Comment établir un budget prévisionnel de projet ? (Exemples)

16 avril 2023

Outil pour élaborer un budget prévisionnel de projet

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel de projet ?

Budget prévisionnel de projet : définition

Le budget prévisionnel d’un projet représente une estimation de l’ensemble des coûts qui vont être générés sur un projet pendant la réalisation de celui-ci, tels que les coûts du travail, mais également les coûts indirects comme les achats de sous-traitance, les frais de déplacement et les achats de matériel.

La budgétisation prévisionnelle d’un projet est généralement réalisée avant que celui-ci ne commence,pour déterminer si le projet est financièrement viable, et pour identifier d’éventuelles opportunités de réduction de coûts.

Le budget prévisionnel est un outil clé de la gestion de projet. Tout au long du projet, le budget est comparé à la situation réelle, et aux prévisions pour vérifier que le projet reste aligné avec les objectifs initiaux.

Quand faut-il budgéter un projet ?

Il est nécessaire de budgéter un projet dès lors que les ressources pour le réaliser sont épuisables (ce qui correspond à la majorité des situations). Ainsi, différents contextes appellent à la réalisation d’un budget prévisionnel de projet.

Projet business : lorsqu’une société lance un projet ou une initiative, il est nécessaire de vérifier sa faisabilité financière et s’il permettra de réaliser un retour sur investissement.
Projet caritatif : les sociétés caritatives se financent grâce à des dons ou des aides, et il est crucial que les budgets des projets soient parfaitement suivis pour permettre leur réalisation dans le cadre des financements octroyés.
Projet gouvernemental : les gouvernements réalisent souvent des projets de grande ampleur, sur plusieurs années. Ceux-ci sont financés en grande partie par les impôts, et leurs montants sont donc rendus publics. Il est essentiel que les budgets soient préparés pour assurer que ces projets gouvernementaux soient réalisés dans les temps et sur la base de coûts qui avaient été prévus.
Projets personnels : il est aussi souvent intéressant de créer un budget dans le cadre de la réalisation d’un projet individuel pour vérifier qu’il ne met pas les finances personnelles en péril.

Pourquoi établir un budget prévisionnel de projet ?

Au-delà de son utilité pour déterminer la faisabilité d’un projet, élaborer le budget prévisionnel d’un projet peut servir dans de nombreux cas de figure.

Les objectifs de la budgétisation de projet

Allouer correctement ses ressources : chiffrer un projet permet de répartir le travail entre tous types de ressources, parmi lesquelles le travail humain, la quantité de matériel, l’achats de sous-traitances, etc.. Pour permettre de répartir les besoins précisément et d’optimiser l’efficacité de l’utilisation de ces différentes ressources, le projet peut être subdivisé en tâches et en sous-tâches.
Contrôler et piloter un projet : tout au long du projet, le budget sert de feuille de route au responsable du projet qui doit non seulement réaliser le projet dans le temps imparti mais en respectant aussi les coûts prévus initialement.
Responsabiliser et apporter de la transparence : le budget d’un projet fournit des objectifs aux différents responsables et intervenants d’un projet. Il constitue une suite d’objectifs à respecter et permet d’identifier de manière transparente les éventuelles raisons de dépassement des objectifs.
Faciliter la prise de décision : grâce à la budgétisation, il est plus simple en cours de projet de comprendre les éventuelles problématiques qui risquent de le mettre en péril et de prendre des décisions suffisamment rapidement pour corriger le tir.

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La révision d’un budget en cours de projet

Ce budget prévisionnel, qui est le point de référence, n’est pas censé évoluer en cours de projet. Cependant, si le périmètre du projet évolue – à la demande du client par exemple, le budget doit être révisé. Le nouveau périmètre implique en effet que le budget initial est obsolète. Il faut donc se donner la capacité de réviser un budget dans des cas précis afin qu’il garde le même niveau d’utilité.

La situation réelle doit régulièrement être comparée au budget. Deux lectures doivent donc être faites.

La situation à date par rapport au budget : cela permet de comprendre le niveau de consommation du budget.
La situation qui prend en compte le réalisé et ce qu’il reste à faire : en calculant le reste à faire et en l’ajoutant à ce qui a déjà été réalisé, un calcul d’atterrissage du budget projet permet de comparer plus clairement la situation par rapport au budget prévisionnel initial. Ce type de comparaison met en lumière les risques liés à la déviation d’un budget. De quoi se compose un budget prévisionnel de projet ?

