10 voordelen van een geïntegreerde oplossing om uw bedrijf te beheren

Bij het kiezen van de meest geschikte software om een bedrijf te beheren, rijst vaak de vraag: moet je een geïntegreerde managementoplossing gebruiken? Of verschillende tools die speciaal zijn ontworpen voor specifieke processen? In de wereld van consultancy en diensten is het onderwerp net zo cruciaal. Het monitoren van activiteiten wordt al snel complex zodra de drempel van 10 medewerkers is bereikt. Monitoring van klantbehoeften, projectbezetting, tijdregistratie en winstgevendheid van projecten. Vaardighedenbeheer en beoordelingen, projectfacturatie, enz.

Moet je al deze belangrijke processen beheren met afzonderlijke softwarepakketten of met een geïntegreerde beheeroplossing? In werkelijkheid biedt een geïntegreerde oplossing, zolang deze is afgestemd op uw bedrijf, een aantal voordelen.

Hier zijn er 10:  

1. Bespaar tijd!

Door het activiteitenbeheer in één oplossing te centraliseren, kunt u al uw medewerkers veel tijd besparen. Door het aantal softwareapplicaties te verminderen, kunt u directe toegang tot informatie bieden. In plaats van verbinding te moeten maken met verschillende oplossingen, in verschillende browsertabbladen, om te kunnen werken, besparen medewerkers die toegang hebben tot alle gegevens en processen in dezelfde oplossing veel tijd bij hun werk.

Met een gecentraliseerde oplossing worden gegevens bovendien op verschillende plaatsen gebruikt en in realtime bijgewerkt. Het is niet nodig om pagina's te vernieuwen, informatie over te dragen of bestanden te importeren. Alle medewerkers zien hun productiviteit toenemen: de meest jonge medewerkers die alleen verbinding maken met één oplossing om de planning te zien, hun taken en de tijd die ze aan projecten besteden bij te houden, hun onkosten en vakantiedagen te beheren.

Managers kunnen dezelfde oplossing ook gebruiken om hun projecten en teams te beheren. Tot slot hebben beheerders toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben om facturatie en boekhoudkundige afsluitingen te automatiseren.

2. De werknemerservaring is verbeterd 

Meer dan ooit, in een oorlog om talent die jaar na jaar sterker wordt, moeten we werken aan het aanbieden van een eenvoudige en aangename werknemerservaring. In dienstverlenings- en consultancybedrijven is er vaak meer administratieve verwerking dan in andere activiteiten. Iedereen moet de tijd bijhouden die aan projecten wordt besteed, reiskosten zijn soms hoger, roosters veranderen regelmatig en werknemers moeten zichtbaarheid krijgen.

Als werknemers verbinding moeten maken met 4 of 5 verschillende applicaties om deze taken uit te voeren en inzicht te krijgen, zullen ze niet tevreden zijn. Maar als ze dit gemakkelijk kunnen doen, vanuit een prettige mobiele app die perfect is ontworpen voor hun behoeften, zal de ervaring veel beter zijn!

Stafiz is een complete tool, een ERP voor dienstverlenende bedrijven, speciaal ontwikkeld om uw bedrijf te beheren. Dankzij de geïntegreerde oplossing kunt u uw projecten beter beheren en zichtbaarder maken.

Ontdek Stafiz

3. Betrouwbaarheid van gegevens is veel belangrijker in een geïntegreerde oplossing

Een oplossing voor bedrijfsbeheer speelt een sleutelrol in het financiële beheer van een bedrijf. De gegevens worden gebruikt om de behaalde omzet per periode te berekenen, de winstgevendheid van projecten, de op te stellen facturen en om de afsluiting van de rekeningen voor te bereiden. Heel vaak worden de gegevens automatisch naar een boekhoudoplossing gestuurd voor de uiteindelijke verwerking. Het is daarom noodzakelijk dat de gegevens betrouwbaar en volledig zijn, zodat de boekingen ook betrouwbaar en volledig zijn.

Alleen met een geïntegreerde oplossing die loonkosten, inkoop van onderaannemers, onkosten en facturatie centraliseert, kunnen statusberekeningen worden gemaakt en betrouwbare gegevens worden weergegeven. Omdat de link tussen de verschillende processen vanaf het begin wordt gelegd, worden de gegevens correct gebruikt en is er geen risico op gegevensverlies, in tegenstelling tot wat er kan gebeuren als informatie van het ene softwarepakket naar het andere wordt overgezet.

