Hoe bereken je een werkbelastingplan?

Het vaststellen en bewaken van de werkdruk van je teams is van vitaal belang als je de deadlines van je projecten wilt halen zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.

Een goed uitgevoerd werkdrukplan heeft veel voordelen:

• de winstgevendheid van het bedrijf steeg ;
• De verkoop groeit en de kasstroom verbetert;
• De tevredenheid van werknemers neemt toe, net als het behoud van werknemers.

Daarom investeren de meest vooruitstrevende bedrijven in projectmanagement, zoals McKinsey, Cap Gemini en Accenture, in teams die zich toeleggen op het begeleiden van werkdrukplannen.

Is je bedrijf kleiner, of misschien jonger? Maak je geen zorgen!

Je hoeft geen personeelsmanager in te huren om je werkschema op te stellen of te controleren. Het kan worden berekend door deze 4 stappen te volgen en het vanaf het begin op te nemen in je projectmanagement.

Klaar om je laadpercentages drastisch te verbeteren?

Wat is een werklastplan?

Om een realistisch en effectief werkschema op te stellen, is het belangrijk om te begrijpen hoe het werkt en wat er op het spel staat.

Belastingplan: definitie

Een werklastplan of planning is een hulpmiddel dat het beheer van middelen, zowel menselijke als materiële, vergemakkelijkt met als doel samenhang te creëren tussen de werklast die nodig is om een project (of een taak) te produceren en de capaciteit van de middelen die eraan zijn toegewezen.
Het kan de vorm hebben van een Excel-tabel of softwarematig worden gemaakt.

Visueel kan een project worden opgesplitst in verschillende fasen en tijdsperioden en wordt de tijd gedetailleerd die een individu (of zelfs een team) heeft besteed aan een taak of aan het project als geheel. 

Met behulp van een speciale tool kunnen werknemers direct worden toegewezen aan de taken waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Waarom een werkschema opstellen?

Het belangrijkste voordeel van het werkdrukplan is dat je de organisatie en voortgang van het project kunt projecteren nog voor het begint. 

Door rekening te houden met personeelsgerelateerde zaken(beschikbaarheid van middelen, vaardigheden van werknemers) en materiële en financiële middelen, is het gemakkelijker om vooruit te plannen:

• tijdsbeperkingen,
• vereiste middelen,
• financiële risico's. 

Dit plan geeft inzicht in de toekomstige activiteit van medewerkers, waardoor het mogelijk wordt om perioden waarin teams overbelast zouden kunnen raken te compenseren. Omgekeerd helpt het identificeren van periodes van lage activiteit omonderbelasting te voorkomen, zodat teams hun productie op de best mogelijke manier kunnen mobiliseren.

Stap 1: Bepaal uw TACE-doelstellingen

Om een werkdrukschema op te stellen, worden werknemers aan taken toegewezen op basis van hun rol, anciënniteit of vaardigheden. Als het plan moet worden nageleefd, is het essentieel om rekening te houden met de beschikbaarheid van elk individu.

De werklastratio helpt je om je werklastdoelstellingen met betrouwbare gegevens aan te geven.

TACE als referentie voor belastingsplanning

De belastingsfactor, ook bekend als de Taux d'Activité Congés Exclusives (of TACE), is een belangrijke indicator voor de prestaties van een bedrijf.

Het wordt gebruikt om te bepalen hoeveel tijd besteed aan projecten die kunnen worden gefactureerden dus inkomsten genereren, in verhouding tot de tijd die beschikbaar is voor werknemers.

Het geeft het percentage aan van de tijd die wordt besteed aan projecten die verkoop genereren in vergelijking met de werkelijk beschikbare tijd. werkelijk beschikbare tijd van werknemers, d.w.z. exclusief afwezigheden tijdens welke er duidelijk geen capaciteit is (vakantie, ziekteverlof, enz.).

De TACE wordt berekend met deze formule:

TACE = Tijd besteed aan factureerbare projecten % Beschikbare tijd exclusief vakantie

In het jargon van projectmanagement kan het acroniem TACE andere gangbare namen hebben, zoals load factor, zoals we eerder zagen, of billable factor. TACE moet echter niet worden verward met bezettingsgraden of voltooiingsgraden.

De bezettingsgraden omvatten alle werkbelasting, of deze nu wel of geen omzet genereert. Een werknemer kan bijvoorbeeld een bezettingsgraad van 100% hebben, maar een werkbelasting van 50% als hij 50% van zijn beschikbare tijd besteedt aan een intern project, zoals de voorbereiding van een teambuildingevenement.

De voltooiingspercentageis een maatstaf voor de tijd die aan het project is besteed en nog moet worden besteed, in verhouding tot het verkochte bedrag. Als de productiewaarde hoger is dan het gefactureerde bedrag, is het project niet winstgevend en weerspiegelt dit waarschijnlijk slecht beheer van middelen.

Wat is een goed laaddoel?

Voor een bedrijf dat zich bezighoudt met het verkopen van projecten en dienstenis het cruciaal om deze kostenratio's in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat de werkdruk van de werkdruk van werknemers wordt geoptimaliseerd en dat het bedrijf winstgevend is.