Comment se compose un budget prévisionnel de projet ?

Le budget prévisionnel du projet doit être le plus exhaustif possible pour qu’il soit fiable. Ainsi l’ensemble des ressources nécessaires à sa réalisation doivent être prises en compte.

En plus de lister les ressources, il faut déterminer la quantité et le temps passé. Un découpage du projet en tâche ou en sous-tâche peut ici permettre de rendre le chiffrage plus simple.

Les ressources d’un projet

Les contributeurs internes

Ce sont l’ensemble des personnes internes à la société qui vont contribuer au projet de quelque manière que ce soit. Il faut identifier ces personnes (ou les catégories auxquelles elles appartiennent : développeurs, consultants, …) et déterminer le temps qu’elles passeront pendant la durée du projet.

Pour ces contributeurs, le coût correspond au produit du temps passé par le coût de chaque contributeur. Il est nécessaire de déterminer à quelle unité de temps le chiffrage sera établi. Si par exemple le budget correspond à un nombre d’heures sur les différentes tâches, il faut calculer un « coût horaire » pour chacun des contributeurs. Si l’unité est la journée, il faut mettre en face un « coût journalier ».

La sous-traitance

De nombreux projets requièrent de faire appel à de la sous-traitance pour réaliser certaines tâches du projet.

Il faut pouvoir chiffrer le coût de cette sous-traitance pour l’intégrer à votre budget prévisionnel, et ainsi avoir une vue d’ensemble sur le coût de vos collaborateurs internes comme externes.

Les produits et les achats

Il arrive que certains projets nécessitent d’acheter des produits pour les mettre à disposition des clients, comme par exemple des licences utilisateurs pour l’exploitation d’un logiciel. Dans ce cas, il faut prendre en compte le coût des licences.

Le matériel

Lorsqu’un projet requiert d’acheter ou de louer du matériel, il faut également l’intégrer au budget. Si le matériel est déjà propriété de l’entreprise, c’est son coût d’amortissement qu’il faut prendre en compte dans le budget.

Les frais

Dans le cadre de la réalisation d’un projet, il est fréquent que des frais soient engagés, comme par exemple des frais de déplacement. Ceux-ci peuvent être re-facturables ou non. Cette re-facturation peut être faite au réel ou dans le cadre d’un forfait.

Un estimatif des frais à engager dans le cadre du projet ainsi que de la re-facturation à réaliser doivent être intégrés au budget du projet.

Le chiffre d’affaires

Lorsque les projets sont vendus à des clients (plus souvent des clients externes à l’entreprise, mais parfois re-facturés à des clients internes de l’entreprise), un chiffre d’affaires peut être appliqué au projet.

Le chiffre d’affaires précis d’un projet n’est connu que lorsqu’il est facturé dans le cadre d’un forfait. Les parties prenantes se sont accordées sur le montant de vente du projet, et si le périmètre n’évolue pas, c’est ce chiffre d’affaires qui sera constaté.

En revanche, lorsqu’un projet est facturé au temps passé, celui-ci peut varier, car c’est le travail réel qui déterminera in fine le montant de vente du projet. Ainsi, seule une estimation peut être indiquée au moment de la création du budget prévisionnel du projet.

Les marges

La faisabilité d’un projet est fonction du budget de coûts du projet qui doit être absorbable par l’entreprise, mais aussi de la marge du projet qui permet de calculer le retour sur investissement.

La marge d’un projet se calcule en déduisant du chiffre d’affaires (dont re-facturation des frais, des produits, sous-traitance), l’ensemble des coûts passés sur le projet. Chaque entreprise doit savoir quels sont les niveaux de marges attendus pour faciliter l’analyse de performance.

Comment établir un budget prévisionnel de projet ?

Quelles étapes sont nécessaires ?

Pour budgéter un projet, il faut suivre certaines étapes.

Confirmer l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation d’un projet.
Indiquer les ressources nécessaires pour chacune des tâches du projet (temps-homme, matériel…).
Allouer le travail aux différents types de contributeurs : déterminer ce qui est fait avec des personnes internes à la société et ce qui est fait par des sous-traitants.
Confirmer le temps à passer par chaque contributeur et obtenir un chiffrage des sous-traitants.
Estimer les frais à engager dans le projet (déplacements, notes de frais…).
Estimer le chiffre d’affaires du projet.
Créer un budget prévisionnel sous la forme d’un compte de résultat avec les différentes lignes de chiffre d’affaires et de coûts.

