10 Vorteile einer integrierten Lösung zur Verwaltung Ihres Unternehmens

Bei der Auswahl der relevantesten Software für die Verwaltung eines Unternehmens stellt sich oft die Frage: Sollten Sie eine integrierte Managementlösung verwenden? Oder mehrere Tools, die speziell für dedizierte Prozesse entwickelt wurden? Auch in der Welt der Beratungs- und Dienstleistungstätigkeiten ist das Thema entscheidend. Die Überwachung der Aktivitäten wird schnell komplex, sobald der Schwellenwert von 10 Mitarbeitern erreicht ist. Überwachung der Kundenbedürfnisse, der Besetzung von Projekten, der Zeiterfassung und der Rentabilität von Projekten. Kompetenzmanagement und -bewertungen, Projektabrechnung, etc.

Sollen all diese Schlüsselprozesse mit einer separaten Software oder mit einer integrierten Managementlösung verwaltet werden? In Wirklichkeit bringt Ihnen eine integrierte Lösung, solange sie an Ihr Unternehmen angepasst ist, viele Vorteile.

Hier sind 10 davon:  

1. Sparen Sie Zeit!

Durch die Zentralisierung der Verwaltung der Aktivität in einer einzigen Lösung erzielen Sie eine erhebliche Zeitersparnis für alle Mitarbeiter. Die Reduzierung der Anzahl von Softwareprogrammen ermöglicht es, einen sofortigen Zugriff auf Informationen anzubieten. Anstatt sich über mehrere Lösungen hinweg in mehreren Browser-Tabs anzumelden, um zu arbeiten, sparen Mitarbeiter, die auf alle Daten und Prozesse in derselben Lösung zugreifen können, viel Zeit bei ihrer Arbeit.

Darüber hinaus werden in einer zentralisierten Lösung Daten an verschiedenen Stellen verwendet und in Echtzeit aktualisiert. Es ist nicht erforderlich, Seiten zu aktualisieren, Informationen zu übertragen oder Dateien zu importieren. Alle Mitarbeiter sehen, dass ihre Produktivität gesteigert wird: die Jüngeren, die sich nur mit einer Lösung verbinden, um den Zeitplan zu sehen, ihre Aufgaben und die für Projekte aufgewendete Zeit zu verfolgen, ihre Ausgaben zu verwalten und zu gehen.

Manager können auch ihre Projekte und Teams in derselben Lösung verwalten. Endlich haben Administratoren alle Daten, um die Rechnungsstellung und den Buchhaltungsabschluss zu automatisieren.

2. Die Mitarbeitererfahrung wird verbessert 

In einem Kampf um Talente, der von Jahr zu Jahr stärker wird, ist es mehr denn je notwendig, daran zu arbeiten, eine einfache und angenehme Mitarbeitererfahrung zu bieten. Bei Service- und Beratungstätigkeiten gibt es oft mehr administrative Abwicklungen als bei anderen Tätigkeiten. Jeder wird gebeten, die Zeit in Projekten zu verfolgen, die Reisekosten sind manchmal zahlreicher, der Zeitplan ändert sich regelmäßig und es ist notwendig, den Mitarbeitern Sichtbarkeit zu geben.

Wenn Mitarbeiter sich mit 4 oder 5 verschiedenen Softwareprogrammen verbinden müssen, um diese Aufgaben auszuführen und Transparenz zu haben, wird die Zufriedenheit nicht da sein. Wenn sie es jedoch ganz einfach tun können, mit einer angenehmen mobilen App, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, wird die Erfahrung viel besser sein!

Stafiz ist ein komplettes Tool, ein ERP für Dienstleistungsunternehmen, das speziell für die Verwaltung Ihres Unternehmens entwickelt wurde. Die integrierte Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte mit mehr Leistung und Transparenz zu verwalten.

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3. Die Zuverlässigkeit der Daten ist in einer integrierten Lösung viel wichtiger

Eine Aktivitätsmanagement-Lösung spielt eine entscheidende Rolle für das Finanzmanagement eines Unternehmens. Die Daten werden verwendet, um den nach Perioden erzielten Umsatz, die Rentabilität der Projekte, die zu erstellenden Rechnungen und die Vorbereitung der Buchhaltungsabschlüsse zu berechnen. Sehr oft werden die Daten automatisch an eine Buchhaltungslösung zur endgültigen Verarbeitung gesendet. Es ist daher zwingend erforderlich, dass die Daten zuverlässig und vollständig sind, damit auch die Buchhaltungsbuchungen zuverlässig sind.

Nur eine integrierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Lohnkosten, Einkäufe von Unteraufträgen, Ausgaben und Rechnungsstellung zu zentralisieren, kann es ermöglichen, Situationsberechnungen durchzuführen und zuverlässige Daten anzuzeigen. Die Verbindung zwischen den verschiedenen Prozessen wird von Anfang an hergestellt, die Daten werden richtig genutzt, und es besteht kein Risiko eines Datenverlusts, wie es bei der Übertragung von Informationen von einer Software auf eine andere passieren kann.

