Les 10 principales causes de l’échec d’un projet
« La vie, c’est 10% ce qui vous arrive et 90% comment vous y réagissez », disait un jour Charles R. Swindol. Ce constat s’applique tout autant à la gestion de projet, dont 10% du temps est mobilisé pour l’exécution du projet en lui-même. Les 90% restant correspondent à la planification du projet et la résolution des problèmes rencontrés lors de la production.
Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous opérez, les projets sont essentiels pour que les entreprises puissent tester leurs idées, répondre aux besoins des clients et résoudre des problèmes. Nous allons aborder les différents problèmes de gestion qui empêchent vos projets de trouver le succès. Cette démarche introspective vous aide à prendre du recul sur vos méthodes d’organisation de projets pour comprendre comment atteindre une plus forte performance grâce à de bonnes pratiques.
Le projet dérive des objectifs
Dans le secteur de la gestion de projet, nous parlons de dérive des objectifs. Mais avant même de pouvoir en parler, il faut s’assurer que des objectifs sont bien fixés. Sans cela, le projet ne pourra avancer correctement.
Les chefs de projet et les organisations doivent se concentrer sur 3 caractéristiques principales : le planning, le budget et la qualité. Ces caractéristiques doivent avoir une valeur numérique afin d’analyser la performance du projet. Celui-ci ne peut réussir que si les parties prenantes comprennent la valeur qu’elles peuvent obtenir en échange de leur contribution. Pourtant, seules 58 % des organisations comprennent pleinement la valeur de leur projet.
Il est donc impératif d’élaborer un budget de projet prévisionnel. Sans une représentation très précise des bénéfices que peuvent représenter leurs projets, les entreprises peuvent perdre beaucoup de revenus, et la satisfaction des employés diminue pour finalement mener à un désengagement dans le projet. L’une des premières erreurs a lieu lors de la planification du projet : les sociétés se focalisent souvent sur leur marge de profit plutôt que sur la manière de fournir de la valeur à leurs clients.
Assurez-vous aussi que vos objectifs sont en alignement avec la stratégie de votre entreprise afin de définir un certain ordre de priorité des projets. Ceux qui sont le plus liés à la stratégie globale sont prioritaires. Enfin, mettez en priorité la satisfaction de vos clients.
Un manque de visibilité sur le staffing
Ne pas avoir de visibilité sur le projet est un réel problème. La vue sur la disponibilité de vos ressources, leur charge de travail ou même l’avancement de leurs tâches en est affectée et peut sérieusement ralentir tout le processus.
La visibilité qu’offre un logiciel de gestion de projet sur le staffing des ressources est indispensable. En intégrant les informations relatives à leurs compétences ou leur expérience, vous pouvez affectez vos collaborateurs sur les différentes tâches projets, où ils seront les plus efficaces. Vous bénéficiez également d’une meilleure vision sur la performance de chacun et cela est un aspect essentiel lors de la gestion de projet. Vos ressources font vivre et avancer le projet.
Un outil de staffing comme Stafiz vous permet de voir les compétences de vos collaborateurs afin de les affecter efficacement , mais aussi d’avoir une vision de la marge future générée par l’avancement et le chiffre d’affaires; ainsi que de faire un suivi des taux de charges pour une meilleure performance. De plus, le staffing automatisé par un outil garantit une gestion des ressources encore plus appropriée pour répondre à la demande des clients.
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Un manque de communication
Selon Bull Horn research, 57% des projets échouent à cause d’un manque de communication. Quand un projet prend place à un niveau mondial, le manque de communication entre les chefs de projet et les autres parties prenantes localisées aux quatre coins du monde peut affecter le rendement global et entraîner des retards.
Par exemple, un problème de communication concernant le paiement du fournisseur peut entraîner des retards d’expédition s’il n’est pas traité correctement. Si la communication n’est pas lisse et claire, il peut y avoir de grosses conséquences financières.
Il est aussi important de rappeler qu’une communication fréquente aux employés sur leur performance peut les aider à travailler avec plus d’efficacité. En effet, de bons retours sur leurs accomplissements entraînent un meilleur engagement de leur part.
