Jezelf uitrusten met een ERP om je consultancybedrijf te beheren in 2023

Waarom een ERP-systeem kopen?

• Gebruikt u Excel-sjablonen om uw personeel en projecten te beheren? Ze zijn zeker heel goed, maar ze beginnen beperkt te worden in een context van groei.
• De verschillende tools die je gebruikt communiceren niet goed met elkaar: één tool om je contracten en facturatie bij te houden, een andere voor je uitgaven, een andere tool voor je vakanties en één voor je personeelszaken?
• Heeft u een gebrek aan zichtbaarheid over personeel en team schema's? Hebben uw medewerkers slechts een beperkt zicht op hun planningen? Wordt het steeds ingewikkelder om in realtime de juiste persoon voor een project te vinden, op basis van beschikbaarheid, verlof, vaardigheden, eerdere ervaring en vaardigheden, vooral in tijden van crisis en op afstand?
• Vind je het moeilijk om de winstgevendheid van je projecten in realtime te volgen? Wordt u niet gewaarschuwd als het project achterloopt op het budget, in termen van tijd en kosten? Of moet u wachten tot het einde van de periode om een duidelijk beeld te krijgen?
• Besteden de supportteams van uw bedrijf minstens één dag per maand aan het factureren van klanten? Zijn uw tools niet krachtig genoeg om al uw projecten massaal te factureren?
• Het beheren van onderaannemers is niet eenvoudig. Moet je de tijd die je onderaannemers besteden en hun kosten dubbel tellen?

Negeer deze veel voorkomende problemen niet langer.

Hoe kun je deze problemen oplossen en tijd besparen?

Vandaag de dag zijn de meest succesvolle adviesbureaus die met meer volwassen, geautomatiseerde processen. Uit een onderzoek van SPI Research in 2019 blijkt dat adviesbureaus met de meest volwassen processen een sterkere groei doormaken. Ze hebben een hogere werkdruk, betere tijdige oplevering van projecten en een hogere omzet per medewerker.

Bron: SPI Research - februari 2019

Adviesbureaus worden voortdurend geconfronteerd met de uitdaging om personeel optimaal op elkaar af te stemmen en tegelijkertijd projecten op tijd EN kosteneffectief af te leveren.

ERP voor adviesbureaus kan dit probleem oplossen. In feite zijn de grootste tijdverspillers administratieve taken en alles wat er gebeurt in de pre-sales fase.

• Beheer van hulpbronnen
• Niet-factureerbare administratieve taken
• Facturering
• Bedrijfsplanning

Hoewel deze taken belangrijk zijn, betekenen ze een verlies aan inkomen of persoonlijke tijd. ERP kan deze taken tot een minimum beperken. Tegelijkertijd biedt het informatie van onschatbare waarde voor het verbeteren van de voltooiingspercentages. Maar ook voor de winstgevendheid van projecten en klanttevredenheid.

ERP-bedrijven vernieuwen en verbeteren hun geïntegreerde IT-oplossingen. De meeste grote adviesbureaus gebruiken verschillende oplossingen.

01. Wat kun je met een ERP HEBBEN?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is een softwarepakket dat gebruikt wordt om alle processen van een bedrijf te beheren. ERP's zoals Stafiz, die geschikt zijn voor adviesbureaus, ESN's, agentschappen, enz. hebben de laatste jaren een lange weg afgelegd.

De interfaces zijn :

• Ergonomischer
• Gemakkelijker te hanteren
• Evolutionair
• Intuïtief en mobiel
• Het is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen het kan: managers, projectmanagers, HR, boekhouders, werknemers, enz.

Het belangrijkste voordeel van het kiezen van deze tool is de zekerheid dat de software het bedrijf begrijpt en zich eraan aanpast. De ERP begrijpt de problemen van de klant en richt de tool om de juiste antwoorden te geven aan de teams.

a. De belangrijkste voordelen :

• Zeer eenvoudig op te zetten
• Hiermee kun je snel aan de slag
• Kan naar behoefte worden aangepast (gebruik van meer modules, toevoeging van medewerkers, toevoeging van factuur- en calculatiesjablonen)
• Grote controle over parameters
• De tool aanpassen

b. Procesautomatisering :

Door elke medewerker toegang te geven, worden uw gegevens in realtime bijgewerkt en kunnen uw verschillende afdelingen gemakkelijker met elkaar communiceren.

