¿Qué es un software de gestión de costes de proyectos?

¿Sigue intentando controlar los costes de sus proyectos con hojas de cálculo? ¿O está "estimando" lo que le va a costar su próximo proyecto basándose en simples corazonadas y algunos presupuestos? Si es así, ya no necesita hacerlo.

La gestión de costes de proyectos puede reducir el despilfarro de horas y recursos, y mejorar la colaboración y la gestión del tiempo en grandes proyectos, si se utilizan las herramientas adecuadas.

La gestión de costes de proyectos calcula e informa del coste de sus proyectos en relación con el presupuesto. Con el software de gestión de costes de proyectos, usted y su equipo pueden hacer ajustes y crear previsiones basadas en datos precisos y actualizados.

¿Qué es la gestión de costes y qué está en juego?

La gestión de costes es el proceso de planificar, estimar, presupuestar, supervisar y controlar los costes para optimizar la asignación de recursos y alcanzar objetivos financieros. Implica un enfoque proactivo para identificar y minimizar los gastos, garantizando al mismo tiempo que usted (y sus clientes) obtienen una buena relación calidad-precio. Considérelo el volante financiero de cualquier empresa o proyecto.

Los costes incontrolados pueden mermar sus beneficios, reducir su competitividad en el mercado e incluso llevarle a la insolvencia. Si se superan sistemáticamente los presupuestos, el proyecto puede descarrilar por completo. Una gestión eficaz de los costes mantiene los proyectos en el buen camino y dentro del presupuesto. También puede tener un gran impacto en su equipo: los excesos presupuestarios conducen inevitablemente a más estrés e inseguridad en el trabajo.

La gestión de costes aborda estas cuestiones mediante la estimación del presupuesto y el control de costes. Prevé los gastos futuros basándose en datos históricos, tendencias del sector y alcance del proyecto. Una buena estimación establece expectativas realistas y ayuda a identificar posibles escollos desde el principio.

Una vez fijado el presupuesto, hay que ceñirse a él. El control de costes consiste en comparar los gastos reales con los previstos y tomar medidas correctoras si es necesario. Esto puede implicar negociar con los proveedores, optimizar la asignación de recursos o encontrar soluciones alternativas.

Las buenas herramientas de gestión de costes también tienen funciones de información financiera a las que pueden acceder los responsables financieros y los gestores de proyectos. La elaboración de informes financieros implica recopilar y analizar datos sobre ingresos, gastos y salud financiera general. La elaboración periódica de informes le ayuda a saber adónde va su dinero, identificar áreas de mejora y comunicar el rendimiento financiero a las partes interesadas.

Elegir la solución de software de gestión de costes de proyectos adecuada

Elegir el software de gestión de costes de proyectos adecuado es crucial para garantizar el éxito y la rentabilidad de cualquier proyecto. A continuación te explicamos cómo evaluar los criterios antes de hacer tu selección:

Gestión presupuestaria

El programa informático debe permitir una gestión y definición completas del presupuesto del proyecto. Debe admitir la asignación de múltiples costes, incluidos los de personal, subcontratación, adquisiciones (como licencias de software, equipos, transporte) y cualquier otro gasto pertinente para el proyecto. Esto le permitirá no salirse del presupuesto y hacer los ajustes necesarios.

Asignación de costes

La asignación eficaz de recursos es esencial para el éxito del proyecto. El programa informático debe facilitar la asignación de recursos, incluido el personal, a distintas tareas y proyectos en función de la disponibilidad, las competencias y los requisitos del proyecto. Por ejemplo, podría asignar personal senior a la fase inicial más crucial del proyecto, y luego asignar juniors para supervisar su finalización una vez establecido.

También puede desplazar al personal de un proyecto a otro para optimizar su tiempo.

Control de horas

Para controlar el uso de los recursos y el progreso de los proyectos se necesitan funciones precisas de seguimiento del tiempo.

El programa debe permitir a los miembros del equipo registrar el tiempo dedicado a las distintas tareas y actividades, de modo que los responsables puedan comparar las horas reales con las previstas para evitar que se desvíe el alcance.

Previsiones de rentabilidad y KPI

El programa informático debe proporcionar herramientas para prever la rentabilidad del proyecto basándose en los costes estimados, los ingresos y otros indicadores financieros. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben ser personalizables, y el software debe ofrecer alertas para notificar a las partes interesadas cualquier desviación de los objetivos previstos.

Diferenciar entre costes estimados y reales

Una distinción clara entre costes estimados y reales es esencial para supervisar con precisión el rendimiento del proyecto. El programa informático debe proporcionar visibilidad tanto de los gastos estimados como de los reales, permitiendo comparaciones rápidas y análisis detallados.

