Wie schätzt man die Kosten eines Projekts?

Bevor ein Projekt gestartet wird, ist es wichtig zu wissen, wie viel es kosten wird. Dann kommt die Projektkostenschätzung ins Spiel: Sie ermöglicht es Ihnen, zu definieren, ob das Projekt wahrscheinlich rentabel sein wird, und die verschiedenen Phasen so zu gliedern, dass sie innerhalb des Budgets bleiben.

Diese Übung ist jedoch alles andere als einfach, sie erfordert Strenge, Erfahrung und Methoden. Daher erweisen sich die dedizierten Funktionen von Projektmanagement-Tools als wertvoll.

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen klaren und umsetzbaren Leitfaden, um die Herausforderungen einer fairen Schätzung zu verstehen und Ihnen zu helfen, die Projektkosten so genau wie möglich zu bestimmen.

Warum ist die Schätzung der Projektkosten so wichtig? 

Schätzung der Kosten eines Projekts: Definition

Die Schätzung der Kosten eines Projekts besteht aus der Berechnung aller Kosten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Diese Vorgehensweise hilft dabei, alle finanziellen Ressourcen zu identifizieren , die Sie benötigen, um das Projekt nach einem bestimmten Zeitplan und Budget abzuschließen.

Der Projektmanager, der für diese Mission verantwortlich ist, muss den Umfang, die Fristen und die Risiken berücksichtigen, um eine möglichst realistische Schätzung zu erstellen. Dies ist jedoch ein iterativer Prozess. Die Gesamtkostenschätzung eines Projekts sollte entsprechend den neuen verfügbaren Informationen aktualisiert werden.

Die Bedeutung der Kostenschätzung für den Erfolg eines Projekts

Die Schätzung der Kosten in einem Projekt ist strategisch. Sie ermöglicht es nämlich, festzustellen, ob das Projekt angesichts seiner wirtschaftlichen Vorteile einen Start verdient, und seine Rentabilitätschancen zu bewerten.

Wenn das Projekt schließlich in Betracht gezogen wird, hilft die Kostenschätzung, zuverlässige Prognosen zu erhalten und das Kostenmanagement zu optimieren, um Überschreitungen zu vermeiden.

Was sind die Probleme und Herausforderungen bei der Schätzung der Kosten eines Projekts?

Die wichtigsten Ziele bei der Schätzung des Wertes eines Projekts

Die Schätzung der Kosten eines Projekts dient mehreren Zwecken. 

Eines davon ist die Vermeidung von Kostenabweichungen, da die Einhaltung des Budgets als eines der ersten Bewertungskriterien zur Bewertung der Leistung eines Projekts gilt.

Wenn Sie dann die Projektkostenschätzung realistisch gestalten, können Sie Ihrem Kunden ein relevantes Angebot unterbreiten. Vermeiden Sie eine Überbewertung des Budgets, die sie erschrecken könnte, sowie eine Unterbewertung. Letzteres würde es Ihnen in der Tat erschweren, Ihre Verpflichtungen einzuhalten und gleichzeitig Ihre Prognosen einzuhalten.  

Das Unerwartete antizipieren und bewältigen

Eine genaue Schätzung ist eine der größten Schwierigkeiten bei der Schätzung der Projektkosten. Dies bedeutet nämlich, Risiken zu berücksichtigen und zu antizipieren 

eine glaubwürdige Finanzplanung zu ermöglichen.

Identifizieren Sie alle Risiken, die sich auf Ihr Projekt und seine Kosten auswirken könnten: Verzögerungen bei Subunternehmern, schlechte Kommunikation, Perimeterdrift usw. Daher ist es unerlässlich, Handlungsspielraum zu schaffen. Es wird auch als "Provision" bezeichnet und ermöglicht es, Verzögerungen oder Fehler auszugleichen.

Mit Strenge und sorgfältigem Risikomanagement werden Sie in der Lage sein, eine realistische Kostenschätzung für das Projekt zu erstellen und das Risiko von Abweichungen zu minimieren.

Kostenschätzung: eine strategische Frage für den Projektleiter

Der Projektleiter ist für die Kostenschätzung verantwortlich, die den Gesamterfolg des Projekts mitbestimmt.

Es müssen also drei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein, um diesen Erfolg zu gewährleisten:

• Präzision: für eine zuverlässige Schätzung, eine effiziente Verwaltung und ein kontrolliertes Budget,
• Glaubwürdigkeit: des Projektleiters, seines Teams und des Unternehmens, die auf der Genauigkeit der Prognosen basiert,
• Rentabilität: Ein erfolgreiches Projekt muss seine finanziellen Ziele erreichen. Ohne dies hätte ihre Legitimität bereits in der Validierungsphase in Frage gestellt werden können.

Wie ermitteln Sie die Kosten eines Projekts?

Eine Schätzung der Kosten gemäß der Abrechnungsmethode

Die Kostenschätzung des Projekts hängt weitgehend von der verwendeten Abrechnungsmethode ab .

