Comment estimer les coûts d’un projet ?

Avant tout lancement de projet, il s’avère essentiel de savoir combien il coûtera. L’estimation des coûts du projet rentre alors en jeu : elle permet de définir si le projet a des chances d’être rentable, et articule les différentes phases de manière à rester dans le budget.

Toutefois, cet exercice est loin d’être aisé ; il nécessite rigueur, expérience et méthodes. Alors, les fonctionnalités dédiées d’outils de gestion de projet se révèlent précieuses. 

Dans cet article, nous vous proposons un guide clair et actionnable pour comprendre les enjeux d’une estimation juste et pour vous aider à déterminer les coûts de projet le plus précisément possible.

Pourquoi l’estimation des coûts de projet est-elle si importante ? 

Estimation des coûts d’un projet : définition

Estimer le coût d’un projet consiste à calculer l’ensemble des coûts nécessaires à la réalisation du projet. Cette pratique permet d’identifier toutes les ressources financières dont vous aurez besoin pour dérouler le projet d’après un calendrier et un budget précis.

Le chef de projet, chargé de cette mission, doit prendre en compte la portée, les délais et les risques pour établir une estimation la plus réaliste possible. Cependant, il s’agit d’un processus itératif. L’estimation du coût global d’un projet doit être mise à jour en fonction des nouvelles informations à disposition.

L’importance de l’estimation des coûts dans la réussite d’un projet

L’estimation des coûts dans un projet s’avère stratégique. En effet, elle permet de déterminer si le projet mérite d’être lancé au regard de ses enjeux économiques, et d’évaluer ses chances de rentabilité.

Lorsque le projet est finalement considéré, l’estimation des coûts aide à obtenir des prévisions fiables et optimise la gestion des dépenses pour éviter les dépassements. 

Quels sont les enjeux et les défis de l’estimation des coûts d’un projet ?

Les objectifs clés de l’estimation de la valeur d’un projet

Estimer les coûts d’un projet remplit plusieurs objectifs. 

L’un d’eux est d’éviter les dérives de coûts, le respect du budget étant considéré comme un des premiers critères d’évaluation pour évaluer la performance d’un projet. 

Ensuite, faire l’estimation des coûts de projet de manière réaliste vous permet de proposer une offre pertinente à votre client. Évitez la surévaluation du budget qui pourrait l’effrayer, tout comme la sous-évaluation. En effet, cette dernière vous mettrait en difficulté pour assurer vos engagements en restant dans vos prévisions.  

Anticiper et gérer les imprévus

Proposer une estimation au plus juste est l’une des difficultés majeures de l’estimation des coûts de projet. En effet, cela implique de prendre en compte les risques et de les anticiper 

pour offrir une planification financière crédible. 

Identifiez tout risque pouvant impacter votre projet et ses coûts : retard de sous-traitants, mauvaise communication, dérive de périmètre… Prévoir une marge de manœuvre s’avère donc essentiel. Aussi appelée “provisions”, elle permet de combler les retards ou de rattraper les erreurs. 

Grâce à une certaine rigueur et une gestion des risques minutieuse, vous pourrez proposer une estimation des coûts de projet réaliste, minimisant ainsi les risques d’écarts. 

L’estimation des coûts : un enjeu stratégique pour le chef de projet

Le chef de projet est responsable de l’estimation des coûts, qui conditionne en partie le succès global du projet.

Ainsi, trois conditions essentielles doivent être réunies pour garantir cette réussite :

• précision : pour une estimation fiable, un pilotage efficace et un budget maîtrisé,
• crédibilité : du chef de projet, de son équipe et de l’entreprise, qui repose sur la justesse des prévisions,
• rentabilité : un projet réussi doit atteindre ses objectifs financiers. Sans cela, sa légitimité aurait pu être remise en question dès la phase de validation.

Comment déterminer le coût d’un projet ?

Une estimation des coûts en fonction du mode de facturation

L’estimation des coûts de projet va largement dépendre du mode de facturation appliqué.