4. Die Rentabilitätsanalyse von Projekten ist genauer

Die Berechnung der Rentabilität eines Projekts ist nicht so einfach, wie es scheint. Der Umsatz muss korrekt berechnet werden. Die Höhe des Betrags über den Zeitraum hängt von der verwendeten Methode zur Umsatzrealisierung ab. Nur ein spezielles Tool, das einen Projektbuchhaltungsansatz integriert, wird in der Lage sein, diese Berechnung durchzuführen. Darüber hinaus sind die Kosten für ein Projekt nicht auf die Gehaltskosten für die für das Projekt aufgewendete Zeit beschränkt. Eine genaue Berechnung der Rentabilität von Projekten muss auch Kosten umfassen, insbesondere solche, die nicht nachgerechnet werden können. Bei dieser Berechnung sind auch Zukäufe von Zulieferaufträgen und alle Käufe von Produkten zu berücksichtigen.

Eine umfassende Berichterstattung sollte es ermöglichen, den tatsächlichen Umsatz des Projekts von dem Umsatz zu trennen, der mit der erneuten Rechnungsstellung (Gebühren, Käufe, Unteraufträge) verbunden ist.  Wenn die Vergabe von Unteraufträgen, das Kosten- und Einkaufsmanagement in einer einzigen betriebswirtschaftlichen Lösung integriert sind, werden all diese Berechnungen präzise und in Echtzeit durchgeführt. Dies bietet einen vollständigen und genauen Überblick über die Leistung und verhindert, dass die Managementkontrolle Zeit mit diesen Berechnungen verschwendet.

5. Die Aufgabenautomatisierung wird in einem ERP für Dienstleistungsunternehmen verzehnfacht

API-Integrationen können dabei helfen, Informationen zu vermitteln und sogar bestimmte Aufgaben zu automatisieren, aber kein Konnektor hat die gleiche Leistung wie eine native Integration. Stellen Sie sich die folgenden Möglichkeiten vor, die eine integrierte Managementsoftware bietet:

• Automatische Erstellung eines Projekts auf der Grundlage einer gewonnenen Verkaufschance
• Analysieren Sie abrechenbare Gebühren und automatisieren Sie die Erstellung von Spesenrechnungen
• Automatische Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage des Zeitaufwands
• Aktualisierung der Finanzprognose auf der Grundlage der vorläufigen Zeitpläne
• Berechnung der zu erstellenden Rechnungsbuchungen und der Rechnungsabgrenzungsposten
• Aktualisierung der Kapazitäten der Mitarbeiter entsprechend ihrem Urlaub

Diese Aktionen werden in Echtzeit durchgeführt, ohne dass in einer integrierten Lösung Fehler möglich sind. Sie gehen bei der Automatisierung von Aufgaben weiter, als es beispielsweise ein über Zapier erstellter Workflow leisten kann.

6. Kundendaten sind umfassender für eine bessere Analyse

Um die Leistung jedes Kunden zu analysieren, ist es nicht das CRM, das eine vollständige Vision bietet. Ein gutes Kundenreporting erfordert die Analyse der folgenden Daten:

• Monatlicher Umsatz
• Monatliche Abrechnung
• Monatliche Marge
• Verlauf und Status von Verkaufschancen
• Projekthistorie und Rentabilität
• Ausgestellte und unbezahlte Rechnungen

Diese Daten ermöglichen es, einen vollständigen Überblick über die Leistung zu erhalten und die Informationen für kommerzielle Zwecke oder für Verhandlungen besser zu nutzen. Nur eine integrierte Aktivitätsmanagementlösung kann aus den verschiedenen Modulen schöpfen, um ein vollständiges und relevanteres Reporting zu zentralisieren.

7. Projekte werden besser antizipiert, was einen schnelleren Start fördert

Bevor ein Projekt startet, gibt es in der Pre-Sales-Phase viele Schritte: Reaktion auf die Ausschreibung, Positionierung der Profile und Pre-Staffing, Vertragsabschluss. Wenn Ihre ERP/CRM-Software es Ihnen ermöglicht, diese Informationen zu verwalten, können Sie sie leichter antizipieren. Zu wissen, wann bestimmte Ressourcen im Voraus gebucht werden müssen, den Bedarf an Fähigkeiten zu kennen, die tendenziell stärker nachgefragt werden, welche Verträge unterzeichnet werden oder nicht.

Mit diesen Informationen können Manager die nächsten Schritte besser antizipieren und sicherstellen, dass alles getan wird, um das Projekt so schnell wie möglich zu starten. Diese Organisation fördert die Kundenzufriedenheit und natürlich den Cashflow.