Agenturen, ESNs und Beratungsunternehmen verwenden je nach Kontext unterschiedliche Methoden: 

• pauschal, wenn das Budget festgelegt ist und die Budgetschätzung eng mit der in der Vorbereitungsphase festgelegten Ressourcenplanung verknüpft ist,
• im Zeit- und Kontrollraum, wo die WJC nach Dienstalter definiert wird. Die Abrechnung erfolgt auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit,
• In Agile, was ein iteratives Vorgehen erfordert, da keine zwei Sprints gleich sind. Die Rechnungsstellung wird komplex.

Daher sollte die Technik zur Schätzung der Kosten eines Projekts entsprechend der Abrechnungsmethode und dem Kontext ausgewählt werden. 

Techniken zur Schätzung der Projektkosten  

Die Schätzung der Projektkosten bleibt ein Gleichgewicht, das zwischen Kosten, Umfang und Zeitplan gefunden werden muss. Wie im Leitfaden zur Projektspezifikation erwähnt, wirkt sich jede Änderung eines auf die anderen aus und muss angepasst werden. Perimeterdrifts gefährden das Projekt.

Obwohl die Projektkalkulation relativ komplex ist, helfen Ihnen eine sorgfältige Datenerfassung und die richtige Wahl der Methoden, die Grundlage für eine realistische Schätzung zu legen.

• Top-down-Schätzung

Diese Methode zur Schätzung der Kosten eines Projekts geht von einer Gesamtschätzung aus, die oft auf der Grundlage von Erfahrungen oder einem Zielbudget definiert wird.

Diese Gesamtkosten verteilen sich auf die verschiedenen Hauptphasen und Aufgaben des Projekts. Darüber hinaus hilft die To-Do-Liste auch bei der Erstellung des Projektzeitplans.

Diese Methode ist schnell zu implementieren, basiert aber dennoch auf Annahmen. Sie wird bevorzugt, wenn die verfügbaren Informationen noch nicht sehr genau sind.

Sich in dieser Phase auf ein Projektmanagement-Tool zu verlassen, kann eine große Hilfe sein. Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt in Phasen zu unterteilen und den Zeit- und Kostenaufwand, der mit jeder Phase verbunden ist, genau zu verfolgen.

• Bottom-up-Schätzung

Hier wird der umgekehrte Ansatz gewählt: Sie definieren die Kosten für jede Aufgabe, um eine Gesamtkostenschätzung zu erhalten. Sie können sich auf genaue Daten verlassen , die von verschiedenen Teams und Stakeholdern gesammelt wurden.

• Drei-Punkte-Schätzung

Diese Technik besteht aus der Mittelung von drei Datenelementen: 

• beste Schätzung, 
• die optimistischste Schätzung,
• die pessimistischste Schätzung. 

• Analoge oder vergleichende Schätzung 

Die analoge Schätzmethode basiert auf der Historie. Durch den Vergleich des aktuellen Projekts mit einem vergangenen Projekt erhalten Sie eine Gesamtkostenschätzung. Obwohl diese Methode schnell ist, ist sie nicht sehr präzise.

Die sogenannte "parametrische" Methode basiert ebenfalls auf der Historie, berücksichtigt aber stärker die Unterschiede zwischen dem aktuellen Projekt und dem Modellprojekt.

• Expertenurteil

Diese Kostenschätzung basiert auf der Erfahrung und Intuition des Einzelnen. Sie stützt sich daher auf das Fachwissen der letzteren sowie auf die von den Teams gesammelten Informationen.

Diese Methode ist eher zufällig, kann jedoch je nach Erfahrung des Experten effektiv sein.

Eine Kombination aus mehreren Methoden kann eine gute Idee sein, um Ihre Schätzung zu verfeinern. Die Erstellung von Szenarien, wie z.B. der von Stafiz vorgeschlagene Scenario Builder, begleitet Sie in dieser Übung. Auf diese Weise können Sie aus einem Produktionsplan verschiedene Szenarien generieren, die Parameter wie z. B. Platzierungsränder variieren.

Erstellen Sie Ihr Projekt, weisen Sie Ressourcen zu und geben Sie Ihre Ziele an. Unser Szenario-Builder bietet Ihnen die beste Planungsalternative, um Ihre Kosten so weit wie möglich zu senken.

Sehen Sie den Szenario-Builder in Aktion

Kosten, die Sie bei der Berechnung Ihres Projektbudgets berücksichtigen sollten

Die Hauptkosten , die Sie bei Ihrer Schätzung berücksichtigen sollten, beziehen sich auf Gebühren, Käufe und Unteraufträge. Im Allgemeinen gibt es zwei Kategorien von Kosten.

• Direkte Kosten, die projektspezifisch sind. Dabei handelt es sich in der Regel um die Gehälter des Teams und der Subunternehmer, Dienstleistungen oder Notfallkosten wie Strafen, Kündigungen und Schulungen.
• Indirekte Kosten, die mit dem Betrieb des Unternehmens verbunden sind. So berücksichtigen wir Mieten, Geräte, Hardware, Software, Lizenzen, Gehälter anderer Abteilungen des Unternehmens (Marketing, Buchhaltung, Personalwesen usw.). 

