S’équiper d’un ERP pour gérer son activité de conseil en 2023

Pour quelles raisons s’équiper d’un ERP ?

• Vous utilisez des modèles Excel pour la gestion de votre staffing et de vos projets ? Ils sont certes très bien faits, mais commencent à être limités dans un contexte de croissance.
• Les différents outils que vous utilisez ne communiquent pas bien les uns avec les autres : un outil pour suivre vos contrats et votre facturation, un autre pour vos frais, un outil différent pour vos congés, et un pour votre staffing ?
• Vous manquez de visibilité sur le staffing, le planning des collaborateurs et des équipes ? Vos collaborateurs n’ont qu’une vue limitée sur les plannings ? Identifier en temps réel la bonne personne à staffer sur un projet en fonction de ses disponibilités, congés, ses compétences, ses précédentes expériences, ses appétences devient de plus en plus compliqué, surtout en tant de crise et à distance ?
• Vous avez du mal à connaître la rentabilité en temps réel de vos projets ? Vous n’êtes pas alertés si le projet est en train de dévier par rapport au budget, en temps et en coûts ? Ou, vous êtes obligés d’attendre la fin de période pour avoir une vue précise ?
• Les équipes supports de votre cabinet passent au moins un jour par mois à facturer les clients ? Les outils ne sont pas suffisamment performants pour facturer en masse tous vos projets ?
• Gérer la sous-traitance n’est pas simple. Vous devez faire des double- comptages pour suivre le temps passé par vos sous-traitants, ainsi que leurs frais ?

Ne mettez plus de côté ces problématiques, malheureusement bien trop communes.

Comment répondre à ces problématiques et gagner du temps ?

Aujourd’hui, les sociétés de conseil les plus performantes sont celles qui ont des process plus matures, plus automatisés. Une étude de SPI Research de 2019 montre ainsi que les sociétés de conseil avec les process les plus matures connaissent une croissance plus forte. Elles ont des taux de charge plus élevés, une meilleure livraison à temps des projets et un chiffre d’affaires par employé plus élevé.

Source : SPI Research – Février 2019

Les cabinets de conseil sont constamment confrontés à un défi : aligner de manière optimale le personnel tout en livrant les projets à temps ET de manière rentable.

Un ERP pour cabinet de conseil peut résoudre ce problème. En effet, ce qui fait perdre un temps considérable sont les tâches administratives et tout ce qui se passe en avant-vente.

• Gestion des ressources
• Tâches administratives non-facturables
• Facturation
• Planification d’entreprise

Bien qu’importantes, ces tâches signifient une perte de revenus ou une perte de temps personnel. L’ERP peut minimiser les tâches. Ceci tout en obtenant des informations précieuses pour améliorer les taux de réalisation. Mais aussi la rentabilité des projets et la satisfaction des clients.

Les ERP se mettent à jour et improvisent leur solution informatique intégrée. La plupart des grandes sociétés de conseil utilisent des solutions différentes.

01. Qu’est-ce qu’un ERP vous permet d’AVOIR ?

Un ERP signifie Enterprise Resource Planning. C’est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une société. Ces ERP tel Stafiz, qui s’adaptent aux sociétés ou cabinets de conseils, aux ESN, aux agences etc. ont beaucoup évolué ces dernières années.

Les interfaces sont :

• Plus ergonomiques
• Plus simples à manipuler
• Évolutives
• Intuitives et mobiles
• Son utilisation très simple est à portée de tous : managers, chefs de projets, RH, comptables, collaborateurs

L’intérêt de choisir cet outil est tout d’abord la certitude que le logiciel comprend le métier et s’y adapte. L’ERP comprend les problématiques des clients et focalise l’outil pour apporter les bonnes réponses aux équipes.

a. Les principaux avantages :

• Très simple à paramétrer
• Permet de démarrer rapidement
• S’ajuste au fur et à mesure selon les besoins (utilisation de plus de modules, ajouts de collaborateurs, ajouts de modèles de factures et devis)
• Grande maîtrise des paramètres
• Personnalisation de l’outil

b. Une automatisation des processus :

En offrant un accès à chaque collaborateur, vos données vont être mises à jour en temps réel et vos différents départements, s’interconnecter plus facilement.

• Les données liées aux propositions permettent au management de connaître le prévisionnel de chiffre d’affaires.
• Les congés viennent diminuer les disponibilités qui servent aux décisions de staffing.
• Le collaborateur qui met ses temps à jour va générer en temps réel un recalcul des marges et de la performance d’un projet.
• Toutes les données de facturation sont disponibles et lorsqu’un jalon d’un projet est terminé, la facture se prépare automatiquement.

c. Un outil sur le Cloud

Un ERP sur le cloud pour les sociétés de conseil va vous permettre de bénéficier d’un outil évolutif qui s’améliore mois après mois. Et il n’y a pas de changement de tarif.

• Interface régulièrement améliorée
• Meilleure UX assurée
• Nouveaux modules installés, etc.

Les nouvelles solutions vous permettent de :

• Piloter votre gestion aussi facilement depuis votre smartphone, tablette qu’au bureau sur votre PC.
• Gérer ses notes de frais au fil de l’eau, même à distance, dans le train ou dans votre Uber !

En conclusion un bon ERP apporte :

• Plus de visibilité pour chaque collaborateur
• Un gain de temps important
• Une simplification et une automatisation des process

02. Qu’est-ce que l’ERP vous permet de FAIRE ?

Un ERP peut vous permettre d’améliorer et simplifier toutes vos opérations. De la phase d’avant-vente à la facturation et au reporting.

a. Avant-vente :

Dans le CRM de l’ERP, vous pouvez partager votre base de données de contacts et organisations. Si votre ERP est interfacé avec votre boîte mail, vous conservez les derniers échanges dans chacune des fiches contacts pour reprendre les discussions là où vous les avez laissées et avoir toujours plus d’impact auprès de vos prospects.

