Qu’est-ce que le staffing ?

Capacity planning, staffing, resource management… si ces termes peuvent paraître flous, tous renvoient au capital humain, qu’il est primordial de maîtriser pour assurer l’équilibre et la croissance d’une entreprise. Dans cet article, nous nous consacrons sur le staffing, qui consiste à organiser les ressources humaines disponibles sur des projets.

Découvrez ce qu’est le staffing, en quoi il est stratégique pour votre entreprise et comment le mettre en place efficacement au sein de votre entreprise.

Staffing : définition et avantages

Le staffing est l’une des briques du resource management, en français appelé gestion des ressources. On parle ici principalement du capital humain.

Cette gestion des ressources comprend : 

• Le capacity planning, qui permet d’identifier les collaborateurs adaptés pour construire des équipes performantes
• Le staffing, qui comporte entre autres le resource scheduling. Cela consiste à placer stratégiquement les profils sur les différents projets.

Finalement, on entend par staffing la capacité à placer la ou les bonnes personnes pour réaliser un projet. Des outils spécifiques comme les logiciels de staffing ont d’ailleurs été conçus pour optimiser cette tâche. Ils assurent une visibilité en temps réel sur l’affectation de vos ressources sur les différents projets, clients, internes comme les formations. 

Les avantages à mettre en place un staffing efficace

• Trouver les meilleures profils pour des projets donnés 

Le staffing améliore considérablement le sourcing grâce à une vision globale sur l’allocation de vos ressources. Ainsi, il devient plus facile de trouver le profil idéal pour un projet en fonction des disponibilités de vos collaborateurs, de leurs envies et des besoins de l’entreprise à un moment T.

• Anticiper les besoins de recrutement et de formations

Le recrutement et la formation se voient largement facilités par une bonne gestion du staffing. En effet, il permet de répondre à des interrogations stratégiques telles que : 

• Les collaborateurs sont-ils sur-staffés ?
• Les équipes manquent-elles de ressources ? 
• Quels types de profils doivent être recrutés ?
• Quelle type de formation doivent être allouées ?

Un outil de staffing comme Stafiz vous permettra d’analyser rapidement l’occupation des collaborateurs sur les prochaines semaines et mois. Vous pourrez alors identifier vos besoins en recrutement et formation, et les anticiper.

• Optimiser les taux de charges de vos équipes (et gagner en visibilité financière)

Gérer efficacement votre staffing va vous aider à définir vos prévisionnels. En effet, vous allez pouvoir déterminer les taux de charges prévisionnels de vos collaborateurs, évitant ainsi surcharges et sous-charges. 

Cette visibilité vous aidera à mieux répartir la charge de travail et à gagner en productivité. De plus, si votre outil intègre des fonctions de pilotage financier de projet comme dans Stafiz, vous allez pouvoir anticiper vos données financières : votre chiffre d’affaires prévisionnel et vos marges.

• Contribuer à l’épanouissement professionnel de vos équipes

Obtenir une visibilité sur les compétences et disponibilités de vos collaborateurs permettra d’améliorer la connaissance que vous avez de vos employés et des personnes qui vous entourent. Vous pourrez ainsi renforcer vos relations et leur proposer des projets qui correspondent à leurs profils, ainsi qu’à leurs appétences.

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Quels sont les enjeux du staffing ? 

Le staffing s’inscrit dans une démarche stratégique du pilotage d’entreprise, il bâtit en effet les bases du succès. Deux aspects sont à considérer avec une attention particulière : le financier et l’humain.

• Garantir la satisfaction client

Un staffing conçu stratégiquement permettra de réaliser au mieux les projets confiés à votre entreprise. L’objectif est de délivrer un maximum de qualité, dans les délais impartis, afin de répondre aux attentes de vos clients et d’augmenter votre satisfaction client. 

Un bon staffing vous aidera à faire renouveler vos contrats mais également à en décrocher de nouveaux grâce à votre capacitié à les adresser et à votre bonne réputation. 

• Retenir les talents

Les conséquences d’un mauvais staffing

Soyez vigilants, les conséquences d’une mauvaise gestion du capacity planning et du staffing peuvent être désastreuses : perte de temps, stress, frustration, perte de motivation voire même démission et mauvaise réputation. 

Vous risquez de véhiculer une image négative de votre entreprise, en compliquant ainsi votre recrutement. De plus, une mauvaise gestion du staffing peut également impacter les finances de votre entreprise. En effet, la productivité et la rentabilité peuvent largement être impactées par une mauvaise planification des ressources humaines. 

