Presupuesto del proyecto: ¿cómo hacerlo? Guía y ejemplos

16 de abril de 2023

1. ¿Qué es el presupuesto de un proyecto proyectado?

Definición : El presupuesto de un proyecto es una estimación de todos los costes en que se incurrirá en un proyecto durante su ejecución, como los costes de mano de obra, las compras de subcontratación, los gastos de viaje y las compras de material.

El presupuesto de un proyecto suele elaborarse antes de su inicio, para determinar si es financieramente viable e identificar posibles oportunidades de reducción de costes.

El presupuesto del proyecto es una herramienta clave en la gestión de proyectos. A lo largo del proyecto, el presupuesto se compara con la situación real y con la previsión para garantizar que el proyecto se mantiene alineado con los objetivos originales.

 

¿Por qué presupuestar un proyecto?

Es necesario presupuestar un proyecto siempre que los recursos para llevarlo a cabo no sean infinitos (lo que corresponde a la mayoría de las situaciones). Así, los siguientes contextos exigen la elaboración de un presupuesto provisional del proyecto:

  • Proyecto empresarial : cuando una empresa lanza un proyecto o iniciativa, es necesario comprobar su viabilidad financiera y si conseguirá un retorno de la inversión.
  • Proyecto benéfico: Las empresas benéficas se financian mediante donaciones o subvenciones, y es crucial que los presupuestos de los proyectos se supervisen exhaustivamente para garantizar que pueden ejecutarse dentro de los fondos previstos.
  • Proyecto gubernamental : los gobiernos suelen llevar a cabo proyectos a gran escala durante varios años. Estos se financian en gran medida mediante impuestos y, por tanto, sus importes se hacen públicos. Es esencial que se preparen presupuestos para garantizar que estos proyectos gubernamentales se lleven a cabo a tiempo y sobre la base de los costos previstos.
  • Proyectos personales : También suele merecer la pena elaborar un presupuesto para un proyecto personal, a fin de garantizar que no pone en peligro las finanzas personales.

2. ¿Por qué establecer una previsión del presupuesto del proyecto?

Objetivos: Más allá de determinar la viabilidad de un proyecto, la previsión presupuestaria de un proyecto permite:

  • Asignar correctamente los recursos: calcular el coste de un proyecto permite distribuir el trabajo entre los recursos (mano de obra humana, cantidad de materiales, compra de subcontratistas, etc.). Para poder asignar las necesidades con precisión y optimizar la eficacia de la utilización de estos diferentes recursos, el proyecto puede subdividirse en tareas y subtareas.
  • Controlar y dirigir un proyecto: a lo largo de todo el proyecto, el presupuesto sirve de hoja de ruta para el director de proyecto, que no sólo debe completar el proyecto en el plazo previsto, sino también dentro de los costes inicialmente previstos. 
  • Empoderar a las personas y brindar transparencia : un presupuesto de proyecto proporciona objetivos a los distintos gerentes y partes interesadas en un proyecto. Constituye una serie de objetivos a respetar y permite identificar de forma transparente posibles razones para superar los objetivos.
  • Facilitar la toma de decisiones : gracias a un presupuesto de proyecto, es más fácil durante el proyecto comprender los posibles problemas que podrían ponerlo en peligro y tomar decisiones con la suficiente rapidez para corregir la situación.

Durante el proyecto :

  • Este presupuesto, que es la referencia, no debe cambiar durante el proyecto. Sin embargo, si el alcance del proyecto cambia, a petición del cliente por ejemplo, el presupuesto debe revisarse, ya que el nuevo alcance significa que el presupuesto inicial queda obsoleto. Por lo tanto, es necesario tener la capacidad de revisar un presupuesto en casos concretos para que conserve el mismo nivel de utilidad
  • La situación real debe compararse periódicamente con el presupuesto. Se deben hacer dos lecturas:
    • La situación actual en relación al presupuesto: esto nos permite entender el nivel de consumo del presupuesto.
    • La situación que tiene en cuenta lo que se ha logrado y lo que queda por hacer . Calculando lo que queda por hacer y sumándolo a lo ya logrado, un cálculo de aterrizaje del presupuesto del proyecto permite comparar más claramente la situación con respecto al presupuesto inicial previsto. Este tipo de comparación resalta los riesgos asociados con la desviación de un presupuesto.

3. ¿Cuáles son los componentes del presupuesto de un proyecto proyectado?

El presupuesto proyectado del proyecto debe ser lo más exhaustivo posible para que sea fiable. Por ello se deben tener en cuenta todos los recursos necesarios para su realización. Más allá de enumerar los recursos, es necesario determinar la cantidad y el tiempo invertido. Dividir el proyecto en tareas o subtareas puede simplificar el cálculo de costos.

