Was ist eine Projektkostenmanagement-Software?

Versuchen Sie immer noch, die Kosten Ihrer Projekte mit Tabellenkalkulationen zu verfolgen? Oder "schätzen" Sie, was Ihr nächstes Projekt auf der Grundlage einfacher Intuitionen und einiger Angebote kosten wird? Wenn ja, sollten Sie wissen, dass Sie nicht so weitermachen müssen.

Das Projektkostenmanagement kann die Verschwendung von Stunden und Ressourcen reduzieren und die Zusammenarbeit und das Zeitmanagement bei wichtigen Projekten verbessern – vorausgesetzt , Sie verwenden die richtigen Tools.

Das Projektkostenmanagement schätzt und meldet die Kosten Ihrer Projekte im Vergleich zum Budget. Mit einer Projektkostenmanagement-Software können Sie und Ihr Team Anpassungen vornehmen und Prognosen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten erstellen.

Was ist Kostenmanagement und was sind die Herausforderungen?

Kostenmanagement ist der Prozess der Planung, Schätzung, Budgetierung, Nachverfolgung und Kontrolle von Kosten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und finanzielle Ziele zu erreichen. Es beinhaltet einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung und Minimierung von Kosten und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie (und Ihre Kunden) ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Betrachten Sie es als das finanzielle Rückgrat eines jeden Unternehmens oder Projekts.

Unkontrollierte Kosten können Ihre Gewinne schmälern, Ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt verringern und sogar zur Insolvenz führen. Wenn Sie das Budget ständig überschreiten, können Sie das Projekt völlig zum Scheitern bringen. Effektives Kostenmanagement hält Projekte auf Kurs und innerhalb des Budgets. Es kann auch große Auswirkungen auf Ihr Team haben – Budgetüberschreitungen führen unweigerlich zu mehr Stress und Unsicherheit am Arbeitsplatz.

Das Kostenmanagement löst diese Probleme durch Budgetschätzung und Kostenkontrolle. Es prognostiziert zukünftige Ausgaben auf der Grundlage historischer Daten, Branchentrends und des Projektumfangs. Eine gute Schätzung setzt realistische Erwartungen und hilft, potenzielle Fallstricke frühzeitig zu erkennen.

Sobald Sie ein Budget haben, ist es an der Zeit, sich daran zu halten! Die Kostenkontrolle umfasst die Verfolgung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zur Schätzung und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen , falls erforderlich. Dabei kann es darum gehen, mit Lieferanten zu verhandeln, die Ressourcenallokation zu optimieren oder alternative Lösungen zu finden.

Gute Kostenmanagement-Tools verfügen auch über Finanzberichterstattungsfunktionen , auf die Finanzleiter und Projektmanager zugreifen können. Die Finanzberichterstattung umfasst die Sammlung und Analyse von Daten zu Einnahmen, Ausgaben und der allgemeinen finanziellen Gesundheit. Regelmäßige Berichte helfen Ihnen zu verstehen, wohin Ihr Geld fließt, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und die finanzielle Leistung an die Stakeholder zu kommunizieren.

Auswahl der richtigen Softwarelösung für das Projektkostenmanagement

Die Wahl der richtigen Projektkostenmanagement-Software ist entscheidend für den Erfolg und die Rentabilität eines Projekts. So bewerten Sie die Kriterien, bevor Sie Ihre Auswahl treffen:

Budgetverwaltung

Die Software muss eine vollständige Verwaltung und Definition des Projektbudgets ermöglichen. Es muss die Zuordnung mehrerer Kosten unterstützen, einschließlich Personal, Outsourcing, Beschaffung (z. B. Softwarelizenzen, Ausrüstung, Transport) und alle anderen für das Projekt relevanten Ausgaben. Auf diese Weise können Sie innerhalb Ihres Budgets bleiben und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Kostenumlage

Eine effiziente Allokation von Ressourcen ist essentiell für den Erfolg des Projekts. Die Software soll die Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Personal, zu verschiedenen Aufgaben und Projekten auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Projektanforderungen erleichtern. Sie könnten beispielsweise leitende Mitarbeiter für die wichtigere Anfangsphase des Projekts einsetzen und dann Junioren zuweisen, um die Fertigstellung zu überwachen, sobald es etabliert ist.

