Wie erstelle ich ein vorläufiges Projektbudget? (Beispiele)

Was ist ein geplantes Projektbudget?

Geschätztes Projektbudget: Definition

Das vorläufige Budget eines Projekts stellt eine Schätzung aller Kosten dar, die während der Fertigstellung des Projekts in einem Projekt anfallen werden, wie z. B. Arbeitskosten, aber auch indirekte Kosten wie Einkäufe von Subunternehmern, Reisekosten und Materialeinkäufe.

Die Budgetierung für ein Projekt erfolgt in der Regel, bevor es beginnt, um festzustellen, ob das Projekt finanziell tragfähig ist, und um potenzielle Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren.

Das vorläufige Budget ist ein wichtiges Instrument im Projektmanagement. Während des gesamten Projekts wird das Budget mit der tatsächlichen Situation und den Prognosen verglichen, um zu überprüfen, ob das Projekt mit den ursprünglichen Zielen übereinstimmt.

Wann sollten Sie ein Budget für ein Projekt einplanen?

Es ist notwendig, den Bau des Projekts durchzuführen, sobald die Ressourcen für die Durchführung erschöpft sind (was den meisten Situationen entspricht). Unterschiedliche Kontexte erfordern daher die Realisierung eines vorläufigen Projektbudgets.

• Geschäftsprojekt: Wenn ein Unternehmen ein Projekt oder eine Initiative startet, muss geprüft werden, ob es finanziell machbar ist und ob es möglich ist, eine Kapitalrendite zu erzielen.

• Gemeinnütziges Projekt: Gemeinnützige Vereine finanzieren sich durch Spenden oder Hilfen, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Projektbudgets vollständig überwacht werden, damit sie im Rahmen der gewährten Fördermittel durchgeführt werden können.

• Staatliches Projekt: Regierungen führen oft Großprojekte über mehrere Jahre durch. Diese werden zu einem großen Teil durch Steuern finanziert und daher in ihrer Höhe veröffentlicht. Es ist wichtig, dass Budgets erstellt werden, um sicherzustellen, dass diese Regierungsprojekte pünktlich und auf der Grundlage der geplanten Kosten abgeschlossen werden.

• Persönliche Projekte: Es ist auch oft interessant, im Rahmen der Realisierung eines einzelnen Projekts ein Budget zu erstellen, um zu überprüfen, ob es die persönlichen Finanzen nicht gefährdet, und so die Budgetrisiken zu analysieren , um sie besser vorhersagen zu können.

Warum ein vorläufiges Projektbudget einrichten?

Abgesehen von seiner Nützlichkeit bei der Bestimmung der Machbarkeit eines Projekts kann die Einführung eines Projektbudgetmodells in vielen Fällen nützlich sein.

Die Ziele der Projektbudgetierung

• Weisen Sie Ressourcen richtig zu: Die Kalkulation eines Projekts ermöglicht es Ihnen, die Arbeit auf alle Arten von Ressourcen zu verteilen, einschließlich menschlicher Arbeit, der Menge der Ausrüstung, des Kaufs von Subunternehmern usw. Um eine genaue Verteilung der Anforderungen zu ermöglichen und die Effizienz des Einsatzes dieser verschiedenen Ressourcen zu optimieren, kann das Projekt in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt werden.

• Steuern und verwalten Sie ein Projekt: Während des gesamten Projekts dient das Budget als Roadmap für den Projektmanager, der das Projekt nicht nur pünktlich, sondern auch innerhalb der ursprünglich geplanten Kosten abschließen muss.

• Befähigung und Transparenz schaffen: Ein Projektbudget gibt den verschiedenen Projektmanagern und Stakeholdern Ziele vor. Sie stellt eine Reihe von Zielen dar, die eingehalten werden müssen, und ermöglicht es, auf transparente Weise die möglichen Gründe für die Überschreitung der Ziele zu ermitteln.

• Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung: Dank der Budgetierung ist es während des Projekts einfacher, die möglichen Probleme zu verstehen, die es gefährden könnten, und schnell genug Entscheidungen zu treffen, um den Kurs zu korrigieren.

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Überprüfung eines Budgets während des Projekts 

Dieses vorläufige Budget, das den Bezugspunkt bildet, soll sich im Laufe des Projekts nicht ändern. Ändert sich jedoch der Umfang des Projekts – zum Beispiel auf Wunsch des Auftraggebers – muss das Budget überarbeitet werden.