Quel outil pour rédiger un budget prévisionnel de projet ?

Il existe plusieurs types d’outils pour budgéter votre projet.

Vous pouvez choisir de rester sur des tableurs pour réaliser vos budgets. Cela vous apporte une certaine simplicité mais présente des problématiques notoires :

un manque de cohérence dans la réalisation des budgets de projets ;
un manque de communication (les données sont plus difficilement partageables) ;
un manque de contrôle (le budget ne peut pas être automatiquement soumis à validation) ;
un manque de fiabilité (il est plus difficile de rendre un calcul fiable dans un tableur).

Vous pouvez sinon choisir de vous équiper d’un outil dédié au pilotage de projet. L’approche de budgétisation d’un projet peut varier assez fortement en fonction de votre métier, et il faut donc vous équiper d’un outil adapté à votre métier.

Par exemple, si vous réalisez des projets dans la construction, un outil comme Procore peut s’adapter. Pour des projets dans le consulting ou les services IT, Stafiz est adapté à votre besoin.

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Comment mettre en forme le budget prévisionnel ?

Comme le budget sert en interne de feuille de route, il est important qu’il soit lisible par l’ensemble des parties prenantes. Il faut qu’il puisse être lu par le département du contrôle de gestion et par la direction, mais aussi, bien sûr, par le chef de projet.

Pour que l’objectif de responsabilisation et de transparence soit réalisé, le budget doit être facilement compréhensible, sans quoi il risque de ne pas être suffisamment utilisé.

Il faut donc qu’il respecte le vocabulaire utilisé par les équipes projets. Sa mise en forme doit donc être validée par les parties prenantes qui doivent retrouver les données et indicateurs les plus importants (coûts totaux, marge projet, synthèse, …). Ainsi, pour que le budget prévisionnel de projet devienne un véritable outil d’aide à la décision, il faut s’être assuré que l’ensemble des gens qui l’utilisent retrouvent les informations nécessaires pour faire leur travail.

Enfin, il doit être facilement réplicable, car la budgétisation d’un projet est une tâche répétitive. Plus le format sera simple et automatisable, plus la société gagnera du temps pour la réalisation et la lecture de ces budgets.

L’objectif de communication du budget prévisionnel

Puisque le budget d’un projet a aussi un objectif de communication, il faut réfléchir à rendre facilement disponible en lecture ces budgets.

Les outils dédiés permettent de communiquer ces budgets facilement aux différentes parties prenantes. Si vous préférez rester sur un tableur, le budget doit être enregistré avec un nom normé clair pour être facilement trouvable dans un dossier accessible de manière sécurisée.

Quels sont les pièges à éviter lorsqu’on réalise le budget prévisionnel d’un projet ?

Un mauvais processus de budgétisation d’un projet est une des causes menant à l’échec d’un projet.

Il existe un certain nombre de risques à prendre en compte au moment de la création d’un budget prévisionnel de projet.

Des coûts sous-estimés : c’est un risque important et une des causes d’échec d’un projet qui revient particulièrement souvent. Lorsque tous les coûts ne sont pas pris en compte ou qu’ils sont sous-estimés, le budget est dépassé, et l’ampleur de ce dépassement peut rapidement mettre le projet en échec.

Un mauvais calcul des coûts : sans aide d’un outil, les standards de calcul et de coûts utilisés peuvent être mal calculés, créant des budgets peu fiables, ainsi qu’une planification mal organisée.

Les imprévus en cours de projet : certains évènements peuvent avoir lieu sans qu’aucun budget n’ait pu le prévoir (catastrophe naturelle, faillite d’un fournisseur, …). Une approche conservatrice est donc impérative pour se prémunir d’un risque trop élevé.

Un manque de flexibilité : un budget trop rigide peut empêcher de réagir à certaines situations et mettre en péril un projet. Il est nécessaire d’avoir la capacité de réajuster le budget quand la situation l’impose.

Une mauvaise allocation des ressources : lorsque le travail de répartition et de chiffrage du travail est mal réalisé, le budget manque de cohérence, et la planification risque de créer des situations de désorganisation qui pénalisent l’atteinte du budget et des délais du projet.

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Enfin, en cours de projet, un suivi régulier de la situation par rapport au budget initial permet d’éviter le risque de dévier du budget.

Les actions pour rétablir une situation dans laquelle un projet risque de voir son budget dévier sont nombreuses :