Wie erstellt man ein vorläufiges Projektbudget? (Beispiele)

Was ist ein Projektvoranschlag?

Projektvoranschlag: Definition

Das vorläufige Budget eines Projekts stellt eine Schätzung aller Kosten dar, die während der Durchführung eines Projekts anfallen werden, wie z. B. Arbeitskosten, aber auch indirekte Kosten wie die Einkäufe von Subunternehmern, Reisekosten und Materialkäufe.

Die vorausschauende Budgetierung eines Projekts wird in der Regel vor Beginn des Projekts durchgeführt,um festzustellen, ob das Projekt finanziell tragfähig ist, und um mögliche Möglichkeiten zur Kostensenkung.

Der Budgetvoranschlag ist ein Schlüsselinstrument des Projektmanagements. Während des gesamten Projekts wird das Budget mit der tatsächlichen Situation und mit den Prognosen verglichen, um zu überprüfen, ob das Projekt weiterhin mit den ursprünglichen Zielen übereinstimmt.

Wann sollte man ein Projekt budgetieren?

Eine Projektbudgetierung ist notwendig, wenn die Ressourcen für die Durchführung des Projekts erschöpfbar sind (was auf die meisten Situationen zutrifft). So gibt es verschiedene Kontexte, in denen die Erstellung eines Projektbudgets erforderlich ist.

• Projektgeschäft : Wenn ein Unternehmen ein Projekt oder eine Initiative startet, muss geprüft werden, ob es finanziell machbar ist und ob es zu einer Rendite führen wird.

• Projekt für wohltätige Zwecke : Wohltätigkeitsorganisationen finanzieren sich durch Spenden oder Zuschüsse. Es ist entscheidend, dass die Projektbudgets genau nachverfolgt werden, damit die Projekte im Rahmen der gewährten Finanzierungen durchgeführt werden können.

• Regierungsprojekt : Regierungen führen oft große Projekte durch, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Diese werden größtenteils aus Steuergeldern finanziert, weshalb ihre Beträge öffentlich bekannt gegeben werden. Es ist wichtig, dass Budgets aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass diese Regierungsprojekte rechtzeitig und auf der Grundlage der Kosten, die vorhergesehen wurden, durchgeführt werden.

• Persönliche Projekte: Oft lohnt es sich auch, im Rahmen der Durchführung eines individuellen Projekts ein Budget zu erstellen, um zu überprüfen, ob es die persönlichen Finanzen nicht gefährdet, und so Haushaltsrisiken zu analysieren, um sie besser vorhersehen zu können.

Warum sollte man einen Projektvoranschlag erstellen?

Abgesehen davon, dass sie nützlich ist, um die Durchführbarkeit eines Projekts zu bestimmen, kann die Übernahme einer Vorlage für den Finanzplan eines Projekts in vielen Fällen nützlich sein.

Die Ziele der Projektbudgetierung

• Ressourcen richtig zuordnen: Ein Projekt zu beziffern ermöglicht es, die Arbeit auf alle Arten von Ressourcen zu verteilen, darunter menschliche Arbeit, die Menge an Material, den Einkauf von Subunternehmern usw.. Um den Bedarf genau zuzuordnen und die Effizienz der Nutzung dieser verschiedenen Ressourcen zu optimieren, kann das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt werden.

• Ein Projekt kontrollieren und steuern : während des gesamten Projekts dient das Budget als Fahrplan für den Projektmanager, der das Projekt nicht nur in der vorgegebenen Zeit, sondern auch unter Einhaltung der ursprünglich geplanten Kosten durchführen muss.

• Verantwortung übernehmen und Transparenz schaffen : Das Projektbudget gibt den verschiedenen Verantwortlichen und Beteiligten eines Projekts Ziele vor. Es stellt eine Folge von Zielen dar, die eingehalten werden müssen, und ermöglicht eine transparente Identifizierung möglicher Gründe für die Überschreitung der Ziele.

• Erleichterung der Entscheidungsfindung : Dank der Budgetierung ist es während des Projekts einfacher, mögliche Probleme zu verstehen, die das Projekt gefährden könnten, und schnell genug Entscheidungen zu treffen, um das Problem zu beheben.

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Die Überarbeitung eines Budgets während des Projekts 

Es wird nicht erwartet, dass sich dieses vorläufige Budget, das den Bezugspunkt darstellt, im Laufe des Projekts ändert. Wenn sich der Umfang des Projekts jedoch ändert - z. B. auf Wunsch des Kunden z. B.Wenn der Projektleiter - z. B. ein Projektleiter oder eine Projektleiterin - das Budget ändern möchte, muss das Budget überarbeitet werden.

