¿Cómo estimar los costos de un proyecto?

Antes de lanzar cualquier proyecto, es fundamental saber cuánto costará. A continuación, entra en juego el presupuesto del proyecto: permite definir si es probable que el proyecto sea rentable y articula las diferentes fases de forma que se mantenga dentro del presupuesto.

Sin embargo, este ejercicio no es nada fácil; requiere rigor, experiencia y métodos. Por lo tanto, las funciones específicas de las herramientas de gestión de proyectos resultan valiosas.

En este artículo, le ofrecemos una guía clara y práctica para comprender los desafíos de una estimación justa y ayudarlo a determinar los costos del proyecto con la mayor precisión posible.

¿Por qué es tan importante estimar los costos del proyecto? 

Estimación de los costes de un proyecto: definición

Estimar el coste de un proyecto consiste en calcular todos los costes necesarios para llevar a cabo el proyecto. Esta práctica ayuda a identificar todos los recursos financieros que necesitará para completar el proyecto en un cronograma y presupuesto específicos.

El director del proyecto, encargado de esta misión, debe tener en cuenta el alcance, los plazos y los riesgos para establecer una estimación lo más realista posible. Sin embargo, este es un proceso iterativo. La estimación del costo general de un proyecto debe actualizarse de acuerdo con la nueva información disponible.

La importancia de la estimación de costes en el éxito de un proyecto

Estimar los costos en un proyecto es estratégico. De hecho, permite determinar si el proyecto merece ser lanzado en vista de sus intereses económicos y evaluar sus posibilidades de rentabilidad.

Cuando finalmente se considera el proyecto, la estimación de costos ayuda a obtener pronósticos confiables y optimiza la gestión de gastos para evitar sobrecostos.

¿Cuáles son los problemas y desafíos de estimar los costos de un proyecto?

Los objetivos clave de estimar el valor de un proyecto

Estimar los costos de un proyecto tiene varios propósitos. 

Una de ellas es evitar las desviaciones de costes, ya que el respeto al presupuesto se considera uno de los primeros criterios de evaluación para evaluar el rendimiento de un proyecto.

Luego, hacer la estimación del costo del proyecto de manera realista le permite hacer una oferta relevante a su cliente. Evite sobrevalorar el presupuesto que podría asustarlos, así como infravalorarlos. De hecho, esto último le dificultaría cumplir con sus compromisos mientras se mantiene dentro de sus pronósticos.  

Anticipar y gestionar lo inesperado

Ofrecer una estimación precisa es una de las principales dificultades para estimar los costos del proyecto. De hecho, esto implica tener en cuenta los riesgos y anticiparse a ellos 

para proporcionar una planificación financiera creíble.

Identifica cualquier riesgo que pueda afectar a tu proyecto y sus costes: retrasos en los subcontratistas, mala comunicación, deriva perimetral, etc. Por lo tanto, es esencial proporcionar margen de maniobra. También conocido como "provisiones", permite compensar retrasos o errores.

Con rigor y una cuidadosa gestión de riesgos, podrá proporcionar una estimación realista del costo del proyecto, minimizando el riesgo de desviaciones.

Estimación de costes: una cuestión estratégica para el director del proyecto

El gerente de proyecto es responsable de la estimación de costos, que determina en parte el éxito general del proyecto.

Así, se deben cumplir tres condiciones esenciales para garantizar este éxito:

• precisión: para una estimación fiable, una gestión eficiente y un presupuesto controlado,
• credibilidad: del director del proyecto, su equipo y la empresa, que se basa en la precisión de las previsiones,
• Rentabilidad: Un proyecto exitoso debe cumplir con sus objetivos financieros. Sin esto, su legitimidad podría haber sido cuestionada desde la fase de validación.

¿Cómo se determina el costo de un proyecto?

Una estimación de los costes según el método de facturación

La estimación del costo del proyecto dependerá en gran medida del método de facturación aplicado.

Las agencias, las ESN y las empresas de consultoría utilizan diferentes métodos según el contexto: 

• a tanto alzado, cuando el presupuesto sea fijo y la previsión presupuestaria esté estrechamente vinculada a la planificación de recursos establecida en la fase de preparación,
• en la sala de tiempo y control, donde el WJC se define según la antigüedad. La facturación se basa en el tiempo empleado,
• en agile, lo que requiere un enfoque iterativo porque no hay dos sprints iguales. La facturación se hace compleja.

Por lo tanto, la técnica para estimar los costos de un proyecto debe elegirse de acuerdo con el método de facturación y el contexto. 

Técnicas para estimar los costos del proyecto  

La estimación de costos del proyecto sigue siendo un equilibrio entre costo, alcance y plazo. Como se menciona en la guía de especificaciones del proyecto, cualquier modificación de uno afecta a los demás y debe ajustarse. Las derivas perimetrales ponen en peligro el proyecto.

Aunque el cálculo de costos del proyecto es relativamente complejo, la recopilación cuidadosa de datos y la elección correcta de métodos lo ayudarán a sentar las bases para una estimación realista.

• Estimación descendente

Este método de estimación de los costos de un proyecto parte de una estimación general, a menudo definida a partir de la experiencia o de un presupuesto objetivo.

Este costo total se divide entre las diferentes fases y tareas principales del proyecto. Además, la lista de tareas pendientes también ayuda a establecer el cronograma del proyecto.

Este método es rápido de implementar, pero aún se basa en suposiciones. Se prefiere cuando la información disponible aún no es muy precisa.

Confiar en una herramienta de gestión de proyectos en esta etapa puede ser de gran ayuda. Stafiz le permite dividir su proyecto en fases y realizar un seguimiento preciso del tiempo y los costos asociados con cada una.

