¿Cómo establecer un presupuesto provisional del proyecto? (Ejemplos)
¿Qué es un presupuesto proyectado del proyecto?
Presupuesto provisional del proyecto: definición
El presupuesto provisional de un proyecto representa una estimación de todos los costos que se generarán en un proyecto durante la finalización del mismo, como los costos de mano de obra, pero también los costos indirectos como las compras de subcontratación, los gastos de viaje y las compras de materiales.
El presupuesto del proyecto suele llevarse a cabo antes de que comience el proyecto, para determinar si es financieramente viable e identificar posibles oportunidades de reducción de costes.
El presupuesto provisional es una herramienta clave en la gestión de proyectos. A lo largo del proyecto, el presupuesto se compara con la situación real, y con las previsiones para comprobar que el proyecto se mantiene alineado con los objetivos iniciales.
¿Cuándo se debe presupuestar un proyecto?
El presupuesto de un proyecto debe elaborarse en cuanto se agotan los recursos para llevarlo a cabo (lo que corresponde a la mayoría de las situaciones). Por lo tanto, en diferentes contextos es necesario elaborar un presupuesto provisional del proyecto.
- Proyecto empresarial: cuando una empresa pone en marcha un proyecto o iniciativa, es necesario comprobar su viabilidad financiera y si permitirá obtener un retorno de la inversión.
- Proyecto benéfico: Las sociedades benéficas se financian mediante donaciones o ayudas, y es fundamental que los presupuestos de los proyectos estén totalmente controlados para que puedan llevarse a cabo en el marco de la financiación concedida.
- Proyecto gubernamental: Los gobiernos suelen llevar a cabo proyectos a gran escala a lo largo de varios años. Estos se financian en gran medida con impuestos y, por lo tanto, sus montos se hacen públicos. Es esencial que se preparen presupuestos para garantizar que estos proyectos gubernamentales se completen a tiempo y sobre la base de los costos planificados.
- Proyectos personales: también suele ser interesante crear un presupuesto como parte de la realización de un proyecto individual para comprobar que no pone en peligro las finanzas personales y así analizar los riesgos presupuestarios para predecirlos mejor.
¿Por qué establecer un presupuesto provisional del proyecto?
Más allá de su utilidad para determinar la viabilidad de un proyecto, adoptar un modelo de presupuesto de proyecto puede ser útil en muchos casos.
Los objetivos del presupuesto de un proyecto
- Asignar recursos correctamente: el costeo de un proyecto permite distribuir el trabajo entre todo tipo de recursos, incluyendo la mano de obra humana, la cantidad de equipos, la compra de subcontratistas, etc. Para permitir una distribución precisa de los requisitos y optimizar la eficiencia del uso de estos diferentes recursos, el proyecto se puede subdividir en tareas y subtareas.
- Controlar y gestionar un proyecto: a lo largo del proyecto, el presupuesto sirve como hoja de ruta para el director del proyecto, que no solo debe completar el proyecto a tiempo, sino también dentro de los costes previstos inicialmente.
- Responsabilidad y transparencia: El presupuesto del proyecto establece objetivos para los distintos gestores del proyecto y las partes interesadas. Constituye una serie de objetivos que hay que cumplir y permite identificar con transparencia cualquier motivo de sobrecoste.
- Facilitar la toma de decisiones: gracias a la presupuestación, es más fácil durante el proyecto entender los posibles problemas que podrían ponerlo en peligro y tomar decisiones lo suficientemente rápido como para corregir el rumbo.
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Revisión de un presupuesto durante el proyecto
Se supone que este presupuesto provisional, que es el punto de referencia, no cambiará en el transcurso del proyecto. Sin embargo, si el alcance del proyecto cambia - a petición del cliente, por ejemplo el presupuesto debe revisarse.
El nuevo alcance implica que el presupuesto inicial queda obsoleto. Por lo tanto, es necesario darse la capacidad de revisar un presupuesto en casos específicos para que mantenga el mismo nivel de utilidad.
La situación real debe compararse regularmente con el presupuesto. Por lo tanto, hay que hacer dos lecturas.
- La situación hasta la fecha en relación con el presupuesto: esto nos permite entender el nivel de consumo del presupuesto.
- La situación que tiene en cuenta lo que se ha conseguido y lo que queda por hacer: al calcular el resto por hacer y sumarlo a lo ya conseguido, un cálculo de desembarco del presupuesto del proyecto permite comparar más claramente la situación con el presupuesto provisional inicial. Este tipo de comparación pone de manifiesto los riesgos asociados a desviarse de un presupuesto. ¿De qué se compone un presupuesto proyectado de un proyecto?
¿Cómo se compone el presupuesto provisional de un proyecto?
