Rüsten Sie sich mit einem ERP aus, um Ihre Beratungstätigkeit im Jahr 2023 zu steuern

Warum sollten Sie sich ein ERP zulegen?

• Verwenden Sie Excel-Vorlagen für die Verwaltung Ihrer Personalbesetzung und Projekte? Sie sind sicherlich sehr gut gemacht, aber im Kontext des Wachstums allmählich begrenzt.
• Die verschiedenen Tools, die Sie verwenden, kommunizieren nicht gut miteinander: ein Tool zur Verfolgung Ihrer Verträge und Rechnungen, ein anderes für Ihre Ausgaben, ein anderes Tool für Ihren Urlaub und eines für Ihre Mitarbeiter?
• Fehlt Ihnen der Überblick über die Personalbesetzung, die Mitarbeiter- und Teamplanung? Haben Ihre Mitarbeiter nur einen eingeschränkten Blick auf die Zeitpläne? Es wird immer komplizierter, in Echtzeit die richtige Person für ein Projekt zu finden, je nach Verfügbarkeit, Urlaub, Fähigkeiten, Vorerfahrungen und Appetit, insbesondere in Krisenzeiten und aus der Ferne?
• Haben Sie Schwierigkeiten, die Rentabilität Ihrer Projekte in Echtzeit zu kennen? Werden Sie nicht benachrichtigt, wenn das Projekt von Budget, Zeit und Kosten abweicht? Oder müssen Sie bis zum Ende des Zeitraums warten, um eine genaue Ansicht zu erhalten?
• Verbringen die Support-Teams Ihres Unternehmens mindestens einen Tag im Monat mit der Rechnungsstellung an Kunden? Sind die Tools nicht leistungsfähig genug, um alle Ihre Projekte massenhaft in Rechnung zu stellen?
• Die Verwaltung der Vergabe von Unteraufträgen ist nicht einfach. Müssen Sie doppelt zählen, um die von Ihren Subunternehmern aufgewendete Zeit sowie deren Kosten zu verfolgen?

Lassen Sie diese Probleme, die leider nur allzu häufig auftreten, nicht beiseite.

Wie können wir auf diese Probleme reagieren und Zeit sparen?

Die erfolgreichsten Beratungsunternehmen sind heute diejenigen mit ausgereifteren, stärker automatisierten Prozessen. Eine Studie von SPI Research aus dem Jahr 2019 zeigt, dass Beratungsunternehmen mit den ausgereiftesten Prozessen ein stärkeres Wachstum verzeichnen. Sie haben eine höhere Arbeitsbelastung, eine bessere Termintreue von Projekten und einen höheren Umsatz pro Mitarbeiter.

Quelle: SPI Research – Februar 2019

Beratungsunternehmen stehen immer wieder vor der Herausforderung, die Mitarbeiter optimal auszurichten und gleichzeitig Projekte termingerecht UND kostengünstig zu liefern.

Ein ERP für Beratungsunternehmen kann dieses Problem lösen. Was in der Tat viel Zeit verschwendet, sind die administrativen Aufgaben und alles, was im Pre-Sales passiert.

• Ressourcenmanagement
• Nicht abrechenbare Verwaltungsaufgaben
• Fakturierung
• Geschäftsplanung

Diese Aufgaben sind zwar wichtig, bedeuten aber einen Verlust an Einkommen oder persönlicher Zeit. ERP kann Aufgaben minimieren. All dies bei gleichzeitiger Gewinnung wertvoller Erkenntnisse zur Verbesserung der Abschlussquoten. Aber auch die Rentabilität von Projekten und die Kundenzufriedenheit.

ERP-Systeme aktualisieren und improvisieren ihre integrierte IT-Lösung. Die meisten großen Beratungsunternehmen verwenden unterschiedliche Lösungen.

01. Was können Sie mit einem ERP haben?

Ein ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es handelt sich um eine Software, mit der Sie alle Prozesse eines Unternehmens verwalten können. Diese ERPs wie Stafiz, die für Unternehmen oder Beratungsfirmen geeignet sind, ESNs, Agenturen, etc. haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt.

Die Schnittstellen sind:

• Ergonomischer
• Einfacher zu handhaben
• Evolutionär
• Intuitiv und mobil
• Die sehr einfache Bedienung ist für jeden erreichbar: Manager, Projektmanager, Personalwesen, Buchhalter, Mitarbeiter

Der Vorteil der Wahl dieses Tools ist vor allem die Gewissheit, dass die Software das Geschäft versteht und sich daran anpasst. Das ERP versteht die Probleme der Kunden und fokussiert das Tool, um den Teams die richtigen Antworten zu geben.

a. Die Hauptvorteile:

• Sehr einfach einzurichten
• Schneller Einstieg
• Passt sich nach Bedarf an (Verwendung mehrerer Module, Hinzufügen von Mitarbeitern, Hinzufügen von Rechnungs- und Angebotsvorlagen)
• Starke Kontrolle der Parameter
• Anpassung des Tools

b. Prozessautomatisierung:

Durch den Zugriff auf jeden Mitarbeiter werden Ihre Daten in Echtzeit aktualisiert und Ihre verschiedenen Abteilungen können sich leichter miteinander verbinden.

