auslastung von 50 % haben, wenn er beispielsweise 50 % seiner verfügbaren Zeit für ein internes Projekt aufwendet, wie z. B. die Vorbereitung eines Teambuildings.

Die Fertigstellungsrate hingegen ist eine Bewertung der aufgewendeten und zu erwartenden Zeit für das Projekt im Vergleich zu dem Betrag, der verkauft wurde. Wenn die bewertete Produktion höher ist als der Rechnungsbetrag, ist das Projekt nicht rentabel und spiegelt wahrscheinlich ein schlechtes Ressourcenmanagement wider.

Was ist ein gutes Ladeziel?

Für ein Unternehmen, dessen Geschäft der Verkauf von Projekten und Dienstleistungen ist, ist es von entscheidender Bedeutung, diese Kostensätze zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter optimiert wird und die Aktivität rentabel ist.

Ein Dienstleistungsunternehmen muss sicherstellen, dass seine produktive Belegschaft das richtige Maß an Allokation für Projekte hat, die Einnahmen generieren. Daher ist es notwendig, die Ziele der TACE festzulegen, die erreicht werden sollen. Diese variieren je nach Rolle der Mitarbeiter.

Im Allgemeinen gehen die TACE-Ziele der Mitarbeiter nach unten: Die jüngeren Mitarbeiter haben sehr hohe TACE-Ziele von über 80 %, während viel ältere Mitarbeiter, die mehr Zeit für kaufmännische und Managementfragen aufwenden, niedrigere Ziele haben, nämlich in der Größenordnung von 20 % bis 30 %.

Dieses Ziel ist eng mit der Rentabilität verbunden. Die Kosten für einen Mitarbeiter sind fix. Damit er einen Gewinn für das Unternehmen erwirtschaften kann, muss er x Tage pro Monat arbeiten, basierend auf seinem durchschnittlichen Verkaufspreis. Diese Analyse ist notwendig, um die richtige Höhe der TACE festzulegen und die Aktivität der Mitarbeiter im Hinblick auf Zufriedenheit und Bindung in Einklang zu bringen.

Denken Sie also daran, für jede Rolle oder Ebene des Mitarbeiters spezifische Ziele zu definieren, um eine relevantere Analyse zu erhalten.

Der nächste Schritt besteht darin, das Follow-up zu erstellen, um die tatsächliche und die prognostizierte Belastung mit dem Ziel vergleichen zu können.

Schritt 2: Erstellen Sie die Mitarbeiterbasis

Um einen Arbeitslastplan einzurichten, muss eine Ressourcenkapazität eingerichtet werden. Letzteres bringt alle Mitarbeiter zusammen, die an den Projekten arbeiten, um keinen Teil der Kapazität auszulassen und eine Verzerrung der Analyse zu vermeiden. Es ist daher notwendig, alle Mitarbeiter aufzulisten und sie einem Team zuzuweisen, wenn Sie später eine Leistungsanalyse nach Team durchführen möchten, obwohl dies optional ist.

Auf der anderen Seite ist es nicht notwendig, die Support-Teams in die Analyse einzubeziehen, da sie nicht an abrechenbaren Projekten arbeiten. Ihr Arbeitslastplan wird sich daher nicht auf die TACE auswirken.

Als nächstes müssen Sie die Kapazität jedes Mitarbeiters bestimmen. Wie viele Stunden stehen pro Tag und Person zur Verfügung? Die Dauer kann je nach Art des Vertrags Ihrer Mitarbeiter variieren: Einige arbeiten 35 Stunden, andere 40 Stunden, andere können Teilzeit arbeiten... Es ist wichtig, dass die Kapazitätsberechnung mit der Realität in Einklang gebracht wird, um relevante Ergebnisse zu liefern.

Integrieren Sie den Urlaub Ihrer Mitarbeiter

Wie der Name schon sagt, muss die TACE die Auswirkungen des Urlaubs in der Berechnung berücksichtigen. Daher muss Ihr Arbeitspensum den gesamten Urlaub Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Arbeitsplan enthalten. Die Daten der Feiertage sind wichtig, da die Analyse der TACE in der Regel über definierte Zeiträume (pro Woche, pro Monat, pro Quartal usw.) erfolgen soll.

