¿Qué es el software de gestión de costes de proyectos?

¿Sigues intentando hacer un seguimiento de los costes de tus proyectos con hojas de cálculo? ¿O "estimas" lo que costará tu próximo proyecto basándote en simples intuiciones y algunas cotizaciones? Si es así, debes saber que no es necesario que sigas así.

La gestión de costes de los proyectos puede reducir la pérdida de horas y recursos, y mejorar la colaboración y la gestión del tiempo en proyectos importantes, siempre que se utilicen las herramientas adecuadas.

La gestión de costos del proyecto estima e informa el costo de sus proyectos en comparación con el presupuesto. Con el software de gestión de costos de proyectos, usted y su equipo pueden hacer ajustes y crear pronósticos basados en datos precisos y actualizados.

¿Qué es la gestión de costos y cuáles son los desafíos?

La gestión de costos es el proceso de planificación, estimación, presupuestación, seguimiento y control de costos para optimizar la asignación de recursos y alcanzar los objetivos financieros. Implica un enfoque proactivo para identificar y minimizar los gastos, al tiempo que se garantiza que usted (y sus clientes) obtengan una buena relación calidad-precio. Piense en ello como la columna vertebral financiera de cualquier negocio o proyecto.

Los costos descontrolados pueden mermar sus ganancias, reducir su competitividad en el mercado e incluso provocar la insolvencia. Si constantemente superas el presupuesto, puedes descarrilar completamente el proyecto. La gestión eficaz de los costes mantiene los proyectos en marcha y dentro del presupuesto. También puede tener un gran impacto en su equipo: los excesos de presupuesto conducen inevitablemente a más estrés e inseguridad en el trabajo.

La gestión de costos aborda estos problemas a través de la estimación del presupuesto y el control de costos. Pronostica el gasto futuro en función de los datos históricos, las tendencias de la industria y el alcance del proyecto. Una buena estimación establece expectativas realistas y ayuda a identificar posibles escollos desde el principio.

Una vez que tengas un presupuesto, ¡es hora de ceñirte a él! El control de costos implica realizar un seguimiento de los gastos reales con respecto a la estimación y tomar medidas correctivas si es necesario. Esto podría implicar negociar con los proveedores, optimizar la asignación de recursos o encontrar soluciones alternativas.

Las buenas herramientas de gestión de costos también tienen funciones de informes financieros a las que pueden acceder los líderes financieros y los gerentes de proyectos. Los informes financieros implican la recopilación y el análisis de datos sobre ingresos, gastos y salud financiera general. Los informes periódicos le ayudan a comprender a dónde va su dinero, identificar áreas de mejora y comunicar el rendimiento financiero a las partes interesadas.

Elegir la solución de software de gestión de costes de proyectos adecuada

Elegir el software de gestión de costes de proyectos adecuado es crucial para garantizar el éxito y la rentabilidad de cualquier proyecto. A continuación, le indicamos cómo evaluar los criterios antes de hacer su selección:

Gestión de presupuestos

El software debe permitir la gestión completa y la definición del presupuesto del proyecto. Debe respaldar la asignación de múltiples costos, incluida la dotación de personal, la subcontratación, la adquisición (como licencias de software, equipos, transporte) y cualquier otro gasto relevante para el proyecto. Esto le permite mantenerse dentro de su presupuesto y hacer los ajustes necesarios.

Imputación de costes

La asignación eficiente de los recursos es esencial para el éxito del proyecto. El software debe facilitar la asignación de recursos, incluido el personal, a diferentes tareas y proyectos en función de la disponibilidad, las habilidades y los requisitos del proyecto. Por ejemplo, puede asignar personal sénior a la fase inicial más crucial del proyecto y, a continuación, asignar a jóvenes para supervisar su finalización una vez que se establezca.

También puede mover al personal entre proyectos para optimizar su tiempo.

Control de horas

Se requieren capacidades precisas de seguimiento del tiempo para monitorear la utilización de recursos y el progreso del proyecto.

El software debe permitir a los miembros del equipo registrar el tiempo dedicado a diversas tareas y actividades, lo que permite a los gerentes realizar un seguimiento de las horas reales frente a las programadas para evitar la arrastre del perímetro.

Rentabilidad proyectada y KPIs

El software debe proporcionar herramientas para pronosticar la rentabilidad del proyecto en función de los costos estimados, los ingresos y otros indicadores financieros. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben ser personalizables, y el software debe ofrecer alertas para notificar a las partes interesadas cualquier desviación de los objetivos esperados.

Diferenciación entre costos estimados y reales

Una distinción clara entre los costos estimados y reales es esencial para realizar un seguimiento preciso del rendimiento del proyecto. El software debe proporcionar visibilidad del gasto estimado y real, lo que permite comparaciones rápidas y análisis detallados.