Agences, ESN et cabinets de conseils utilisent différentes méthodes en fonction du contexte : 

• au forfait, où le budget est fixe, et l’estimation du budget est étroitement liée à la planification des ressources établie en phase de préparation,
• en régie, où le CJM est défini en fonction de la séniorité. La facturation s’effectue au temps passé,
• en agile, qui nécessite une approche itérative car aucun sprint ne se ressemble. La facturation en est rendue complexe.

Ainsi, la technique d’estimation des coûts d’un projet devra être choisie en fonction du mode de facturation et du contexte. 

Les techniques d’évaluation des coûts d’un projet  

L’estimation des coûts projet reste un équilibre à trouver entre coût, portée et délai. Comme évoqué dans le guide du cahier des charges projet, toute modification de l’un impacte les autres et nécessite d’être ajustée. Les dérives de périmètre mettent en péril le projet. 

Bien que l’évaluation des coûts de projet soit relativement complexe, une collecte des données minutieuse et un choix adapté de méthodes vous aideront à poser les bases d’une estimation réaliste. 

• Estimation descendante (ou top-down)

Cette méthode d’estimation des coûts d’un projet part d’une estimation globale, souvent définie à partir de l’expérience ou d’un budget cible. 

Ce coût global est réparti entre les différentes grandes phases et tâches du projet. Par ailleurs, la liste de tâches permet également d’établir le planning du projet.

Rapide à mettre en œuvre, cette méthode repose tout de même sur des hypothèses. Elle est préférée lorsque les informations à disposition sont encore peu précises. 

S’appuyer sur un outil de gestion de projet à ce stade peut se révéler d’une grande aide. Stafiz permet notamment de découper votre projet en phases et de suivre précisément le temps et les coûts associés à chacune.

• Estimation ascendante (bottom-up)

L’approche inverse est ici adoptée : vous définissez le coût de chaque tâche pour obtenir une estimation des coûts globale. Vous pouvez vous appuyer sur des données précises collectées auprès des différentes équipes et parties prenantes. 

• Estimation à trois points

Cette technique consiste à établir la moyenne de trois données : 

• la meilleure estimation, 
• l’estimation la plus optimiste,
• l’estimation la plus pessimiste. 

• Estimation analogique ou comparative 

La méthode d’estimation analogique s’appuie sur l’historique. En comparant le projet actuel à un projet passé, vous obtenez une estimation des coûts globale. Bien que rapide, cette méthode reste peu précise. 

La méthode dite “paramétrique” s’appuie également sur l’historique, mais prend davantage en compte les différences entre le projet actuel et le projet modèle.

• Jugement d’expert

Cette estimation des coûts se base sur l’expérience et l’intuition d’un individu. Elle fait ainsi appel à l’expertise de celui-ci, ainsi qu’aux informations collectées auprès des équipes. 

Plus aléatoire, cette méthode peut toutefois se révéler efficace en fonction de l’expérience de l’expert.

Une combinaison de plusieurs méthodes peut s’avérer judicieuse pour affiner votre estimation. La création de scénarios, comme le scenario builder proposé par Stafiz, vous accompagne dans cet exercice. Vous pouvez ainsi générer différents scénarios à partir d’un plan de production, en faisant varier des paramètres comme les marges de placement.

Créez votre projet, allouez les ressources et indiquez vos objectifs. Notre scenario builder vous propose la meilleure alternative de planification pour réduire au maximum vos coûts.

Voir le scenario builder en action

Les coûts à considérer pour calculer votre budget de projet

Les principaux coûts à prendre en compte pour faire votre estimation sont liés aux frais, aux achats et à la sous-traitance. Généralement, on distingue deux catégories de coûts.

• Les coûts directs, qui sont spécifiques au projet. Il s’agit généralement des salaires de l’équipe et des sous-traitants, des services, ou encore des coûts d’urgence tels que les pénalités, démissions et formations.
• Les coûts indirects, liés au fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, on comptabilise les loyers, l’équipement, le matériel, les logiciels, licences, les salaires des autres services de l’entreprise (marketing, comptabilité, RH etc). 