4. Analyse van de winstgevendheid van projecten is nauwkeuriger

De winstgevendheid van een project berekenen is niet zo eenvoudig als het lijkt. De verkoop moet correct worden berekend. De hoogte ervan over de periode hangt af van de gebruikte methode voor omzeterkenning. Alleen een speciale tool met een projectboekhoudkundige aanpak kan deze berekening uitvoeren. Bovendien zijn projectkosten niet beperkt tot de salariskosten van de tijd die aan het project wordt besteed. Een nauwkeurige berekening van de winstgevendheid van een project moet ook kosten omvatten, met name kosten die niet kunnen worden doorgefactureerd. Deze berekening moet ook rekening houden met onderaanneming en eventuele productaankopen.

Een uitgebreide rapportering moet het mogelijk maken om de werkelijke omzet van het project te scheiden van de omzet die gekoppeld is aan de herfacturatie (kosten, aankopen, onderaanneming). Wanneer onderaannemingsbeheer, onkostenbeheer en inkoopbeheer zijn geïntegreerd in één enkele oplossing voor bedrijfsbeheer, worden al deze berekeningen nauwkeurig en in realtime uitgevoerd. Dit geeft een volledig en nauwkeurig beeld van de prestaties, zodat de managementcontrole geen tijd hoeft te verspillen aan deze berekeningen.

5. Automatisering van taken wordt vertienvoudigd in een ERP voor dienstverlenende bedrijven

API-integraties kunnen helpen om informatie door te geven en zelfs om bepaalde taken te automatiseren, maar geen enkele connector heeft dezelfde kracht als een native integratie. Stel je de volgende mogelijkheden voor die geïntegreerde managementsoftware biedt;

• Automatisch een project aanmaken op basis van een winnende kans
• Factureerbare uitgaven analyseren en de voorbereiding van onkostennota's automatiseren
• Automatische voorbereiding van facturen op basis van bestede tijd
• Actualisering van de financiële prognose op basis van de termijnplanning
• Berekening van boekingen voor uit te geven facturen en uitgestelde inkomsten
• De personeelscapaciteit aanpassen aan hun verlofrechten

Deze acties worden in realtime uitgevoerd, zonder mogelijke fouten in een geïntegreerde oplossing. Ze gaan verder in het automatiseren van taken dan bijvoorbeeld een workflow via Zapier kan bieden.

6. Meer volledige klantgegevens voor betere analyse

Als het gaat om het analyseren van de prestaties per klant, is CRM niet de enige tool die een compleet beeld kan geven. Een goede rapportage per klant vereist analyse van de volgende gegevens:

• Maandelijkse verkoop
• Maandelijkse facturering
• Maandelijkse marge
• Geschiedenis van kansen en status
• Projectgeschiedenis en winstgevendheid
• Uitgegeven en openstaande facturen

Deze gegevens geven een volledig beeld van de prestaties en maken het mogelijk om de informatie beter te benutten voor commerciële doeleinden of onderhandelingen. Alleen een geïntegreerde oplossing voor bedrijfsbeheer kan uit de verschillende modules putten om een uitgebreide, relevantere rapportering te centraliseren.

7. Er wordt beter geanticipeerd op projecten, waardoor ze sneller van de grond komen

Voordat een project van start gaat, zijn er veel fasen in de pre-sales fase: reageren op de uitnodiging tot inschrijving, positionering van profielen en pre-staffing, contractering. Als je met je ERP/CRM-software deze informatie kunt beheren, kun je gemakkelijker vooruit plannen. Je weet dan wanneer je bepaalde resources vooraf moet boeken, naar welke vaardigheden meer vraag is en welke contracten al zijn getekend en welke niet.

Met deze informatie kunnen managers beter anticiperen op de volgende stappen en ervoor zorgen dat alles in orde is om het project zo snel mogelijk te starten. Deze organisatie bevordert de klanttevredenheid en helpt natuurlijk om de cashflow te stimuleren.