Recursos :

  • Colaboradores internos : son todas las personas internas de la empresa que contribuirán al proyecto de alguna forma. Debes identificar a estas personas (o las categorías a las que pertenecen: desarrolladores, consultores, etc.) y determinar el tiempo que dedicarán durante la duración del proyecto. Para estos contribuyentes, el costo corresponde al producto del tiempo invertido y el costo de cada contribuyente. Es necesario determinar en qué unidad de tiempo se establecerá el cifrado. Si, por ejemplo, el » presupuesto corresponde a un número de horas dedicadas a las diferentes tareas, es necesario calcular un « coste horario » para cada uno de los contribuyentes. Si la unidad es por día se debe ingresar un “costo diario”.
  • Subcontratación : muchos proyectos requieren el uso de subcontratistas para realizar determinadas tareas del proyecto. Se debe cuantificar el coste de esta subcontratación para integrarla. 
  • Productos/compras : algunos proyectos a veces requieren la compra de productos para ponerlos a disposición de los clientes. Por ejemplo, licencias de usuario para el funcionamiento de software. En este caso hay que tener en cuenta el coste de las licencias.
  • Equipos : cuando un proyecto requiere compra o alquiler de equipos, estos deben estar integrados. Si el equipo ya es propiedad de la empresa, es su coste de depreciación el que se debe tener en cuenta en el presupuesto. 
  • Costos : como parte de la realización de un proyecto, es común que se incurra en costos, como por ejemplo gastos de viaje. Estos pueden o no ser refacturables. Esta nueva facturación se puede realizar de forma real o como parte de un paquete. En el presupuesto del proyecto se debe incluir una estimación de los costos a incurrir como parte del proyecto, así como la refacturación a realizar.
  • Ingresos : cuando los proyectos se venden a clientes (la mayoría de las veces, clientes externos a la empresa, pero a veces se vuelven a facturar a clientes internos de la empresa), se puede aplicar una facturación al proyecto. Los ingresos precisos de un proyecto sólo se conocen cuando se factura como parte de un paquete. Las partes interesadas han acordado el importe de las ventas del proyecto y, si el alcance no cambia, será este volumen de negocios el que se registrará. Por otro lado, cuando un proyecto se factura por tiempo invertido, este puede variar, porque es el trabajo real el que finalmente determinará el monto de ventas del proyecto. Por lo tanto, solo se puede indicar una estimación al crear el presupuesto previsto para el proyecto.
  • Márgenes : la viabilidad de un proyecto depende del presupuesto de costes del proyecto que debe ser absorbible por la empresa, pero también del margen del proyecto que permite calcular el retorno de la inversión. El margen de un proyecto se calcula deduciendo de la facturación (incluida la refacturación de costes, productos, subcontratación) todos los costes incurridos en el proyecto. Cada empresa debe saber cuáles son los niveles de margen esperados para facilitar el análisis del desempeño.

4. ¿Cómo establecer una previsión del presupuesto del proyecto?

¿ Qué pasos son necesarios ?
Para presupuestar un proyecto, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Confirmar todas las tareas necesarias para realizar un proyecto.
  2. Indique los recursos necesarios para cada una de las tareas del proyecto (tiempo de mano de obra, materiales, etc.)
  3. Asignar trabajo a diferentes tipos de colaboradores: determinar qué se hace con las personas internas de la empresa y qué se hace con los subcontratistas
  4. Confirmar el tiempo que dedicará cada colaborador y obtener cotizaciones de los subcontratistas.
  5. Estimar los costos que se incurrirán en el proyecto (viajes, etc.) 
  6. Estimar la facturación del proyecto.
  7. Crear un presupuesto de previsión en forma de cuenta de resultados con las diferentes líneas de facturación y costes

Herramientas para crear un presupuesto de proyecto de previsión: Existen varios tipos de herramientas para presupuestar tu proyecto.

Puede optar por permanecer en las hojas de cálculo para crear sus presupuestos. Esto aporta cierta simplicidad pero presenta los siguientes problemas: falta de coherencia en la producción de los presupuestos de los proyectos, falta de comunicación (los datos son más difíciles de compartir), falta de control (el presupuesto no puede enviarse automáticamente para su validación), falta de confiabilidad (es más difícil hacer un cálculo confiable en una hoja de cálculo).

De lo contrario, puede optar por equiparse con una herramienta dedicada a la gestión de proyectos. El enfoque a la hora de presupuestar un proyecto puede variar mucho según tu profesión, por lo que debes equiparte con una herramienta adaptada a tu profesión.

Por ejemplo, si realizas proyectos en:

  • construcción: una herramienta como Procore puede adaptarse
  • Consultoría o servicios informáticos: Stafiz se adapta a tus necesidades.