Gestión de cargas

La capacidad de gestionar las cargas entre tareas, proyectos y programas es crucial para garantizar una ejecución fluida de los proyectos.

El software debe ser compatible con la gestión de programas y permitir a los usuarios encapsular proyectos dentro de programas o carteras más amplios.

Informes y filtros sólidos

El software debe ofrecer sólidas capacidades de elaboración de informes y filtrado para identificar problemas, tendencias y oportunidades. Los usuarios deben poder generar informes personalizables y filtrar los datos según diversos criterios, como equipo, geografía, fase del proyecto o categoría de costes.

Análisis de costes e ingresos

El programa informático debe proporcionar información sobre las ganancias, los ingresos y el rendimiento financiero global del proyecto. Esta visión de conjunto permite a las partes interesadas tomar decisiones con conocimiento de causa y optimizar los resultados del proyecto.

¿Cuál es el mejor software de gestión de costes?

Una solución informática es tan buena como las personas que la adoptan y la utilizan. Un software integrado puede ser ideal para ahorrar tiempo, pero nunca se aprovecharán sus ventajas si los empleados lo rechazan.

He aquí algunas buenas prácticas a tener en cuenta:

• Prioridad a la exactitud e integridad de los datos

La integración de la función de seguimiento del tiempo en el software proporciona visibilidad en tiempo real de la utilización de los recursos, lo que facilita un seguimiento y una previsión de costes precisos. Los datos históricos sobre el uso y los costes de los recursos permiten prever con mayor precisión las necesidades futuras y los posibles puntos de congestión.

La integración del control del tiempo con el software de gestión de proyectos permite observar de inmediato cómo se emplean los recursos en las distintas tareas y proyectos. Esta visibilidad en tiempo real permite realizar correcciones y ajustes antes de que los problemas se agraven.

• Establecer la gobernanza del proyecto y los procesos de gestión de la empresa

Al integrar los principios de gobernanza de proyectos, las organizaciones pueden garantizar la transparencia en la toma de decisiones y asegurarse de que todo el mundo se ajusta a los presupuestos y las limitaciones. Vincular los costes de los proyectos a los indicadores clave de rendimiento (KPI) y a las estructuras de incentivos motiva a los equipos a ajustarse al presupuesto y optimizar el uso de los recursos.

Esto fomenta una mentalidad "consciente de los costes" en toda la organización.

• Tener en cuenta la facturación

La integración perfecta con los procesos de facturación es la forma más sencilla de traducir el esfuerzo del proyecto en ingresos en cuanto se completa. Plataformas como Stafiz facilitan la transformación del tiempo y los materiales del proyecto directamente en facturas, agilizando los procedimientos de facturación y reduciendo la carga administrativa.

• Analizar los resultados financieros y la rentabilidad global

Más allá de los costes específicos del proyecto, es crucial analizar el rendimiento financiero global y los indicadores de rentabilidad. Un software integral de gestión de costes de proyectos permite a las partes interesadas evaluar la salud general del proyecto e identificar áreas de mejora.

• Aprovechar los datos del pasado para mejorar las estimaciones

Reflexionar sobre los costes y el rendimiento de proyectos anteriores proporciona información valiosa para estimar con precisión los gastos futuros. Las soluciones de software como Stafiz ofrecen sólidas capacidades de análisis de datos, lo que permite a las organizaciones aprender de la experiencia pasada y afinar las estimaciones de costes.

• Considerar la migración e integración de datos

A la hora de implantar un nuevo software de gestión de costes, es esencial tener en cuenta los requisitos de migración de datos y las posibles integraciones con los sistemas existentes.

Plataformas como Stafiz se centran en la migración de datos sin fisuras y ofrecen integraciones con soluciones de contabilidad, inteligencia empresarial (BI) y otros programas informáticos para mejorar la funcionalidad.

• Evaluar el coste total de propiedad (TCO)

Comprender el coste total de propiedad es crucial para evaluar la propuesta de valor a largo plazo del software de gestión de costes de proyectos.

El coste inicial del software es sólo el punto de partida. El coste total de propiedad tiene en cuenta todos los gastos asociados a la adquisición, propiedad y uso del software durante toda su vida útil. Esto incluye costes corrientes como :

• Gastos de mantenimiento y asistencia
• Costes de integración Formación y asistencia al usuario
• Costes de migración de datos
• Actualizaciones de hardware

El coste total de propiedad le permite comparar diferentes opciones de software con mayor precisión. Le ayuda a ver qué opción ofrece la mejor relación calidad-precio a largo plazo, no sólo al principio. Por ejemplo, un software más barato con elevados costes de mantenimiento podría acabar costando más que una opción más cara con menores costes corrientes.

