Equípate con un ERP para gestionar tu actividad de consultoría en 2023

¿Por qué debería obtener un ERP?

• ¿Utilizas plantillas de Excel para gestionar tu personal y tus proyectos? Sin duda están muy bien hechas, pero empiezan a ser limitadas en un contexto de crecimiento.
• Las diferentes herramientas que utilizas no se comunican bien entre sí: ¿una herramienta para hacer un seguimiento de tus contratos y facturaciones, otra para tus gastos, otra para tus vacaciones y otra para tu personal?
• ¿Te falta visibilidad en la planificación de la plantilla, los empleados y los equipos? ¿Tus empleados sólo tienen una visión limitada de los horarios? Identificar en tiempo real a la persona adecuada para dotar de personal a un proyecto en función de su disponibilidad, permisos, habilidades, experiencia previa y competencias es cada vez más complicado, sobre todo en tiempos de crisis y a distancia...
• ¿Te resulta difícil conocer la rentabilidad en tiempo real de tus proyectos? ¿No sabes si el proyecto se desvía del presupuesto en términos de tiempo y costes? ¿O tienes que esperar hasta el final del periodo para tener una idea clara?
• ¿El equipo de asistencia de tu empresa dedica al menos un día al mes a facturar a los clientes? ¿Tus herramientas no son lo suficientemente potentes como para facturar todos tus proyectos en bloque?
• Gestionar a los subcontratistas no es fácil. ¿Tienes que contabilizar dos veces el tiempo empleado por tus subcontratistas, así como tus costes?

No dejes de lado estos problemas, que desafortunadamente son demasiado comunes.

¿Cómo podemos responder a estos problemas y ahorrar tiempo?

Hoy en día, las empresas de consultoría más exitosas son aquellas con procesos más maduros y automatizados. Un estudio de 2019 de SPI Research muestra que las empresas de consultoría con los procesos más maduros experimentan un crecimiento más fuerte. Tienen tasas de carga de trabajo más altas, mejor entrega a tiempo de los proyectos y mayores ingresos por empleado.

Fuente: SPI Research – Febrero 2019

Las empresas de consultoría se enfrentan constantemente a un desafío: alinear de manera óptima al personal y, al mismo tiempo, entregar los proyectos a tiempo Y de manera rentable.

Un ERP para consultoras puede resolver este problema. Al fin y al cabo, lo que hace perder mucho tiempo son las tareas administrativas y todo lo que ocurre en la fase de preventa.

• Gestión de recursos
• Tareas administrativas no facturables
• Facturación
• Planificación de Negocios

Aunque estas tareas son importantes, suponen una pérdida de ingresos o de tiempo personal. El ERP puede minimizar estas tareas. Al mismo tiempo, proporciona información valiosa para mejorar los índices de realización. Pero también la rentabilidad del proyecto y la satisfacción del cliente.

Los ERP están actualizando e improvisando su solución informática integrada. La mayoría de las grandes empresas de consultoría utilizan diferentes soluciones.

01. ¿Qué te permite TENER un ERP?

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning. Es un software que permite gestionar todos los procesos de una empresa. Estos ERP, como Stafiz, adecuados para empresas o consultoras, consultoras IT, agencias, etc., han evolucionado mucho en los últimos años.

Las interfaces son:

• Más ergonómicas
• Más fáciles de manejar
• Evolutivo
• Intuitivas y móviles
• Son muy fáciles de usar y pueden ser utilizadas por cualquier persona: gerentes, jefes de proyecto, RRHH, contables, empleados, etc.

La ventaja de elegir esta herramienta es, en primer lugar, la certeza de que el software entiende la empresa y se adapta a sus necesidades. El ERP entiende los problemas de los clientes y enfoca la herramienta para dar las respuestas adecuadas a los equipos.

a. Las principales ventajas:

• Muy fácil de configurar
• Comienza rápidamente
• Se ajusta a las necesidades  (utilizar más módulos, añadir colaboradores, añadir plantillas de facturas y presupuestos)
• Fuerte control de los parámetros
• Personalización de herramientas

b. Automatización de procesos:

Al ofrecer acceso a cada empleado, tus datos se actualizarán en tiempo real y tus diferentes departamentos podrán interconectarse más fácilmente.

• Los datos relacionados con las propuestas permiten a la dirección conocer la previsión de facturación.
• Las vacaciones reducen la disponibilidad que se utiliza para las decisiones de personal.
• El empleado que actualiza su tiempo generará un recálculo en tiempo real de los márgenes y el rendimiento de un proyecto.
• Todos los datos de facturación están disponibles y cuando se completa un hito en un proyecto, la factura se prepara automáticamente.

c. Una herramienta en la nube

Un ERP basado en la nube para consultoras te permitirá beneficiarte de una herramienta escalable que mejora mes tras mes. Y no hay cambios en el precio.

• Interfaz mejorada regularmente
• Mejor UX asegurada
• Nuevos módulos instalados, etc.

Las nuevas soluciones le permiten:

• Gestione su gestión tan fácilmente desde su teléfono inteligente o tableta como lo hace en la oficina en su PC.
• ¡Administre sus informes de gastos a medida que avanza, incluso de forma remota, en el tren o en su Uber!

En conclusión, un buen ERP proporciona:

• Más visibilidad para cada empleado
• Importante ahorro de tiempo
• Simplificación y automatización de procesos

02. ¿Qué te permite hacer el ERP?

Un ERP puede ayudarte a mejorar y simplificar todas sus operaciones. Desde la fase de preventa hasta la facturación y los informes.

a. Ventas:

En el ERP CRM, puede compartir su base de datos de contactos y organizaciones. Si tu ERP está interconectado con tu buzón de correo, puedes conservar los últimos intercambios en cada uno de los archivos de contactos para retomar las conversaciones donde las dejaste y tener siempre más impacto con sus prospectos.

