¿Qué es la dotación de personal?

Planificación de la capacidad, dotación de personal, gestión de recursos... Si bien estos términos pueden parecer vagos, todos se refieren al capital humano, que es esencial controlar para garantizar el equilibrio y el crecimiento de una empresa. En este artículo, nos centramos en la dotación de personal, que consiste en organizar los recursos humanos disponibles en los proyectos.

Descubre qué es el staffing, por qué es estratégico para tu empresa y cómo implementarlo de manera efectiva dentro de tu empresa.

Dotación de personal: definición y beneficios

La dotación de personal es uno de los componentes básicos de la gestión de recursos. Aquí estamos hablando principalmente de capital humano.

Esta gestión de recursos incluye: 

• Planificación de la capacidad, que identifica a los empleados adecuados para crear equipos de alto rendimiento
• Dotación de personal, que incluye la programación de recursos, entre otras cosas. Consiste en colocar perfiles de forma estratégica en los diferentes proyectos.

Por último, la dotación de personal se refiere a la capacidad de colocar a la(s) persona(s) adecuada(s) para llevar a cabo un proyecto. Se han diseñado herramientas específicas como el software de dotación de personal para optimizar esta tarea. Garantizan la visibilidad en tiempo real de la asignación de sus recursos a los distintos proyectos, clientes, internos y formación.

Las ventajas de establecer una dotación de personal eficaz

• Encontrar los mejores perfiles para proyectos específicos 

La dotación de personal mejora considerablemente el abastecimiento gracias a una visión global de la asignación de sus recursos. Así, se hace más fácil encontrar el perfil ideal para un proyecto según la disponibilidad de sus empleados, sus deseos y las necesidades de la empresa en un momento dado.

• Anticipar las necesidades de contratación y formación

La contratación y la formación se ven facilitadas en gran medida por una buena gestión de la dotación de personal. De hecho, permite responder a preguntas estratégicas como:

• ¿Los empleados tienen exceso de personal?
• ¿Están los equipos con pocos recursos? 
• ¿Qué tipos de perfiles se deben reclutar?
• ¿Qué tipo de formación se debe asignar?

Una herramienta de dotación de personal como Stafiz te permitirá analizar rápidamente la ocupación de los empleados durante las próximas semanas y meses. De este modo, podrá identificar sus necesidades de contratación y formación, y anticiparse a ellas.

• Optimice las tasas de carga de trabajo de sus equipos (y obtenga visibilidad financiera)

La gestión eficaz de su personal le ayudará a definir sus previsiones. De hecho, podrá determinar las tasas de gastos proyectadas de sus empleados, evitando así sobrecargas y subcargas.

Esta visibilidad le ayudará a distribuir mejor la carga de trabajo y a aumentar la productividad. Además, si tu herramienta integra funciones de gestión financiera de proyectos como en Stafiz, podrás anticipar tus datos financieros: tu facturación proyectada y tus márgenes.

• Contribuye al desarrollo profesional de tus equipos

Obtener visibilidad de las habilidades y la disponibilidad de sus empleados mejorará su conocimiento de sus empleados y de las personas que lo rodean. Podrás fortalecer tus relaciones y ofrecerles proyectos que se correspondan con sus perfiles, así como con sus apetitos.

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5 claves para lograr sus objetivos de dotación de personal: rentabilidad y satisfacción de los empleados.

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¿Cuáles son los desafíos de la dotación de personal? 

La dotación de personal es parte de un enfoque estratégico de la gestión empresarial, construye las bases para el éxito. Hay que tener en cuenta dos aspectos: el financiero y el humano.

• Garantizar la satisfacción del cliente

Una dotación de personal diseñada estratégicamente le permitirá llevar a cabo los proyectos encomendados a su empresa de la mejor manera posible. El objetivo es entregar la máxima calidad, a tiempo , con el fin de cumplir con las expectativas de sus clientes y aumentar su satisfacción.

Una buena dotación de personal te ayudará a renovar tus contratos, pero también a conseguir otros nuevos, gracias a tu capacidad para afrontarlos y a tu buena reputación.

• Retener el talento

Las consecuencias de una mala dotación de personal

Tenga cuidado, las consecuencias de una mala planificación de la capacidad y la gestión del personal pueden ser desastrosas: pérdida de tiempo, estrés, frustración, pérdida de motivación o incluso renuncia y mala reputación.

Corre el riesgo de transmitir una imagen negativa de su empresa, complicando así su contratación. Además, una mala gestión del personal también puede afectar a las finanzas de su empresa. De hecho, la productividad y la rentabilidad pueden verse afectadas en gran medida por una mala planificación de los recursos humanos.

