10 Vorteile einer integrierten Lösung zur Verwaltung Ihres Geschäfts

Wenn es darum geht, die relevanteste Software für die Verwaltung eines Geschäfts auszuwählen, stellt sich häufig die Frage: Soll eine integrierte Verwaltungslösung verwendet werden? Oder mehrere Tools, die speziell für dedizierte Prozesse entwickelt wurden? In der Welt der Beratungs- und Dienstleistungstätigkeiten ist dieses Thema ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die Überwachung der Aktivitäten wird schnell komplex, sobald die Grenze von 10 Mitarbeitern erreicht ist. Verfolgung der Kundenbedürfnisse, Besetzung von Projekten, Zeiterfassung und Rentabilität von Projekten. Verwaltung von Kompetenzen und Bewertungen, Rechnungsstellung für Projekte, ...

Sollten Sie all diese Schlüsselprozesse mit separater Software oder mit einer integrierten Managementlösung verwalten? Fakt ist, dass eine integrierte Lösung, solange sie auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist, Ihnen viele Vorteile bringt.

Hier sind zehn davon:  

1. Zeit sparen!

Indem Sie die Verwaltung der Aktivitäten in einer einzigen Lösung zentralisieren, erzeugen Sie erhebliche Zeiteinsparungen für alle Mitarbeiter. Durch die Reduzierung der Anzahl der Softwareprogramme können Sie einen sofortigen Zugriff auf Informationen bieten. Anstatt sich auf mehreren Lösungen in mehreren Browser-Tabs anzumelden, um zu arbeiten, sparen Mitarbeiter, die auf alle Daten und Prozesse in derselben Lösung zugreifen können, viel Zeit bei ihrer Arbeit.

Außerdem werden bei einer zentralen Lösung die Daten an verschiedenen Stellen ausgewertet und in Echtzeit aktualisiert. Es ist nicht notwendig, Seiten zu aktualisieren, Informationen zu übertragen oder Dateien zu importieren. Die Produktivität aller Mitarbeiter wird gesteigert: Die Jüngsten, die sich nur mit einer Lösung verbinden, um den Terminplan einzusehen, ihre Aufgaben und die für Projekte aufgewendete Zeit zu verfolgen, ihre Spesen und Urlaube zu verwalten.

Manager können ihre Projekte und Teams in der gleichen Lösung steuern. Administratoren haben alle Daten zur Hand, um die Rechnungsstellung und den Abschluss zu automatisieren.

2. Die Mitarbeitererfahrung wird verbessert 

Mehr denn je ist es in einem Jahr für Jahr stärker werdenden Kampf um Talente notwendig, daran zu arbeiten, eine einfache und angenehme Mitarbeitererfahrung zu bieten. In Dienstleistungs- und Beratungstätigkeiten gibt es oft mehr Verwaltungsaufwand als in anderen Tätigkeiten. Es wird von jedem verlangt, die Projektzeiten im Auge zu behalten, es fallen manchmal mehr Reisekosten an, die Planung ändert sich regelmäßig und man muss den Mitarbeitern Einblick gewähren.

Wenn die Mitarbeiter sich in vier oder fünf verschiedene Softwareprogramme einloggen müssen, um diese Aufgaben zu erledigen und einen Überblick zu erhalten, wird die Zufriedenheit nicht sehr hoch sein. Wenn sie dies jedoch einfach von einer ansprechenden mobilen App aus tun können, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, wird die Erfahrung viel besser sein!

Stafiz ist ein umfassendes Tool, ein ERP für Dienstleistungsunternehmen, das speziell für die Verwaltung Ihres Geschäfts erstellt wurde. Seine integrierte Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte mit mehr Leistung und Transparenz zu steuern.

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3. Die Zuverlässigkeit der Daten ist in einer integrierten Lösungviel wichtiger

Eine Lösung für das Geschäftsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der finanziellen Steuerung eines Unternehmens. Die Daten werden verwendet, um den erzielten Umsatz pro Periode, die Rentabilität von Projekten und die zu erstellenden Rechnungen zu berechnen und die Buchhaltungsabschlüsse vorzubereiten. Sehr oft werden die Daten automatisch an eine Buchhaltungslösung zur endgültigen Verarbeitung weitergeleitet. Daher ist es zwingend erforderlich, dass die Daten zuverlässig und vollständig sind, damit auch die Buchungen zuverlässig und vollständig sind.

Nur mit einer integrierten Lösung, in der die Lohnkosten, der Einkauf von Zulieferern, die Spesen und die Rechnungsstellung zentral erfasst werden, können Lageberechnungen durchgeführt und zuverlässige Daten angezeigt werden. Da die Verbindung zwischen den verschiedenen Prozessen von Anfang an hergestellt wird, werden die Daten richtig ausgewertet, und es besteht kein Risiko eines Datenverlusts, wie es bei der Übertragung von Informationen von einer Software auf eine andere der Fall sein kann.