Der neue Umfang bedeutet nämlich, dass das ursprüngliche Budget veraltet ist. Man muss sich also die Fähigkeit verschaffen, ein Budget in bestimmten Fällen zu revidieren, damit es den gleichen Nutzwert behält.

Die tatsächliche Situation muss regelmäßig mit dem Budget verglichen werden. Es müssen also zwei Lesarten vorgenommen werden.

• Die Situation zum Zeitpunkt im Vergleich zum Budget : dies gibt Aufschluss darüber, in welchem Umfang das Budget verbraucht wurde.

• Die Situation, die das Realisierte und das, was noch zu tun ist, berücksichtigt : durch die Berechnung der noch zu erledigenden Aufgaben und deren Hinzufügung zu dem, was bereits erreicht wurde, ermöglicht eine Landeberechnung des Projektbudgets einen deutlicheren Vergleich der Situation mit dem ursprünglichen Budgetvoranschlag. Diese Art des Vergleichs verdeutlicht die Risiken, die mit der Abweichung von einem Budget verbunden sind. Woraus besteht ein Projektbudgetplan?

Wie setzt sich ein Projektvoranschlag zusammen?

Der Finanzplan für das Projekt muss möglichst umfassend sein, damit er zuverlässig ist. So müssen alle Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, berücksichtigt werden.

Neben der Auflistung der Ressourcen müssen Sie die Menge und die aufgewendete Zeit bestimmen. Ein Aufteilung des Projekts in Aufgaben oder Unteraufgaben kann hier helfen, die Bezifferung einfacher zu gestalten.

Die Ressourcen eines Projekts

Interne Mitwirkende

Dies sind alle Personen innerhalb des Unternehmens, die in irgendeiner Weise zum Projekt beitragen werden. Man muss diese Personen (oder die Kategorien, zu denen sie gehören: Entwickler, Berater, ...) identifizieren und die Zeit bestimmen, die sie während der Dauer des Projekts verbringen werden. 

Beispiel für einen Produktionsplan in Stafiz

Für diese Mitwirkenden entsprechen die Kosten dem Produkt aus der aufgewendeten Zeit und den Kosten für jeden Mitwirkenden. Es muss festgelegt werden, auf welche Zeiteinheit sich die Bezifferung beziehen soll.

Wenn das Budget z. B. einer Anzahl von Stunden für die verschiedenen Aufgaben entspricht, müssen Sie für jeden der Beitragenden "Kosten pro Stunde" berechnen. Wenn die Einheit ein Tag ist, müssen Sie dem eine "Tageskosten" gegenüberstellen.

Die Vergabe von Unteraufträgen

Viele Projekte erfordern die Beauftragung von Unterauftragnehmern, um bestimmte Projektaufgaben zu erledigen.

Sie müssen die Kosten für diese Auslagerung beziffern können, um sie in Ihren Haushaltsvoranschlag aufzunehmen und so einen Überblick über die Kosten Ihrer internen wie externen Mitarbeiter zu erhalten.

Produkte und Einkäufe

Manchmal müssen bei bestimmten Projekten Produkte gekauft werden, um sie den Kunden zur Verfügung zu stellen, z. B. Benutzerlizenzen für den Betrieb einer Software.

In diesem Fall müssen die Kosten für die Lizenzen berücksichtigt werden.

Das Material

Wenn ein Projekt den Kauf oder das Mieten von Ausrüstung erfordert, muss auch dies in das Budget einbezogen werden.

Wenn die Ausrüstung bereits Eigentum des Unternehmens ist, sind ihre Abschreibungskosten die im Budget berücksichtigt werden müssen.

Die Kosten

Im Rahmen der Durchführung eines Projekts fallen häufig Kosten an, z. B. Reisekosten.

Diese können neu in Rechnung gestellt werden oder nicht. Diese Neuberechnung kann auf tatsächlicher Basis oder im Rahmen einer Pauschale erfolgen.

Eine Schätzung der im Rahmen des Projekts anfallenden Kosten sowie der zu erstellenden Neuberechnung muss in das Projektbudget aufgenommen werden.

Entdecken Sie das Kostenmanagement

Der Umsatz

Wenn Projekte an Kunden verkauft werden (häufiger an Kunden außerhalb des Unternehmens, manchmal aber auch an interne Kunden des Unternehmens weiterberechnet), kann ein Umsatz auf das Projekt angewendet werden. 