Im Idealfall wird der Urlaub im Auslastungsplan automatisch aktualisiert, so dass die Berechnung der prognostizierten Kapazitäten auf dem neuesten Stand ist. Spezielle Software wie Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Urlaubsverwaltung zu automatisieren oder sich mit Ihrem Urlaubstool zu verbinden, um diese Daten abzurufen.

Unter Berücksichtigung von Teilzeitarbeit und Arbeitsniederlegungen

Es ist zu berücksichtigen, dass einige Arbeitnehmer Teilzeitverträge haben können, aber auch mögliche Arbeitsniederlegungen oder Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, z. B. Durch die Integration dieser Daten ist die Berechnung des Auslastungsplans sicherlich zuverlässig. Zu Beginn ist daher eine Abklärung mit der Personalabteilung notwendig, um Ihre Kalkulation einzurichten.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihnen neue Arbeitsniederlegungen, Teilzeitverträge oder etwaige Zeitplananpassungen nachträglich rechtzeitig mitgeteilt werden, um den Auslastungsplan weiterhin korrekt einhalten zu können.

Kapazitätsanpassung für interne Projekte

Um die Berechnung der Auslastung genau zu bestimmen, ist es auch notwendig, die Zeit zu berücksichtigen, die für interne Projekte aufgewendet wird. Die Tätigkeit eines Mitarbeiters wechselt sich ab zwischen der Arbeit an Projekten für Kunden – was zu Fluktuation führt, aber auch von internen Projekten oder anderen nicht abrechenbaren Tätigkeiten.

Zu diesen internen Jobs, die die Fähigkeit zur Arbeit an Kundenprojekten verringern, gehören Management, Schulung, aber auch internes Projektmanagement. Sie bleiben jedoch offensichtlich essentielle Aktivitäten und müssen in den Workload-Plan integriert werden, um die Daten zuverlässig zu machen.

Sie können z. B. die Anzahl der Stunden oder den Prozentsatz der Zeit, die für diese Art von Aktivität aufgewendet wird, abhängig von der Ebene der Mitarbeiter bestimmen. Die Älteren werden mehr von dieser Art von Aktivität haben.

Schritt 3: Zuweisen von Ressourcen zu Projekten

Sobald Ihre Ressourcenkapazität so nah wie möglich an die Realität angepasst ist (d. h. unter Berücksichtigung von Abwesenheiten, Ausfallzeiten und internen Projekten), ist es an der Zeit, die mit abrechenbaren Projekten verbundene Auslastung zu prognostizieren.

Zu einem guten Projektmanagement gehört es, von Anfang an einen Arbeitsplan für das Projekt – oder einen Produktionsplan – zu erstellen.

Dieser Projektauslastungsplan umfasst:

• Die verschiedenen Mitarbeiter (oder Rollentypen), die an dem Projekt arbeiten.
• die Zeit, die jeder von ihnen benötigt, um die Projektaktivitäten aufzuwenden;
• den zugeordneten Verkaufstarif für jede dieser Aktivitäten, indem Sie diesen verschiedenen Zeilen einen Tarif/Stunde oder einen Tarif/Tag zuweisen (optional).

Sobald der Arbeitspensumplan erstellt ist, muss das Budget im Zeitverlauf organisiert werden: Wenn eine Tätigkeit 2,5 Arbeitstage erfordert, müssen diese 2,5 Tage über den richtigen Zeitraum verteilt werden, um die Kapazität des/der Mitarbeiter(s), die an dieser Tätigkeit arbeiten, zu verringern.

Diese Verantwortung wird in der Regel dem Projektleiter übertragen. Er muss die Arbeitsbelastung genauer auf die verschiedenen Mitarbeiter verteilen, die an dem Projekt arbeiten.

Das gesamte Projektbudget muss den Mitarbeitern zugewiesen werden, und die Auslastung muss über die Zeit verteilt werden. Wenn es nicht möglich ist, genau zu bestimmen, welcher Mitarbeiter einer bestimmten Tätigkeit zugewiesen wird, muss die Arbeitsbelastung der Rolle oder der Besoldungsgruppe zugeordnet werden, um eine globalere Analyse zu ermöglichen und gleichzeitig Handlungsspielraum zu schaffen.