Sie können Mitarbeiter auch zwischen Projekten verschieben, um ihre Zeit zu optimieren.

Zeiterfassung

Genaue Zeiterfassungsfunktionen sind erforderlich, um die Ressourcenauslastung und den Projektfortschritt zu überwachen.

Die Software sollte es den Teammitgliedern ermöglichen, die für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten aufgewendete Zeit zu protokollieren, so dass Manager die tatsächlichen und geplanten Stunden verfolgen können, um eine schleichende Ausweitung des Perimeters zu vermeiden.

Prognostizierte Rentabilität und KPIs

Die Software sollte Tools bereitstellen, um die Rentabilität des Projekts auf der Grundlage der geschätzten Kosten, Einnahmen und anderer Finanzindikatoren zu prognostizieren. Key Performance Indicators (KPIs) sollten anpassbar sein, und die Software sollte Warnungen anbieten, um die Stakeholder über Abweichungen von den erwarteten Zielen zu informieren.

Unterscheidung zwischen vorkalkulierten und tatsächlichen Kosten

Eine klare Unterscheidung zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten ist unerlässlich, um die Projektleistung genau zu verfolgen. Die Software sollte Einblick in die geschätzten und tatsächlichen Ausgaben bieten und schnelle Vergleiche und detaillierte Analysen ermöglichen.

Verwaltung von Abhängigkeiten

Die Fähigkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Projekten und Programmen zu verwalten, ist entscheidend für eine reibungslose Projektabwicklung.

Es wird erwartet, dass die Software die Funktionalität des Programmmanagements unterstützt und es den Benutzern ermöglicht, Projekte in breitere Programme oder Portfolios zu kapseln.

Robuste Berichterstellung und Filterung

Die Software sollte starke Berichts- und Filterfunktionen bieten, um Probleme, Trends und Chancen zu identifizieren. Benutzer sollten in der Lage sein, anpassbare Berichte zu erstellen und Daten basierend auf einer Vielzahl von Kriterien wie Team, Geografie, Projektphase oder Kostenkategorie zu filtern.

Kosten- und Ertragsanalyse

Die Software sollte Einblicke in die Einnahmen, den Umsatz und die finanzielle Gesamtleistung des Projekts geben. Dieser Überblick ermöglicht es den Beteiligten, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Projektergebnisse zu optimieren.

Was ist die beste Kostenmanagement-Software?

Die Qualität einer Softwarelösung hängt ganz von den Menschen ab, die sie annehmen und nutzen.  Integrierte Software mag großartig sein, um Zeit zu sparen, aber ihre Vorteile können nie genutzt werden, wenn sie von den Mitarbeitern abgelehnt wird.

Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten:

• Priorisieren Sie die Genauigkeit und Integrität Ihrer Daten

Die Integration von Zeiterfassungsfunktionen in die Software bietet Echtzeit-Einblick in die Ressourcenauslastung und erleichtert so eine genaue Kostenverfolgung und -prognose. Historische Daten zur Ressourcenauslastung und zu den Kosten ermöglichen eine genauere Prognose des zukünftigen Bedarfs und potenzieller Überlastungspunkte.

Die Integration der Zeiterfassung in die Projektmanagement-Software bietet unmittelbare Beobachtungen darüber, wie Ressourcen für verschiedene Aufgaben und Projekte ausgegeben werden. Diese Echtzeit-Sichtbarkeit ermöglicht Kurskorrekturen und -anpassungen, bevor Probleme eskalieren.

• Etablieren Sie Projekt-Governance- und Business-Management-Prozesse

Durch die Einbeziehung von Projekt-Governance-Prinzipien können Unternehmen eine transparente Entscheidungsfindung sicherstellen und sicherstellen, dass alle innerhalb von Budgets und Einschränkungen bleiben. Die Verknüpfung von Projektkosten mit Key Performance Indicators (KPIs) und Anreizstrukturen motiviert Teams, innerhalb des Budgets zu liefern und den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Dies fördert eine "kostenbewusste" Mentalität in der gesamten Organisation.