• De gegevens gekoppeld aan de voorstellen geven het management de verkoopprognose.
• Verlof vermindert de hoeveelheid tijd die beschikbaar is voor beslissingen over personeel.
• Medewerkers die hun tijden bijwerken genereren een real-time herberekening van marges en projectprestaties.
• Alle factureringsgegevens zijn beschikbaar en wanneer een projectmijlpaal is voltooid, wordt de factuur automatisch opgesteld.

c. Een cloudgebaseerde tool

Met een cloud ERP voor adviesbureaus profiteer je van een schaalbare tool die maand na maand beter wordt. En er zijn geen prijswijzigingen.

• Regelmatige verbeteringen van de interface
• Gegarandeerd betere UX
• Nieuwe modules geïnstalleerd, enz.

Met de nieuwe oplossingen kun je :

• Bedien je beheer net zo gemakkelijk vanaf je smartphone of tablet als op kantoor op je pc.
• Beheer je uitgaven terwijl je onderweg bent, zelfs op afstand, in de trein of in je Uber!

Concluderend, een goed ERP-systeem biedt :

• Meer zichtbaarheid voor elke medewerker
• Aanzienlijke tijdsbesparing
• Vereenvoudiging en automatisering van processen

02. Wat kun je DOEN met ERP?

Een ERP kan je helpen om al je activiteiten te verbeteren en te vereenvoudigen. Van de pre-sales fase tot facturatie en rapportage.

a. Pre-sales :

In ERP CRM kunt u uw database van contacten en organisaties delen. Als uw ERP is gekoppeld aan uw e-mailinbox, kunt u de laatste uitwisselingen in elk contactpersonenbestand bewaren, zodat u verder kunt gaan waar u gebleven was en nog meer impact kunt hebben op uw prospects.

Met een goede ERP kun je ook je verkooppijplijn visualiseren: in welk stadium de voorstellen verkeren die door je adviesbureau zijn voorbereid. U centraliseert de informatie. Elk van uw voorstellen bevat het werkplan en de tijdsbesteding van uw verkopers. En ook de kosten voor uitbesteding en de kosten in verband met deze pre-sales fase.

Ontdek pre-sales met Stafiz

b. Anticiperen op behoeften door betere zichtbaarheid

Dankzij deze goede visualisatie kunt u met uw ERP anticiperen op de vaardigheden en teamvereisten die aan projecten moeten worden toegewezen.

Met deze staffing tool kun je de beschikbaarheid van je consultants bekijken. Je kunt de juiste resources selecteren om toe te wijzen, op basis van een periode, een projectcategorie en een vaardigheidseis. Dit maakt het gemakkelijker om personeel toe te wijzen aan het begin van of tijdens een project.

Ontdek personeel met Stafiz

c. Nadat een project is gestart :

Met ERP kun je de voortgang van projecten duidelijk weergeven. Dankzij tijdregistratie, of Comptes Rendus d'Activité (CRA), kunnen je medewerkers eenvoudig bijhouden hoeveel tijd ze aan elke interne opdracht of project hebben besteed. Als je ERP gekoppeld is met Google- of Microsoft-kalenders, kun je deze tijdregistratie automatiseren. De informatie wordt geüpload vanuit de agenda en het enige wat de medewerker hoeft te doen is het controleren voordat hij/zij het indient. Een echte tijdsbesparing!

Ook tijdens het project kun je met een ERP zoals Stafiz uitgaven beheren. Van het indienen van onkostendeclaraties tot facturatie, inclusief validatie en het berekenen van de impact op de projectmarge. Met ERP kun je de voortgang en de marge van je projecten heel nauwkeurig volgen. Het informeert je in realtime over de situatie en eventuele verwachte afwijkingen van het budget.