Faire progresser les équipes 

Votre responsabilité en tant qu’entreprise est de faire progresser vos collaborateurs. De ce fait, vous devez leur confier des projets adaptés à leurs : 

• Compétences
• Attentes en termes d’évolution
• Appétences
• Disponibilités géographiques et de temps (localisation, gestion des temps partiels)

Vous contribuerez ainsi à établir un cadre de travail stimulant dans lequel vos employés s’épanouiront et mettront toute leur énergie afin de contribuer à la croissance de l’entreprise. Avec un bon staffing, vous maximisez vos chances de fidéliser et de recruter les meilleurs talents.

Sélectionner les profils adaptés et constituer les meilleures équipes

Pour choisir les profils les plus pertinents sur un projet, établissez des fiches de besoins en définissant : 

• L’expérience requise
• Le type de profil recherché
• Les compétences nécessaires
• Les dates de disponibilité
• Le lieu de la mission 

Suivant les fonctionnalités de votre outil de staffing, vous pourrez rechercher parmi vos collaborateurs les profils qui correspondent le mieux à vos besoins. C’est notamment le cas avec Stafiz. 

• Aider à la prise de décision

Comme évoqué dans notre article consacré à la mise en place du pilotage d’entreprise, une visibilité claire est indispensable pour une prise de décision cohérente.

Une vision fiable et pertinente permettra non seulement de simuler, mais également de mesurer la performance. Cela vous aidera également à prioriser les missions pour rester compétitif. 

Comment mettre en place un staffing optimal dans votre entreprise ?

Quelques bonnes pratiques mais également un choix d’outils pertinent s’avèrent nécessaires pour implémenter un staffing efficace. 

Intégrer le staffing dans une démarche de pilotage d’entreprise

Vos collaborateurs étant le cœur de votre réacteur, votre staffing a une dimension financière de premier plan pour votre entreprise et doit donc être intégré au contrôle de gestion de projet. Suivre et anticiper les impacts financiers liés à votre staffing vous aidera à maîtriser vos performances et votre rentabilité. 

Vous devez être capable d’associer avec précision des coûts à vos ressources et à d’autres éléments. De ce fait, calculer vos coûts en fonction de vos capacités et besoins de staffing s’avère primordial. 

Utiliser une plateforme de staffing performante

Un outil puissant comme Stafiz va permettre de centraliser et de consolider vos données et de gagner en productivité. Fini les réunions de staffing compliquées et les rectificatifs par messages.

Avec Stafiz, vous bénéficiez de tout ce que nous avons décrit précédemment : capacity planning et allocation des ressources. Stafiz va même plus loin et intègre des fonctions de pilotage financier de projet en prévisionnel : les équipes projets, opérations, RH et finance collaborent efficacement !

Stafiz combine les visions de “temps”, à savoir l’allocation et le suivi des temps, la vision “tâches ou phases” et la vision “coûts” associée aux éléments précédents (vous pouvez aussi décorélez ces visions). Vous pourrez entre autres : 

• Suivre le chiffre d’affaires futur, l’avancement des projets et calculer les marges des projets “à l’atterrissage” (à la fin des projets)
• En plus de l’allocation de talents en interne, vous pouvez allouer de la sous-traitance ou d’autres coûts
• Être alerté à l’avance du dépassement des budgets prévus initialement

• Mettre automatiquement à jour la charge et les capacités des collaborateurs grâce aux données remontées dans la partie Gestion des Temps et des Activités (GTA).

En savoir plus sur le staffing

En utilisant un outil de staffing, pas de doubles saisie sur vos différents outils, vous allez faire gagner du temps à l’ensemble de votre entreprise et contribuer à améliorer la fiabilité et la précision des données.

Assurer la satisfaction de vos clients et de vos collaborateurs passe par la mise en place d’une stratégie de staffing optimale. L’un des avantages demeure évidemment financier. Vous surveillez la rentabilité et pouvez prendre les meilleures décisions par exemple : renégocier avec le client ou encore modifier votre staffing avec des collaborateurs moins onéreux. De plus, vous contribuez également  à fournir un cadre de travail épanouissant et motivant à vos équipes. 

Votre objectif en tant que dirigeant ou manager va être de faire coïncider le financier et l’humain, en intégrant le staffing dans un pilotage d’entreprise basé sur la donnée. Aidez-vous d’outils de staffing comme Stafiz qui vous feront gagner en visibilité et vous permettront une prise de décision éclairée.