Hoe schat je de kosten van een project in?

Vóór elke project startenis het essentieel om te weten hoeveel het gaat kosten. L'raming van de projectkosten komt om de hoek kijken: hiermee kun je bepalen of het project een kans heeft om winstgevend te zijn en kun je de verschillende fasen zo organiseren dat binnen het budget te blijven.

Deze oefening is echter verre van eenvoudig; het vereist nauwkeurigheid, ervaring en methoden. Dus de speciale functies vanprojectmanagementtools van onschatbare waarde.

In dit artikel bieden we je een duidelijke en bruikbare gids om de volgende zaken te begrijpen van een eerlijke waardering en om u te helpen projectkosten te bepalen zo nauwkeurig mogelijk te bepalen.

Waarom is projectkostenberekening zo belangrijk? 

Projectkosten: definitie

De kosten van een project schatten houdt in dat alle kosten worden berekend die nodig zijn om de voltooiing van het project. Deze praktijk maakt het mogelijk om alle financiële middelen die je nodig hebt om het project volgens een nauwkeurig tijdschema en budget uit te voeren.

De projectmanager die verantwoordelijk is voor deze taak moet rekening houden met de omvang, deadlines en risico's om een zo realistisch mogelijke schatting te maken. zo realistisch mogelijk schatten. Dit is echter een iteratief proces. Het schatten van de totale kosten van een project moet worden bijgewerkt als er nieuwe informatie beschikbaar komt.

Het belang van kostenraming voor het succes van een project

Het inschatten van de kosten van een project is strategisch. Het stelt je in staat om te bepalen of het project de moeite waard is om te lanceren met het oog op de economische belangenen omde kans op winstgevendheid te beoordelen.

Wanneer het project uiteindelijk wordt overwogen, helpt de kostenraming om betrouwbare betrouwbare voorspellingen en het uitgavenbeheer te optimaliseren om kostenoverschrijdingen te voorkomen.

Wat zijn de problemen en uitdagingen bij het schatten van projectkosten?

De belangrijkste doelstellingen van het schatten van de waarde van een project

Het schatten van de kosten van een project dient verschillende doelen. 

Een daarvan is omkostenoverschrijdingen voorkomenomdat het naleven van het budget wordt beschouwd als een van de belangrijkste evaluatiecriteria voor het beoordelen van de prestaties van een project..

Ten tweede kun je door de projectkosten realistisch in te schatten een relevante offerte aan uw klant. Vermijd overschatting van het budget wat hen zou kunnen afschrikken, net zoals je de kosten zou onderschatten. In feite zou het laatste het moeilijk voor je maken om je verplichtingen na te komen door binnen je prognoses te blijven.

Anticiperen op en omgaan met het onverwachte

Het maken van een nauwkeurige schatting is een van de grootste problemen bij het schatten van projectkosten. Dit betekent rekening houden met risico's en erop anticiperen

geloofwaardige geloofwaardige financiële planning.

Identificeer alle risico's die invloed kunnen hebben op je project en de kosten zoals vertragingen door onderaannemers, slechte communicatie, scope creep, etc. Plan voor een manoeuvreerruimte is daarom essentieel. Dit staat ook bekend als "voorzieningen" en stelt je in staat om vertragingen goed te maken of om fouten goed te maken.

Dankzij een zekere striktheid en nauwgezet nauwgezet risicobeheerkun je een realistische schatting van de projectkosten voorstellen, waarbij het risico op afwijkingen tot een minimum wordt beperkt.

Kosten schatten: een strategische uitdaging voor projectmanagers

De projectmanager is verantwoordelijk voor het schatten van de kosten, wat mede bepalend is voor het algehele algehele succes van het project.

Er moet aan drie essentiële voorwaarden worden voldaan om succes te garanderen:

• precisie : voor een betrouwbare schatting, effectief beheer en een gecontroleerde begroting,
• geloofwaardigheid : van de projectmanager, zijn team en het bedrijf, gebaseerd op de nauwkeurigheid van de voorspellingen,
• rentabiliteit : Een succesvol project moet zijn financiële doelstellingen halen. Anders had de legitimiteit ervan al in de validatiefase in twijfel getrokken kunnen worden.

Hoe bepaal je de kosten van een project?

