Equípate con un ERP para gestionar tu asesoría en 2023

¿Por qué comprar un sistema ERP?

• ¿Utilizas plantillas de Excel para gestionar tu personal y tus proyectos? Sin duda están muy bien hechas, pero empiezan a ser limitadas en un contexto de crecimiento.
• Las diferentes herramientas que utilizas no se comunican bien entre sí: una herramienta para controlar tus contratos y facturación, otra para tus gastos, una herramienta diferente para tus vacaciones y otra para tu personal?
• ¿Te falta visibilidad en la planificación de la plantilla, los empleados y los equipos? ¿Tus empleados sólo tienen una visión limitada de los horarios? Identificar en tiempo real a la persona adecuada para dotar de personal a un proyecto en función de su disponibilidad, permisos, habilidades, experiencia previa y competencias es cada vez más complicado, sobre todo en tiempos de crisis y a distancia...
• ¿Te resulta difícil conocer la rentabilidad en tiempo real de tus proyectos? ¿No sabes si el proyecto se desvía del presupuesto en términos de tiempo y costes? ¿O tienes que esperar hasta el final del periodo para tener una idea clara?
• ¿El equipo de asistencia de tu empresa dedica al menos un día al mes a facturar a los clientes? ¿Tus herramientas no son lo suficientemente potentes como para facturar todos tus proyectos en bloque?
• Gestionar a los subcontratistas no es fácil. ¿Tienes que contabilizar dos veces el tiempo empleado por tus subcontratistas, así como tus costes?

No siga ignorando estos problemas tan comunes.

¿Cómo puede resolver estos problemas y ahorrar tiempo?

Hoy en día, las consultorías con más éxito son las que tienen procesos más maduros y automatizados. Un estudio realizado por SPI Research en 2019 muestra que las consultorías con los procesos más maduros experimentan un crecimiento más fuerte. Tienen mayores cargas de trabajo, mejor puntualidad en la entrega de proyectos y mayor rotación por empleado.

Fuente: SPI Research - febrero de 2019

Las empresas de consultoría se enfrentan constantemente al reto de alinear óptimamente al personal y, al mismo tiempo, entregar los proyectos a tiempo Y de forma rentable.

Un ERP para consultoras puede resolver este problema. Al fin y al cabo, lo que hace perder mucho tiempo son las tareas administrativas y todo lo que ocurre en la fase de preventa.

• Gestión de recursos
• Tareas administrativas no facturables
• Facturación
• Planificación empresarial

Aunque estas tareas son importantes, suponen una pérdida de ingresos o de tiempo personal. El ERP puede minimizar estas tareas. Al mismo tiempo, proporciona información valiosa para mejorar los índices de realización. Pero también la rentabilidad del proyecto y la satisfacción del cliente.

Las empresas de ERP actualizan e improvisan sus soluciones informáticas integradas. La mayoría de las grandes consultoras utilizan soluciones diferentes.

01. ¿Qué puede hacer por usted un sistema ERP?

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning. Es un software que permite gestionar todos los procesos de una empresa. Estos ERP, como Stafiz, adecuados para empresas o consultoras, consultoras IT, agencias, etc., han evolucionado mucho en los últimos años.

Las interfaces son :

• Más ergonómicas
• Más fáciles de manejar
• Evolución
• Intuitivas y móviles
• Son muy fáciles de usar y pueden ser utilizadas por cualquier persona: gerentes, jefes de proyecto, RRHH, contables, empleados, etc.

La ventaja de elegir esta herramienta es, en primer lugar, la certeza de que el software entiende la empresa y se adapta a sus necesidades. El ERP entiende los problemas de los clientes y enfoca la herramienta para dar las respuestas adecuadas a los equipos.

a. Principales ventajas :

• Muy fácil de instalar
• Permite empezar a trabajar rápidamente
• Se ajusta a las necesidades  (utilizar más módulos, añadir colaboradores, añadir plantillas de facturas y presupuestos)
• Gran control de los parámetros
• Personalizar la herramienta

b. Automatización de procesos:

Al dar acceso a todos los empleados, sus datos se actualizarán en tiempo real y sus distintos departamentos podrán interconectarse más fácilmente.

• Los datos vinculados a las propuestas proporcionan a la dirección la previsión de ventas.
• Las bajas reducen el tiempo disponible para tomar decisiones en materia de personal.
• Los empleados que actualicen sus tiempos generarán un nuevo cálculo en tiempo real de los márgenes y el rendimiento del proyecto.
• Todos los datos de facturación están disponibles y, cuando se completa un hito del proyecto, la factura se prepara automáticamente.

c. Una herramienta en la nube

Un ERP en la nube para asesorías te permitirá beneficiarte de una herramienta escalable que mejora mes a mes. Y no hay cambios de precio.

• Mejoras periódicas de la interfaz
• Mejor experiencia de usuario garantizada
• Nuevos módulos instalados, etc.

Las nuevas soluciones le permiten :

• Controle su gestión tan fácilmente desde su smartphone o tableta como desde la oficina en su PC.
• Gestiona tus gastos sobre la marcha, ¡incluso a distancia, en el tren o en tu Uber!

En conclusión, un buen sistema ERP proporciona :

• Mayor visibilidad para cada empleado
• Importante ahorro de tiempo
• Simplificación y automatización de procesos

02. ¿Qué te permite hacer el ERP?

Un ERP puede ayudarte a mejorar y simplificar todas sus operaciones. Desde la fase de preventa hasta la facturación y los informes.

a. Preventa :

En el ERP CRM, puede compartir su base de datos de contactos y organizaciones. Si tu ERP está interconectado con tu buzón de correo, puedes conservar los últimos intercambios en cada uno de los archivos de contactos para retomar las conversaciones donde las dejaste y tener siempre más impacto con sus prospectos.