• Behalten Sie die Rechnungsstellung im Auge

Die nahtlose Integration in die Rechnungsstellung ist der einfachste Weg, um den Projektaufwand sofort nach Abschluss in Umsatz umzuwandeln. Plattformen wie Stafiz machen es einfach, Projekte in Zeit und Material direkt in Rechnungen umzuwandeln, die Rechnungsstellungsverfahren zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

• Analysieren Sie die finanzielle Leistung und die Gesamtrentabilität

Über die projektspezifischen Kosten hinaus ist es entscheidend, die finanzielle Gesamtleistung und die Rentabilitätsindikatoren zu analysieren. Eine umfassende Projektkostenmanagement-Software ermöglicht es den Beteiligten, den Gesamtzustand des Projekts zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

• Nutzen Sie vergangene Daten für bessere Schätzungen

Das Nachdenken über die Kosten und die Leistung vergangener Projekte liefert wertvolle Einblicke, um zukünftige Ausgaben genau zu schätzen. Softwarelösungen wie Stafiz bieten starke Datenanalysefunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, aus früheren Erfahrungen zu lernen und Kostenschätzungen zu verfeinern.

• Berücksichtigen Sie Datenmigration und Integrationen

Bei der Implementierung einer neuen Kostenmanagement-Software ist es wichtig, den Bedarf an Datenmigration und mögliche Integrationen mit bestehenden Systemen zu berücksichtigen.

Plattformen wie Stafiz legen Wert auf eine reibungslose Datenmigration und bieten Integrationen mit Buchhaltung, Business Intelligence (BI) und anderen Softwarelösungen für mehr Funktionalität.

• Bewertung der Gesamtbetriebskosten (TCO)

Das Verständnis der Gesamtbetriebskosten ist entscheidend für die Bewertung des langfristigen Wertversprechens von Projektkostenmanagement-Software.

Die Anschaffungskosten der Software sind nur der Ausgangspunkt. Die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen alle Kosten, die mit dem Erwerb, dem Besitz und der Nutzung der Software während ihrer Lebensdauer verbunden sind. Dazu gehören laufende Kosten wie:

• Wartungs- und Supportkosten
• Integrationskosten Schulung und Anwendersupport
• Kosten für die Datenmigration
• Hardware-Upgrades

TCO ermöglicht es Ihnen, verschiedene Softwareoptionen genauer zu vergleichen. Es hilft Ihnen zu sehen , welche Option auf lange Sicht das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Geld bietet, nicht nur am Anfang. Zum Beispiel könnte billigere Software mit hohen Wartungskosten am Ende mehr kosten als eine teurere Option mit niedrigeren laufenden Kosten.

Durch den Einsatz umfassender Lösungen wie Stafiz, die eine verbesserte abrechenbare Auslastung, Projektmargen, Kapazitätsplanung, Produktivität sowie Kosteneinsparungen im Vergleich zum Austausch von Legacy-Software umfassen, erfüllt es die Kriterien für die Projektkostenoptimierung – es hilft Ihnen, mehr Projekte abzuschließen und mehr Umsatz zu generieren.

Vergleich verschiedener Softwarelösungen für das Projektkostenmanagement

• Ernte

Diese Zeiterfassungs- und Rechnungssoftware lässt sich nahtlos in gängige Projektmanagement-Tools integrieren und ist damit ideal für Freiberufler und kleine Teams, um Projektstunden zu erfassen und genaue Rechnungen für die Kostenverfolgung zu erstellen. Harvest verfügt zwar über eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche und robuste Rechnungsfunktionen, aber es fehlen fortschrittliche Kostenmanagementfunktionen wie Budgetierung und Prognosen und es gibt nur begrenzte Berichtsfunktionen.

• Spur umschalten

Toggle Track bietet eine einfache Zeiterfassung mit automatischen Kostenberechnungen auf der Grundlage festgelegter Tarife und ist eine benutzerfreundliche Option für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen, die grundlegende Kostenmanagementfunktionen benötigen. Toggle Track verfügt über eine einfach zu bedienende Zeiterfassung, automatische Kostenberechnungen auf der Grundlage festgelegter Tarife zu einem erschwinglichen Preis, ist jedoch nicht ideal für komplexe Projekte und verfügt nicht über Budgetierungs- und Ressourcenmanagementfunktionen.