• Die mit den Vorschlägen verbundenen Daten ermöglichen es dem Management, die Umsatzprognose zu kennen.
• Urlaub reduziert die Verfügbarkeit, die für Personalentscheidungen verwendet wird.
• Der Mitarbeiter, der seine Zeit aktualisiert, erstellt in Echtzeit eine Neuberechnung der Margen und der Leistung eines Projekts.
• Alle Rechnungsdaten sind verfügbar und wenn ein Meilenstein in einem Projekt abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch erstellt.

c. Ein Tool in der Cloud

Ein Cloud-basiertes ERP für Beratungsunternehmen ermöglicht es Ihnen, von einem skalierbaren Tool zu profitieren, das sich Monat für Monat verbessert. Und der Preis ändert sich nicht.

• Regelmäßig verbesserte Benutzeroberfläche
• Bessere UX gewährleistet
• Neue Module installiert usw.

Die neuen Lösungen ermöglichen es Ihnen:

• Verwalten Sie Ihre Verwaltung so einfach von Ihrem Smartphone oder Tablet aus wie im Büro auf Ihrem PC.
• Verwalten Sie Ihre Spesenabrechnungen unterwegs, auch aus der Ferne, im Zug oder in Ihrem Uber!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gutes ERP Folgendes bietet:

• Mehr Sichtbarkeit für jeden Mitarbeiter
• Deutliche Zeitersparnis
• Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen

02. Was können Sie mit ERP tun?

Ein ERP kann es Ihnen ermöglichen, alle Ihre Abläufe zu verbessern und zu vereinfachen. Von der Pre-Sales-Phase bis hin zur Rechnungsstellung und Berichterstattung.

a. Umsatz:

Im ERP-CRM können Sie Ihre Datenbank mit Kontakten und Organisationen freigeben. Wenn Ihr ERP mit Ihrem Postfach verbunden ist, behalten Sie den neuesten Austausch in jedem der Kontaktbögen, um die Diskussionen dort fortzusetzen, wo Sie aufgehört haben, und um noch mehr Einfluss auf Ihre potenziellen Kunden zu haben.

Ein gutes ERP ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Vertriebspipeline zu visualisieren : In welcher Phase befinden sich die Angebote, die von Ihrem Beratungsunternehmen erstellt werden? Sie zentralisieren Informationen. Jedes Ihrer Angebote enthält den Auslastungsplan und die Überwachung der von Ihren Vertriebsmitarbeitern aufgewendeten Zeit. Und auch die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen und die Gebühren im Zusammenhang mit dieser Vorverkaufsphase.

Entdecken Sie den Pre-Sales mit Stafiz

b. Antizipieren Sie Bedürfnisse mit besserer Transparenz

Dank dieser guten Visualisierung können Sie mit Ihrem ERP die Bedürfnisse von Fähigkeiten und Teams antizipieren, die auf Projekte verteilt werden sollen.

Mit diesem Besetzungstool können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Berater einsehen. Sie können die richtigen Ressourcen auswählen, die Sie basierend auf einem Zeitraum, einer Projektkategorie und einem Qualifikationsbedarf zuweisen möchten. Es wird einfacher, Mitarbeiter zu Beginn oder während des Projekts zuzuweisen.

Entdecken Sie die Personalbesetzung mit Stafiz

c. Nach dem Start eines Projekts:

Das ERP ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt des Projekts übersichtlich darzustellen. Dank der Zeiterfassung oder Aktivitätsberichte (CRA) berichten Ihre Mitarbeiter einfach über die Zeit, die sie für jede interne Mission oder jedes Projekt aufgewendet haben. Wenn Ihr ERP mit Google- oder Microsoft-Kalendern verbunden ist, können Sie diese Zeiterfassung automatisieren. Die Informationen sind aus dem Kalender verschwunden, und der Mitarbeiter muss sie nur noch überprüfen, bevor er sie abgibt. Eine echte Zeitersparnis!

Auf die gleiche Weise können Sie mit einem ERP wie Stafiz während des Projekts die Ausgaben verwalten. Von der Einreichung der Spesenabrechnungen bis zur Rechnungsstellung, einschließlich der Validierung und Berechnung der Auswirkungen auf die Projektmarge. Das ERP ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt und die Marge Ihrer Projekte sehr genau zu überwachen. In Echtzeit informiert es Sie über die Situation und jede prognostizierte Abweichung vom Budget.