4. Die Analyse der Kosteneffizienz der Projekte ist genauer

Die Rentabilität eines Projekts zu berechnen, ist nicht so einfach, wie es scheint. Der Umsatz muss korrekt berechnet werden. Seine Höhe über den Zeitraum hängt von der verwendeten Methode zur Umsatzerkennung ab. Nur ein spezielles Tool, das einen Ansatz für die Projektbuchhaltung beinhaltet, kann diese Berechnung durchführen. Außerdem beschränken sich die Kosten in einem Projekt nicht auf die Lohnkosten der für das Projekt aufgewendeten Zeit. Eine genaue Berechnung der Rentabilität von Projekten muss auch die Kosten einbeziehen, insbesondere diejenigen, die nicht weiterverrechenbar sind. Bei dieser Berechnung müssen auch die Einkäufe von Unterauftragnehmern und eventuelle Produktkäufe berücksichtigt werden.

Ein umfassendes Berichtswesen muss den tatsächlichen Projektumsatz von dem Umsatz trennen, der mit der Weiterberechnung (Spesen, Einkäufe, Untervergabe) verbunden ist. Wenn die Verwaltung von Unteraufträgen, Spesen und Einkäufen in einer einzigen Lösung für das Aktivitätsmanagement integriert sind, werden all diese Berechnungen präzise und in Echtzeit durchgeführt. Dies ermöglicht einen vollständigen und genauen Einblick in die Leistung und verhindert, dass das Controlling Zeit mit diesen Berechnungen verschwendet.

5. Die Automatisierung von Aufgaben wird in einem ERP für Dienstleistungsunternehmen um das Zehnfache gesteigert.

API-Integrationen können bei der Übermittlung von Informationen und sogar bei der Automatisierung bestimmter Aufgaben helfen, aber kein Konnektor ist so leistungsstark wie eine native Integration. Stellen Sie sich die folgenden Möglichkeiten vor, die eine integrierte Verwaltungssoftware bietet;

• Automatische Erstellung eines Projekts auf der Grundlage einer gewonnenen Verkaufschance
• Analysieren Sie weiterberechenbare Ausgaben und automatisieren Sie die Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Automatische Vorbereitung von Rechnungen auf der Grundlage der aufgewendeten Zeit
• Aktualisierung der finanziellen Vorausschau auf der Grundlage der vorläufigen Planung
• Berechnung von Buchungen für ausstehende Rechnungen und abgegrenzte Erträge
• Aktualisierung der Kapazitäten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anhand ihrer Urlaube

Diese Aktionen werden in Echtzeit durchgeführt, ohne dass in einer integrierten Lösung Fehler auftreten können. Sie gehen bei der Automatisierung von Aufgaben weiter, als es ein z. B. über Zapier erstellter Workflow kann.

6. Die Kundendaten sind umfassender für eine bessere Analyse

Um die Leistung zu analysieren, die bei jedem einzelnen Kunden erzielt wurde, kann man sich nicht mit CRM einen vollständigen Überblick verschaffen. Ein gutes Reporting pro Kunde erfordert die Analyse der folgenden Daten:

• Monatliche Umsätze
• Monatliche Abrechnung
• Monatliche Marge
• Geschichte der Gelegenheiten und Status
• Projektverlauf und Rentabilität
• Ausgestellte und unbezahlte Rechnungen

Diese Daten ermöglichen einen vollständigen Überblick über die Leistung und eine bessere Nutzung der Informationen für geschäftliche Zwecke oder Verhandlungen. Nur eine integrierte Lösung für das Geschäftsmanagement kann die verschiedenen Module anzapfen, um ein vollständiges und aussagekräftigeres Berichtswesen zu zentralisieren.

7. Projekte werden besser antizipiert, was einen schnelleren Start begünstigt

Bevor ein Projekt startet, gibt es viele Schritte in der Pre-Sales-Phase: Antwort auf die Ausschreibung, Positionierung der Profile und Pre-Staffing, Vertragsabschluss. Wenn Ihre ERP-/ CRM-Software diese Informationen verwalten kann, erleichtert dies die Antizipation. Sie wissen, wann bestimmte Ressourcen vorreserviert werden müssen, kennen den Bedarf an Fähigkeiten, die tendenziell stärker nachgefragt werden, welche Verträge unterschrieben sind und welche nicht.

Mithilfe dieser Informationen können die Verantwortlichen die nächsten Schritte besser antizipieren und sicherstellen, dass alles getan wird, um das Projekt so früh wie möglich zu starten. Diese Organisation fördert die Kundenzufriedenheit und hilft natürlich auch, den Cashflow zu steigern.

8. Eine zentrale Lösung ermöglicht eine gemeinsame Sprache und eine bessere Zusammenarbeit der Teams rund um die Leistung.