El uso de soluciones completas como Stafiz, que incluyen la mejora de la utilización facturable, los márgenes de los proyectos, la planificación de la capacidad, la productividad y el ahorro de costes con respecto a las sustituciones de software heredadas, cumple los criterios de optimización de los costes de los proyectos, lo que le ayuda a cerrar más proyectos y generar más ingresos.

Diferentes soluciones de software de gestión de costes de proyectos

• Cosecha

Este software de facturación y control del tiempo se integra a la perfección con las herramientas de gestión de proyectos más populares, por lo que es ideal para que autónomos y equipos pequeños capturen las horas de los proyectos y generen facturas precisas para el seguimiento de los costes. Aunque Harvest tiene una interfaz sencilla e intuitiva y una sólida funcionalidad de facturación, carece de funciones avanzadas de gestión de costes, como la elaboración de presupuestos y previsiones, y sus funciones de elaboración de informes son limitadas.

• Alternar pista

Toggle Track, que ofrece un sencillo control del tiempo con cálculos automáticos de costes basados en tarifas establecidas, es una opción fácil de usar para empresarios individuales y pequeñas empresas que requieren una funcionalidad básica de gestión de costes. Toggle Track ofrece un seguimiento del tiempo fácil de usar, cálculos de costes automáticos basados en tarifas establecidas, a un precio asequible, pero no es ideal para proyectos complejos y carece de funciones de presupuestación y gestión de recursos.

• Smartsheet

Smartsheet, una herramienta de colaboración en hojas de cálculo, ofrece funciones de gestión de proyectos y seguimiento de costes. Es adecuada para equipos que buscan una solución flexible para gestionar proyectos, tareas y costes asociados dentro de una interfaz de hoja de cálculo familiar.

Es lo suficientemente flexible como para implementar requisitos personalizados de seguimiento de costes y se integra con herramientas de seguimiento del tiempo. No está diseñada para el seguimiento de costes de proyectos, no puede utilizarse para previsiones complejas y sus funciones de elaboración de informes son muy limitadas. Esta herramienta no es ideal para grandes proyectos.

• Asana

Esta popular plataforma de gestión de proyectos ofrece un seguimiento básico de los costes mediante campos personalizados e integraciones con herramientas de seguimiento del tiempo.

Es muy adecuada para los equipos que ya utilizan Asana para la gestión de proyectos y desean una visibilidad básica de los costes junto con sus tareas. Es una plataforma muy fácil de usar que ofrece seguimiento de costes a través de campos personalizados e integraciones, pero tiene una funcionalidad de gestión de costes muy limitada e informes y análisis muy básicos.

No es ideal para requisitos detallados de control de costes.

• Zoho Proyectos

Esta completa suite de gestión de proyectos incluye funciones integradas de seguimiento de costes, lo que permite a los equipos presupuestar, realizar un seguimiento de los gastos y analizar la rentabilidad de los proyectos. Es una opción sólida para las organizaciones que buscan una solución todo en uno para la gestión de proyectos y el control de costes.

Zoho incorpora funciones de seguimiento de costes, elaboración de presupuestos y análisis de rentabilidad, y en general ofrece una buena relación calidad-precio.

Sin embargo, puede resultar complejo para equipos pequeños. La interfaz de usuario parece bastante recargada y las opciones de personalización son muy limitadas en comparación con las herramientas dedicadas a la gestión de costes.

• Stafiz

Diseñado específicamente para agencias y empresas de servicios, Stafiz va más allá del seguimiento del tiempo y ofrece funcionalidades como la presupuestación de proyectos, la asignación de recursos y el análisis de rentabilidad.

Es ideal para equipos que necesiten capacidades de gestión de costes en profundidad específicas de su sector. Stafiz cuenta con una serie de funciones específicas del sector para agencias y empresas de servicios, pero sus avanzadas herramientas de gestión de costes, como la presupuestación, la asignación de recursos y el análisis de rentabilidad, son fáciles de usar.

Descubre Stafiz ERP

Tabla comparativa de herramientas de gestión de costes de proyectos

Un software integral de gestión de costes de proyectos va más allá del simple seguimiento de los costes. Se integra con los sistemas financieros y permite agregar y analizar de forma transparente diversos indicadores financieros, como ingresos, gastos y rentabilidad.

Las herramientas avanzadas de elaboración de informes y visualización ayudan a presentar la información de forma clara y comprensible a las partes interesadas, permitiéndoles identificar fácilmente las tendencias, supervisar los avances y tomar decisiones con conocimiento de causa.

El software también puede facilitar la planificación y previsión de escenarios, permitiendo a las partes interesadas simular diferentes escenarios financieros y evaluar los posibles resultados antes de tomar decisiones críticas.

Cuando se trata de la gestión de costes de proyectos, no se limite a un único proyecto o indicador. Busque una solución holística que le ofrezca una visión completa.