Der genaue Umsatz eines Projekts ist nur dann bekannt, wenn es im Rahmen eines Pauschalpreises in Rechnung gestellt wird. Die Beteiligten haben sich auf den Verkaufsbetrag des Projekts geeinigt, und wenn sich der Umfang nicht ändert, wird dieser Umsatz festgestellt. 

Wenn ein Projekt jedoch nach Zeitaufwand abgerechnet wird, kann dieser variieren, da der tatsächliche Arbeitsaufwand letztendlich den Betrag bestimmt, der für den Verkauf des Projekts aufgewendet werden muss. Daher kann bei der Erstellung des Projektvoranschlags nur eine Schätzung angegeben werden.

Die Ränder

Die Durchführbarkeit eines Projekt s hängt vom Kostenbudget des Projekts ab, das vom Unternehmen absorbierbar sein muss, aber auch von der Marge des Projekts, die es ermöglicht, Folgendes zu erreichen die Investitionsrendite zu berechnen.

Die Gewinnspanne eines Projekts wird berechnet, indem vom Umsatz (einschließlich der Weiterberechnung von Kosten, Produkten, Unteraufträgen) alle Kosten abgezogen werden, die für das Projekt aufgewendet wurden. Jedes Unternehmen muss wissen, welche Margenhöhe erwartet wird, um dieLeistungsanalyse zu erleichtern.

Wie erstellt man einen Budgetvoranschlag für ein Projekt?

Welche Schritte sind notwendig?

Um ein Projekt zu budgetieren, müssen Sie bestimmte Schritte befolgen.

1. Bestätigen Sie alle Aufgaben, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind.
2. Geben Sie die Ressourcen an, die für jede der Projektaufgaben benötigt werden (Mannzeit, Material ...).
3. Weisen Sie die Arbeit den verschiedenen Arten von Beitragenden zu: Legen Sie fest, was mit unternehmensinternen Personen und was von Auftragnehmern erledigt wird.
4. Bestätigen Sie den Zeitaufwand für jeden Mitwirkenden und erhalten Sie eine Kostenaufstellung der Unterauftragnehmer.
5. Schätzen Sie die Kosten, die im Rahmen des Projekts anfallen werden (Reisen, Spesenabrechnungen...).
6. Schätzen Sie den Umsatz des Projekts.
7. Erstellen Sie einen Haushaltsvoranschlag in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung mit den verschiedenen Umsatz- und Kostenlinien.

Mit welchem Werkzeug kann ich einen Projektfinanzplan erstellen?

Es gibt verschiedene Arten von Werkzeugen, mit denen Sie Ihr Projekt budgetieren können. 

Sie können sich dafür entscheiden, bei der Erstellung Ihrer Budgets bei Tabellenkalkulationen zu bleiben. Dies bringt Ihnen eine gewisse Einfachheit, hat aber bekannte Probleme: 

• mangelnde Konsistenz bei der Erstellung von Projektbudgets ; 
• ein Mangel an Kommunikation (Daten sind schwieriger zu teilen) ; 
• mangelnde Kontrolle (das Budget kann nicht automatisch zur Genehmigung vorgelegt werden) ; 
• mangelnde Zuverlässigkeit (es ist schwieriger, eine Berechnung in einer Tabellenkalkulation zuverlässig zu machen).

Ansonsten können Sie sich für ein spezielles Tool zur Projektsteuerung entscheiden. Der Ansatz für die Budgetierung eines Projekts kann je nach Ihrem Beruf recht stark variieren, daher sollten Sie sich mit einem Werkzeug ausstatten, das auf Ihren Beruf zugeschnitten ist.

Wenn Sie z. B. Projekte in der im Baugewerbe tätig sind, kann ein Tool wie Procore passend sein. Für Projekte in Consulting oder IT-Dienstleistungen ist Stafiz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

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Wie gestaltet man den Haushaltsvoranschlag?

Da der Haushaltsplan intern als Fahrplan dient, ist es wichtig, dass er für alle Beteiligten lesbar ist. Er muss von der Controllingabteilung und der Geschäftsleitung, aber natürlich auch vom Projektleiter gelesen werden können. 

Damit das Ziel der Rechenschaftspflicht und Transparenz erreicht werden kann, muss der Haushalt leicht verständlich sein, da er sonst möglicherweise nicht ausreichend genutzt wird.

Er muss daher das von den Projektteams verwendete Vokabular respektieren. Seine Formatierung muss daher von den Beteiligten validiert werden, die die wichtigsten Daten und Indikatoren wiederfinden müssen (Gesamtkosten, Projektmarge, Zusammenfassung, ...).

