Comment mettre en place un suivi de projet optimal : bonnes pratiques et outils
23 janvier 2024
Progressivement, le suivi de projet s’est installé dans nos vies, aussi bien personnelles que professionnelles. Chaque mission du quotidien se transforme alors en projet, impliquant ainsi le trio objectifs, coûts, délais évoqué lorsqu’on vous parlait de mesure de la performance.
De ce fait, implémenter des méthodes de gestion de projet devient indispensable pour voir votre projet réussir.
Dans cet article, nous allons passer en revue les bonnes pratiques et les outils à maîtriser pour un suivi de projet optimal.
1. 3 étapes incontournables pour réussir un projet
A) Préparer attentivement le projet
La préparation représente une étape capitale des 5 phases de la gestion de projet. En effet, elle va permettre d’éclaircir certains points :
Les livrables attendus
Le budget
Les échéances
Les compétences clés
Les différentes étapes qui composent le projet
Les tâches pour chaque livrable
Le responsable de projet, aussi appelé chef de projet, doit alors être en mesure de proposer des estimations réalistes. Cela passe alors par :
L’analyse des ressources à disposition : financières, humaines, matérielles
La prise en compte du contexte dans lequel s’inscrit le projet
La priorisation des objectifs et des tâches
L’anticipation des risques
Si la préparation est longue et chronophage, elle permet d’établir des bases solides pour un bon suivi de projet et finalement, la réussite globale du projet.
B) Choisir stratégiquement les ressources
Identifier les ressources à disposition
Les ressources allouées à un projet conditionnent son succès. Assurez-vous que votre responsable de projet sache précisément de quelles ressources il dispose, tant humaines, financières que matérielles.
Maximiser le staffing
En ce qui concerne les ressources humaines, la compréhension des enjeux du staffing et
sa mise en applicationstratégique sera un atout précieux.
Simuler et ajuster
Simulez des scénarios grâce aux outils de gestion de projet, et ajustez au besoin. Pour livrer un projet de qualité dans les temps impartis, vous allez devoir organiser vos ressources minutieusement.
Stafiz intègre les fonctions les plus avancées du marché en terme de staffing incluant le capacity planning — évaluation précises des besoins, anticipation des besoins en profils & sourcing — l’allocation/planification des collaborateurs ainsi que le suivi des suivi des temps de travail.
Impossible d’imaginer le bon déroulé d’un projet sans en avoir défini la méthodologie de suivi. Ainsi, suivre un projet requiert 3 facteurs :
Une bonne visibilité
Une grande flexibilité
Une communication bienveillante
Une bonne visibilité
Celle-ci se révèle stratégique à deux niveaux, d’un point de vue macro et micro.
Vision macro
Une bonne visibilité d’un point de vue macro va permettre de suivre le portefeuilles de projets, donc l’ensemble de projets. Tout d’abord, vous allez pouvoir vous assurer que les projets en cours restent alignés avec la stratégie long terme de l’entreprise.
Ensuite, vous allez disposer de toutes les informations nécessaires pour répartir de façon pertinente vos ressources ou procéder à des ajustements.
Vision micro
D’un point de vue micro, vous disposerez de données précises, fiables et à jour pour suivre votre projet. Vous pourrez par la suite analyser les écarts et obtenir une vision claire sur les objectifs réalisés, restants, ainsi que sur les ressources consommées.
Une grande flexibilité
Le suivi de projet requiert la capacité à pouvoir s’adapter rapidement face à une situation. En fonction de vos observations, vous serez probablement amenés à corriger et ajuster. Cela peut passer par un ajustement de ressources, de méthodologie de travail ou encore de mode de communication.
Une communication bienveillante
La gestion de projet implique des humains : la communication est donc clé et conditionne la réussite du projet. Le chef de projet a ainsi pour rôle de s’assurer que tous les intervenants parviennent à échanger de façon constructive et bienveillante, qu’il s’agisse des équipes internes, des prestataires ou du client.
2. Pourquoi investir sur la mise en place d’un suivi de projet ?
Le suivi de projet mérite un investissement dans la mesure où ses enjeux sont capitaux : l’amélioration de la productivité et de la rentabilité.
De plus, il concerne la globalité des projets de l’entreprise, aussi bien externes impliquant des clients, qu’internes, permettant l’amélioration des process.