Un buen ERP también te permite visualizar tu pipeline de ventas: en qué fase se encuentran las propuestas preparadas por tu consultoría. La información centralizada. Cada una de tus propuestas contiene el plan de carga de trabajo y el seguimiento del tiempo empleado por tu personal de ventas. Y también los costes de subcontratación y los gastos relacionados con esta fase de preventa.

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b. Anticiparse a las necesidades gracias a una mejor visibilidad

Gracias a esta buena visualización, tu ERP te permite anticipar las necesidades de competencias y de equipo a distribuir en los proyectos.

Esta herramienta de dotación de personal te permite ver la disponibilidad de tus consultores. Puedes seleccionar los recursos adecuados para asignar según un periodo, una categoría de proyecto y un requisito de habilidades. Es más fácil asignar personas al principio o durante un proyecto.

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c. Tras el inicio de un proyecto :

El ERP te permite visualizar claramente el progreso del proyecto. Gracias al seguimiento del tiempo, o a los informes de actividad (AR), tus empleados pueden controlar fácilmente el tiempo dedicado a cada tarea o proyecto interno. Si tu ERP está interconectado con los calendarios de Google o Microsoft, puedes automatizar el control de horas. La información se recupera del calendario, y el empleado sólo tiene que comprobarla antes de enviarla. Un verdadero ahorro de tiempo.

Del mismo modo, durante el proyecto, un ERP como Stafiz permite gestionar los gastos. Desde la presentación de informes de gastos hasta la facturación, pasando por la validación y el cálculo del impacto en el margen del proyecto. El ERP te permite controlar el progreso y el margen de tus proyectos con gran precisión. En tiempo real, te informa de la situación y de cualquier desviación prevista del presupuesto.

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d. Automatizar la facturación

Tanto si se trata de un proyecto con facturación a precio fijo como si se trata de un proyecto con facturación por tiempo y recursos, el ERP permite a tus equipos de asistencia automatizar totalmente este proceso. Si dispones de una herramienta de facturación masiva, debes permitirle seguir todas las facturas previstas durante un periodo, ajustarlas y enviarlas en unos pocos clics.

Por último, un buen sistema ERP debe permitir a tu consultoría identificar inmediatamente, en tiempo real, las palancas de crecimiento y mejora de la facturación. Los informes sobre la previsión de la facturación, los márgenes, los índices de carga y de personal, te permiten mejorar la rentabilidad de tu empresa, para saber de dónde vienen los problemas. Las alertas sobre facturas impagadas te permiten hacer un seguimiento más rápido de tus clientes. Un ERP te da más confianza en la gestión, y la madurez de los procesos conduce a un aumento de la rentabilidad de tus operaciones.

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03. ¿Qué retorno de la inversión puedes obtener con un ERP para gestionar tu negocio?

Implantar un ERP es un proyecto que debe ofrecer un ROI satisfactorio. Por eso es importante sopesar el coste de la solución y todas las ventajas que puede aportarle antes de implantarla.

Estas son algunas de las ventajas que hay que tener en cuenta a la hora de calcular el retorno de la inversión:

Ahorro de tiempo con CRM (ventas y gestión) :

• Ya no tendrá que ir a buscar propuestas, sino que las tendrá centralizadas en su herramienta de gestión diaria
• Presupuestos creados directamente en la herramienta. Sin doble entrada cuando la propuesta pasa a la fase de proyecto, se toman los datos y los planes de carga de trabajo.
• Compartir bases de datos de contactos y organizaciones

Ahorro de tiempo en la gestión de gastos (todos los empleados) :

• Controle sus gastos sobre la marcha desde su smartphone
• Validaciones desde tu smartphone
• Informes de gastos centralizados que pueden utilizar directamente los equipos de asistencia
• Descentralización de las declaraciones de gastos (seguimiento con valor probatorio)
• Cálculo en tiempo real del impacto en el proyecto
• Seguimiento y facturación automatizados de los gastos facturables
• Extracción automatizada de datos contables

Tiempo ahorrado en personal (todos los empleados) :

• Ten visibilidad de tu personal o del personal de tu equipo en un solo vistazo
• Mira tu calendario de proyectos directamente desde tus calendarios habituales (Microsoft)
• Supervisar y planificar la dotación de personal de los equipos en tiempo real
• Identificación y asignación automática de los empleados adecuados

Ahorro de tiempo en el seguimiento y control de proyectos (desde el director del proyecto hasta los equipos de gestión y apoyo):

• Control de costes en tiempo real
• Seguimiento de las ventas por porcentaje de realización
• Gestión de cortes y cierres
• Automatización del control de horas
• Recordatorio automático para actualizar las ACC
• Solicitudes de vacaciones automatizadas

Mejora de la rentabilidad (gestión) :

• Identificación de riesgos financieros y apoyo a la toma de decisiones que contribuyan a una mejora global de la rentabilidad.
• Ayudar a optimizar las capacidades que mejoran la rentabilidad global de la empresa.
• Acceso a todos los informes consolidados o de división

Esperamos haberte convencido para que optes por esta solución. En 2023, todo el mundo se reinventa, se adapta, es creativo e innova. Con ERP, puede hacer todas estas cosas y dedicar tiempo a lo que realmente importa a su consulta y a su personal. ¡No pierda ni un minuto más!

Hemos diseñado Stafiz para proporcionar las ventajas y funcionalidades señaladas específicamente para las empresas de servicios profesionales y de servicios. Obten más información en el siguiente enlace.

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