Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des coûts de projet ?

Vous essayez encore de suivre les coûts de vos projets avec des tableurs ? Ou vous “estimez” ce que votre prochain projet va coûter sur la base de simples intuitions et de quelques devis ? Si c’est le cas, sachez que vous n’avez pas besoin de continuer ainsi.

La gestion des coûts de projet peut réduire les heures et les ressources gaspillées, et améliorer la collaboration ainsi que la gestion du temps lors de projets importants – à condition d’utiliser les bons outils.

La gestion des coûts de projet estime et rapporte le coût de vos projets par rapport au budget. Avec un logiciel de gestion des coûts de projet, vous et votre équipe pouvez faire des ajustements et créer des prévisions basées sur des données précises et à jour.

Qu’est-ce que la gestion des coûts et quels sont les enjeux ?

La gestion des coûts est le processus de planification, d’estimation, de budgétisation, de suivi et de contrôle des coûts pour optimiser l’allocation des ressources et atteindre les objectifs financiers. Elle implique une approche proactive pour identifier et minimiser les dépenses tout en assurant que vous (et vos clients) obteniez un bon rapport qualité-prix. Voyez-le comme le volant financier de toute entreprise ou projet.

Les coûts non contrôlés peuvent entamer vos profits, réduire votre compétitivité sur le marché, et même conduire à l’insolvabilité. Si vous dépassez systématiquement les budgets, vous pouvez complètement faire dérailler le projet. Une gestion efficace des coûts maintient les projets sur la bonne voie et dans les limites du budget. Cela peut également avoir un grand impact sur votre équipe – les dépassements de budget conduisent inévitablement à plus de stress et d’insécurité au travail.

La gestion des coûts aborde ces problèmes grâce à l’estimation du budget et au contrôle des coûts. Elle prévoit les dépenses futures sur la base de données historiques, de tendances du secteur et de la portée du projet. Une bonne estimation établit des attentes réalistes et aide à identifier les pièges potentiels dès le début.

Une fois que vous avez un budget, il est temps de s’y tenir ! Le contrôle des coûts implique de suivre les dépenses réelles par rapport à l’estimation et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Cela pourrait impliquer de négocier avec les fournisseurs, d’optimiser l’allocation des ressources ou de trouver des solutions alternatives.

Les bons outils de gestion des coûts disposent également de fonctionnalités de reporting financier qui peuvent être consultées par les leaders financiers et les chefs de projet. Le reporting financier implique la collecte et l’analyse de données sur les revenus, les dépenses et la santé financière globale. Des rapports réguliers vous aident à comprendre où va votre argent, à identifier les domaines à améliorer et à communiquer la performance financière aux parties prenantes.

Choisir la bonne solution logicielle de gestion des coûts de projet

Choisir le bon logiciel de gestion des coûts de projet est crucial pour garantir le succès et la rentabilité de tout projet. Voici comment évaluer les critères avant de faire votre sélection :

Gestion du budget

Le logiciel doit permettre une gestion et une définition complète du budget de projet. Il doit soutenir l’allocation de multiples coûts, y compris le personnel, l’externalisation, l’acquisition (comme les licences de logiciels, l’équipement, le transport), et toute autre dépense pertinente pour le projet. Cela vous permet de rester dans les limites de votre budget et de faire les ajustements nécessaires.

Allocation des coûts

L’allocation efficace des ressources est essentielle pour le succès du projet. Le logiciel doit faciliter l’allocation des ressources, notamment du personnel, à différentes tâches et projets en fonction de la disponibilité, des compétences et des exigences du projet. Par exemple, vous pourriez affecter du personnel senior à la phase initiale plus cruciale du projet, puis affecter des juniors pour superviser son achèvement une fois qu’il est établi.

Vous pouvez également déplacer le personnel entre les projets pour optimiser leur temps.

Suivi des temps

Des capacités précises de suivi du temps sont nécessaires pour surveiller l’utilisation des ressources et la progression du projet.

Le logiciel doit permettre aux membres de l’équipe de consigner le temps passé sur diverses tâches et activités, permettant ainsi aux gestionnaires de suivre les heures réelles par rapport aux heures prévues pour éviter le glissement du périmètre.

Rentabilité prévisionnelle et KPIs

Le logiciel doit fournir des outils pour prévoir la rentabilité du projet basée sur les coûts estimés, les revenus et autres indicateurs financiers. Les indicateurs de performance clés (KPIs) devraient être personnalisables, et le logiciel devrait offrir des alertes pour notifier les parties prenantes de toute déviation par rapport aux objectifs attendus.

Différenciation entre les coûts estimés et les coûts réels

Une distinction claire entre les coûts estimés et les coûts réels est essentielle pour suivre précisément la performance du projet. Le logiciel devrait fournir une visibilité sur les dépenses estimées et réelles, permettant des comparaisons rapides et des analyses détaillées.