Equipos que avanzan 

Tu responsabilidad como empresa es ayudar a tus empleados a progresar. Por ello, debes confiarles proyectos adaptados a su:

• Habilidades
• Expectativas en términos de evolución
• Apetitos
• Disponibilidad geográfica y horaria (ubicación, gestión a tiempo parcial)

Esto ayudará a establecer un ambiente de trabajo estimulante en el que tus empleados prosperarán y pondrán toda su energía en contribuir al crecimiento de la empresa. Con una buena dotación de personal, maximiza sus posibilidades de retener y reclutar al mejor talento.

Selecciona los perfiles adecuados y crea los mejores equipos

Para elegir los perfiles más relevantes para un proyecto, elabore hojas de necesidades definiendo:

• Experiencia requerida
• El tipo de perfil buscado
• Las habilidades necesarias
• Fechas de disponibilidad
• La ubicación de la misión 

Dependiendo de las características de tu herramienta de staffing, podrás buscar entre tus empleados los perfiles que mejor se adapten a tus necesidades. Este es particularmente el caso de Stafiz. 

• Ayudar en la toma de decisiones

Como mencionamos en nuestro artículo sobre la implementación de la gestión empresarial, una visibilidad clara es esencial para una toma de decisiones coherente.

Una visión fiable y relevante no solo permitirá simular, sino también medir el rendimiento. También te ayudará a priorizar las tareas para mantenerte competitivo.

¿Cómo establecer una dotación de personal óptima en su empresa?

Son necesarias algunas buenas prácticas , pero también una selección de herramientas pertinentes para implementar una dotación de personal eficaz.

Integración de la dotación de personal en un enfoque de gestión empresarial

Dado que sus empleados son el corazón de su reactor, su dotación de personal tiene una dimensión financiera importante para su empresa y, por lo tanto, debe integrarse en el control de la gestión del proyecto. Monitorear y anticipar los impactos financieros de su dotación de personal lo ayudará a controlar su rendimiento y rentabilidad. 

Debe ser capaz de asociar con precisión los costos con sus recursos y otros elementos. Por lo tanto, es esencial calcular sus costos de acuerdo con sus capacidades y necesidades de personal.

Utilice una plataforma de dotación de personal de alto rendimiento

Una herramienta potente como Stafiz te permitirá centralizar y consolidar tus datos y ganar en productividad. Se acabaron las complicadas reuniones de personal y las correcciones por mensajes.

Con Stafiz, se beneficia de todo lo que describimos anteriormente: planificación de la capacidad y asignación de recursos. Stafiz va más allá e integra las funciones de gestión de proyectos financieros en la previsión: ¡los equipos de proyectos, operaciones, RRHH y finanzas colaboran eficazmente!

Stafiz combina las visiones del "tiempo", es decir, la asignación y el seguimiento del tiempo, la visión de "tareas o fases" y la visión de "costes" asociada a los elementos anteriores (también se pueden decorar estas visiones). Entre otras cosas, podrás: 

• Realice un seguimiento de los ingresos futuros, el progreso del proyecto y calcule los márgenes del proyecto "en el aterrizaje" (al final de los proyectos)
• Además de asignar el talento internamente, puede asignar la externalización u otros costes
• Recibir alertas con antelación cuando se superen los presupuestos previstos inicialmente

• Actualiza automáticamente la carga de trabajo y las capacidades de los empleados gracias a los datos reportados en la sección de Gestión de Tiempo y Actividad (GTA).

Más información sobre la dotación de personal

Al utilizar una herramienta de dotación de personal, sin entradas dobles en sus diversas herramientas, ahorrará tiempo para toda su empresa y ayudará a mejorar la confiabilidad y precisión de los datos.

Garantizar la satisfacción de sus clientes y empleados requiere la implementación de una estrategia óptima de dotación de personal. Una de las ventajas es, obviamente, financiera. Supervisa la rentabilidad y puede tomar las mejores decisiones, por ejemplo: renegociar con el cliente o cambiar su personal con empleados menos costosos. Además, también contribuye a proporcionar un entorno de trabajo satisfactorio y motivador para sus equipos.

Tu objetivo como líder o directivo será hacer coincidir lo financiero y lo humano, integrando la dotación de personal en la gestión empresarial basada en datos. Utilice herramientas de dotación de personal como Stafiz para ganar visibilidad y tomar decisiones informadas.