Een dienstverlenend bedrijf moet ervoor zorgen dat zijn productieve werknemers het juiste toewijzingsniveau hebben. juiste niveau van toewijzing aan projecten die omzet genereren. Daarom moeten de te bereiken TACE-doelstellingen worden vastgesteld. Deze variëren afhankelijk van de rol van de werknemers.

Over het algemeen gaan de TACE-doelstellingen van werknemers omlaag: de meest junior werknemers hebben zeer hoge TACE-doelstellingen, van meer dan 80%, terwijl veel senior werknemers, die meer tijd besteden aan verkoop- en managementkwesties, lagere doelstellingen hebben, in de buurt van 20% tot 30%.

Deze doelstelling is nauw verbonden met winstgevendheid. De kosten van een werknemer liggen vast. Om hen winst te laten genereren voor het bedrijf, moeten ze een x aantal dagen per maand werken, afhankelijk van hun gemiddelde verkoopprijs. Dit is de analyse die moet worden uitgevoerd om het juiste niveau van TACEniveau in te stellen en de activiteit van werknemers in balans te brengen om tevredenheid en behoud te garanderen.

Denk dus na over het definiëren van specifieke doelstellingen voor elke rol of elk niveau van medewerkers om een relevantere analyse te maken.

De volgende stap is het creëren van een monitoringsysteem zodat je de werkelijke en voorspelde werklast kunt vergelijken met de doelstelling.

Stap 2: De werknemersdatabase aanmaken

Om een werklastplan op te stellen, moet je een resourcecapaciteit vaststellen. Dit groepeert alle medewerkers die aan de projecten werken, zodat er geen capaciteit wordt weggelaten en de analyse niet vertekend wordt. Het is daarom noodzakelijk om alle medewerkers op te sommen en ze aan een team toe te wijzen als je later prestatieanalyses per team wilt uitvoeren, hoewel dit optioneel is.

Het is echter niet nodig om ondersteuningsteams in de analyse op te nemen, omdat zij niet aan factureerbare projecten werken. Hun werklast heeft daarom geen invloed op de TACE.

Vervolgens moet je de capaciteit van elke werknemer. Hoeveel uur is er per persoon per dag beschikbaar? Het aantal uren kan variëren afhankelijk van het soort contract dat uw werknemers hebben: sommigen werken 35 uur, anderen 40 uur, weer anderen kunnen parttime werken, enz. capaciteitsberekening is afgestemd op de realiteit om relevante resultaten te leveren.

Het verlof van je werknemers integreren

Zoals de naam al aangeeft, moet TACE de impact van vakantiedagen in de berekening opnemen. Daarom moet je werkdrukplan al het verlof van je werknemers omvatten. De vakantiedata zijn belangrijk, omdat de TACE-analyse meestal gebaseerd is op gedefinieerde periodes (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, enz.).

Idealiter worden vakantiedagen automatisch bijgewerkt in het werklastplan, zodat de voorspelde capaciteitsberekening up-to-date is. Met speciale software zoals Stafiz kunt u vakantiebeheer automatiseren of verbinding maken met uw vakantietool om deze gegevens op te halen.

Rekening houdend met deeltijds werk en afwezigheden op het werk

Je moet rekening houden met het feit dat sommige werknemers mogelijk een deeltijdcontract hebben, evenals met eventuele afwezigheid van het werk of zwangerschaps-/vaderschapsverlof. Door met deze factoren rekening te houden, kan het werkdrukplan betrouwbaar worden berekend. A overleg met HR om de parameters voor uw berekening in te stellen.

Bovendien moet je ervoor zorgen dat je op tijd op de hoogte wordt gebracht van elke nieuwe werkonderbreking, deeltijdcontract of herschikking van werktijden om de werklast correct.

Capaciteit aanpassen voor interne projecten

Om de werkbelasting nauwkeurig te berekenen, moeten we ook rekening houden met de volgende factoren tijd besteed aan interne projecten. De activiteit van een werknemer wisselt af tussen werk aan projecten voor klanten - wat omzet genereert - en werk aan projecten voor leveranciers. die verkoop genererenmaar ook interne projecten of andere niet factureerbare activiteiten.

Interne werkzaamheden die de capaciteit om aan klantenprojecten te werken verminderen, omvatten management, training en intern projectmanagement. Dit zijn echter uiteraard essentiële activiteiten die in het werkdrukplan moeten worden geïntegreerd om gegevens betrouwbaar te maken.

Je kunt bijvoorbeeld het aantal uren of het percentage van de tijd dat aan dit soort activiteiten wordt besteed, bepalen op basis van het niveau van je werknemers. De meest senior medewerkers zullen waarschijnlijk meer tijd besteden aan dit soort activiteiten.

Stap 3: middelen toewijzen aan projecten

Zodra je resourcecapaciteit zo goed mogelijk is aangepast aan de werkelijkheid (d.w.z. rekening houdend met afwezigheden, onderbrekingen en interne projecten), is het tijd om de werklast in verband met factureerbare projecten.