Geschatte kosten op basis van factureringsmethode

Het schatten van de projectkosten hangt grotendeels af van de factureringsmethode gebruikte methode.

Agentschappen, ESN's en adviesbureaus gebruiken verschillende methoden, afhankelijk van de context: 

• vaste prijswaarbij het budget vastligt en de budgetraming nauw samenhangt met de resourceplanning die tijdens de voorbereidingsfase is opgesteld,
• in managementwaar CJM wordt gedefinieerd op basis van anciënniteit. Facturering is gebaseerd op bestede tijd,
• in agilewat een iteratieve aanpak vereist omdat geen twee sprints hetzelfde zijn. Dit maakt facturering complex.

De techniek die wordt gebruikt om de kosten van een project te schatten, moet daarom worden gekozen op basis van de factureringsmethode en de context. 

Technieken voor projectkostenberekening  

Het schatten van projectkosten blijft een evenwichtsoefening tussen kosten, reikwijdte en tijdschema. Zoals vermeld in de gids voor projectspecificaties, heeft elke verandering in de ene invloed op de andere en moet deze worden aangepast. De scopedrift kan het project in gevaar brengen.

Hoewel deprojectkostenberekening relatief complex is, kun je met zorgvuldige gegevensverzameling en de juiste keuze van methoden de basis leggen voor een realistische schatting.

• Top-down schatting

Deze methode voor het schatten van projectkosten gaat uit van een globale schatting, vaak gedefinieerd op basis van ervaring of een doelbudget.

Deze totale kosten worden uitgesplitst in de verschillende grote fasen en taken van het project. De lijst met taken wordt ook gebruikt om de planning van het project op te stellen.

Hoewel deze methode snel te implementeren is, is ze nog steeds gebaseerd op aannames. Deze methode heeft de voorkeur als de beschikbare informatie nog niet nauwkeurig is.

Vertrouw op een projectbeheertool kan in dit stadium een grote hulp zijn. Met Stafiz kun je je project opdelen in fasen en de tijd en kosten van elke fase nauwkeurig bijhouden.

• Bottom-up schatting

Hier wordt de tegenovergestelde benadering gebruikt: je bepaal de kosten van elke taak om een totale kostenraming te verkrijgen. U kunt putten uit nauwkeurige gegevens verzameld van de verschillende teams en belanghebbenden.

• Driepuntsschatting

Bij deze techniek wordt het gemiddelde genomen van drie gegevenspunten: 

• de beste schatting, 
• de meest optimistische schatting,
• de meest pessimistische schatting. 

• Analoge of vergelijkende schatting 

De analoge schattingsmethode is gebaseerd op historische gegevens. Door het huidige project te vergelijken te vergelijken met een project uit het verleden, krijg je een schatting van de totale kosten. Hoewel deze methode snel is, is ze niet erg nauwkeurig.

De "parametrische" methode is ook gebaseerd op historische gegevens, maar houdt meer rekening met de verschillen tussen het huidige project en het modelproject.

• Deskundig oordeel

Deze kostenraming is gebaseerd op ervaring en intuïtie van een individu. Daarom een beroep op de expertise en informatie van de teams.

Hoewel deze methode onzekerder is, kan ze effectief zijn, afhankelijk van de ervaring van de expert.

Een combinatie van verschillende methoden kan nuttig zijn om je schatting te verfijnen. De scenario bouwenDe scenario builder van Stafiz kan je helpen bij deze oefening. Je kunt verschillende scenario's genereren op basis van een productieplan, door parameters zoals investeringsmarges te variëren.

Creëer je project, wijs middelen toe en specificeer je doelstellingen. Onze scenario builder biedt je het beste planningsalternatief om je kosten zo laag mogelijk te houden.

Bekijk de scenario-bouwer in actie

Kosten waarmee je rekening moet houden bij het berekenen van je projectbudget

De belangrijkste kosten om rekening mee te houden bij het maken van je schatting hebben te maken met uitgaven, aankopen en uitbesteding. Over het algemeen zijn er twee categorieën kosten.

