Ein ERP-System zur Verwaltung des Beratungsgeschäfts bis 2023 einrichten

Aus welchen Gründen sollte man sich mit einem ERP-System ausstatten?

• Verwenden Sie Excel-Vorlagen für Ihr Staffing- und Projektmanagement? Diese sind zwar sehr gut gemacht, stoßen aber in einem Wachstumsumfeld allmählich an ihre Grenzen.
• Die verschiedenen Tools, die Sie verwenden, kommunizieren nicht gut miteinander: Ein Tool, um Ihre Verträge und Rechnungen zu verfolgen, ein anderes für Ihre Spesen, ein anderes für Ihren Urlaub und eines für Ihr Staffing?
• Fehlt Ihnen der Überblick über das Staffing, die Planung der Mitarbeiter und Teams? Ihre Mitarbeiter haben nur eine eingeschränkte Sicht auf die Planungen? Es wird immer schwieriger, in Echtzeit die richtige Person für ein Projekt zu finden, die aufgrund ihrer Verfügbarkeit, ihres Urlaubs, ihrer Kompetenzen, ihrer bisherigen Erfahrungen und ihrer Neigungen angestellt werden soll, vor allem in Krisenzeiten und auf Distanz?
• Fällt es Ihnen schwer, die Rentabilität Ihrer Projekte in Echtzeit zu erkennen? Sie werden nicht alarmiert, wenn das Projekt in Zeit und Kosten vom Budget abweicht? Oder sind Sie gezwungen, bis zum Ende des Zeitraums zu warten, um einen genauen Überblick zu erhalten?
• Verbringen die Support-Teams Ihrer Kanzlei mindestens einen Tag pro Monat damit, Kunden Rechnungen zu stellen? Die Tools sind nicht leistungsfähig genug, um alle Ihre Projekte in Massen zu fakturieren?
• Die Verwaltung von Subunternehmern ist nicht einfach. Sie müssen doppelte Zählungen durchführen, um die von Ihren Subunternehmern aufgewendete Zeit und ihre Kosten zu verfolgen?

Schieben Sie diese leider viel zu häufig auftretenden Probleme nicht länger beiseite.

Wie kann man auf diese Probleme reagieren und Zeit sparen?

Heute sind die Beratungsunternehmen mit den reiferen, stärker automatisierten Prozessen am erfolgreichsten. So zeigt eine Studie von SPI Research aus dem Jahr 2019, dass Beratungsunternehmen mit den ausgereiftesten Prozessen ein höheres Wachstum verzeichnen. Sie haben höhere Auslastungsraten, eine bessere rechtzeitige Lieferung von Projekten und einen höheren Umsatz pro Mitarbeiter.

Quelle: SPI Research - Februar 2019

Beratungsfirmen stehen ständig vor der Herausforderung, das Personal optimal auszurichten und gleichzeitig die Projekte pünktlich UND kosteneffizient abzuliefern.

Ein ERP-System für Beratungsunternehmen kann dieses Problem lösen. Denn was viel Zeit kostet, sind Verwaltungsaufgaben und alles, was im Vorfeld des Verkaufs passiert.

• Verwaltung von Ressourcen
• Nicht fakturierbare Verwaltungsaufgaben
• Rechnungsstellung
• Unternehmensplanung

Obwohl diese Aufgaben wichtig sind, bedeuten sie einen Verlust an Einnahmen oder persönlicher Zeit. ERP kann diese Aufgaben minimieren. Dies geschieht bei gleichzeitiger Gewinnung wertvoller Informationen zur Verbesserung der Erfüllungsquoten. Aber auch die Rentabilität von Projekten und die Zufriedenheit der Kunden.

ERP-Unternehmen aktualisieren sich und improvisieren ihre integrierte IT-Lösung. Die meisten großen Beratungsunternehmen verwenden andere Lösungen.

01. Was ermöglicht Ihnen ein ERP zu HABEN?

Ein ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es ist eine Software, die es ermöglicht, alle Prozesse eines Unternehmens zu verwalten. Diese ERP-Systeme wie Stafiz, die sich an Unternehmen oder Beratungsfirmen, ESN, Agenturen usw. anpassen, haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt.

Die Schnittstellen sind :

• Ergonomischer
• Einfacher zu handhaben
• Skalierbar
• Intuitiv und mobil
• Seine sehr einfache Anwendung ist für jeden erreichbar: Manager, Projektleiter, Personalabteilung, Buchhalter, Mitarbeiter

Der Vorteil der Wahl dieses Tools liegt zunächst einmal in der Gewissheit, dass die Software das Geschäft versteht und sich daran anpasst. Das ERP-System versteht die Probleme der Kunden und fokussiert das Tool, um den Teams die richtigen Antworten zu geben.

a. Die wichtigsten Vorteile :

• Sehr einfach einzurichten
• Ermöglicht einen schnellen Start
• Passt sich nach und nach den Bedürfnissen an (Verwendung von mehr Modulen, Hinzufügen von Mitarbeitern, Hinzufügen von Vorlagen für Rechnungen und Angebote)
• Große Kontrolle über die Einstellungen
• Anpassen des Tools

b. Eine Automatisierung der Prozesse :

Wenn jeder Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten hat, werden diese in Echtzeit aktualisiert und die verschiedenen Abteilungen können sich leichter vernetzen.