Bewerten und berücksichtigen Sie all diese Kosten, um eine Schätzung Ihrer Produktionskosten zu erhalten. Hinzu kommen die Marge und die Rückstellungen, die zum Ausgleich der Risiken bestimmt sind. 

Verbessern Sie die Genauigkeit von Kostenschätzungen

Beachten Sie, dass es normal ist, Ihre Kostenschätzungen während des Projekts zu überarbeiten. Je näher die Phase rückt, an der Sie arbeiten, desto genauer wird die Schätzung. Diese Betriebsweise, die als Wellenplanung bezeichnet wird, trägt dazu bei, an Präzision zu gewinnen.

Die Verwendung eines Tools zur Schätzung der Kosten eines Projekts kann Ihnen bei diesem Prozess ebenfalls helfen. Eine Software zur Schätzung und Verwaltung von Projektkosten wie Stafiz ermöglicht es Ihnen, eine Makro- und Mikroansicht des Zeitplans, der Fristen, des Budgets und der Ressourcen zu erhalten. Mit Echtzeit-Transparenz verlassen Sie sich auf zuverlässige Daten. Mit Anpassungsfunktionen können Sie sowohl reaktiv als auch proaktiv sein.

• Anpassung des Budgets auf der Grundlage der Überwachung von Kosten und Margen 

Stafiz ermöglicht die Rentabilitätsberichterstattung, um Margen zu verfolgen und Budgets entsprechend anzupassen. Auf diese Weise optimieren Sie die Rentabilität in Echtzeit. Im Falle einer Abweichung steht es Ihnen frei, es zu versuchen, neu zu verhandeln oder andere Mitarbeiter zu vermitteln.

• Sich auf die Geschichte stützen 

Abschlussdaten sind eine wertvolle Informationsquelle, die eine solide Grundlage für eine genauere Schätzung zukünftiger Kosten bietet.

In der Tat werden Sie in der Lage sein, viel darüber zu erfahren, wie die Ausgaben verwaltet wurden, indem Sie frühere Projekte analysieren : aufgewendete Zeit, verwendete Ressourcen oder mögliche Überschreitungen...

Anzeigen der Leistung eines Projekts in Stafiz

Um Ihre täglichen Kosten zu ändern und vergangene Projekte im Lichte dieser neuen Kosten zu analysieren, können Sie dies mit Stafiz rückwirkend tun und Ihre vergangenen Projekte zu aktualisierten Kosten analysieren.

Projekt-für-Projekt-Vision zur Analyse von Projekten, die von den Kosten nach Branchen und Kunden abgewichen sind

4 Fehler, die Sie vermeiden sollten, um einen zuverlässigen Kostenvoranschlag zu erhalten

Hier sind vier Fehler, die Sie vermeiden sollten, um eine optimale Projektkostenschätzung zu erstellen.

• Unterschlüsseln oder überverschlüsseln

Wie bereits erwähnt, können beide Ihnen schaden, entweder indem sie Ihren potenziellen Kunden verängstigen oder Ihre Finanzplanung erschweren. Wenn das Budget des Kunden nicht mit dem übereinstimmt, was Sie anbieten können, ziehen Sie sich zurück.

• Keine Sichtbarkeit 

Bieten Sie dem Kunden Zwischenschritte an, um ihn zu beruhigen und sicherzustellen, dass die Kosten mit der Schätzung übereinstimmen.

• Kosten nicht nachverfolgen

Es ist wichtig, den Überblick über Ihr Projekt und vor allem über seine Ausgaben zu behalten, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Wenn das Budget überschritten wird, ist noch Zeit, es zu korrigieren.

• Wenn Ihr Angebot nicht intern validiert wurde 

Informieren Sie sich über die anderen Abteilungen Ihres Unternehmens, bevor Sie Ihr Angebot an den Kunden senden. In der Tat arbeiten Sie mit Rentabilitätszielen, das Projekt, für das Sie verantwortlich sind, muss strategische Herausforderungen erfüllen.

Eine zuverlässige und genaue Schätzung der Projektkosten ist für ein erfolgreiches Projekt unerlässlich.

Ohne dies würde das Projekt vielleicht nie das Licht der Welt erblicken. Diese Übung ist nach wie vor entscheidend für die Rentabilität des Projekts, wirkt sich aber auch auf den Ruf des Unternehmens als Ganzes aus.

Glücklicherweise gibt es mehrere bewährte Methoden der Schätzung: Bottom-up, Top-down oder Analogie, sie können für maximale Genauigkeit kombiniert werden. Daher muss die Projektkostenschätzung vollständig in Ihr Projektmanagement integriert werden, um sowohl die Rentabilität als auch das Risikomanagement zu verbessern und so den Erfolg des Projekts zu sichern.