10 avantages d’une solution intégrée pour gérer votre activité

Lorsqu’il faut choisir les logiciels les plus pertinents pour gérer une activité, il est fréquent que la question suivante se pose : faut-il utiliser une solution de gestion intégrée ? Ou plusieurs outils spécialement conçus pour les processus dédiés ? Dans le monde des activités de conseil et de services, le sujet est aussi crucial. Le suivi de l’activité devient vite complexe une fois que le palier des 10 collaborateurs est atteint. Suivis de besoins clients, staffing des projets, time tracking et rentabilité des projets. Gestion des compétences et évaluations, facturation des projets, …

Faut-il gérer tous ces processus clé avec des logiciels séparés ou avec une solution de gestion intégrée ? En réalité, une solution intégrée, du moment qu’elle est adaptée à votre métier vous apporte de nombreux avantages.

En voici 10 :  

1. Gain de temps !

En centralisant la gestion de l’activité dans une solution unique, vous générez d’importants gains de temps pour l’ensemble des collaborateurs. La réduction du nombre de logiciels permet d’offrir un accès immédiat à l’information. Plutôt que de se connecter sur plusieurs solutions, dans plusieurs onglets du navigateur pour travailler, les collaborateurs qui peuvent accéder à l’ensemble des données et des processus dans la même solution gagnent beaucoup de temps dans leur travail.

Par ailleurs, dans une solution centralisée, les données sont exploitées à différents endroits et se mettent à jour en temps réel. Il n’est pas nécessaire de rafraichir des pages, de transférer de l’information, ou d’importer des fichiers. Tous les collaborateurs voient leur productivité augmentée : les plus juniors qui ne se connectent qu’à une solution pour voir le planning, suivre leurs tâches et le temps passé sur les projets, gérer leurs frais et congés.

Les managers peuvent par ailleurs piloter leurs projets et leurs équipes dans la même solution. Enfin les administrateurs disposent de l’ensemble des données pour automatiser la facturation et les clôtures comptables.

2. L’expérience collaborateur est améliorée 

Plus que jamais, dans une guerre des talents qui se renforce année après année, il est nécessaire de travailler à offrir une expérience collaborateur simple et agréable. Dans les activités de services et de conseils, il y a souvent davantage de traitement administratif que dans d’autres activités. Il est demandé à chacun de suivre les temps sur les projets, les frais de déplacement sont parfois plus nombreux, le planning change régulièrement et il faut donner de la visibilité aux collaborateurs.

Si les collaborateurs doivent se connecter sur 4 ou 5 logiciels différents pour réaliser ces tâches et avoir de la visibilité, la satisfaction ne sera pas au rendez-vous. Alors que s’ils peuvent le faire facilement, depuis une app mobile agréable et parfaitement dessinée pour leurs besoins, l’expérience sera bien meilleure !

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3. La fiabilité des données est bien plus importante dans une solution intégrée

Une solution de gestion d’activité joue un rôle déterminant dans le pilotage financier d’une société. Les données sont utilisées pour calculer le chiffre d’affaires réalisé par période, les rentabilités des projets, les factures à établir et préparer les clôtures comptables. Très souvent les données sont automatiquement envoyées vers une solution comptable pour le traitement final. Il est donc impératif que les données soient fiables et exhaustives pour que les écritures comptables le soient aussi.

Seule une solution intégrée qui permet de centraliser les coûts salariaux, les achats de sous-traitance, les frais, la facturation peut permettre de réaliser des calculs de situation et d’afficher des données fiables. Le lien entre les différents processus étant créé dès l’origine, les données sont correctement exploitées, et il n’y a pas de risque de perte de données contrairement à ce qui peut arriver lorsqu’on transfère de l’information d’un logiciel à un autre.

4. L’analyse de la rentabilité des projets est plus précise

Calculer la rentabilité d’un projet n’est pas si simple qu’il y paraît. Le chiffre d’affaires doit être correctement calculé. Son montant sur la période dépend de la méthodologie de reconnaissance du chiffre d’affaires utilisée. Seul un outil dédié qui intègre une approche de comptabilité projet pourra réaliser ce calcul. Par ailleurs, les coûts sur un projet ne se limitent pas aux coûts salariaux du temps passé sur le projet. Un calcul précis de la rentabilité des projets doit aussi inclure les frais, notamment ceux qui ne sont pas refacturables. Il faut que ce calcul prenne aussi en compte les achats de sous-traitance, et les éventuels achats de produits.

Un reporting complet doit permettre de séparer le chiffre d’affaires réel du projet du chiffre d’affaires lié à la refacturation (frais, achats, sous-traitance).  Lorsque la gestion de la sous-traitance, la gestion des frais et des achats sont intégrés dans une seule et même solution de gestion d’activité, tous ces calculs sont réalisés précisément et en temps réel. Ce qui permet d’offrir une vision complète et précise de la performance et évite au contrôle de gestion de perdre du temps sur ces calculs.

5. L’automatisation des tâches est décuplée dans un ERP pour société de services

Les intégrations par API peuvent aider à transmettre des informations et même à automatiser certaines tâches, mais aucun connecteur n’a la même puissance qu’une intégration native. Imaginez les possibilités suivantes qu’offre un logiciel de gestion intégré ;

• Création automatique d’un projet sur la base d’une opportunité gagnée
• Analyser les frais refacturables et automatiser la préparation des factures de frais
• Préparation automatique des factures sur la base des temps passés
• Mise à jour du prévisionnel financier sur la base des planning prévisionnels
• Calcul des écritures de factures à établir et produits constatés d’avance
• Mise à jour des capacités des collaborateurs en fonction de leurs congés

Ces actions se réalisent en temps réel, sans erreur possible dans une solution intégrée. Elles vont plus loin dans l’automatisation des tâches que ce qu’un workflow créé via Zapier par exemple, peut apporter.