Un bon ERP vous permet aussi de visualiser votre pipe commercial : à quel stade en sont les propositions préparées par votre société de conseil. Vous centralisez les informations. Chacune de vos propositions contient le plan de charge et le suivi du temps passé par vos commerciaux. Et aussi, les coûts de sous-traitance et frais rattachés à cette phase d’avant-vente.

Découvrir l’avant-vente avec Stafiz

b. Anticiper les besoins grâce à une meilleure visibilité

Grâce à cette bonne visualisation, votre ERP vous permet d’anticiper les besoins de compétences et d’équipe à répartir sur les projets.

Cet outil de staffing vous permet de voir les disponibilités de vos consultants. Vous pouvez sélectionner en fonction d’une période, d’une catégorie de projet et d’un besoin de compétence, les bonnes ressources à affecter. Il devient plus facile d’affecter des collaborateurs en début ou en cours de projet.

Découvrir le staffing avec Stafiz

c. Après le démarrage d’un projet :

L’ERP permet d’afficher clairement l’avancement du projet. Grâce au suivi du temps passé, ou Comptes Rendus d’Activité (CRA), vos collaborateurs remontent simplement le temps passé sur chaque mission ou projet interne. Si votre ERP est interfacé avec les calendriers Google ou Microsoft, vous pouvez automatiser ce suivi des temps. Les informations sont remontées du calendrier, et le collaborateur n’a plus qu’à les contrôler avant de les soumettre. Un réel gain de temps !

De la même manière, au cours du projet, un ERP comme Stafiz vous permet de gérer les frais. De la soumission des notes de frais à la facturation en passant par la validation et le calcul de l’impact sur la marge projet. L’ERP vous permet de suivre très précisément l’avancement et la marge de vos projets. En temps réel, il vous informe de la situation et de l’éventuel écart prévisionnel par rapport au budget.

Découvrir le pilotage de projet avec Stafiz

d. Automatiser la facturation

Que vous soyez sur un projet avec une facturation en régie, ou un projet avec une facturation au forfait, l’ERP permet à vos équipes support de totalement automatiser ce process. S’il possède un outil de facturation en masse, il doit vous permettre de suivre toutes les factures prévues au cours d’une période, de les ajuster et envoyer en quelques clics.

Enfin un bon ERP doit permettre à votre société de conseil d’identifier immédiatement et en temps réel les leviers de croissance et d’amélioration de la facturation. Des rapports sur le chiffre d’affaires prévisionnel, les marges, les taux de charge et taux de staffing, vous permettent d’améliorer la rentabilité de votre société, de savoir d’où viennent les problèmes. Les alertes sur les factures impayées vous permettent de relancer plus rapidement vos clients. Un ERP vous offre plus de confiance dans la gestion, et la maturité des process entraîne une augmentation de la rentabilité de vos opérations.

Découvrir la facturation avec Stafiz

03. Quel ROI obtenir avec un ERP pour piloter son activité ?

Implémenter un ERP est un projet qui doit vous apporter un ROI satisfaisant. Il est donc important de mettre en face du coût de la solution tous les gains que l’ERP peut vous apporter avant de déployer la solution.

Voici quelques gains à prendre en compte dans le calcul du ROI :

Temps gagné avec un CRM (commerciaux et management) :

• Ne plus aller chercher les propositions mais les avoir centralisées dans son outil de gestion quotidien
• Création des devis directement dans l’outil. Pas de double saisie lorsque la proposition passe au stade de projet, les données et plans de charge sont repris
• Partage des bases de données de contacts et organisations

Temps gagné sur la gestion des frais (tous les collaborateurs) :

• Pouvoir suivre ses frais au fil de l’eau depuis son smartphone
• Validations depuis son smartphone
• Notes de frais centralisées et exploitables directement par les équipes supports
• Décentralisation des notes de frais (suivi avec la valeur probante)
• Calcul des impacts en temps réel sur le projet
• Suivi et facturation automatisée des frais facturables
• Extraction des données comptables automatisable

Temps gagné sur le staffing (tous les collaborateurs) :

• Avoir la visibilité sur son staffing ou sur celui de son équipe d’un coup d’œil
• Voir son planning de projet directement depuis ses calendriers habituels (Microsoft)
• Suivre et planifier en temps réel le staffing des équipes
• Identification et affectation automatique des bons collaborateurs

Temps gagné sur le suivi de projet et le contrôle de gestion (du chef de projet au management en passant par les équipes support) :

• Suivi en temps réel des coûts
• Suivi du chiffre d’affaires à l’avancement
• Gestion des cut-off et états de clôture
• Automatisation du suivi des temps
• Relance automatique pour la mise à jour des CRA
• Automatisation des demandes de congés

Rentabilité améliorée (management) :

• Identification des risques financiers et aide à la décision qui contribuent à une amélioration globale de la rentabilité
• Aide à l’optimisation des capacités qui améliorent la rentabilité globale de l’activité
• Accès à l’ensemble des rapports consolidés ou par pôle

Nous espérons vous avoir convaincus d’opter pour cette solution ! En 2023, tout le monde se réinvente, s’adapte, fait preuve de créativité et innove. Avec un ERP vous pourrez faire toutes ces choses et prendre le temps de faire ce qui compte vraiment pour votre cabinet et vos collaborateurs. Ne perdez plus une minute !

Nous avons pensé Stafiz pour apporter les bénéfices et les fonctionnalités exposés et ce spécifiquement pour les professional services et sociétés de services. Découvrez le plus en détails via le lien ci-après.

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