El presupuesto provisional del proyecto debe ser lo más exhaustivo posible para que sea fiable. Así, hay que tener en cuenta todos los recursos necesarios para su realización.
Además de enumerar los recursos, debe determinar la cantidad y el tiempo invertidos. Dividir el proyecto en tareas o subtareas puede simplificar el cálculo de costos.
Recursos del proyecto
Colaboradores internos
Son todas las personas dentro de la empresa las que contribuirán al proyecto de alguna manera. Es necesario identificar a estas personas (o las categorías a las que pertenecen: desarrolladores, consultores, etc.) y determinar cuánto tiempo pasarán durante la duración del proyecto.
Ejemplo de un plan de producción en Stafiz
Para estos contribuyentes, el costo es el producto del tiempo empleado por el costo de cada contribuyente. Es necesario determinar en qué plazo se establecerá el cálculo del coste.
Si, por ejemplo, el presupuesto corresponde a un número de horas en las diferentes tareas, se debe calcular un "costo por hora" para cada uno de los contribuyentes. Si la unidad es para el día, se debe poner un "costo diario" delante de ella.
Subcontratación
Muchos proyectos requieren subcontratación para realizar ciertas tareas del proyecto.
Debe ser capaz de cuantificar el coste de esta subcontratación para integrarla en su presupuesto provisional y, por lo tanto, tener una visión general del coste de sus empleados internos y externos.
Productos y compras
Algunos proyectos pueden requerir la compra de productos para ponerlos a disposición de los clientes, como licencias de usuario para software operativo.
En este caso, hay que tener en cuenta el coste de las licencias.
El equipamiento
Cuando un proyecto requiere la compra o alquiler de equipos, también debe incluirse en el presupuesto.
Si el equipo ya es propiedad de la empresa, es su coste de depreciación el que hay que tener en cuenta en el presupuesto.
Honorarios
En el curso de la realización de un proyecto, es común que se incurra en costos, como los costos de viaje.
Estos pueden ser refacturables o no. Esta refacturación se puede realizar de forma real o como parte de una suma global.
En el presupuesto del proyecto se debe incluir una estimación de los costes en los que se incurrirá como parte del proyecto, así como la refacturación que se llevará a cabo.
Rotación
Cuando los proyectos se venden a clientes (la mayoría de las veces clientes fuera de la empresa, pero a veces se vuelven a facturar a clientes dentro de la empresa), los ingresos se pueden aplicar al proyecto.
La facturación precisa de un proyecto solo se conoce cuando se factura como parte de un paquete. Las partes interesadas han acordado el monto de la venta del proyecto, y si el alcance no cambia, es esta facturación la que se registrará.
Por otro lado, cuando un proyecto se factura por tiempo empleado, puede variar, porque es el trabajo real el que determinará en última instancia el monto de la venta del proyecto. Por lo tanto, solo se puede indicar una estimación en el momento de la creación del presupuesto provisional del proyecto.
Márgenes
La viabilidad de un proyecto depende del presupuesto de costes del proyecto, que debe ser absorbible por la empresa, pero también del margen del proyecto, que permite calcular el retorno de la inversión.
El margen del proyecto se calcula deduciendo de las ventas todos los costes del proyecto (incluida la refacturación de costes, productos y subcontratación). Toda empresa necesita saber qué niveles de margen se esperan para facilitar el análisis del rendimiento.
¿Cómo establecer un presupuesto provisional del proyecto?
¿Qué pasos son necesarios?
Para presupuestar un proyecto, hay ciertos pasos que deben seguirse.
- Confirmar todas las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto.
- Indicar los recursos necesarios para cada una de las tareas del proyecto (tiempo-hombre, material, etc.).
- Asigna el trabajo a diferentes tipos de colaboradores: determina qué se hace con las personas dentro de la empresa y qué hacen los subcontratistas.
- Confirme el tiempo que debe emplear cada colaborador y obtenga una estimación de costos de los subcontratistas.
- Estimar los costes a incurrir en el proyecto (viajes, notas de gastos, etc.).
- Estimar la facturación del proyecto.
- Cree un presupuesto proyectado en forma de estado de resultados con las diferentes líneas de ingresos y costos.
¿Qué herramienta para redactar un presupuesto provisional del proyecto?
Existen varios tipos de herramientas para presupuestar tu proyecto.
Puede optar por permanecer en hojas de cálculo para lograr sus presupuestos. Esto le aporta cierta simplicidad, pero presenta algunos problemas notables:
- la falta de coherencia en la ejecución de los presupuestos de los proyectos;
- falta de comunicación (los datos son más difíciles de compartir);
- falta de control (el presupuesto no se puede presentar automáticamente para su validación);
- Falta de fiabilidad (es más difícil hacer que un cálculo sea fiable en una hoja de cálculo).