• Directe kostenDeze zijn specifiek voor het project. Dit zijn meestal team salarissen en onderaannemers, diensten of noodkosten zoals boetes, ontslag en training.
• Indirecte kostenDit zijn kosten die verband houden met het runnen van het bedrijf. Hieronder vallen huur, apparatuur, hardware, software, licenties en salarissen voor andere bedrijfsafdelingen (marketing, boekhouding, HR, enz.).

Evalueer en verreken al deze kosten om een schatting van je productiekosten te krijgen. Hierbij komen nog de marge en voorzieningen, bedoeld om eventuele risico's te compenseren. 

De nauwkeurigheid van kostenramingen verbeteren

Merk op dat het normaal is om je kostenramingen te herzien in de loop van het project. Hoe dichter je bij de fase komt waaraan je werkt, hoe nauwkeuriger de schatting wordt. Bekend als golfplanningDeze manier van werken helpt de nauwkeurigheid te verbeteren.

Een hulpmiddel gebruiken Een hulpmiddel om de kosten van een project te schatten kan je ook helpen bij dit proces. De software voor projectkostenraming en -beheer zoals Stafiz, geven je een macro- en micro macro- en microoverzicht van planningdeadlines, budget en middelen. Met real-time zichtbaarheidkunt u vertrouwen op betrouwbare gegevens. Dankzij aanpassingsfunctieskun je zowel reactief als proactief zijn.

• Pas het budget aan door de kosten en marges in de gaten te houden 

Stafiz stelt je in staat om rentabiliteitsrapporten marges controleren enbudgetten dienovereenkomstig aan te passen. Op deze manier kunt u winstgevendheid optimaliseren in realtime. Als er afwijkingen zijn, bent u vrij om proberen opnieuw te onderhandelen of andere werknemers te plaatsen.

• Voortbouwen op de geschiedenis 

De afsluitgegevens is een waardevolle bron van informatie, die een solide basis vormt voor het schatten van toekomstige toekomstige kosten te schatten nauwkeuriger in te schatten.

In feite kun je veel leren over hoe uitgaven zijn beheerd door eerdere projecten te analyseren bestede tijd, gebruikte middelen, eventuele overschrijdingen...

Visie op projectprestaties in Stafiz

Om te helpen uw dagelijkse kosten en projecten uit het verleden te analyseren in het licht van deze nieuwe kosten, kunt u dit met Stafiz achteraf doen en uw projecten uit het verleden analyseren op basis van de bijgewerkte kosten.

Visie per project om projecten te analyseren die hebben afgeweken van de kosten per bedrijfstak, klant, enz.

4 fouten die je moet vermijden voor een betrouwbare kostenraming

Hier zijn vier fouten die je moet vermijden om een optimale schatting van de projectkosten te maken.

• Te weinig of te veel codering

Zoals hierboven vermeld, kunnen beide schadelijk voor u zijn, ofwel door uw prospect af te schrikken of door uw financiële planning. Als het budget van de klant niet in lijn is met wat u kunt bieden, trek u dan terug.

• Geen zichtbaarheid 

Stel voor tussenstappen de klant geruststellen en ervoor zorgen dat de uitgaven overeenkomen met de schatting.

• Kosten niet bijhouden

Het bijhouden van je project, en in het bijzonder de uitgaven is essentieel om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. In het geval van over budgetis er nog tijd om de situatie recht te zetten.

• Je voorstel niet intern laten valideren 

Overleg met andere afdelingen in je bedrijf voordat je je voorstel naar de klant stuurt. Je werkt met rendementsdoelstellingenhet project waarvoor je verantwoordelijk bent moet inspelen op strategische kwesties.

Het betrouwbaar en nauwkeurig schatten van projectkosten is essentieel voor een succesvol project.

Zonder dit zou het project misschien nooit het daglicht zien. Deze oefening is essentieel voor de winstgevendheid van het project, maar heeft ook gevolgen voor de reputatie van het bedrijf. reputatie van het bedrijf reputatie.

Gelukkig zijn er een aantal beproefde schattingsmethoden: bottom-up, top-down of analoog, die allemaal gecombineerd kunnen worden voor maximale nauwkeurigheid. Projectkosten moeten daarom volledig worden geïntegreerd in uw projectmanagement, waardoor zowel de winstgevendheid als het risicobeheer worden verbeterd en het succes van het project wordt verzekerd.