• Die mit den Vorschlägen verbundenen Daten ermöglichen es dem Management, die Umsatzprognose zu erkennen.
• Urlaub verringert die Verfügbarkeit, die für Staffing-Entscheidungen herangezogen wird.
• Der Mitarbeiter, der seine Zeiten aktualisiert, wird in Echtzeit eine Neuberechnung der Gewinnspannen und der Leistung eines Projekts generieren.
• Alle Rechnungsdaten sind verfügbar und wenn ein Meilenstein in einem Projekt abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch vorbereitet.

c. Ein Werkzeug in der Cloud

Ein ERP in der Cloud für Beratungsunternehmen wird Ihnen ein skalierbares Tool bieten, das Monat für Monat besser wird. Und es gibt keine Preisänderungen.

• Regelmäßig verbesserte Schnittstelle
• Bessere UX gewährleistet
• Neue Module installiert usw.

Mit den neuen Lösungen können Sie :

• Steuern Sie Ihre Verwaltung genauso einfach von Ihrem Smartphone, Tablet aus wie im Büro auf Ihrem PC.
• Verwalten Sie Ihre Spesenabrechnungen laufend, auch aus der Ferne, im Zug oder in Ihrem Uber!

Zusammenfassend bringt ein gutes ERP :

• Mehr Einblick für jeden Mitarbeiter
• Eine große Zeitersparnis
• Eine Vereinfachung und Automatisierung der Prozesse

02. Was können Sie mit ERP TUN?

Ein ERP-System kann Ihnen helfen, alle Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und zu vereinfachen. Von der Vorverkaufsphase bis hin zur Rechnungsstellung und Berichterstattung.

a. Pre-Sales :

Im CRM des ERP-Systems können Sie Ihre Kontaktdatenbank und Organisationen gemeinsam nutzen. Wenn Ihr ERP-System über eine Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Postfach verfügt, behalten Sie den letzten Austausch in jedem Kontaktdatensatz, um die Diskussionen dort fortzusetzen, wo sie aufgehört haben, und bei Ihren potenziellen Kunden immer mehr Eindruck zu hinterlassen.

Ein gutes ERP-System ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Geschäftspipeline zu visualisieren: In welchem Stadium befinden sich die von Ihrer Beratungsfirma vorbereiteten Vorschläge? Sie zentralisieren die Informationen. Jeder Ihrer Vorschläge enthält den Auslastungsplan und die Verfolgung der von Ihren Vertriebsmitarbeitern aufgewendeten Zeit. Außerdem werden die Kosten für Outsourcing und die Kosten, die mit der Vorverkaufsphase verbunden sind, angegeben.

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b. Antizipation von Bedürfnissen durch bessere Sichtbarkeit

Dank dieser guten Visualisierung ermöglicht Ihnen Ihr ERP-System, den Bedarf an Kompetenzen und Teams, die auf die Projekte verteilt werden müssen, vorauszusehen.

Mit diesem Staffing-Tool können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Berater einsehen. Sie können anhand eines Zeitraums, einer Projektkategorie und eines Kompetenzbedarfs die richtigen Ressourcen auswählen, die Sie zuweisen möchten. So wird es einfacher, Mitarbeiter zu Beginn oder im Laufe eines Projekts zuzuweisen.

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c. Nach dem Start eines Projekts :

Das ERP-System ermöglicht eine klare Darstellung des Projektfortschritts. Mithilfe der Zeiterfassung oder Aktivitätsberichterstattung (Activity Reporting, AR) können Ihre Mitarbeiter einfach die Zeit erfassen, die sie für jeden Auftrag oder jedes interne Projekt aufgewendet haben. Wenn Ihr ERP-System über eine Schnittstelle zu Google- oder Microsoft-Kalendern verfügt, können Sie diese Zeiterfassung automatisieren. Die Informationen werden aus dem Kalender hochgeladen und der Mitarbeiter muss sie nur noch kontrollieren, bevor er sie einreicht. Eine echte Zeitersparnis!

In ähnlicher Weise können Sie während des Projekts mit einem ERP-System wie Stafiz die Kosten verwalten. Von der Einreichung der Spesenabrechnungen über die Rechnungsstellung bis hin zur Validierung und Berechnung der Auswirkungen auf die Projektmarge. Das ERP ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt und die Marge Ihrer Projekte sehr genau zu verfolgen. In Echtzeit informiert es Sie über den Stand und die mögliche prognostizierte Abweichung vom Budget.