Un buen ERP también te permite visualizar tu pipeline de ventas: en qué fase se encuentran las propuestas preparadas por tu consultoría. La información centralizada. Cada una de tus propuestas contiene el plan de carga de trabajo y el seguimiento del tiempo empleado por tu personal de ventas. Y también los costes de subcontratación y los gastos relacionados con esta fase de preventa.

Descubre las preventas con Stafiz

b. Anticípate a las necesidades con una mejor visibilidad

Gracias a esta buena visualización, tu ERP te permite anticipar las necesidades de competencias y de equipo a distribuir en los proyectos.

Esta herramienta de dotación de personal te permite ver la disponibilidad de tus consultores. Puedes seleccionar los recursos adecuados para asignar según un periodo, una categoría de proyecto y un requisito de habilidades. Es más fácil asignar personas al principio o durante un proyecto.

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c. Una vez que se inicia un proyecto:

El ERP te permite visualizar claramente el progreso del proyecto. Gracias al seguimiento del tiempo, o a los informes de actividad (AR), tus empleados pueden controlar fácilmente el tiempo dedicado a cada tarea o proyecto interno. Si tu ERP está interconectado con los calendarios de Google o Microsoft, puedes automatizar el control de horas. La información se recupera del calendario, y el empleado sólo tiene que comprobarla antes de enviarla. Un verdadero ahorro de tiempo.

Del mismo modo, durante el proyecto, un ERP como Stafiz permite gestionar los gastos. Desde la presentación de informes de gastos hasta la facturación, pasando por la validación y el cálculo del impacto en el margen del proyecto. El ERP te permite controlar el progreso y el margen de tus proyectos con gran precisión. En tiempo real, te informa de la situación y de cualquier desviación prevista del presupuesto.

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d. Automatiza la facturación

Tanto si se trata de un proyecto con facturación a precio fijo como si se trata de un proyecto con facturación por tiempo y recursos, el ERP permite a tus equipos de asistencia automatizar totalmente este proceso. Si dispones de una herramienta de facturación masiva, debes permitirle seguir todas las facturas previstas durante un periodo, ajustarlas y enviarlas en unos pocos clics.

Por último, un buen sistema ERP debe permitir a tu consultoría identificar inmediatamente, en tiempo real, las palancas de crecimiento y mejora de la facturación. Los informes sobre la previsión de la facturación, los márgenes, los índices de carga y de personal, te permiten mejorar la rentabilidad de tu empresa, para saber de dónde vienen los problemas. Las alertas sobre facturas impagadas te permiten hacer un seguimiento más rápido de tus clientes. Un ERP te da más confianza en la gestión, y la madurez de los procesos conduce a un aumento de la rentabilidad de tus operaciones.

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03. ¿Qué retorno de la inversión puedes obtener con un ERP para gestionar tu negocio?

Implementar un ERP es un proyecto que debe brindarte un ROI satisfactorio. Por lo tanto, es importante comparar el costo de la solución con todas las ganancias que el ERP puede brindarle antes de implementar la solución.

Estas son algunas ganancias que se deben tener en cuenta a la hora de calcular el retorno de la inversión:

Ahorro de tiempo con un CRM (ventas y gestión):

• Ya no vas a recibir propuestas, sino a tenerlas centralizadas en tu herramienta de gestión diaria
• Creación de cotizaciones directamente en la herramienta. No hay doble entrada cuando la propuesta pasa a la etapa de proyecto, los datos y los planes de carga de trabajo se asumen
• Compartir bases de datos de contactos y organizaciones

Ahorro de tiempo en la gestión de gastos (todos los empleados):

• Poder hacer un seguimiento de tus gastos sobre la marcha desde tu smartphone
• Validación desde tu smartphone
• Informes de gastos centralizados que pueden ser utilizados directamente por los equipos de soporte
• Descentralización de notas de gastos (seguimiento con valor probatorio)
• Cálculo de impactos en tiempo real en el proyecto
• Seguimiento y facturación automatizados de los cargos facturables
• Extracción automatizada de datos contables

Ahorro de tiempo en la dotación de personal (todos los empleados):

• Ten visibilidad de tu personal o del personal de tu equipo en un solo vistazo
• Mira tu cronograma del proyecto directamente desde tus calendarios habituales (Microsoft)
• Supervise y planifique la dotación de personal del equipo en tiempo real
• Identificación y asignación automática de los empleados adecuados

Ahorro de tiempo en el seguimiento y control de proyectos (desde el director del proyecto hasta los equipos de gestión y apoyo):

• Seguimiento de costos en tiempo real
• Seguimiento de los ingresos en curso
• Gestión de estados de corte y cierre
• Automatización del control de horas
• Recordatorio automático de actualizaciones de CRA
• Automatización de las solicitudes de tiempo libre

Mejora de la rentabilidad (gestión):

• Identificación de riesgos financieros y apoyo a la toma de decisiones que contribuyan a una mejora general de la rentabilidad
• Ayuda a optimizar las capacidades que mejoran la rentabilidad general del negocio
• Acceso a todos los informes consolidados o por división

¡Esperamos haberte convencido para que optes por esta solución! En 2023, todo el mundo se reinventa, se adapta, es creativo e innova. Con un ERP, podrá hacer todas estas cosas y tomarse el tiempo para hacer lo que realmente le importa a su empresa y a su gente. ¡No pierdas ni un minuto más!

Hemos diseñado Stafiz para proporcionar las ventajas y funcionalidades señaladas específicamente para las empresas de servicios profesionales y de servicios. Obten más información en el siguiente enlace.

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