Gestión de cargas

La capacidad de gestionar las cargas entre tareas, proyectos y programas es crucial para garantizar una ejecución fluida de los proyectos.

Se espera que el software admita la funcionalidad de gestión de programas y permita a los usuarios encapsular proyectos en programas o carteras más amplios.

Informes y filtrado sólidos

El software debe ofrecer sólidas capacidades de generación de informes y filtrado para identificar problemas, tendencias y oportunidades. Los usuarios deben poder generar informes personalizables y filtrar datos en función de una variedad de criterios, como el equipo, la geografía, la fase del proyecto o la categoría de costo.

Análisis de Costos e Ingresos

El software debe proporcionar información sobre las ganancias, los ingresos y el rendimiento financiero general del proyecto. Esta visión general permite a las partes interesadas tomar decisiones informadas y optimizar los resultados del proyecto.

¿Cuál es el mejor software de gestión de costes?

La calidad de una solución de software depende completamente de las personas que la adoptan y utilizan.  El software integrado puede ser excelente para ahorrar tiempo, pero sus beneficios nunca se pueden aprovechar si los empleados lo rechazan.

Estas son algunas de las mejores prácticas que debe tener en cuenta:

• Priorice la precisión y la integridad de los datos

La integración de las capacidades de seguimiento del tiempo dentro del software proporciona visibilidad en tiempo real de la utilización de los recursos, lo que facilita el seguimiento y la previsión precisos de los costes. Los datos históricos sobre la utilización de los recursos y los costos permiten una previsión más precisa de las necesidades futuras y los posibles puntos de congestión.

La integración del seguimiento del tiempo con el software de gestión de proyectos ofrece observaciones inmediatas sobre cómo se gastan los recursos en diversas tareas y proyectos. Esta visibilidad en tiempo real permite correcciones y ajustes de rumbo antes de que los problemas se intensifiquen.

• Establecer la gobernanza del proyecto y los procesos de gestión empresarial

Al incorporar principios de gobernanza de proyectos, las organizaciones pueden garantizar una toma de decisiones transparente y garantizar que todos se mantengan dentro de los presupuestos y las restricciones. Vincular los costos del proyecto a los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las estructuras de incentivos motiva a los equipos a cumplir con el presupuesto y optimizar el uso de los recursos.

Esto promueve una mentalidad "consciente de los costos" en toda la organización.

• Ten en cuenta la facturación

La integración perfecta con los procesos de facturación es la forma más fácil de traducir los esfuerzos del proyecto en ingresos tan pronto como se complete. Plataformas como Stafiz facilitan la transformación de los proyectos en tiempo y los materiales directamente en facturas, agilizando los procedimientos de facturación y reduciendo la carga administrativa.

• Analice el rendimiento financiero y la rentabilidad general

Más allá de los costos específicos del proyecto, es crucial analizar el rendimiento financiero general y los indicadores de rentabilidad. El software integral de gestión de costos del proyecto permite a las partes interesadas evaluar la salud general del proyecto e identificar áreas de mejora.

• Aproveche los datos anteriores para obtener mejores estimaciones

Pensar en los costos y el rendimiento de proyectos anteriores proporciona información valiosa para estimar con precisión el gasto futuro. Las soluciones de software como Stafiz ofrecen sólidas capacidades de análisis de datos, lo que permite a las organizaciones aprender de las experiencias pasadas y refinar las estimaciones de costos.

• Considere la migración de datos y las integraciones

A la hora de implementar un nuevo software de gestión de costes, es esencial tener en cuenta las necesidades de migración de datos y las posibles integraciones con los sistemas existentes.

Plataformas como Stafiz dan prioridad a la migración de datos sin problemas y ofrecen integraciones con contabilidad, inteligencia empresarial (BI) y otras soluciones de software para aumentar la funcionalidad.

• Evalúe el costo total de propiedad (TCO)

Comprender el costo total de propiedad es crucial para evaluar la propuesta de valor a largo plazo del software de gestión de costos del proyecto.

El costo inicial del software es solo el punto de partida. El costo total de propiedad tiene en cuenta todos los gastos asociados con la adquisición, propiedad y uso del software durante su vida útil. Esto incluye costos continuos tales como:

• Costos de mantenimiento y soporte
• Costes de integración Formación y soporte al usuario
• Costos de migración de datos
• Actualizaciones de hardware

TCO le permite comparar diferentes opciones de software con mayor precisión. Le ayuda a ver qué opción ofrece el mejor valor por su dinero a largo plazo, no solo inicialmente. Por ejemplo, un software más barato con altos costos de mantenimiento podría terminar costando más que una opción más cara con costos continuos más bajos.