Gestion des dépendances

Les capacités de gestion des dépendances entre les tâches, les projets et les programmes sont cruciales pour assurer une exécution fluide du projet.

Le logiciel devrait soutenir la fonctionnalité de gestion de programme et permettre aux utilisateurs d’encapsuler des projets dans des programmes ou des portefeuilles plus larges.

Rapports et filtrage solides

Le logiciel devrait offrir de solides capacités de rapport et de filtrage pour identifier les problèmes, les tendances et les opportunités. Les utilisateurs devraient pouvoir générer des rapports personnalisables et filtrer les données en fonction de divers critères, tels que l’équipe, la zone géographique, la phase du projet ou la catégorie de coûts.

Analyse des coûts et des revenus

Le logiciel devrait fournir des perspectives sur les gains, les revenus et la performance financière globale du projet. Cette vue d’ensemble permet aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées et d’optimiser les résultats du projet.

Quel est le meilleur logiciel de gestion des coûts ?

La qualité d’une solution logicielle repose entièrement sur les personnes qui l’adoptent et l’utilisent.  Un logiciel intégré a beau être idéal pour gagner du temps, ses bénéfices ne pourront jamais être exploité s’il est rejeté par les employés.

Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :

• Prioriser la précision et l’intégrité des données

L’intégration des fonctionnalités de suivi du temps au sein du logiciel assure une visibilité en temps réel sur l’utilisation des ressources, facilitant un suivi précis des coûts et des prévisions. Les données historiques sur l’utilisation des ressources et les coûts permettent une prévision plus précise des besoins futurs et des points de congestion potentiels.

L’intégration du suivi du temps avec le logiciel de gestion de projet offre des observations immédiates sur la manière dont les ressources sont dépensées sur diverses tâches et projets. Cette visibilité en temps réel permet des corrections de trajectoire et des ajustements avant que les problèmes ne s’aggravent.

• Établir une gouvernance de projet et des processus de pilotage de l’entreprise

En intégrant les principes de gouvernance de projet, les organisations peuvent assurer une prise de décision transparente et garantir que tout le monde reste dans les limites des budgets et des contraintes. Lier les coûts du projet aux indicateurs de performance clés (KPIs) et aux structures d’incitation motive les équipes à livrer dans les limites du budget et à optimiser l’utilisation des ressources.

Cela favorise une mentalité “consciente des coûts” à travers l’organisation.

• Garder la facturation à l’esprit

L’intégration transparente avec les processus de facturation est le moyen le plus simple de traduire les efforts du projet en revenus dès qu’il est terminé. Des plateformes comme Stafiz facilitent la transformation des projets en temps et matériaux directement en facture rationalisant ainsi les procédures de facturation et réduisant la charge administrative.

• Analyser la performance financière et la rentabilité globale

Au-delà des coûts spécifiques au projet, il est crucial d’analyser les indicateurs de performance financière et de rentabilité globaux. Un logiciel complet de gestion des coûts de projet permet aux parties prenantes d’évaluer la santé globale du projet et d’identifier les domaines d’amélioration.

• Exploiter les données antérieures pour de meilleures estimations

Réfléchir aux coûts et aux performances des projets passés fournit des insights précieux pour estimer avec précision les dépenses futures. Des solutions logicielles comme Stafiz offrent de solides capacités d’analyse de données, permettant aux organisations d’apprendre des expériences passées et d’affiner les estimations de coûts.

• Considérer la migration des données et les intégrations

Lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de gestion des coûts, il est essentiel de considérer les besoins en migration de données et les intégrations potentielles avec les systèmes existants.

Des plateformes comme Stafiz privilégient une migration des données sans heurts et offrent des intégrations avec des solutions de comptabilité, d’intelligence d’affaires (BI) et d’autres logiciels pour une fonctionnalité accrue.

• Évaluer le coût total de possession (TCO)

Comprendre le coût total de possession est crucial pour évaluer la proposition de valeur à long terme du logiciel de gestion des coûts de projet.

Le coût initial du logiciel n’est que le point de départ. Le coût total de possession prend en compte toutes les dépenses associées à l’acquisition, la possession et l’utilisation du logiciel tout au long de sa durée de vie. Cela inclut les coûts continus tels que :

• Frais de maintenance et de support
• Coûts d’intégration Formation et support utilisateur
• Coûts de migration des données
• Mises à niveau matérielles

Le TCO vous permet de comparer plus précisément différentes options de logiciels. Il vous aide à voir quelle option offre la meilleure valeur pour votre argent à long terme, et non juste au départ. Par exemple, un logiciel moins cher avec des frais de maintenance élevés pourrait finir par coûter plus cher qu’une option plus coûteuse avec des coûts continus plus faibles.

