10 ventajas de un sistema integrado para gestionar tu negocio

A la hora de elegir el software más adecuado para gestionar una empresa, a menudo surge la pregunta: ¿hay que utilizar una solución de gestión integrada? ¿O varias herramientas diseñadas específicamente para procesos específicos? En el mundo de la consultoría y los servicios, el tema también es crucial. El seguimiento de la actividad se vuelve rápidamente complejo una vez que se alcanza el umbral de los 10 puntos. Seguimiento de las necesidades de los clientes, la dotación de personal a la organización, el seguimiento del tiempo y la rentabilidad de los proyectos. Gestión y evaluación de competencias, facturación de proyectos, etc.

¿Debe gestionar todos estos procesos clave con sistemas separados o con un sistema integrado de gestión? En realidad, una solución integrada, siempre que se adapte a tu negocio, aporta muchas ventajas.

Aquí hay 10 de ellas:  

1. 2. ¡Ahorre tiempo!

Al centralizar la gestión de actividades en una única solución, se genera un importante ahorro de tiempo para todos los empleados. La reducción del número de aplicaciones informáticas permite un acceso inmediato a la información. En lugar de entrar en varias soluciones, en varias pestañas del navegador para trabajar, los empleados pueden acceder a todos los datos y procesos en la misma solución y así ahorran mucho tiempo en su trabajo.

Además, con una solución centralizada, los datos se utilizan en distintos lugares y se actualizan en tiempo real. No hay necesidad de actualizar páginas, transferir información o importar archivos. Todos los empleados ven aumentar su productividad: los más jóvenes, que sólo se conectan a una solución para ver el calendario, controlar sus tareas y el tiempo dedicado a los proyectos, gestionar sus gastos y sus vacaciones.

Los gestores también pueden utilizar la misma solución para gestionar sus proyectos y equipos. Por último, los administradores tienen acceso a todos los datos que necesitan para automatizar la facturación y los cierres contables.

2. Se mejora la experiencia de los empleados 

Ahora más que nunca, en una guerra por el talento que cada año es más dura, tenemos que trabajar para ofrecer una experiencia sencilla y agradable a los empleados. En las empresas de servicios y consultoría suele haber más trámites administrativos que en otras actividades. Todo el mundo debe controlar el tiempo dedicado a los proyectos, los gastos de viaje son a veces más elevados, los horarios cambian regularmente y hay que dar visibilidad a los empleados.

Si los empleados tienen que conectarse a 4 o 5 aplicaciones diferentes para realizar estas tareas y obtener visibilidad, la satisfacción no estará presente. Pero si pueden hacerlo fácilmente, desde una buena aplicación móvil perfectamente diseñada para sus necesidades, la experiencia será mucho mejor.

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3. La fiabilidad de los datos es mucho más importanteen un sistema integrado

Una solución de gestión empresarial desempeña un papel fundamental en la gestión financiera de una empresa. Los datos se utilizan para calcular el volumen de negocio por periodo, la rentabilidad de los proyectos, las facturas a emitir y para preparar los cierres contables. Muy a menudo los datos se envían automáticamente a una solución contable para su procesamiento final. Por lo tanto, es imprescindible que los datos sean fiables y completos para que los registros contables también lo sean.

Sólo una solución integrada que centralice los costes salariales, las compras de subcontratación, los gastos y la facturación puede permitir realizar cálculos de situación y visualizar datos fiables. Como el vínculo entre los distintos procesos se crea desde el principio, los datos se utilizan correctamente y no hay riesgo de pérdida de datos, a diferencia de lo que puede ocurrir cuando la información se transfiere de un paquete de software a otro.

4. El análisis de la rentabilidad de los proyectos es más preciso

Calcular la rentabilidad de un proyecto no es tan sencillo como parece. Las ventas deben calcularse correctamente. Su importe a lo largo del periodo depende de la metodología de reconocimiento de ventas utilizada. Sólo una herramienta específica que incorpore un enfoque de contabilidad de proyectos podrá realizar este cálculo. Además, los costes del proyecto no se limitan a los costes salariales del tiempo dedicado al proyecto. Un cálculo preciso de la rentabilidad del proyecto debe incluir también los costes, en particular los que no pueden refacturarse. Este cálculo también debe tener en cuenta la subcontratación y las posibles compras de productos.

Una información exhaustiva debe permitir separar la facturación real del proyecto de la facturación vinculada a la refacturación (gastos, compras, subcontratación). Cuando la gestión de la subcontratación, la gestión de los gastos y la gestión de las compras se integran en una única solución de gestión empresarial, todos estos cálculos se realizan con precisión y en tiempo real. Esto proporciona una visión completa y precisa del rendimiento, por lo que el control de gestión no tiene que perder tiempo en estos cálculos.

5. La automatización de tareas se multiplica por diez en un ERP para empresas de servicios

Las integraciones API pueden ayudar a transmitir información e incluso a automatizar ciertas tareas, pero ningún conector tiene la misma potencia que una integración nativa. Imagine las siguientes posibilidades que ofrece un software de gestión integrado;

• Creación automática de un proyecto basado en una oportunidad ganadora
• Analizar los gastos facturables y automatizar la preparación de facturas de gastos
• Preparación automática de facturas en función del tiempo empleado
• Actualización de las previsiones financieras sobre la base del calendario previsto
• Cálculo de asientos de facturas pendientes de emisión e ingresos a distribuir en varios ejercicios
• Actualización de la disponibilidad del personal en función de sus ausencias

Estas acciones se llevan a cabo en tiempo real, sin errores posibles en una solución integrada. Van más allá en la automatización de tareas de lo que puede proporcionar un flujo de trabajo creado a través de Zapier, por ejemplo.