Ontdek projectbeheer met Stafiz

d. Facturering automatiseren

Of je nu werkt aan een project waarbij de facturatie wordt uitgevoerd op basis van tijd en materialen, of een project waarbij de facturatie wordt uitgevoerd op basis van een vaste prijs, met het ERP kunnen je supportteams dit proces volledig automatiseren. Als het een massafactureringstool heeft, zou het je in staat moeten stellen om alle facturen die voor een periode gepland zijn te volgen, ze aan te passen en ze met slechts een paar klikken te versturen.

Tot slot moet een goed ERP-systeem uw adviesbureau in staat stellen om onmiddellijk en in realtime de hefbomen voor groei en verbeterde facturering te identificeren. Met rapporten over de verwachte omzet, marges, werkdruk en personeelsbezetting kunt u de winstgevendheid van uw bedrijf verbeteren en ontdekken waar problemen vandaan komen. Met waarschuwingen over onbetaalde facturen kun je je klanten sneller opvolgen. Een ERP-systeem geeft je meer vertrouwen in je management en de volwassenheid van je processen betekent dat je activiteiten winstgevender zijn.

Ontdek facturatie met Stafiz

03. Welke ROI kun je halen uit een ERP-systeem om je bedrijf te beheren?

Het implementeren van een ERP is een project dat een bevredigende ROI moet opleveren. Het is dus belangrijk om de kosten van de oplossing af te wegen tegen alle voordelen die ERP je kan brengen voordat je de oplossing implementeert.

Hier zijn enkele voordelen om rekening mee te houden bij het berekenen van de ROI:

Tijdsbesparing met CRM (verkoop en beheer) :

• U hoeft niet langer op zoek te gaan naar voorstellen, maar hebt ze gecentraliseerd in uw tool voor dagelijks beheer
• Offertes worden rechtstreeks in de tool gemaakt. Geen dubbele invoer wanneer de offerte overgaat naar de projectfase, gegevens en werkdrukplannen worden overgenomen.
• Het delen van databases met contacten en organisaties

Tijd bespaard op uitgavenbeheer (alle werknemers) :

• Houd je uitgaven onderweg bij op je smartphone
• Validaties vanaf je smartphone
• Gecentraliseerde onkostendeclaraties die direct door supportteams kunnen worden gebruikt
• Decentralisatie van onkostendeclaraties (traceren met bewijskracht)
• Real-time berekening van de impact op het project
• Automatisch bijhouden en factureren van factureerbare uitgaven
• Geautomatiseerde extractie van boekhoudgegevens

Tijdsbesparing op personeel (alle werknemers) :

• In één oogopslag je eigen personeelsbestand en dat van je team zien
• Bekijk je projectplanning rechtstreeks vanuit je gebruikelijke agenda's (Microsoft)
• De personeelsbezetting van het team in realtime bewaken en plannen
• Automatische identificatie en toewijzing van de juiste werknemers

Tijdsbesparing op projectbewaking en managementcontrole (van de projectmanager tot de management- en supportteams):

• Real-time kostenbewaking
• Verkoop bewaken op basis van percentage van voltooiing
• Beheer van afsluitingen en eindafrekeningen
• Geautomatiseerde tijdregistratie
• Automatische herinnering om ratingbureaus bij te werken
• Geautomatiseerde vakantieaanvragen

Verbeterde winstgevendheid (management) :

• Identificatie van financiële risico's en ondersteuning bij beslissingen die bijdragen aan een algehele verbetering van de winstgevendheid
• Helpen bij het optimaliseren van de capaciteit om de algehele winstgevendheid van het bedrijf te verbeteren
• Toegang tot alle geconsolideerde of divisierapporten

We hopen dat we je hebben overtuigd om voor deze oplossing te kiezen! In 2023 vindt iedereen zichzelf opnieuw uit, past zich aan, is creatief en innoveert. Met ERP kunt u al deze dingen doen en de tijd nemen om te doen wat echt belangrijk is voor uw praktijk en uw medewerkers. Verspil geen minuut meer!

We hebben Stafiz ontworpen om de beschreven voordelen en functionaliteiten te bieden, specifiek voor professionele diensten en servicebedrijven. Lees meer via de onderstaande link.

Ontdek Stafiz ERP