• Estimación ascendente

Aquí se adopta el enfoque opuesto: se define el costo de cada tarea para obtener una estimación de costos general. Puede confiar en los datos precisos recopilados de diferentes equipos y partes interesadas.

• Estimación de tres puntos

Esta técnica consiste en promediar tres datos: 

• mejor estimación, 
• la estimación más optimista,
• la estimación más pesimista. 

• Estimación analógica o comparativa 

El método de estimación analógica se basa en la historia. Al comparar el proyecto actual con un proyecto anterior, obtiene una estimación de costos general. Aunque rápido, este método no es muy preciso.

El llamado método "paramétrico" también se basa en la historia, pero tiene más en cuenta las diferencias entre el proyecto actual y el proyecto modelo.

• Juicio de expertos

Esta estimación de costos se basa en la experiencia y la intuición de un individuo. Por lo tanto, recurre a la experiencia de estos últimos, así como a la información recopilada de los equipos.

Sin embargo, más aleatorio, este método puede ser efectivo dependiendo de la experiencia del experto.

Una combinación de varios métodos puede ser una buena idea para refinar su estimación. La creación de escenarios, como el constructor de escenarios propuesto por Stafiz, te acompaña en este ejercicio. Esto le permite generar diferentes escenarios a partir de un plan de producción, variando parámetros como los márgenes de colocación.

Cree su proyecto, asigne recursos y establezca sus objetivos. Nuestro creador de escenarios le ofrece la mejor alternativa de planificación para reducir sus costos tanto como sea posible.

Vea el generador de escenarios en acción

Costos a considerar al calcular el presupuesto de su proyecto

Los principales costos a considerar al hacer su estimación están relacionados con tarifas, compras y subcontratación. Generalmente, hay dos categorías de costos.

• Costos directos, que son específicos del proyecto. Suelen ser los salarios del equipo y los subcontratistas, los servicios o los costes de emergencia como sanciones, dimisiones y formación.
• Costos indirectos, relacionados con la operación de la empresa. Así, contabilizamos alquileres, equipos, hardware, software, licencias, salarios de otros departamentos de la empresa (marketing, contabilidad, RRHH, etc.). 

Evalúe y tenga en cuenta todos estos costos para obtener una estimación de su costo de producción. A esto hay que añadir el margen y las provisiones, destinadas a compensar los riesgos. 

Mejore la precisión de las estimaciones de costos

Tenga en cuenta que es normal revisar sus estimaciones de costos durante el proyecto. Cuanto más cerca esté la fase en la que esté trabajando, más precisa será la estimación. Llamado planificación de olas, este modo de operación ayuda a ganar precisión.

El uso de una herramienta para estimar los costos de un proyecto también puede ayudarlo con este proceso. El software de estimación y gestión de costes de proyectos como Stafiz permite obtener una visión macro y micro del calendario, los plazos, el presupuesto y los recursos. Con visibilidad en tiempo real, confía en datos confiables. Con las funciones de ajuste, puede ser tanto reactivo como proactivo.

• Reajustar el presupuesto en función del seguimiento de costes y márgenes 

Stafiz permite que los informes de rentabilidad realicen un seguimiento de los márgenes y ajusten los presupuestos en consecuencia. De esta manera, optimiza la rentabilidad en tiempo real. En caso de desviación, puede intentar renegociar o colocar a otros empleados.

• Confiar en la historia 

Los datos de cierre son una valiosa fuente de información, que proporciona una base sólida para estimar los costos futuros con mayor precisión.

De hecho, podrá aprender mucho sobre cómo se han gestionado los gastos analizando proyectos anteriores : tiempo empleado, recursos utilizados o posibles excesos...

Visualización de la interpretación de un proyecto en Stafiz

Para cambiar sus costos diarios y analizar proyectos anteriores a la luz de estos nuevos costos, Stafiz le permite hacer esto retroactivamente y analizar sus proyectos anteriores en costos actualizados.

Visión proyecto por proyecto para analizar proyectos que se han desviado de los costos por industria, clientes

4 errores que debes evitar para obtener una estimación de costos confiable

Aquí hay cuatro errores que debe evitar para crear una estimación óptima del costo del proyecto.

• Cifrado o sobrecifrado

Como se mencionó anteriormente, ambos podrían causarle daño, ya sea asustando a su prospecto o complicando su planificación financiera. Si el presupuesto del cliente no está alineado con lo que puede ofrecer, retroceda.

• No dar visibilidad 

Ofrezca pasos intermedios al cliente para tranquilizarlo y asegurarse de que los gastos estén en línea con la estimación.

• No realizar un seguimiento de los costos

Hacer un seguimiento de tu proyecto y especialmente de sus gastos es fundamental para que todo salga según lo previsto. Si se excede el presupuesto, todavía hay tiempo para rectificarlo.

• No tener su propuesta validada internamente 

Consulte los otros departamentos de su empresa antes de enviar su propuesta al cliente. Efectivamente, si trabajas con objetivos de rentabilidad, el proyecto que tienes a tu cargo debe cumplir con retos estratégicos.

Estimar los costos del proyecto de manera confiable y precisa es esencial para un proyecto exitoso.

Sin esto, es posible que el proyecto nunca vea la luz del día. Este ejercicio sigue siendo esencial para la rentabilidad del proyecto, pero también afecta la reputación de la empresa en su conjunto.

Afortunadamente, existen varios métodos probados de estimación: de abajo hacia arriba, de arriba hacia abajo o por analogía, se pueden combinar para obtener la máxima precisión. Por lo tanto, la estimación de costos del proyecto debe integrarse completamente en la gestión de su proyecto, mejorando la rentabilidad y la gestión de riesgos, asegurando así el éxito del proyecto.