Damit der Projektvoranschlag also zu einem echten EntscheidungshilfeWenn der Projektfinanzierungsplan zu einem Projektplan wird, muss sichergestellt sein, dass alle Personen, die ihn verwenden, die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Schließlich sollte es leicht replizierbar sein, da die Budgetierung eines Projekts eine sich wiederholende Aufgabe ist. Je einfacher und automatisierbarer das Format ist, desto mehr Zeit spart das Unternehmen bei der Erstellung und dem Lesen dieser Budgets.

Das Kommunikationsziel des Haushaltsvoranschlags

Pa das Budget eines Projekts auch ein Kommunikationsziel hat, sollten Sie überlegen, wie Sie diese Budgets leicht lesbar machen können.

Mithilfe dedizierter Tools können diese Budgets leicht an die verschiedenen Interessengruppen weitergegeben werden.

Wenn Sie es vorziehen, bei einer Tabellenkalkulation zu bleiben, sollte das Budget mit einem eindeutigen normierten Namen gespeichert werden, damit es in einem sicher zugänglichen Ordner leicht gefunden werden kann.

Welche Fallstricke sind bei der Erstellung des vorläufigen Budgets für ein Projekt zu vermeiden?

Ein schlechter Budgetierungsprozess für ein Projekt ist eine der Ursachen, die zum Scheitern eines Projekts führen.

Es gibt eine Reihe von Risiken, die bei der Erstellung eines Projektvoranschlags berücksichtigt werden müssen.

• Unterschätzte Kosten : Dies ist ein großes Risiko und eine der Ursachen für das Scheitern eines Projekts, die besonders häufig genannt wird. Wenn nicht alle Kosten berücksichtigt oder unterschätzt werden, wird das Budget überschritten, und das Ausmaß dieser Überschreitung kann schnell das Projekt zum Scheitern bringen.

• Eine schlechte Kostenkalkulation : Ohne die Hilfe eines Tools können die verwendeten Kalkulations- und Kostenstandards falsch berechnet werden, was zu unzuverlässigen Budgets sowie einer schlecht organisierten Planung führt.

• Unvorhergesehenes im Verlauf des Projekts : Bestimmte Ereignisse können eintreten, ohne dass ein Budget dies vorhersehen konnte (Naturkatastrophen, Konkurs eines Lieferanten, ...). Ein konservativer Ansatz ist daher zwingend erforderlich, um sich vor einem zu hohen Risiko zu schützen.

• Ein Mangel an Flexibilität : Ein zu starres Budget kann verhindern, dass auf bestimmte Situationen reagiert werden kann, und ein Projekt gefährden. Es ist notwendig, die Fähigkeit zu haben, das Budget anzupassen, wenn die Situation es erfordert.

• Eine schlechte Ressourcenzuweisung : Wenn die Arbeit schlecht verteilt und beziffert wird, fehlt es dem Budget an Kohärenz, und bei der Planung besteht die Gefahr, dass es zu unorganisierten Situationen kommt, die das Erreichen des Projektbudgets und des Zeitrahmens beeinträchtigen.

Mit Stafiz eine effektive Ressourcenzuweisung durchführen

Während des Projekts schließlich hilft eine regelmäßige Überwachung der Situation im Vergleich zum ursprünglichen Budget,das Risiko einer Abweichung vom Budget zu vermeiden.

Es gibt viele Maßnahmen, um eine Situation wiederherzustellen, in der ein Projekt Gefahr läuft, dass sein Budget aus dem Ruder läuft:

• Neuverhandlung mit dem Kunden ;
• Neuzuteilung von Ressourcen, um zukünftige Kosten zu senken,
• Abwägungen hinsichtlich der Erledigung bestimmter nicht vorrangiger Aufgaben.

Beispiele für einen Projektfinanzplan 

Hier sind zwei Beispiele für vorläufige Projektbudgets, die auf Stafiz erstellt wurden, um die Theorie zu veranschaulichen. 

Im ersten Fall handelt es sich um ein einfaches Projekt, bei dem nur menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Die Projektkalkulation in Stafiz

In diesem zweiten Beispiel kommen zusätzliche Gebühren hinzu, sowie der Verkauf von Produkten (Lizenzen) und die Vergabe von Unteraufträgen.

Die Projektkalkulation mit Lizenzverkauf und Outsourcing

Um die Erstellung von Projektvorausschätzungen in Stafiz zu testen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. !

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