En utilisant des solutions complètes comme Stafiz, qui comprend une utilisation facturable améliorée, des marges de projet, une planification de la capacité, une productivité ainsi que des économies de coûts par rapport aux remplacements de logiciels hérités, cela répond  aux critères d’optimisation des coûts de projet – cela vous aide à clôturer plus de projets et à générer plus de revenus.

Comparaison des différentes solutions logicielles de gestion des coûts de projet

• Harvest

Ce logiciel de suivi du temps et de facturation s’intègre parfaitement avec les outils de gestion de projet populaires, le rendant idéal pour les freelancers et les petites équipes pour capturer les heures de projet et générer des factures précises pour le suivi des coûts. Bien que Harvest ait une interface simple et intuitive et des fonctionnalités robustes de facturation, il manque de fonctionnalités avancées de gestion des coûts comme la budgétisation et la prévision, et possède des capacités de reporting limitées.

• Toggle Track

Offrant un suivi du temps simple avec des calculs automatiques des coûts basés sur des tarifs établis, Toggle Track est une option conviviale pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises ayant besoin de fonctionnalités de gestion des coûts de base. Toggle Track est doté d’un suivi du temps facile à utiliser, de calculs automatiques des coûts basés sur des tarifs établis, à un tarif abordable, mais il n’est pas idéal pour les projets complexes et manque de fonctionnalités de budgétisation et de gestion des ressources.

• Smartsheet

Principalement un outil de feuille de calcul collaboratif, Smartsheet offre des fonctionnalités de gestion de projet avec des capacités de suivi des coûts. Il convient aux équipes recherchant une solution flexible pour gérer les projets, les tâches et les coûts associés dans une interface de feuille de calcul familière.

C’est un outil est assez flexible pour mettre en place des besoins de suivi des coûts personnalisés et s’intègre avec des outils de suivi du temps.  Il  n’est pas conçu pour le suivi des coûts de projet, et ne peut pas être utilisé pour des prévisions complexes, et possède des capacités de reporting très limitées. Cet outil n’est pas idéal pour les grands projets.

• Asana

Cette plateforme populaire de gestion de projet offre un suivi des coûts de base à travers des champs personnalisés et des intégrations avec des outils de suivi du temps.

Elle convient bien aux équipes utilisant déjà Asana pour la gestion de projet qui souhaitent une visibilité de base des coûts à côté de leurs tâches. C’est une plateforme très conviviale qui offre un suivi des coûts  à travers des champs personnalisés et des intégrations, mais a des fonctionnalités de gestion des coûts très limitées et un reporting et une analyse très basique.

Elle n’est pas idéale pour les besoins détaillés de contrôle des coûts.

• Zoho Projects

Cette suite complète de gestion de projet comprend des fonctionnalités intégrées de suivi des coûts, permettant aux équipes de budgétiser, de suivre les dépenses et d’analyser la rentabilité des projets. C’est une option solide pour les organisations recherchant une solution tout-en-un pour la gestion de projet et le contrôle des coûts.

Zoho est doté de fonctionnalités de suivi des coûts intégrées, de budgétisation et d’analyse de la rentabilité, et offre généralement un bon rapport qualité-prix.

Cependant, il peut être complexe pour les petites équipes.  L’interface utilisateur semble assez encombrée et les options de personnalisation sont très limitées par rapport aux outils dédiés de gestion des coûts.

• Stafiz

Spécifiquement conçu pour les agences et les entreprises de services, Stafiz va au-delà du suivi du temps pour offrir des fonctionnalités telles que la budgétisation des projets, l’allocation des ressources et l’analyse de la rentabilité.

Il répond aux équipes ayant besoin de capacités de gestion des coûts approfondies spécifiques à leur secteur. Stafiz est doté de plusieurs fonctionnalités spécifiques à l’industrie pour les agences et les entreprises de services, mais ses outils avancés de gestion des coûts tels que la budgétisation, l’allocation des ressources et l’analyse de la rentabilité sont facile d’utilisation.

Découvrir l’ERP Stafiz

Tableau comparatif des outils de gestion des coûts de projet

Un logiciel complet de gestion des coûts de projet va au-delà du simple suivi des coûts. Il s’intègre aux systèmes financiers, permettant une agrégation et une analyse transparente de divers indicateurs financiers tels que les revenus, les dépenses et la rentabilité.

Des outils avancés de reporting et de visualisation aident à présenter les insights de manière claire et digestible pour les parties prenantes, leur permettant d’identifier facilement les tendances, de suivre les progrès et de prendre des décisions éclairées.

Le logiciel peut également faciliter la planification de scénarios et les prévisions, permettant aux parties prenantes de simuler différents scénarios financiers et d’évaluer les résultats potentiels avant de prendre des décisions critiques.

En matière de gestion des coûts de projet, ne vous contentez pas de regarder un seul projet ou indicateur. Recherchez une solution holistique qui vous donne une vision complète.