6. Datos de clientes más completos para un mejor análisis

Cuando se trata de analizar el rendimiento obtenido por cada cliente, el CRM no es la única herramienta que puede ofrecer una imagen completa. Un buen informe por cliente requiere el análisis de los siguientes datos:

• Volumen de negocio mensual
• Facturación mensual
• Margen mensual
• Historial de oportunidades y estatus
• Historial y rentabilidad de los proyectos
• Facturas emitidas e impagas

Estos datos proporcionan una visión completa del rendimiento y permiten un mejor uso de la información con fines comerciales o de negociación. Un sólo sistema integrado de gestión puede aprovechar los distintos módulos para centralizar una información completa y más relevante.

7. Los proyectos se anticipan mejor, lo que ayuda a que se pongan en marcha más rápidamente.

Antes de que se inicie un proyecto, hay muchos pasos en la fase de preventa: responder a la licitación, posicionar los perfiles y el personal previo, contratar, etc. Si tu software ERP/CRM te permite gestionar esta información, es más fácil anticiparse. Saber cuándo hay que reservar con antelación determinados recursos, conocer las necesidades de competencias que suelen demandarse más, qué contratos se firman o no.

Con esta información, los gestores pueden anticipar mejor los pasos a seguir y asegurarse de que se hace todo lo posible para iniciar el proyecto lo antes posible. Esta organización favorece la satisfacción de los clientes y, por supuesto, contribuye a aumentar el flujo de caja.

8. Una solución centralizada crea un lenguaje común y una mejor colaboración entre los equipos en torno al rendimiento.

En la mayoría de las empresas, los comerciales trabajan con su CRM. El departamento financiero es el único que tiene acceso a la solución de contabilidad y facturación, mientras que los equipos de RRHH tienen acceso a la información a través de su HRIS. Con una organización así, se crean sistemas aislados, la información tiene dificultades para pasar de un departamento a otro y la colaboración es inexistente. Los objetivos de rendimiento siguen enfocados departamento por departamento. No hay una visión global ni colaboración para avanzar juntos hacia los objetivos de la empresa.

Sin embargo, cuando una empresa utiliza un sistema integrado de gestión, la centralización aporta la ventaja de permitir que cada departamento encuentre la información importante. Por supuesto, el personal de ventas puede seguir gestionando la actividad de ventas en el CRM, y RRHH puede seguir haciendo un seguimiento de la información de los empleados en el software HRIS. Con los conectores adecuados, los datos que son interesantes para compartir se envían a la herramienta de gestión central, y todos los empleados pueden beneficiarse de una visión más global.

• Las oportunidades se actualizan desde el CRM. Pero el cálculo del margen previsto y la dotación de personal se realiza en la solución de gestión de actividades
• Los nuevos empleados se crean en el software HRIS, pero se introducen en la solución central de gestión de la actividad, y así se puede hacer la dotacion de personal a la organización.
• Las facturas emitidas en la solución de gestión integrada se envían automáticamente a la herramienta de contabilidad.

Así, un sistema integrado de gestion no resta rendimiento a cada departamento. Ayuda a proporcionar una visión más completa y permite a los equipos colaborar con una visión común del rendimiento empresarial.

9. La reducción del número de programas informáticos utilizados o el alcance de su uso  genera importantes beneficios económicos 

En una época en la que el software se ha vuelto tan importante para las empresas, las pilas de soluciones de software pueden llegar a ser tan grandes que los costes asociados son astronómicos.. La centralización de las soluciones ofrece evidentes beneficios económicos. Aunque es imposible mantener una única solución para llevar a cabo todos sus procesos, es posible centralizar las siguientes funciones en la gestión empresarial: gestión de ofertas y oportunidades, gestión de la contratación, gestión de la capacidad y la carga de trabajo, gestión de las ausencias, Control de horas proyectos, gestión de los gastos, gestión de las facturas y elaboración de informes.

También puede añadirse una herramienta de automatización del marketing, y las herramientas de nóminas y contabilidad completan el paquete. Con este tipo de organización, el número de licencias se reduce drásticamente, y también el coste total para la empresa. Aunque la licencia de la herramienta de gestión sea más alta, nunca será tan alta como la suma de las licencias de todas las herramientas a las que sustituye. Y, sin embargo, no se pierde nada en términos de rendimiento, sino todo lo contrario.

10. Evitar el mantenimiento de los conectores y la complejidad contractual

La decisión de utilizar múltiples herramientas para gestionar la empresa implica la necesidad de desarrollar muchos conectores para simplificar las operaciones cotidianas. Aunque la solución permita llevar a cabo las tareas deseadas, es de esperar que surjan problemas recurrentes con el mantenimiento de los conectores API. En cuanto se produce un cambio a ambos lados del conector, la acción deja de llevarse a cabo.

Hay que vigilar constantemente las interrupciones y disponer de una persona con conocimientos técnicos para actualizar el código que hay detrás de la conexión API y hacer que vuelva a funcionar.

Esto puede resultar a veces costoso y hace que la actualización sea difícil e inflexible. Esta es una situación que no existe en una solución integrada. Las conexiones son nativas, y no puede haber problemas de conexión (aparte de un error que se solucionaría muy rápidamente). El mantenimiento es escalable y las mejoras de la solución no interrumpen los vínculos entre los diferentes procesos y la automatización.