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d. Automatisieren Sie die Rechnungsstellung

Egal, ob Sie an einem Projekt mit Massenabrechnungen oder an einem Projekt mit Pauschalabrechnungen arbeiten, das ERP-System ermöglicht es Ihren Supportteams, diesen Prozess vollständig zu automatisieren. Wenn es über ein Tool zur Massenfakturierung verfügt, sollte es Ihnen ermöglichen, alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum geplant sind, zu verfolgen, anzupassen und mit wenigen Klicks zu versenden.

Schließlich muss ein gutes ERP-System Ihrem Beratungsunternehmen ermöglichen, sofort und in Echtzeit die Hebel für Wachstum und verbesserte Rechnungsstellung zu identifizieren. Berichte über den voraussichtlichen Umsatz, die Gewinnspannen, die Auslastungs- und Staffingraten ermöglichen es Ihnen, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern und zu erkennen, wo die Probleme herkommen. Warnmeldungen über unbezahlte Rechnungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Kunden schneller zu mahnen. Ein ERP-System bietet Ihnen mehr Vertrauen in die Verwaltung, und die Reife der Prozesse führt zu einer höheren Rentabilität Ihrer Operationen.

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03. Welchen ROI erzielen Sie mit einem ERP-System zur Steuerung Ihres Geschäfts?

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein Projekt, das Ihnen einen zufriedenstellenden ROI bringen soll. Daher ist es wichtig, dass Sie den Kosten der Lösung alle Gewinne gegenüberstellen, die Ihnen das ERP-System bringen kann, bevor Sie die Lösung einsetzen.

Hier sind einige Gewinne, die bei der Berechnung des ROI berücksichtigt werden sollten :

Zeitersparnis mit einem CRM (Vertriebsmitarbeiter und Management) :

• Die Vorschläge nicht mehr abholen, sondern sie in seinem täglichen Verwaltungstool zentralisiert haben
• Erstellung von Angeboten direkt im Tool. Keine doppelte Eingabe, wenn der Vorschlag in das Projektstadium übergeht, Daten und Lastenpläne werden übernommen.
• Gemeinsame Nutzung von Kontakt- und Organisationsdatenbanken

Zeitersparnis bei der Verwaltung von Spesen (alle Mitarbeiter) :

• Seine Ausgaben laufend über sein Smartphone verfolgen können
• Validierungen von seinem Smartphone aus
• Zentralisierte Spesenabrechnungen, die direkt von den Support-Teams ausgewertet werden können
• Dezentralisierung von Spesenabrechnungen (Nachverfolgung mit Beweiswert)
• Berechnung der Auswirkungen auf das Projekt in Echtzeit
• Automatisierte Verfolgung und Abrechnung von abrechenbaren Kosten
• Automatisierbare Extraktion von Buchhaltungsdaten

Zeitersparnis beim Staffing (alle Mitarbeiter) :

• Auf einen Blick den Überblick über den eigenen Staffing oder den des Teams haben
• Ihren Projektplan direkt aus ihren üblichen Kalendern ansehen (Microsoft)
• Verfolgung und Planung der Teambesetzung in Echtzeit
• Automatische Identifizierung und Zuweisung der richtigen Mitarbeiter

Zeitersparnis bei der Projektüberwachung und dem Controlling (vom Projektleiter über das Management bis hin zu den Supportteams) :

• Kosten in Echtzeit verfolgen
• Verfolgung des Umsatzes nach Fortschritt
• Verwaltung von Cut-offs und Abschlussberichten
• Automatisierung der Zeiterfassung
• Automatische Erinnerung an die Aktualisierung der ARCs
• Automatisierung von Urlaubsanträgen

Verbesserte Rentabilität (Management) :

• Identifizierung von Finanzrisiken und Entscheidungshilfen, die zu einer allgemeinen Verbesserung der Rentabilität beitragen
• Hilfe bei der Optimierung von Kapazitäten, die die Gesamtrentabilität des Geschäfts verbessern
• Zugang zu allen konsolidierten oder nach Sparten gegliederten Berichten

Wir hoffen, wir konnten Sie davon überzeugen, sich für diese Lösung zu entscheiden! Im Jahr 2023 erfindet sich jeder neu, passt sich an, ist kreativ und innovativ. Mit einem ERP-System können Sie all diese Dinge tun und sich die Zeit für die Dinge nehmen, die für Ihre Kanzlei und Ihre Mitarbeiter wirklich wichtig sind. Verlieren Sie keine Minute mehr!

Wir haben Stafiz so konzipiert, dass es die beschriebenen Vorteile und Funktionen speziell für professionelle Dienstleister und Dienstleistungsunternehmen bietet. Erfahren Sie mehr darüber über den folgenden Link.

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