Mediante el uso de soluciones integrales como Stafiz, que incluye una mejor utilización facturable, márgenes de proyectos, planificación de la capacidad, productividad, así como ahorros de costos en comparación con los reemplazos de software heredados, cumple con los criterios para la optimización de costos del proyecto: lo ayuda a cerrar más proyectos y generar más ingresos.

Diferentes soluciones de software de gestión de costes de proyectos

• Cosecha

Este software de seguimiento de tiempo y facturación se integra a la perfección con las herramientas de gestión de proyectos más populares, lo que lo hace ideal para que los autónomos y los equipos pequeños capturen las horas del proyecto y generen facturas precisas para el seguimiento de los costes. Si bien Harvest tiene una interfaz simple e intuitiva y funciones de facturación sólidas, carece de funciones avanzadas de administración de costos, como presupuestos y pronósticos, y tiene capacidades limitadas de generación de informes.

• Alternar pista

Al ofrecer un seguimiento simple del tiempo con cálculos automáticos de costos basados en tarifas establecidas, Toggle Track es una opción fácil de usar para propietarios únicos y pequeñas empresas que necesitan funciones básicas de administración de costos. Toggle Track viene con un seguimiento del tiempo fácil de usar, cálculos automáticos de costos basados en tarifas establecidas, a un precio asequible, pero no es ideal para proyectos complejos y carece de funciones de presupuesto y administración de recursos.

• Hoja inteligente

Smartsheet, principalmente una herramienta colaborativa de hojas de cálculo, ofrece funciones de gestión de proyectos con capacidades de seguimiento de costos. Es adecuado para equipos que buscan una solución flexible para administrar proyectos, tareas y costos asociados en una interfaz de hoja de cálculo familiar.

Es una herramienta lo suficientemente flexible como para configurar necesidades personalizadas de seguimiento de costos y se integra con herramientas de seguimiento de tiempo.  No está diseñado para el seguimiento de costos de proyectos, no se puede utilizar para pronósticos complejos y tiene capacidades de generación de informes muy limitadas. Esta herramienta no es ideal para proyectos grandes.

• Asana

Esta popular plataforma de gestión de proyectos ofrece un seguimiento básico de los costes a través de campos personalizados e integraciones con herramientas de seguimiento del tiempo.

Es una buena opción para los equipos que ya usan Asana para la gestión de proyectos y que desean una visibilidad básica de los costos junto con sus tareas. Es una plataforma muy fácil de usar que ofrece seguimiento de costos a través de campos personalizados e integraciones, pero tiene funciones de administración de costos muy limitadas e informes y análisis muy básicos.

No es ideal para necesidades detalladas de control de costos.

• Proyectos de Zoho

Esta completa suite de gestión de proyectos incluye capacidades integradas de seguimiento de costos, lo que permite a los equipos presupuestar, realizar un seguimiento de los gastos y analizar la rentabilidad del proyecto. Es una opción sólida para las organizaciones que buscan una solución todo en uno para la gestión de proyectos y el control de costos.

Zoho viene con funciones integradas de seguimiento de costos, presupuesto y análisis de rentabilidad y, por lo general, ofrece una buena relación calidad-precio.

Sin embargo, puede ser complejo para equipos pequeños.  La interfaz de usuario se ve bastante desordenada y las opciones de personalización son muy limitadas en comparación con las herramientas dedicadas a la gestión de costos.

• Stafiz

Diseñado específicamente para agencias y empresas de servicios, Stafiz va más allá del seguimiento del tiempo para ofrecer funciones como la elaboración de presupuestos de proyectos, la asignación de recursos y el análisis de rentabilidad.

Atiende a equipos que necesitan capacidades profundas de gestión de costos específicas de la industria. Stafiz viene con varias características específicas de la industria para agencias y empresas de servicios, pero sus herramientas avanzadas de gestión de costos, como la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos y el análisis de rentabilidad, son fáciles de usar.

Descubre Stafiz ERP

Tabla comparativa de herramientas de gestión de costes de proyectos

El software integral de gestión de costos de proyectos va más allá del simple seguimiento de los costos. Se integra con los sistemas financieros, lo que permite una agregación y un análisis sin problemas de varios indicadores financieros, como ingresos, gastos y rentabilidad.

Las herramientas avanzadas de informes y visualización ayudan a presentar información de forma clara y digerible para las partes interesadas, lo que les permite identificar fácilmente las tendencias, realizar un seguimiento del progreso y tomar decisiones informadas.

El software también puede facilitar la planificación y previsión de escenarios, lo que permite a las partes interesadas simular diferentes escenarios financieros y evaluar los posibles resultados antes de tomar decisiones críticas.

Cuando se trata de la gestión de costos de proyectos, no te fijes solo en un solo proyecto o métrica. Busque una solución holística que le brinde una visión completa.