Pour une meilleure communication, un outil de staffing ou un logiciel de gestion de projet peut améliorer la communication entre les membres des équipes, les dirigeants et les parties prenantes. Le but étant de fournir à chacun les bonnes informations au bon endroit et au bon moment et de permettre à chacun de connaître l’avancement du projet, les obstacles, et proposer des suggestions.
Un manque de flexibilité dans l’organisation
Aujourd’hui, travailler ensemble devient plus complexe. Les équipes travaillent à distance et encore beaucoup d’entreprises n’ont pas accès aux outils digitaux qui leur permettent de coordonner leurs tâches et leur planning. Comme mentionné précédemment, cela est lié encore une fois au manque de communication ou de visibilité sur le projet. Mais aussi, cela fait référence à l’incapacité de collaborateurs à s’adapter aux changements, aux différents fuseaux horaires s’ils sont en contact avec d’autres pays, ou aux différents modes de travail.
Garder des méthodes trop statiques et anciennes ne peut plus fonctionner dans un monde où l’adaptation au changement est obligatoire pour rester performant. Que ce soit au niveau du leadership ou de l’organisation d’une équipe, il est important de garder en tête que la flexibilité est la clé pour continuer d’innover.
Cas #1 – Flexibilité dans le staffing
Les modifications de planning par email ou chat sont chronophages ?
Remaniez vos plannings facilement : décalez, annulez, ré-allouez à d’autres collaborateurs facilement.
Cas #2 – Flexibilité dans la facturation
Vous avez différents types de projets au forfait, au temps passé ou par abonnement ?
Gérez et automatisez ces différents types de facturation directement dans Stafiz.
Cas #3 – Flexibilité dans l’usage de vos outils
Vos équipes utilisent divers logiciels de gestion de projets qui ne communiquent pas entre eux ?
Arrêtez la double saisie et les erreurs, Stafiz s’intègre avec de nombreux outils et présente une librairie d’API complète.
Une direction insuffisante des dirigeants
Les trois quarts des projets échouent à cause d’un manque d’implication de la haute direction. Parce que les cadres supérieurs jouent un rôle important en tant que sponsors des projets, ils devraient soutenir les gestionnaires de projet et donner leur avis final pour certaines décisions importantes.
Les managers seniors briefent le chef de projet sur les objectifs et sur la stratégie globale. Une étude de Project Smart UK a interrogé 1000 chefs de projets pour leur demander si les rôles, les responsabilités et les niveaux d’autorité étaient bien clairs dans les projets dans lesquels ils travaillent. Voici leurs réponses :
- Sont tout à fait d’accord : 2.8%
- Sont d’accord : 34.3%
- Ne sont pas d’accord : 51%
- S’opposent fortement : 9.7%
- Ne savent pas : 2.3%
Presque 63% d’entre eux ne connaissent pas leur rôle ou n’ont pas reçu d’instructions spécifiques de leurs supérieurs.
Une mauvaise gestion des risques
Les micro-projets sont plus simples à gérer que les macro-projets car le taux d’échec des projets dont le budget est supérieur à 1 million de dollars est 50% plus élevé que celui des projets dont le budget est inférieur à 350 000 dollars. Chaque projet est unique et a ses propres incertitudes en terme de risque. Dans tous les cas, il est toujours mieux de quantifier le risque.
Lors de la planification d’un budget financier, il faut toujours prévoir un pourcentage de risque et de dépassement des coûts qui pourrait créer des tensions avec les sponsors ou les clients. Préparez toujours les chefs de projets en leur fournissant un guide qui leur indiquera comment répondre aux risques spécifiques liés aux projets. Il est aussi nécessaire de s’équiper de bons outils pour faire un suivi du progrès du projet et de la performance financière comparée à celle du budget.
Des outils comme des logiciels de gestion de projet fournissent cette visibilité à long terme et vous alertent lorsqu’un projet dévie du budget.
Visualisez la performance de vos projets en prévisionnel
Analyse des écarts : comparez l’activité prévue avec celle réalisée et programmée. Visualisez les impacts financiers de vos scénarios (staffing, achats etc.) et soyez alertés.