Descubre la gestión de proyectos con Stafiz

Cómo formatear la previsión presupuestaria: Como el presupuesto sirve de hoja de ruta interna, es importante que sea legible para todas las partes interesadas. Debe ser legible para el departamento de control de gestión y para la dirección, pero también, por supuesto, para el director del proyecto. Para lograr el objetivo de responsabilidad y transparencia, el presupuesto debe ser fácilmente comprensible, de lo contrario puede que no se utilice lo suficiente.

Por tanto, debe respetar el vocabulario utilizado por los equipos del proyecto. Su formato debe ser validado por las partes interesadas que deben encontrar los datos e indicadores más importantes (costos totales, margen del proyecto, resumen, etc.). Así, para que el presupuesto proyectado del proyecto se convierta en una verdadera herramienta de toma de decisiones, es necesario garantizar que todas las personas que lo utilizan encuentren la información necesaria para realizar su trabajo.

Finalmente, debe ser fácilmente replicable, porque presupuestar un proyecto es una tarea repetitiva. Cuanto más sencillo y automatizable sea el formato, más tiempo ahorrará la empresa en la elaboración y lectura de estos presupuestos.

 

Objetivo de comunicación: dado que el presupuesto de un proyecto también tiene un objetivo de comunicación, debemos considerar que estos presupuestos estén fácilmente disponibles para su lectura.

Las herramientas dedicadas facilitan la comunicación de estos presupuestos a las distintas partes interesadas. Si prefiere permanecer en una hoja de cálculo, el presupuesto debe registrarse con un nombre claro y estandarizado que se pueda encontrar fácilmente en una carpeta de acceso seguro.

Plantilla de tabla de presupuesto de pronóstico del proyecto

Descargue nuestra plantilla de tabla de presupuesto de proyecto proyectado

Realice un seguimiento de sus KPI y compruebe la confiabilidad de sus proyectos.

Descarga la plantilla de tabla de presupuesto de previsión

5. ¿Cuáles son los riesgos que hay que evitar a la hora de presupuestar un proyecto?

Un proceso deficiente de presupuestación de proyectos es una de las principales causas del fracaso de un proyecto .

Hay una serie de riesgos a considerar al crear un presupuesto de proyecto proyectado:

  • Costes subestimados : se trata de un riesgo importante y una de las causas de fracaso de un proyecto que se presenta con especial frecuencia. Cuando no se tienen en cuenta todos los costos o se subestiman, se excede el presupuesto y la magnitud de este exceso puede hacer que el proyecto fracase rápidamente.
  • Mal cálculo de costos : Sin la ayuda de una herramienta, el cálculo y los estándares de costos utilizados pueden calcularse mal, generando presupuestos poco confiables y una planificación mal organizada. 
  • Imprevistos durante el proyecto : determinados acontecimientos pueden tener lugar sin que ningún presupuesto pueda preverlos (desastre natural, quiebra de un proveedor, etc.). Por lo tanto, es imperativo un enfoque conservador para protegerse contra un riesgo demasiado alto.
  • Falta de flexibilidad : un presupuesto demasiado rígido puede impedir reaccionar ante determinadas situaciones y poner en peligro un proyecto. Es necesario tener la capacidad de reajustar el presupuesto cuando la situación lo requiera.
  • Mala asignación de recursos : cuando el trabajo de distribución y costeo del trabajo se realiza mal, el presupuesto carece de coherencia y la planificación corre el riesgo de crear situaciones de desorganización que penalizan el cumplimiento del presupuesto y de los plazos del proyecto. (Re) Descubra cómo lograr una asignación eficaz de recursos .

 

Por último, durante el proyecto, un seguimiento periódico de la situación en relación con el presupuesto inicial ayuda a evitar el riesgo de desviarse del presupuesto. Existen numerosas acciones para restablecer una situación en la que un proyecto corre el riesgo de ver desviado su presupuesto: renegociación con el cliente, reasignación de recursos para reducir costes futuros, arbitraje sobre la realización de determinadas tareas no esenciales, etc.

 

6. Ejemplos de presupuestos de proyectos previstos 

A continuación se muestran dos ejemplos de presupuestos previstos para proyectos realizados en Stafiz. 

En este primer caso, se trata de un proyecto sencillo, sólo con intervención humana.

Costo del proyecto en Stafiz
Costo del proyecto en Stafiz

En este segundo ejemplo se añaden tarifas adicionales, así como ventas de productos (licencias) y subcontratación.

Costeo de proyectos en Stafiz con venta de licencias y subcontratación
Costeo de proyectos con venta de licencias y subcontratación.

Para probar la creación de presupuestos de proyectos de previsión en Stafiz, ¡no dude en contactarnos !

Solicita una demostración