In den meisten Unternehmen arbeiten die Vertriebsmitarbeiter mit ihrem CRM. Die Finanzabteilung hat als einzige Zugriff auf die Buchhaltungslösung und die Rechnungsstellung, die HR-Teams verfügen über Informationen über ihr HRIS. Bei einer solchen Organisation entstehen Silos, der Informationsfluss zwischen den Abteilungen ist erschwert und es gibt keine Zusammenarbeit. Die Leistungsziele bleiben abteilungsspezifisch fokussiert. Es gibt keine ganzheitliche Vision und keine Zusammenarbeit, um gemeinsam auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten.

Wenn ein Unternehmen jedoch eine integrierte Managementlösung verwendet, bringt die Zentralisierung den Vorteil mit sich, dass jede Abteilung die wichtigen Informationen wiederfinden kann. Natürlich können die Vertriebsmitarbeiter die Vertriebsaktivitäten weiterhin im CRM verwalten, und die Personalabteilung kann die Mitarbeiterinformationen in der HRIS-Software verfolgen. Mit den richtigen Konnektoren werden die Daten, die für die gemeinsame Nutzung interessant sind, an das zentrale Verwaltungstool gesendet, und alle Mitarbeiter können von einer umfassenderen Sicht profitieren.

• Die Verkaufschancen werden aus dem CRM aktualisiert. Aber die Berechnung der voraussichtlichen Gewinnspanne und das Pre-Staffing werden in der Geschäftssteuerungslösung durchgeführt.
• Neue Mitarbeiter werden in der HRIS-Software angelegt, füttern aber die zentrale Lösung zur Steuerung der Aktivitäten und können dann für Projekte staffiert werden.
• Rechnungen, die in der ERP-Lösung erstellt wurden, werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.

Eine integrierte Managementlösung nimmt also nichts von der Leistung der einzelnen Abteilungen weg. Sie trägt dazu bei, einen umfassenderen Überblick zu verschaffen, und ermöglicht es den Teams, mit einer gemeinsamen Sicht auf die Geschäftsleistung zusammenzuarbeiten.

9. Durch die Reduzierung der Anzahl der verwendeten Software oder des Umfangs der Software können erhebliche finanzielle Einsparungen erzielt werden

In einer Zeit, in der Software so viel Platz in Unternehmen eingenommen hat, nehmen die "Stacks" von Softwarelösungen manchmal ein solches Ausmaß an, dass die damit verbundenen Kosten astronomisch werden. Es gibt klare finanzielle Vorteile, wenn Lösungen zentralisiert werden. Zwar ist es unmöglich, nur eine einzige Lösung zu behalten, die alle Ihre Prozesse abwickelt, aber es ist möglich, die folgenden Funktionen auf dem Teil des Geschäftsmanagements zu zentralisieren: Angebots- und Chancenmanagement, Einstellungsmanagement, Kapazitäts- und Auslastungsmanagement, Abwesenheitsmanagement, Verfolgung von Projektzeiten, Spesenmanagement, Rechnungsmanagement und Berichtswesen.

Als Ergänzung kann ein Marketing-Automations-Tool hinzugefügt werden, und die Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung vervollständigen das System. Mit einer solchen Organisation sinkt die Anzahl der Lizenzen drastisch und damit auch die Gesamtkosten für das Unternehmen. Selbst wenn die Lizenz für das Managementtool höher ist, wird sie nie so hoch sein wie die Summe der Lizenzen für alle Tools, die sie ersetzt. Und dennoch geht nichts an Leistung verloren, ganz im Gegenteil.

10. Vermeidung der Wartung von Konnektoren und vertraglicher Komplexität

Die Entscheidung, mehrere Tools zur Verwaltung des Geschäfts zu verwenden, erfordert die Entwicklung zahlreicher Konnektoren, um den Alltag zu vereinfachen. Auch wenn die Lösung die gewünschten Aufgaben erfüllen kann, muss man mit wiederkehrenden Problemen bei der Wartung der API-Konnektoren rechnen. Denn sobald eine Änderung auf der einen oder anderen Seite des Konnektors stattfindet, wird die Aktion nicht mehr durchgeführt.

Man muss Unterbrechungen ständig verfolgen und eine eigene Person mit technischem Hintergrund haben, die den Code hinter der API-Verbindung aktualisiert und sie wieder zum Laufen bringt.

Das kann manchmal teuer sein und macht die Aktualisierung mühsam und unflexibel. Dies ist eine Situation, die es in einer integrierten Lösung nicht gibt. Die Verbindungen sind nativ, und es kann keine Verbindungsprobleme geben (abgesehen von einem Fehler, der sehr schnell behoben würde). Die Wartung ist skalierbar und Verbesserungen der Lösung stören nicht die Verbindungen zwischen den einzelnen Prozessen und die Automatisierung.