Un manque de coordination d’équipe
Ne pas planifier en équipe avec le chef de projet et avec la direction mène obligatoirement à l’échec. Quand les trois niveaux de gestion n’ont pas accès aux informations mises à jour en temps réel, c’est à ce moment-là que l’on se dirige vers l’échec.
Ces sessions doivent être régulièrement mises en place au sein des organisations afin d’échanger sur les problèmes, de revoir les métriques de performance et le progrès. C’est aussi une opportunité pour partager de la visibilité sur la performance de chacune des tâches.
De plus, rassembler les membres de l’équipe rend plus facile le processus de brainstorm et de recherche d’idées pour arriver à un consensus. Cela joue grandement sur la performance du projet.
Un leadership pas assez qualifié
Beaucoup de problèmes font surface lors de la gestion d’un projet et les solutions n’apparaissent pas toutes seules. Pour résoudre ces problèmes, les organisations ont besoin de chefs de projets efficaces, dédiés à guider le projet dans la bonne direction. 80 % des projets “hautement performants” sont dirigés par un chef de projet certifié. C’est pourquoi choisir la bonne personne pour diriger le projet, quelqu’un qui avec les compétences nécessaires, réduira les risques d’échec.
L’une des raisons récurrentes de l’échec d’un projet est que le chef de projet ne possède pas l’expérience et la formation technique nécessaire pour gérer certains outils. Aussi, certains n’ont pas les compétences sociales pour gérer un projet dans son ensemble et au niveau mondial dans certains cas.
Un autre problème pourrait tout simplement être un manque d’implication des dirigeants. Pour garantir le succès d’un projet, ceux-ci se doivent d’être présents, à l’écoute. Ils doivent donner les informations nécessaires à leur équipe et aux clients pour avancer et résoudre les problèmes qui surviennent. Être un bon leader requiert beaucoup de compétences mais aussi de nombreuses soft skills telles la communication, la résolution de conflit et l’organisation.
Un suivi irrégulier
Une fois arrivé à la moitié de l’accomplissement du projet, les organisations peuvent passer à côté de quelques signes tels que des problèmes d’entrées et de sorties d’argent, des retards dans les délais prévus, ou un dépassement de budget. Les managers, très occupés, n’ont pas le temps de suivre tous les signaux d’alarme.
Le seul moyen pour résoudre cela est d’utiliser un logiciel de gestion de projet fournissant le niveau d’automatisation qu’il faut pour suivre les signaux d’alertes. Le logiciel Stafiz, ERP pour la gestion de projet, offre cette automatisation totale pour votre pilotage de projet.
Vous pouvez faire le suivi des avancements, des ajustements sur le budget, et sur le temps passé sur chaque activité. Ce logiciel aide les managers à travailler sur d’autres aspects du projet sans perdre de temps.
Une sous-estimation des coûts
Cette situation se produit lorsque les objectifs ne sont pas atteints comme prévu et que le chef de projet ne s’y retrouve plus dans l’ordre de ses priorités. Le déroulement du projet peut être affecté lorsqu’une équipe doit atteindre qu’un autre complète ses tâches pour pouvoir commencer les siennes.
Cela entraîne du retard, et cela se produit également lorsque l’organisation se concentre trop sur la marge bénéficiaire et essaie de réduire les coûts en pensant qu’elle peut livrer avec moins de dépenses et de ressources. Ce sont les raisons qui expliquent qu’un projet sur six présente un dépassement de coût de 200 % en moyenne et un dépassement de calendrier de près de 70 %.
Comment éviter de conduire un projet à l’échec ?
Lorsqu’un projet se complexifie, le manager se rend compte des difficultés à analyser certaines données. Il faut aller plus loin que ce que les tableurs Excel et autres outils basiques peuvent offrir pour planifier, exécuter et assurer le suivi des autres processus de management de projet.
Il est bien mieux de travailler avec des outils rassemblés en un seul des représentations graphiques comme le Gantt, le suivi des temps, le planning et le budget. Cela est possible avec Stafiz.
L’une des raisons principales du succès d’un projet est que 77% des projets hautement performants et des managers utilisent le bon logiciel de gestion de projet. Il y a un haut risque d’échec lorsque 44% des chefs de projet n’utilisent pas un outil approprié pour travailler avec leur équipe.
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