Schritt 4: Berechnen der prognostizierten Auslastung

Wenn Sie die vorherigen Schritte abgeschlossen haben, haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre prognostizierten Auslastungsraten zu analysieren und die Lücke zwischen ihnen und Ihren Zielen zu analysieren. Um den Auslastungsplan zu beurteilen und sicherzustellen, dass Sie die Ressourcen so weit wie möglich optimieren, können Sie die TACE aus verschiedenen Blickwinkeln lesen.

Stafiz ist ein Personalbesetzungstool, mit dem Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter besser verwalten und optimieren können.

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Prognostizierte Auslastung nach Rolle in den kommenden Monaten

Die Granularität der Analyse nach Funktion oder Dienstalter ermöglicht es, die Risiken einer Unter- oder Überlastung der Arbeit einer Gruppe von Mitarbeitern zu bewerten. Wenn die Belastung zu groß ist, ermöglicht diese Vision auch, den Schulungs- und sogar den Rekrutierungsbedarf zu antizipieren.

Prognostizierte Auslastung pro Schicht in den kommenden Monaten

Teammanager müssen auch TACE-Ziele festgelegt haben, damit sie an der Optimierung der Arbeitsbelastung ihrer Teams arbeiten können. 

Wenn die Ziele nicht erreicht werden, können sie daran arbeiten, Projekte schneller zu starten oder die Last aufzuschlüsseln, um eine bessere Gesamtlastverteilung zu erreichen.

Projizierte Auslastung pro Person

Es kann auch interessant sein, den Fortschritt der für einen Mitarbeiter spezifischen Aktivität zu analysieren. Dadurch kann er im Verhältnis zum Rest des Teams positioniert werden.
Im Falle einer zu großen Lücke ist es entscheidend sicherzustellen, dass die Zuordnung jedes Mitarbeiters zu Projektaufgaben seinem Kompetenz- und Erfahrungsstand entspricht, aber auch auf die Missionen abgestimmt ist, die für seine Rolle und seinen Appetit spezifisch sind. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Talente zufrieden bleiben und vermeiden das Risiko, dass sie das Unternehmen verlassen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es unerlässlich ist, einen Ladeplan zu erstellen, um die Auslastung überwachen zu können. Die TACE ist in der Tat ein Schlüsselindikator für die Leistung eines Projekts, da sie sicherstellt, dass die Arbeitslast gut verteilt ist und dass die einem Projekt zugewiesene Aktivität rentabel ist.

Zunächst müssen Sie die Ziele definieren, die erreicht werden sollen. Sie dienen als Leitfaden und sorgen für eine gute Rentabilität der Tätigkeit.

Es ist dann notwendig, die Auslastung von externen Projekten, internen Projekten, Abwesenheiten und Teilzeitarbeit so zu planen, dass die Belegung so zuverlässig wie möglich ist.

Schließlich müssen Sie die TACE analysieren und mit dem Ziel vergleichen, um so früh wie möglich Entscheidungen zu treffen: den Start bestimmter Projekte zu beschleunigen, die Gehaltsabrechnung einzustellen oder zu reduzieren oder die Last besser zu verteilen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Was die Formatierung Ihres Arbeitspenspensplans betrifft, so können Sie ihn natürlich je nach Ihren Vorlieben und Ihrer Verwendung in einer Tabelle wie Excel oder Google Sheet erstellen. Machen Sie jedoch keinen Fehler: Die Tabellenkalkulation spart nicht unbedingt Geld, denn zuverlässige Daten erfordern die Synchronisierung vieler Daten, wie z. B. Projektplanung und -management, Urlaubsdaten und Ressourcenkapazitäten, die jeweils aus unterschiedlichen Quellen stammen können. 

Angesichts der großen Auswirkungen eines guten Lastmanagements auf die Rentabilität ist es in Ihrem besten Interesse, sich für eine spezielle Software wie Stafiz zu entscheiden, um alle Ihre Informationen zusammenstimmen zu lassen und einen sehr günstigen ROI zu gewährleisten.