Der neue Geltungsbereich impliziert, dass das ursprüngliche Budget veraltet ist. Es ist daher notwendig, sich die Möglichkeit zu geben, einen Haushaltsplan in bestimmten Fällen so zu revidieren , dass er das gleiche Maß an Nutzen beibehält.

Die Ist-Situation muss regelmäßig mit dem Budget verglichen werden. Es müssen also zwei Lesungen vorgenommen werden.

• Die bisherige Situation in Bezug auf den Haushalt: Dies ermöglicht es uns, das Ausmaß des Verbrauchs des Budgets zu verstehen.

• Die Situation, die berücksichtigt, was erreicht wurde und was noch zu tun ist: Durch die Berechnung des noch zu erledigenden Rests und dessen Addition zu den bereits erreichten Zielen ermöglicht eine Landeberechnung des Projektbudgets einen klareren Vergleich der Situation mit dem ursprünglichen vorläufigen Budget. Diese Art des Vergleichs verdeutlicht die Risiken, die mit der Abweichung von einem Budget verbunden sind. Woraus setzt sich ein geplantes Projektbudget zusammen? 

Wie setzt sich ein vorläufiges Projektbudget zusammen?

Das vorläufige Budget des Projekts muss so umfassend wie möglich sein, damit es zuverlässig ist. Daher müssen alle für die Realisierung erforderlichen Ressourcen berücksichtigt werden.

Zusätzlich zur Auflistung der Ressourcen müssen Sie die Menge und die aufgewendete Zeit bestimmen. Das Aufteilen des Projekts in Aufgaben oder Unteraufgaben kann die Kalkulation vereinfachen.

Projekt-Ressourcen

Interne Mitwirkende

Es sind alle Personen innerhalb des Unternehmens, die in irgendeiner Weise zu dem Projekt beitragen werden. Sie müssen diese Personen (oder die Kategorien, zu denen sie gehören: Entwickler, Berater usw.) identifizieren und bestimmen, wie viel Zeit sie während der Dauer des Projekts verbringen werden. 

Beispiel für einen Produktionsplan in Stafiz

Für diese Mitwirkenden ergeben sich die Kosten aus der aufgewendeten Zeit und den Kosten der einzelnen Mitwirkenden. Es muss festgelegt werden , in welchem Zeitrahmen die Kalkulation erstellt wird.

Entspricht das Budget beispielsweise einer Anzahl von Stunden für die verschiedenen Aufgaben, muss für jeden der Mitwirkenden ein "Stundenkosten" berechnet werden. Wenn die Einheit für den Tag ist, muss ihr ein "täglicher Preis" vorangestellt werden.

Untervergabe

Viele Projekte erfordern die Vergabe von Unteraufträgen, um bestimmte Projektaufgaben auszuführen.

Sie müssen in der Lage sein, die Kosten dieser Unterauftragsvergabe zu quantifizieren , um sie in Ihr vorläufiges Budget zu integrieren und so einen Überblick über die Kosten Ihrer internen und externen Mitarbeiter zu haben.

Produkte und Einkäufe

Bei einigen Projekten ist möglicherweise der Kauf von Produkten erforderlich, um sie Kunden zur Verfügung zu stellen, z. B. Benutzerlizenzen für den Betrieb von Software.

In diesem Fall sind die Kosten für die Lizenzen zu berücksichtigen.

Die Ausstattung

Wenn ein Projekt den Kauf oder die Miete von Geräten erfordert, muss dies ebenfalls in das Budget einbezogen werden.

Wenn sich die Ausrüstung bereits im Besitz des Unternehmens befindet, müssen die Abschreibungskosten im Budget berücksichtigt werden.

Honorare

Im Zuge der Durchführung eines Projekts fallen häufig Kosten an, wie z.B. Reisekosten.

Diese können abrechenbar sein oder nicht. Diese erneute Rechnungsstellung kann auf tatsächlicher Basis oder im Rahmen einer Pauschale erfolgen.

Eine Schätzung der im Rahmen des Projekts anfallenden Kosten sowie die durchzuführende Nachfakturierung müssen in das Projektbudget aufgenommen werden.

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Umsatz

Wenn Projekte an Kunden verkauft werden (meist an Kunden außerhalb des Unternehmens, aber manchmal auch an Kunden innerhalb des Unternehmens), kann der Umsatz auf das Projekt angewendet werden. 