8. Een centrale oplossing creëert een gemeenschappelijke taal en betere samenwerking tussen teams rond prestaties.

In de meeste bedrijven werken verkopers met hun CRM. Financiële mensen zijn de enigen die toegang hebben tot de boekhoud- en facturatieoplossing, terwijl HR-teams toegang hebben tot informatie via hun HRIS. In een dergelijke organisatie ontstaan silo's, kan informatie moeilijk tussen afdelingen stromen en is er geen samenwerking. Prestatiedoelstellingen blijven afdeling per afdeling gericht. Er is geen holistische visie en geen samenwerking om samen vooruitgang te boeken in de richting van de bedrijfsdoelstellingen.

Wanneer een bedrijf echter een geïntegreerde managementoplossing gebruikt , biedt centralisatie het voordeel dat elke afdeling de belangrijke informatie kan vinden. Natuurlijk kan het verkooppersoneel de verkoopactiviteiten blijven beheren in het CRM en kan HR de personeelsinformatie blijven bijhouden in de HRIS-software. Met de juiste connectoren worden gegevens die interessant zijn om te delen naar de centrale beheertool gestuurd en kunnen alle medewerkers profiteren van een meer globaal overzicht.

• Kansen worden bijgewerkt vanuit het CRM. Maar de berekening van prognosemarges en voorbemanning wordt gedaan in de bedrijfsbeheeroplossing.
• Nieuwe medewerkers worden aangemaakt in de HRIS-software, maar worden ingevoerd in de centrale bedrijfsbeheeroplossing en kunnen vervolgens op projecten worden ingezet.
• Facturen die worden uitgegeven in de geïntegreerde beheeroplossing worden vervolgens automatisch verzonden naar de boekhoudtool.

Op deze manier neemt een geïntegreerde managementoplossing niets weg van de prestaties van elke afdeling. Het helpt om een completer beeld te geven en stelt teams in staat om samen te werken met een gemeenschappelijk beeld van de bedrijfsprestaties.

9. Het verminderen van het aantal gebruikte softwarepakketten of de omvang ervan kan leiden tot aanzienlijke financiële winst

In een tijd waarin software zo'n grote rol is gaan spelen in bedrijven, kunnen stapels softwareoplossingen soms zo groot worden dat de bijbehorende kosten astronomisch worden. Er zijn duidelijk financiële voordelen te behalen door oplossingen te centraliseren. Hoewel het onmogelijk is om al uw processen in één oplossing onder te brengen, is het wel mogelijk om de volgende functies op het gebied van activiteitenbeheer te centraliseren: offerte- en opportunitybeheer, wervingsbeheer, capaciteits- en werklastbeheer, afwezigheidsbeheer, projecttijdregistratie, onkostenbeheer, factureringsbeheer en rapportage.

Een marketingautomatiseringstool kan ook worden toegevoegd, en tools voor salarisadministratie en boekhouding maken het pakket compleet. Met dit soort organisatie wordt het aantal licenties drastisch verminderd, en daarmee ook de totale kosten voor het bedrijf. Zelfs als de licentie voor de beheertool hoger is, zal deze nooit zo hoog zijn als de som van de licenties voor alle tools die hij vervangt. En toch gaat er niets verloren op het vlak van prestaties, integendeel.

10. Vermijd connectoronderhoud en contractuele complexiteit

De beslissing om meerdere tools te gebruiken om het bedrijf te beheren, betekent dat er veel connectors moeten worden ontwikkeld om de dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen. Hoewel de oplossing het mogelijk maakt om de gewenste taken uit te voeren, zijn er terugkerende problemen met het onderhoud van API-connectoren te verwachten. Zodra er aan beide kanten van de connector een wijziging plaatsvindt, wordt de actie niet meer uitgevoerd.

Je moet onderbrekingen constant in de gaten houden en een toegewijd persoon met de technische achtergrond hebben om de code achter de API-verbinding bij te werken en weer aan de praat te krijgen.

Dit kan soms duur zijn en maakt updaten lastig en niet erg flexibel. Dit is een situatie die niet bestaat in een geïntegreerde oplossing. Verbindingen zijn native en er kunnen zich geen verbindingsproblemen voordoen (afgezien van een bug die snel wordt verholpen). Onderhoud is schaalbaar en verbeteringen aan de oplossing verstoren de koppelingen tussen de verschillende processen en automatisering niet.