• Smartsheet (Englisch)

Smartsheet ist in erster Linie ein kollaboratives Tabellenkalkulationstool und bietet Projektmanagementfunktionen mit Kostenverfolgungsfunktionen. Es eignet sich für Teams, die nach einer flexiblen Lösung suchen, um Projekte, Aufgaben und die damit verbundenen Kosten in einer vertrauten Tabellenkalkulationsoberfläche zu verwalten.

Es ist ein Tool, das flexibel genug ist, um benutzerdefinierte Kostenverfolgungsanforderungen einzurichten und sich in Zeiterfassungstools integrieren zu lassen.  Es ist nicht für die Nachverfolgung von Projektkosten konzipiert und kann nicht für komplexe Prognosen verwendet werden, und verfügt über sehr begrenzte Berichtsfunktionen. Dieses Tool ist nicht ideal für große Projekte.

• Asana

Diese beliebte Projektmanagement-Plattform bietet eine grundlegende Kostenverfolgung durch benutzerdefinierte Felder und Integrationen mit Zeiterfassungstools.

Es eignet sich gut für Teams, die Asana bereits für das Projektmanagement verwenden und neben ihren Aufgaben eine grundlegende Kostentransparenz wünschen. Es ist eine sehr benutzerfreundliche Plattform, die Kostenverfolgung durch benutzerdefinierte Felder und Integrationen bietet, aber sehr begrenzte Kostenmanagementfunktionen und sehr grundlegende Berichte und Analysen bietet.

Es ist nicht ideal für detaillierte Kostenkontrollanforderungen.

• Zoho-Projekte

Diese umfassende Projektmanagement-Suite verfügt über integrierte Kostenverfolgungsfunktionen, die es Teams ermöglichen, zu budgetieren, Ausgaben zu verfolgen und die Rentabilität von Projekten zu analysieren. Es ist eine solide Option für Unternehmen, die eine All-in-One-Lösung für Projektmanagement und Kostenkontrolle suchen.

Zoho verfügt über integrierte Funktionen zur Kostenverfolgung, Budgetierung und Rentabilitätsanalyse und bietet im Allgemeinen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Für kleine Teams kann es jedoch komplex sein.  Die Benutzeroberfläche sieht ziemlich unübersichtlich aus und die Anpassungsmöglichkeiten sind im Vergleich zu den dedizierten Kostenmanagement-Tools sehr begrenzt.

• Stafiz

Stafiz wurde speziell für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen entwickelt und geht über die Zeiterfassung hinaus und bietet Funktionen wie Projektbudgetierung, Ressourcenzuweisung und Rentabilitätsanalyse.

Es richtet sich an Teams, die tiefgreifende branchenspezifische Kostenmanagementfunktionen benötigen. Stafiz verfügt über mehrere branchenspezifische Funktionen für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, aber seine fortschrittlichen Kostenmanagement-Tools wie Budgetierung, Ressourcenzuweisung und Rentabilitätsanalyse sind einfach zu bedienen.

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Vergleichstabelle für Projektkostenmanagement-Tools

Eine umfassende Projektkostenmanagement-Software geht über die reine Kostenverfolgung hinaus. Es lässt sich in Finanzsysteme integrieren und ermöglicht eine nahtlose Aggregation und Analyse verschiedener Finanzindikatoren wie Einnahmen, Ausgaben und Rentabilität.

Fortschrittliche Berichts- und Visualisierungstools helfen dabei, Erkenntnisse für Stakeholder klar und verständlich zu präsentieren, sodass sie Trends leicht erkennen, Fortschritte verfolgen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Die Software kann auch die Szenarioplanung und -prognose erleichtern, sodass Stakeholder verschiedene Finanzszenarien simulieren und potenzielle Ergebnisse bewerten können, bevor sie kritische Entscheidungen treffen.

Wenn es um das Projektkostenmanagement geht, sollten Sie nicht nur ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Kennzahl betrachten. Suchen Sie nach einer ganzheitlichen Lösung, die Ihnen einen vollständigen Überblick bietet.