Goed projectmanagement houdt in dat er een werkdrukplan voor het project wordt gemaakt - of productieplan - vanaf het begin.

Deze projectwerklast omvat :

• de verschillende medewerkers (of type rol) die aan het project werken;
• de tijd die elk van hen besteedt aan projectactiviteiten;
• het bijbehorende verkooptarief voor elk van deze activiteiten, door een tarief/uur of een tarief/dag toe te wijzen aan deze verschillende regels (optioneel).

Zodra het werklastplan is opgesteld, moet het budget vervolgens worden georganiseerd in termen van tijd: als een activiteit 2,5 dag werk vereist, moeten deze 2,5 dagen in de juiste periode worden geplaatst om de capaciteit van de medewerker(s) die aan deze activiteit werken te verminderen.

Deze verantwoordelijkheid wordt meestal toegewezen aan de projectmanager. Hij of zij moet de werkbelasting nauwkeuriger toewijzen aan de verschillende mensen die aan het project werken.

Het volledige projectbudget moet worden toegewezen aan medewerkers en de werkbelasting moet worden gepositioneerd in de tijd. Als het onmogelijk is om specifiek te bepalen welk personeelslid aan welke activiteit wordt toegewezen, moet de werkbelasting worden toegewezen op rol- of rangniveau, zodat een meer globale analyse kan worden gemaakt, terwijl er toch enige manoeuvreerruimte is.

Stap 4: Bereken de voorspelde belastingsfactor

Als je de vorige stappen hebt uitgevoerd, kun je nuje voorspelde belastingsfactoren analyseren en analyseren hoe deze afwijken van je doelen. Om het werkbelastingsplan te beoordelen en ervoor te zorgen dat je de bronnen zoveel mogelijk optimaliseert, kun je de TACE vanuit verschillende invalshoeken lezen.

Stafiz is een personeelstool waarmee je de werkdruk van je werknemers beter kunt beheren en optimaliseren.

Ontdek onze personeelstool

Prognose werklast per rol voor de komende maanden

De granulariteit van de analyse per rol of per anciënniteit stelt ons in staat om de risico's van onder- of overwerk voor een groep werknemers te beoordelen. Als de werkdruk te hoog is, kan dit inzicht ook worden gebruikt om te anticiperen op opleidings- en wervingsbehoeften.

Prognose werklast per team voor de komende maanden

Teammanagers moeten ook TACE-doelen hebben, zodat ze kunnen werken aan het optimaliseren van de werkdruk van hun teams. 

Als de doelstellingen niet worden gehaald, kunnen ze werken aan het sneller opstarten van projecten of de belasting spreiden om een betere algemene verdeling te krijgen.

Voorlopig tarief per persoon

Het kan ook nuttig zijn omde voortgang van een activiteit te analyseren activiteit. Zo kun je de medewerker positioneren ten opzichte van de rest van het team.
Als er een te grote kloof is, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat detoewijzing van elk personeelslid aan projecttaken overeenkomt met hun niveau van vaardigheden en ervaring, maar ook dat het is afgestemd op de taken die specifiek zijn voor hun rol en hun vaardigheden. Zo zorgt u ervoor dat uw talent tevreden blijft en vermijdt u dat ze het bedrijf verlaten.

Concluderend is het essentieel om een werklastplan op te stellen om de werklast te kunnen monitoren. TACE is een belangrijke indicator voor de prestaties van een project, omdat het helpt om ervoor te zorgen dat de werklast goed wordt verdeeld en dat de activiteit die aan een project wordt toegewezen winstgevend is.Aan een project toegewezen activiteit is winstgevend.

Eerst en vooral moet je de doelstellingen definiëren die je wilt bereiken. Ze dienen als richtlijn en zorgen ervoor dat het bedrijf winstgevend is.

Vervolgens moeten we de werkdruk plannen voor externe projecten, interne projecten, afwezigheden en deeltijdwerk om ervoor te zorgen dat de bezettingsgraad zo betrouwbaar mogelijk is.

Tot slot moeten we TACE analyseren moet worden geanalyseerd en vergeleken met de doelstelling, zodat er zo vroeg mogelijk beslissingen kunnen worden genomen: bepaalde projecten sneller opstarten, personeel aannemen of de loonsom verlagen, of de werklast gelijkmatiger verdelen om de efficiëntie en productiviteit te verhogen.

Als het gaat om het opmaken van je werkdrukplanning, kun je die natuurlijk maken op een spreadsheet zoals Excel of Google Sheet, afhankelijk van je voorkeuren en gebruik. Maar laat je niet misleiden: spreadsheets zullen je niet per se geld besparen, omdat je voor betrouwbare gegevens een grote hoeveelheid gegevens moet synchroniseren, zoals projectplanning en -beheer, vakantiedata en resourcecapaciteit, die allemaal uit verschillende bronnen kunnen komen. 

Gezien de grote impact van goed laadbeheer op de winstgevendheid, is het in uw belang om speciale software zoals Stafiz te gebruiken om ervoor te zorgen dat al uw informatie samenvalt en dat u een zeer gunstige ROI behaalt.