A) Disposer d’une donnée fiable
Organiser l’information
La donnée accompagne la prise de décisions, elle doit donc être accessible et àjour. Cela passe entre autres par la structuration de processus, notamment en suivi de projet.
Limiter la perte d’informations
Sans stratégie définie, vous encourez le risque que les informations se dispersent sur différents supports : fichiers Excels, emails, fils de conversations et autres applications.
Or, cette pratique est contre-productive : l’attention est dispersée, du temps est perdu, et il existe un risque de perte d’informations.
Centraliser la donnée
Vous pouvez faciliter le suivi de projet de manière accessible, en utilisant des outils dédiés. En effet, ils vont permettre de centraliser la donnée, la rendant fiable, accessible, à jour.
La circulation de l’information s’en verra plus fluide, facilitant au passage la communication entre les intervenants d’un projet.
De plus, certains de ces logiciels proposent des fonctionnalités d’automatisation. Le gain de temps est considérable, et le risque de doubles saisies s’en voit limité, vous faisant gagner en précision.
Stafiz centralise les données à plusieurs niveaux. Tous les coûts sont pris en compte ainsi que les recettes dans une logique dîtes de coûts complets en comptabilité. La gestion d’activité est intégré de bout en bout : depuis la gestion des opportunités jusqu’à la facturation. Vous convertissez vos opportunités en mission immédiatement avec le plan initial ; les KPIs sont réellement fidèle et automatiquement à jour en prévisionnel, les temps et coûts sont directement converties en factures… Et plus encore !
L’objectif du suivi de projet est de déterminer si le projet est sur la bonne voie. La première étape consiste donc à obtenir une vision réaliste de la situation actuelle. En investissant sur le suivi de projet, vous gagnez en visibilité et disposez de tous les éléments pour prendre des décisions éclairées.
Cette visibilité va permettre au chef de projet d’ajuster les ressources. Un suivi financier rigoureux va par exemple contribuer à identifier d’éventuels écarts entre la consommation de budget et le prévisionnel.
À noter que l’ajustement des ressources en cours de projet requiert observation, rigueur, et flexibilité.
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3. 3 bonnes pratiques pour un suivi de projet optimal
A) Faciliter l’accès à l’information
Casser les silos en rendant l’information accessible permettra un suivi de projet efficace.
En effet, les équipes doivent disposer du bon niveau d’informations afin de faciliter la collaboration. Chacun peut ainsi remplir son rôle efficacement.
Sur Stafiz, chacun agit sur le même environnement avec des droits d’accès adéaquats : pas de double saisie, tout est automatisé et exploité de manière transverse. Par exemple, les responsables de projets/BU disposent en plus de données financières pour gérer leurs projets. Les profils financiers et contrôle de gestion ont des données consolidées de performance comme les marges. La comptabilité gère la facturation les bons de commandes la facturation, opérations, finance / comptabilité et RH.
Les réunions restent une composante importante du suivi de projet, bien qu’elles soient généralement peu appréciées des équipes. À organiser de façon régulière et structurée, elles remplissent plusieurs rôles :
Obtenir une vision terrain du déroulé du projet
Identifier la nécessité de réajuster les objectifs ou ressources
Gérer les risques
Réagir rapidement
Structurer les réunions de suivi
Vous connaissez le dicton : les blagues les plus courtes sont les meilleures. Cela s’applique également aux réunions, qui ne doivent être ni trop longues, ni trop fréquentes, au risque de créer de la frustration.
Pour être productives, assurez-vous d’établir un ordre du jour et d’avoir identifié des indicateurs de performances à suivre. Ils vous aideront à orienter vos décisions.
Un projet ne s’achève pas à sa livraison. La facturation, le suivi de trésorerie mais également le succès client sont des composantes importantes qui s’intègrent pleinement au suivi de projet.
C) Utiliser les bons outils
L’utilisation d’outils adaptés facilite le suivi de projet. Ils permettent un gain de temps et de productivité. Les outils de gestion de projet remplissent généralement ces fonctions :
Centraliser l’information
Faciliter la collaboration
Évaluer l’état d’avancement
Certaines fonctionnalités supplémentaires se révèleront une aide précieuse :
L’automatisation des tâches
Les systèmes d’alertes
Les simulations
Les prédictions
Boostez votre suivi de projet pour plus d’efficacité
Stafiz est l’outil de suivi de projet orienté rentabilité et engagement des collaborateurs. Vous gérez votre staffing et pilotez votre activité.