Évaluez et comptabilisez tous ces coûts pour obtenir une estimation de votre coût de production. À celui-ci devra s’ajouter la marge et les provisions, destinées à rattraper les risques. 

Améliorer la précision des estimations de coûts

Notez qu’il est normal de réviser vos estimations de coûts en cours de projet. Plus la phase sur laquelle vous travaillez est proche, plus l’estimation devient précise. Appelée planification par vague, ce mode de fonctionnement aide à gagner en précision. 

Utiliser un outil pour estimer les coûts d’un projet peut également vous aider dans cette démarche. Les logiciels d’estimation et de gestion des coûts projet comme Stafiz permettent ainsi d’obtenir une vision macro et micro sur le planning, les échéances, le budget et les ressources. Avec une visibilité en temps réel, vous vous basez sur des données fiables. Grâce à des fonctionnalités d’ajustements, vous pouvez être aussi bien réactif que proactif.

• Réajuster le budget à partir du suivi des coûts et des marges 

Stafiz permet d’établir des rapports de rentabilité afin de suivre les marges et d’ajuster les budgets en conséquence. Ainsi, vous optimisez la rentabilité en temps réel. En cas d’écart, vous êtes libres de tenter une renégociation ou de placer d’autres collaborateurs. 

• S’appuyer sur l’historique 

Les données de clôture sont une source d’informations précieuse, constituant une base solide pour estimer les coûts futurs avec plus de précision.

En effet, vous pourrez en apprendre beaucoup sur la manière dont les dépenses ont été gérées en analysant les projets précédents : temps passé, ressources utilisées, ou encore dépassements éventuels…

Vision de la performance d’un projet dans Stafiz

Pour faire évoluer vos coûts journaliers et analyser les projets passés au regard de ces nouveaux coûts, Stafiz vous permet notamment de le faire rétroactivement et d’analyser vos projets passés sur des coûts actualisés.

Vision par projet pour analyser les projets ayant dévié des coûts par industrie, clients

4 erreurs à éviter pour obtenir une estimation des coûts fiable

Voici quatre erreurs à éviter pour constituer une estimation des coûts de projet optimale.

• Sous-chiffrer ou surchiffrer

Comme évoqué précédemment, l’un comme l’autre pourrait vous causer du tort, soit en effrayant votre prospect, soit en complexifiant votre planification financière. Si le budget du client n’est pas aligné avec ce que vous pouvez lui offrir, faites marche arrière. 

• Ne pas donner de visibilité 

Proposez des étapes intermédiaires au client pour le rassurer et vous assurez au passage que les dépenses sont en lien avec l’estimation. 

• Ne pas suivre les coûts

Suivre votre projet et plus particulièrement ses dépenses s’avère indispensable pour s’assurer que tout se déroule comme prévu. En cas de dépassement du budget, il est encore temps de rectifier. 

• Ne pas faire valider votre proposition en interne 

Consultez les autres services de votre entreprise avant d’envoyer votre proposition au client. En effet, vous travaillez avec des objectifs de rentabilité, le projet dont vous avez la charge doit répondre à des enjeux stratégiques. 

Estimer les coûts de projet de façon fiable et précise s’avère essentiel pour un projet réussi.

Sans cela, le projet ne serait peut-être même jamais amené à voir le jour. Cet exercice reste indispensable à la rentabilité du projet, mais impacte également la réputation de l’entreprise au global. 

Heureusement, il existe plusieurs méthodes d’estimation qui ont fait leur preuve : estimations ascendantes, descendantes ou par analogie, elles peuvent d’ailleurs être combinées pour un maximum de précision. Ainsi, l’estimation des coûts de projet doit être pleinement intégrée à votre gestion de projet, améliorant la rentabilité comme la gestion des risques, permettant alors de garantir le succès du projet.