Der genaue Umsatz eines Projekts ist erst bekannt, wenn es als Teil eines Pakets abgerechnet wird. Die Stakeholder haben sich auf die Höhe des Verkaufs des Projekts geeinigt, und wenn sich der Umfang nicht ändert, wird dieser Umsatz erfasst. 

Auf der anderen Seite, wenn ein Projekt nach aufgewendeter Zeit abgerechnet wird, kann es variieren, da es die tatsächliche Arbeit ist, die letztendlich die Höhe des Projektverkaufs bestimmt. Somit kann zum Zeitpunkt der Erstellung des vorläufigen Budgets des Projekts nur eine Schätzung angegeben werden.

Ränder

Die Machbarkeit eines Projekts hängt vom Kostenbudget des Projekts ab, das vom Unternehmen verkraftbar sein muss, aber auch von der Marge des Projekts, die es ermöglicht, den Return on Investment zu berechnen.

Die Marge eines Projekts wird berechnet, indem vom Umsatz (einschließlich erneuter Fakturierung von Kosten, Produkten, Unteraufträgen) alle für das Projekt aufgewendeten Kosten abgezogen werden. Jedes Unternehmen muss wissen, wie hoch die erwarteten Margen sind, um die Leistungsanalyse zu erleichtern.

Wie erstelle ich ein vorläufiges Projektbudget?

Welche Schritte sind notwendig?

Um ein Projekt zu budgetieren, gibt es bestimmte Schritte, die befolgt werden müssen.

1. Bestätigen Sie alle Aufgaben, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind.
2. Geben Sie die Ressourcen an, die für jede der Projektaufgaben benötigt werden (Arbeitszeit, Material usw.).
3. Weisen Sie die Arbeit verschiedenen Arten von Mitwirkenden zu: Bestimmen Sie, was mit den Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens und was von Subunternehmern erledigt wird.
4. Bestätigen Sie die Zeit, die jeder Mitwirkende aufwenden muss, und holen Sie einen Kostenvoranschlag von den Subunternehmern ein.
5. Schätzen Sie die Kosten, die im Projekt anfallen werden (Reisekosten, Spesenabrechnungen usw.).
6. Schätzen Sie den Umsatz des Projekts.
7. Erstellen Sie ein geplantes Budget in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung mit den verschiedenen Umsatz- und Kostenzeilen.

Mit welchem Tool soll ein vorläufiges Projektbudget erstellt werden?

Es gibt verschiedene Arten von Tools, um Ihr Projekt zu budgetieren. 

Sie können sich dafür entscheiden, bei Tabellenkalkulationen zu bleiben, um Ihre Budgets zu erreichen. Dies bringt Ihnen eine gewisse Einfachheit, bringt aber einige bemerkenswerte Probleme mit sich: 

• mangelnde Kohärenz bei der Umsetzung der Projektbudgets; 
• mangelnde Kommunikation (Daten sind schwieriger zu teilen); 
• mangelnde Kontrolle (das Budget kann nicht automatisch zur Validierung eingereicht werden); 
• Unzuverlässigkeit (es ist schwieriger, eine Berechnung in einer Tabelle zuverlässig zu machen).

Alternativ können Sie sich auch mit einem Tool ausstatten, das dem Projektmanagement gewidmet ist. Die Herangehensweise an die Budgetierung eines Projekts kann je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein, und Sie müssen sich daher mit einem an Ihr Unternehmen angepassten Tool ausstatten.

Wenn Sie beispielsweise Bauprojekte durchführen, kann sich ein Tool wie Procore anpassen. Für Projekte in der Beratung oder IT-Dienstleistung ist Stafiz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

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Wie formatiere ich das vorläufige Budget?

Da das Budget intern als Fahrplan dient, ist es wichtig, dass es für alle Beteiligten lesbar ist. Er muss für die Controlling-Abteilung und die Geschäftsführung, aber natürlich auch für den Projektleiter lesbar sein. 

Damit das Ziel der Rechenschaftspflicht und Transparenz erreicht werden kann, muss der Haushaltsplan leicht verständlich sein, sonst kann es sein, dass er nicht ausreichend genutzt wird.