8. Eine zentrale Lösung schafft eine gemeinsame Sprache und eine bessere Zusammenarbeit der Teams rund um die Leistung

In den meisten Unternehmen arbeiten Vertriebsmitarbeiter mit ihrem CRM. Die Finanziers sind die einzigen, die Zugang zur Buchhaltungslösung und zur Rechnungsstellung haben, die HR-Teams haben Informationen über ihr HRIS. Mit einer solchen Organisation werden Silos geschaffen, Informationen können nur schwer zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden und es gibt keine Zusammenarbeit. Die Leistungsziele konzentrieren sich weiterhin auf die einzelnen Abteilungen. Es gibt keine ganzheitliche Vision oder Zusammenarbeit, um gemeinsam auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten.

Wenn ein Unternehmen jedoch eine integrierte Managementlösung verwendet, bringt die Zentralisierung den Vorteil, dass jede Abteilung wichtige Informationen finden kann. Selbstverständlich können Vertriebsmitarbeiter weiterhin die Vertriebsaktivitäten im CRM verwalten, und die Personalabteilung kann weiterhin die Mitarbeiterinformationen in der HRIS-Software verfolgen. Mit den richtigen Konnektoren werden Daten, die für den Austausch interessant sind, an das zentrale Management-Tool gesendet, und alle Mitarbeiter können von einer ganzheitlicheren Sicht profitieren.

• Verkaufschancen werden aus dem CRM aktualisiert. Die Berechnung der prognostizierten Marge und die Vorbesetzung erfolgt jedoch in der Activity-Management-Lösung
• Neue Mitarbeiter werden in der HRIS-Software angelegt, speisen aber in die zentrale Lösung für die Verwaltung der Aktivität ein und können dann für Projekte eingesetzt werden
• Die in der integrierten Verwaltungslösung ausgestellten Rechnungen werden dann automatisch an das Buchhaltungstool gesendet

Eine integrierte Managementlösung beeinträchtigt also nicht die Leistung jeder Abteilung. Es hilft, eine vollständigere Ansicht zu bieten und Teams die Zusammenarbeit zu ermöglichen, indem sie eine gemeinsame Ansicht der Leistung der Aktivität haben.

9. Die Reduzierung der Anzahl der verwendeten Software oder ihres Umfangs führt zu erheblichen finanziellen Gewinnen

In einer Zeit, in der Software so viel Platz in Unternehmen eingenommen hat, werden die "Stacks" an Softwarelösungen manchmal so groß, dass die damit verbundenen Kosten astronomisch werden. Die Zentralisierung von Lösungen bringt klare finanzielle Vorteile. Obwohl es unmöglich ist, eine einzige Lösung für die Durchführung aller Ihrer Prozesse zu haben, ist es möglich, die folgenden Funktionen im Teil des Aktivitätsmanagements zu zentralisieren: Angebots- und Gelegenheitsmanagement, Rekrutierungsmanagement, Kapazitäts- und Lastmanagement, Abwesenheitsmanagement, Projektzeiterfassung, Spesenmanagement, Abrechnungsmanagement und Berichterstattung.

Darüber hinaus kann ein Marketing-Automatisierungstool hinzugefügt werden, und Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungstools vervollständigen das System. Mit einer solchen Organisation sinkt die Anzahl der Lizenzen drastisch und damit auch die Gesamtkosten für das Unternehmen. Selbst wenn die Lizenz des Management-Tools höher ist, wird sie nie so hoch sein wie die Summe der Lizenzen aller Tools, die es ersetzt. Und doch geht an Leistung nichts verloren, ganz im Gegenteil.  

10. Vermeiden Sie die Wartung von Steckverbindern und die Komplexität vertraglicher Verpflichtungen

Die Entscheidung, mehrere Tools für die Verwaltung des Unternehmens zu verwenden, erfordert die Entwicklung vieler Konnektoren, um das tägliche Leben zu vereinfachen. Obwohl die Lösung zum Ausführen der gewünschten Aufgaben verwendet werden kann, ist mit wiederkehrenden Wartungsproblemen für den API-Connector zu rechnen. Sobald eine Änderung auf einer der beiden Seiten des Steckers erfolgt, wird die Aktion nicht mehr ausgeführt.

Sie müssen ständig Unterbrechungen überwachen und eine dedizierte Person mit dem technischen Hintergrund haben, um den Code hinter der API-Verbindung zu aktualisieren und ihn wieder zum Laufen zu bringen.

Das kann mitunter teuer werden und macht das Aktualisieren mühsam und unflexibel. Dies ist eine Situation, die es in einer integrierten Lösung nicht gibt. Die Verbindungen sind nativ, und es kann keine Verbindungsprobleme geben (abgesehen von einem Fehler, der sehr schnell behoben werden würde). Die Wartung ist skalierbar und Verbesserungen an der Lösung stören nicht die Verknüpfungen zwischen verschiedenen Prozessen und der Automatisierung.