Alternativamente, puede optar por equiparse con una herramienta dedicada a la gestión de proyectos. El enfoque de la presupuestación de un proyecto puede variar bastante en función de tu negocio, por lo que debes dotarte de una herramienta adaptada a tu negocio.
Por ejemplo, si está realizando proyectos de construcción , una herramienta como Procore puede adaptarse. Para proyectos de consultoría o servicios informáticos, Stafiz se adapta a sus necesidades.
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¿Cómo formatear el presupuesto provisional?
Dado que el presupuesto sirve internamente como una hoja de ruta, es importante que sea legible para todas las partes interesadas. Debe ser legible por el departamento de control de gestión y por la dirección, pero también, por supuesto, por el director del proyecto.
Para que se logre el objetivo de rendición de cuentas y transparencia, el presupuesto debe ser fácilmente comprensible, de lo contrario, es posible que no se utilice lo suficiente.
Por lo tanto, debe respetar el vocabulario utilizado por los equipos del proyecto. Por lo tanto, su formato debe ser validado por las partes interesadas, que deben encontrar los datos e indicadores más importantes (costos totales, margen del proyecto, resumen, etc.).
Así que si quiere que el presupuesto del proyecto se convierta en una auténtica herramienta de toma de decisiones hay que asegurarse de que todos los que lo utilicen dispongan de la información necesaria para hacer su trabajo.
Por último, debe ser fácilmente replicable, ya que la elaboración de un presupuesto para un proyecto es una tarea repetitiva. Cuanto más sencillo y automatizable sea el formato, más tiempo ahorrará la empresa en la elaboración y lectura de estos presupuestos.
El objetivo de la comunicación del presupuesto provisional
Dado queel presupuesto de un proyecto también tiene un objetivo de comunicación, es necesario pensar en hacer que estos presupuestos estén fácilmente disponibles para su lectura.
Las herramientas específicas facilitan la comunicación de estos presupuestos a las distintas partes interesadas.
Si prefiere permanecer en una hoja de cálculo, el presupuesto debe registrarse con un nombre claro y estandarizado para que se pueda encontrar fácilmente en una carpeta de acceso seguro.
¿Cuáles son los escollos que hay que evitar a la hora de elaborar el presupuesto provisional de un proyecto?
Un mal proceso de presupuestación del proyecto es una de las causas que conducen al fracaso del proyecto.
Hay una serie de riesgos que hay que tener en cuenta a la hora de crear un presupuesto de proyecto proyectado.
- Costes subestimados Es un riesgo importante y una de las causas más frecuentes de fracaso de los proyectos. Cuando no se tienen en cuenta todos los costes o se subestiman, se supera el presupuesto, y la magnitud de este sobrecoste puede rápidamente hacer fracasar el proyecto.
- Cálculo deficiente de costos: Sin la ayuda de una herramienta, los estándares de cálculo y costos utilizados pueden calcularse mal, creando presupuestos poco confiables, así como una planificación mal organizada.
- Imprevistos durante el proyecto: pueden producirse determinados acontecimientos sin que ningún presupuesto haya sido capaz de preverlo (catástrofe natural, quiebra de un proveedor, etc.). Por lo tanto, es imperativo un enfoque conservador para protegerse contra un riesgo demasiado alto.
- Falta de flexibilidad: Un presupuesto demasiado rígido puede impedirte reaccionar ante determinadas situaciones y poner en peligro un proyecto. Es necesario tener la capacidad de reajustar el presupuesto cuando la situación lo requiera.
- Mala asignación de recursos: Cuando el trabajo de distribución y costeo del trabajo está mal hecho, el presupuesto carece de coherencia y la planificación corre el riesgo de crear situaciones de desorganización que penalicen el cumplimiento del presupuesto y los plazos del proyecto.
Asignación de recursos más eficiente con Stafiz
Por último, durante el transcurso del proyecto, el seguimiento periódico de la situación en relación con el presupuesto inicial ayuda a evitar el riesgo de desviarse del presupuesto.
Hay muchas acciones para restaurar una situación en la que un proyecto corre el riesgo de ver su presupuesto desviado:
- renegociación con el cliente;
- reasignación de recursos para reducir costos futuros,
- compensaciones en cuanto a la realización de ciertas tareas no esenciales.
Ejemplos de previsiones presupuestarias de proyectos
He aquí dos ejemplos de presupuestos provisionales de proyectos realizados en Stafiz para ilustrar la teoría.
En el primer caso, se trata de un proyecto sencillo, con solo intervención humana.
Costeo de proyectos en Stafiz
En este segundo ejemplo, se añaden tarifas adicionales, así como una venta de productos (licencias) y subcontratación.
Costeo de proyectos con venta de licencias y subcontratación
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