Sie muss daher das Vokabular der Projektteams respektieren. Die Formatierung muss daher von den Stakeholdern validiert werden, die die wichtigsten Daten und Indikatoren (Gesamtkosten, Projektmarge, Zusammenfassung usw.) finden müssen.

Damit das geplante Projektbudget zu einem echten Entscheidungsinstrument wird, muss sichergestellt werden, dass alle Personen, die es nutzen, die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Schließlich muss es leicht replizierbar sein, da die Budgetierung für ein Projekt eine sich wiederholende Aufgabe ist. Je einfacher und automatisierbarer das Format, desto mehr Zeit spart das Unternehmen bei der Erstellung und dem Lesen dieser Budgets.

Ziel der Mitteilung des vorläufigen Haushaltsplans

Dadas Budget eines Projekts auch ein Kommunikationsziel hat, ist es notwendig, darüber nachzudenken, wie diese Budgets leicht zum Lesen verfügbar gemacht werden können.

Spezielle Tools machen es einfach, diese Budgets an die verschiedenen Stakeholder zu kommunizieren.

Wenn Sie es vorziehen, in einer Tabelle zu bleiben, sollte das Budget mit einem eindeutigen, standardisierten Namen festgehalten werden, damit es in einem sicher zugänglichen Ordner leicht gefunden werden kann.

Was sind die Fallstricke, die es bei der Erstellung des vorläufigen Budgets für ein Projekt zu vermeiden gilt?

Ein schlechter Projektbudgetierungsprozess ist eine der Ursachen, die zum Scheitern von Projekten führen.

Es gibt eine Reihe von Risiken, die bei der Erstellung eines geplanten Projektbudgets zu berücksichtigen sind.

• Unterschätzte Kosten: Dies ist ein großes Risiko und eine der Ursachen für das Scheitern von Projekten, die besonders häufig auftritt. Wenn nicht alle Kosten berücksichtigt oder unterschätzt werden, wird das Budget überschritten, und das Ausmaß dieser Überschreitung kann das Projekt schnell zum Scheitern bringen.

• Schlechte Kostenkalkulation: Ohne die Hilfe eines Tools können die verwendeten Kalkulations- und Kostenstandards falsch kalkuliert werden, was zu unzuverlässigen Budgets sowie einer schlecht organisierten Planung führt.

• Unvorhergesehene Ereignisse während des Projekts: Bestimmte Ereignisse können eintreten, ohne dass ein Budget sie vorhersehen konnte (Naturkatastrophe, Konkurs eines Lieferanten usw.). Ein konservativer Ansatz ist daher zwingend erforderlich, um ein zu hohes Risiko zu vermeiden.

• Mangelnde Flexibilität: Ein zu starres Budget kann Sie daran hindern, auf bestimmte Situationen zu reagieren und ein Projekt gefährden. Es ist notwendig, in der Lage zu sein, das Budget anzupassen, wenn die Situation es erfordert.

• Schlechte Ressourcenallokation: Wenn die Arbeit der Verteilung und Kalkulation schlecht erledigt wird, fehlt es dem Budget an Kohärenz, und die Planung birgt die Gefahr, dass Situationen der Desorganisation entstehen, die das Erreichen des Budgets und der Projektfristen benachteiligen.

Effizientere Ressourcenallokation mit Stafiz

Schließlich vermeidet eine regelmäßige Überwachung der Situation in Bezug auf das ursprüngliche Budget während des Projekts das Risiko, vom Budget abzuweichen.

Es gibt viele Maßnahmen, um eine Situation wiederherzustellen, in der ein Projekt Gefahr läuft, dass sein Budget abweicht:

• Neuverhandlung mit dem Kunden;
• Umverteilung von Ressourcen, um zukünftige Kosten zu senken,
• Kompromisse bei der Erfüllung bestimmter nicht wesentlicher Aufgaben.

Beispiele für Projektbudgetprognosen 

Hier sind zwei Beispiele für vorläufige Budgets für Projekte, die auf Stafiz durchgeführt wurden, um die Theorie zu veranschaulichen. 

Im ersten Fall handelt es sich um ein einfaches Projekt, bei dem nur Menschen eingreifen.

Projektkalkulation in Stafiz

In diesem zweiten Beispiel kommen zusätzliche Gebühren hinzu, sowie ein Verkauf von Produkten (Lizenzen) und die Vergabe von Unteraufträgen.

Projektkalkulation mit Lizenzverkäufen und Unteraufträgen

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