Grâce à un suivi 360° et intégré de KPIs en prévisionnel — incluant le staffing, la performance financière (marge etc.), l’avancemenent des projets (délais) ou encore la facturation — vous bénéficiez d’une grande visibilité pour planifier et ajuster vos projets.
Chacun est responsabilisé et outillé pour agir au niveau des projets ou jusqu’à la vision de portefeuille de projets pour le top management.
4. Quels outils utiliser pour un bon suivi de projet ?
A) Le cahier des charges
Le cahier des charges est un élément essentiel du suivi de projet dans la mesure où il définit les objectifs à atteindre et les livrables attendus. Il sert de référence et structure les attentes du client en termes de :
Objectifs
Délais
Échéances
Coûts et dépenses
Rôles et répartition des tâches
B) Les plannings
Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt offre une visualisation graphique du projet sur une période donnée, sous forme de ligne temporelle. Il sert à planifier et suivre l’avancement des tâches.
Gantt dans Stafiz
Le diagramme de Gantt aide à repérer rapidement les dépendances des tâches entre elles et ainsi d’identifier quelles pourraient être les tâches affectées par un retard.
Kanban
Le kanban propose un autre mode de visualisation, cette fois-ci sous forme de colonnes. Un peu à la Trello, le kanban s’organise généralement en 3 colonnes au moins : à faire, en cours, terminé.
Chaque projet devrait avoir à disposition un tableau de bord permettant d’étudier les KPIs définis. Certains indicateurs restent essentiels à observer en suivi de projet :
Les objectifs atteints et restants
Les statuts des différentes tâches
Les dernières mises à jour
Un tableau de bord dans Stafiz avec une vision prévisionnelle des KPIs : ici de marge, avancement et le taux de réalisation
Les logiciels de gestion vont se présenter comme une aide inestimable pour le suivi de projet. En effet, ils incluent bien souvent les trois outils cités précédemment en plus d’autres fonctionnalités précieuses.
Stafiz est notamment conçu en prenant en compte les besoins des dirigeants et des chefs de projet. Notre logiciel se présente ainsi comme un service permettant de faciliter le suivi deprojet, accompagner vos prises de décisions et ainsi maximiser votre productivité.
Voici une liste des fonctionnalités que présentent les logiciels de gestion comme Stafiz :
Suivi en temps réel
Le suivi en temps réel du statut, budget et des tâches accomplies va faciliter la réactivité.
Génération de rapports d’avancement
Cette fonctionnalité va aider à la préparation des réunions d’avancement pour qu’elles soient le plus productives possible.
Visualisation globale
L’intérêt des logiciels de gestion réside dans cette capacité à fournir une vue globale, soit au niveau d’un projet, soit d’un portefeuille de projets.
Voici les avantages apportés par l’utilisation d’un logiciel de gestion.
Responsabilisation des équipes
Centraliser l’information limite ainsi son cloisonnement et responsabilise les équipes.
Chacun a accès à l’information, connaît ses tâches et les attentes de l’équipe envers son travail.
Prise de décision facilitée
La visualisation va permettre de faciliter la prise de décision. Le chef de projet dispose en effet d’une visibilité sur la répartition des tâches entre les collaborateurs, pouvant ainsi limiter la surcharge.
La gestion des ressources s’en voit donc nettement facilitée, tant au niveau des objectifs, que des délais et des coûts.
Fiabilité des données
Le suivi du temps réel favorise la fiabilité des données, alors plus facilement à jour.
L’automatisation offerte par certains outils évite les doubles saisies et contribue à fournir une donnée propre et plus facilement activable.
La mise en place d’un suivi de projet optimal s’avère capital pour la réussite d’un projet. En effet, il va permettre que tout s’aligne correctement pour que le projet aboutisse. Si ce n’est pas le cas, il va mettre en lumière les éléments qui doivent être ajustés, aussi bien d’un point de vue humain que financier.
Pour vous aider dans le suivi de projet, l’utilisation des bons outils est essentielle. Un logiciel de gestion comme Stafiz intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires. L’outil permet une vision globale et les différents tableaux de bord assurent également une visibilité sur toutes les composantes d’un projet. Cela concerne aussi bien l’aspect financier, que le staffing ou la gestion des activités.