6. Les données clients sont plus complètes pour une meilleure analyse

Pour analyser la performance réalisée sur chacun des clients, ce ne sont pas les CRM qui permettent d’apporter une vision complète. Un bon reporting par client nécessite d’analyser les données suivantes :

• Chiffre d’affaires mensuels
• Facturation mensuelle
• Marge mensuelle
• Historique des opportunités et statuts
• Historique des projets et rentabilité
• Factures émises et impayées

Ces données permettent d’apporter une vue complète de la performance, et de mieux exploiter l’information à des fins commerciales ou pour des négociations. Seule une solution intégrée de gestion de l’activité peut aller piocher dans les différents modules pour centraliser un reporting complet et plus pertinent.

7. Les projets sont mieux anticipés, ce qui favorise un démarrage plus rapide

Avant qu’un projet démarre, il y a de nombreuses étapes dans la phase d’avant-vente : réponse à l’appel d’offre, positionnement des profils et pré-staffing, contractualisation. Si votre logiciel ERP/ CRM permet de gérer cette information, cela permet de faciliter l’anticipation. Savoir à quel moment il faut pré-réserver certaines ressources, connaître les besoins de compétences qui tendent à être plus demandées, quels contrats sont signés ou non.

Grâce à cette information, les responsables peuvent davantage anticiper les prochaines étapes et s’assurer que tout est mis en œuvre pour démarrer le projet le plus tôt possible. Cette organisation favorise la satisfaction des clients et permet bien sûr de favoriser le cash-flow.

8. Une solution centrale permet de créer un langage commun et une meilleure collaboration des équipes autour de la performance

Dans la plupart des sociétés, les commerciaux travaillent avec leur CRM. Les financiers sont les seuls à avoir accès à la solution comptable et à la facturation, les équipes RH disposent d’information via leur SIRH. Avec une telle organisation, des silos se créent, l’information a des difficultés à passer entre les départements et la collaboration est inexistante. Les objectifs de performance restent focalisés départements par département. Il n’y a pas de vision holistique ni de collaboration pour avancer de concert vers les objectifs de l’entreprise.

Pourtant, lorsqu’une société utilise une solution intégrée de gestion, la centralisation apporte l’avantage de permettre à chaque département d’y retrouver l’information importante. Bien entendu les commerciaux peuvent continuer de gérer l’activité commerciale dans le CRM, et les RH de suivre les informations collaborateurs dans le logiciel SIRH. Avec les bons connecteurs, les données qui sont intéressantes à partager sont envoyées vers l’outil central de gestion, et tous les collaborateurs peuvent bénéficier d’une vue plus globale.

• Les opportunités sont mises à jour depuis le CRM. Mais le calcul de marge prévisionnelle et le pré-staffing est fait dans la solution de pilotage de l’activité
• Les nouveaux collaborateurs sont créés dans le logiciel SIRH mais viennent alimenter la solution centrale de pilotage de l’activité, et peuvent ensuite être staffés sur des projets
• Les factures émises dans la solution intégrée de gestion vont être ensuite automatiquement envoyées vers l’outil comptable

Ainsi, une solution de gestion intégrée n’enlève rien à la performance de chaque département. Elle contribue à apporter une vue plus complète, et à permettre aux équipes de collaborer en ayant une vue commune sur la performance de l’activité.

9. La réduction du nombre de logiciels utilisés ou de leur périmètre permet de réaliser d’importants gains financiers

À l’ère où le logiciel a pris tellement de place dans les entreprises, les « stacks » de solutions logicielles prennent parfois une telle ampleur que les coûts associés deviennent astronomiques. Il y a des gains financiers évidents à centraliser les solutions. Bien qu’il soit impossible de ne conserver qu’une solution unique pour réaliser la totalité de vos processus, il est possible de centraliser les fonctionnalités suivantes sur la partie de la gestion d’activité : gestion des devis et opportunités, gestion du recrutement, gestion des capacités et de la charge, gestion des absences, suivi des temps projets, gestion des frais, gestion de la facturation, et reporting.

En complément, un outil de marketing automation peut être ajouté, et les outils de paie et de comptabilité viennent compléter le dispositif. Avec une telle organisation, le nombre de licences diminue drastiquement et le coût total pour l’entreprise aussi. Même si la licence de l’outil de gestion est plus élevée, elle ne sera jamais aussi élevée que la somme des licences de tous les outils qu’elle remplace. Et pourtant rien n’est perdu en termes de performance, bien au contraire.  

10. Éviter la maintenance des connecteurs et la complexité contractuelle

Le choix d’utiliser de multiples outils pour gérer l’activité nécessitent de développer de nombreux connecteurs pour simplifier le quotidien. Si la solution peut permettre de réaliser les tâches souhaitées, il faut s’attendre à des problématiques récurrentes de maintenance des connecteurs API. En effet dès qu’un changement d’un côté comme de l’autre du connecteur intervient, l’action n’est plus réalisée.

Il faut suivre en permanence les interruptions et avoir une personne dédiée avec le bagage technique pour mettre à jour le code derrière la connexion API et la faire fonctionner de nouveau.

Cela peut parfois coûter cher et rend la mise à jour pénible et peu flexible. C’est une situation qui n’existe pas dans une solution intégrée. Les connexions sont natives, et il ne peut y avoir de problématiques de connexion (en dehors d’un bug qui serait très vite corrigé). La maintenance est évolutive et les améliorations de la solution ne viennent pas perturber les liens entre les différents processus et l’automatisation.