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d. Automatisieren Sie die Rechnungsstellung

Unabhängig davon, ob Sie an einem Projekt mit Vor-Ort-Rechnungsstellung oder an einem Projekt mit Festpreisabrechnung arbeiten, das ERP ermöglicht es Ihren Support-Teams, diesen Prozess vollständig zu automatisieren. Wenn es über ein Massenrechnungstool verfügt, sollte es Ihnen ermöglichen, alle während eines Zeitraums geplanten Rechnungen zu verfolgen, sie anzupassen und mit wenigen Klicks zu versenden.

Schließlich muss ein gutes ERP es Ihrem Beratungsunternehmen ermöglichen, sofort und in Echtzeit die Hebel für Wachstum und Verbesserung bei der Rechnungsstellung zu identifizieren. Berichte über den prognostizierten Umsatz, die Margen, die Arbeitsbelastung und den Personalschlüssel ermöglichen es Ihnen, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern und zu wissen, woher die Probleme kommen. Benachrichtigungen über unbezahlte Rechnungen ermöglichen es Ihnen, schneller mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Ein ERP gibt Ihnen mehr Vertrauen in das Management, und die Reife der Prozesse führt zu einer Steigerung der Rentabilität Ihres Betriebs.

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03. Welchen ROI können Sie mit einem ERP erzielen, um Ihr Unternehmen zu verwalten?

Die Implementierung eines ERP ist ein Projekt, das Ihnen einen zufriedenstellenden ROI bringen muss. Es ist daher wichtig, die Kosten der Lösung mit allen Vorteilen zu vergleichen, die das ERP Ihnen bringen kann, bevor Sie die Lösung einsetzen.

Hier sind einige Vorteile, die Sie bei der Berechnung des ROI berücksichtigen sollten:

Zeitersparnis durch ein CRM (Vertrieb und Management):

• Sie erhalten keine Angebote mehr, sondern haben sie in Ihrem täglichen Management-Tool zentralisiert
• Erstellung von Angeboten direkt im Tool. Keine Doppelerfassung, wenn der Vorschlag in die Projektphase übergeht, Daten und Arbeitspläne übernommen werden
• Gemeinsame Nutzung von Kontakt- und Organisationsdatenbanken

Zeitersparnis bei der Spesenverwaltung (alle Mitarbeiter):

• In der Lage sein, Ihre Ausgaben im Handumdrehen von Ihrem Smartphone aus zu verfolgen
• Validierung von Ihrem Smartphone aus
• Zentralisierte Spesenabrechnungen, die direkt von den Support-Teams verwendet werden können
• Dezentralisierung von Spesenabrechnungen (Nachverfolgung mit Beweiskraft)
• Berechnung der Auswirkungen auf das Projekt in Echtzeit
• Automatisierte Verfolgung und Abrechnung von abrechenbaren Gebühren
• Automatisierte Extraktion von Buchhaltungsdaten

Zeitersparnis bei der Personalbesetzung (alle Mitarbeiter):

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Mitarbeiter oder die Ihres Teams
• Sehen Sie Ihren Projektzeitplan direkt in Ihren üblichen Kalendern (Microsoft)
• Überwachen und planen Sie die Besetzung von Teams in Echtzeit
• Identifizierung und automatische Zuweisung der richtigen Mitarbeiter

Zeitersparnis bei der Projektüberwachung und Managementkontrolle (vom Projektmanager bis hin zu den Management- und Supportteams):

• Kostenverfolgung in Echtzeit
• Verfolgung des Umsatzes bei Fortschritt
• Verwaltung von Cut-Offs und Schließzuständen
• Automatisierung der Zeiterfassung
• Automatische Erinnerung an CRA-Updates
• Automatisierung von Urlaubsanträgen

Verbesserte Rentabilität (Management):

• Identifizierung von finanziellen Risiken und Entscheidungshilfen, die zu einer allgemeinen Verbesserung der Rentabilität beitragen
• Hilft bei der Optimierung von Funktionen, die die Gesamtrentabilität des Unternehmens verbessern
• Zugriff auf alle konsolidierten Berichte oder nach Abteilungen

Wir hoffen, dass wir Sie überzeugt haben, sich für diese Lösung zu entscheiden! Im Jahr 2023 erfindet sich jeder neu, passt sich an, ist kreativ und innovativ. Mit einem ERP sind Sie in der Lage, all diese Dinge zu tun und sich die Zeit zu nehmen, das zu tun, was für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter wirklich wichtig ist. Verschwenden Sie keine weitere Minute!

Wir haben Stafiz entwickelt, um die Vorteile und Funktionen speziell für professionelle Dienstleistungen und Dienstleistungsunternehmen bereitzustellen. Erfahren Sie mehr im Detail über den untenstehenden Link.

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