Was ist Kostenoptimierung im Projektmanagement?

Sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld ist die Kostenoptimierung für eine gesunde finanzielle Situation unerlässlich. Letzteres ist in der Tat ein entscheidender Baustein für den Erfolg eines Projekts.

Der Erfolg eines Projekts wird oft anerkannt, solange das Trio aus Einhaltung von Budget, Fristen und Qualität eingehalten wird.

Um Sie bei dieser Problematik zu unterstützen, bieten wir Ihnen einen klaren Maßnahmenplan zur Umsetzung einer effektiven Kostenoptimierung im Projektmanagement.

Verstehen Sie die Bedeutung der Kostenoptimierung im Projektmanagement

Was ist Kostenoptimierung?

Kostenoptimierung im Projektmanagement ist der Prozess der Schätzung, Verfolgung und Analyse der Kosten eines Projekts, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des Budgets bleiben.

Die Kostenoptimierung sollte bereits bei der Planung des Projekts festgelegt werden. 

Sie liegt in der Verantwortung des Projektmanagers und setzt sich über den gesamten Lebenszyklus fort. 

Warum ist Kostenoptimierung wichtig?

Sichern Sie den Erfolg des Projekts

Im Projektmanagement gibt es drei Hauptkriterien, die über den Erfolg des Projekts entscheiden: Termintreue, Qualität und Kosten. 

Bei der Kostenoptimierung geht es darum, das Budget einzuhalten , um das Risiko von Überschreitungen zu verhindern oder zumindest zu verringern.

💡 Zu beachten ist, dass die Kostenoptimierung im Risikomanagement entscheidend ist.

Verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz

Projektmanagement kann mit einem proaktiven oder reaktiven Ansatz angegangen werden. Der proaktive Ansatz besteht darin, zu antizipieren, während die reaktive Methode darin besteht, auf eine Situation zu reagieren.

Bei der Kostenoptimierung steht der proaktive Ansatz im Vordergrund. Somit ermöglicht die Budgetschätzung , einen Leitfaden zu erhalten, der während des gesamten Projekts zu befolgen ist und um bei Abweichungen zu reagieren.

Diese Methode ist besonders für IT-Dienstleistungsunternehmen relevant , da sie es ihnen ermöglicht, das Framing zu verfeinern und sicherzustellen, dass die Erwartungen in Bezug auf den Kunden realistisch und klar sind. 

Als Referenz für zukünftige Projekte dienen

Die Kostenoptimierung dient auch dazu, eine Historie aufzubauen, die als Referenz für zukünftige Projekte verwendet werden kann.

Damit steht eine verlässliche Datenbasis für die Projektplanung und insbesondere für die Ressourcenallokation zur Verfügung, die ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements ist.

Spezielle Tools bieten eine genaue Historie vergangener Projekte und erleichtern so die Projektplanung.

Stafiz zum Beispiel ermöglicht ein hohes Maß an Granularität, indem Kosten pro Tag, Stunde, Projekt oder Aufgaben innerhalb des Projekts eingegeben werden, was den Vergleich von Projekt zu Projekt erleichtert.

Phase 1: Kalkulation des Projekts im Vorfeld

Erstellen des Kostenmanagementplans

Der erste Schritt zur Optimierung der Kosten eines Projekts besteht darin, den Kostenmanagementplan zu erstellen. Dieser Leitfaden verdeutlicht das Kostenmanagement innerhalb des Projekts und beinhaltet unter anderem: 

• die Art der Kosten im Rahmen des Projekts (die Einzelheiten der zu erwartenden fixen und variablen Kosten);
• die für die Kostenverfolgung verwendeten Tools;
• Wichtige Erfolgsindikatoren (ausgegebene Beträge, Restbetrag, Kapitalrendite usw.);
• Projektbeteiligten.

Um Genauigkeit zu erlangen, muss er mit dem Projektzeitplan und der Liste der zu erbringenden Leistungen konfrontiert werden.

In der Tat muss ein geplantes Projektbudget entsprechend der zugewiesenen Zeit und den erwarteten Elementen realistisch sein.  

Verwenden Sie zuverlässige Daten

Dieser Kostenmanagementplan kann auf der Grundlage der Historie vergangener Projekte, durch manuelle Datenerfassung oder durch Tools erstellt werden.

Insbesondere bietet Stafiz eine zentralisierte Echtzeitansicht der Kosten, die Schätzungen ermöglicht, die die geschätzten Kosten und die Rentabilität berücksichtigen. 

Diese vielen Berichtsoptionen ermöglichen es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und Kosten- oder Zeitabweichungen bei ähnlichen Projekten zu analysieren.

Diese umfassende Sicht zeigt schnell die Lücken zwischen dem ursprünglichen und dem tatsächlichen Personalplan auf und zeigt deren monetäre Auswirkungen auf.

Phase 2: Kostenoptimierung während des gesamten Projekts

Verfolgen Sie die Rentabilität

Untersuchung der Rentabilität eines Projekts

Zunächst ist es notwendig, einen Produktionsplan zu erstellen.

So erkennen Sie schnell, ob die in Ihrer Projektplanung mobilisierten Kapazitäten gewinnbringend sind oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Dieser Produktionsplan berechnet sowohl den erzielten Umsatz als auch den Gewinn, indem er die Kosten für die Mobilisierung von Ressourcen mit dem Verkaufspreis des Projekts vergleicht.

Identifizieren Sie die Diskrepanzen zwischen dem Ist- und dem Forecast

Kostenoptimierung umfasst die Verfolgung, Analyse und Korrektur von Kosten. 

Der erste Schritt besteht daher darin, die Daten zu sammeln und dann die Diskrepanzen zwischen dem Ist-Zustand und der Prognose zu berechnen. Auf diese Weise kann überprüft werden, ob das Budget im Vergleich zu den vorgenommenen Schätzungen auf Kurs bleibt.

Um eine zuverlässige Prognose zu erhalten, ist es wichtig, alle Kosten eines Projekts einzubeziehen, wie zum Beispiel:

• Lohn;
• nicht abrechenbare Ausgaben;
• Kauf;
• Kosten im Zusammenhang mit der Vergabe von Unteraufträgen.

Stafiz bietet Ihnen eine globale Visualisierung der Projekte, um zu wissen, was erreicht wurde, was noch zu tun ist und wie die prognostizierte Situation in Bezug auf das Budget ist.

Spesenmanagement in das Projektmanagement integriert

Diese Übung sollte regelmäßig durchgeführt werden, und zwar in einer Häufigkeit, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben. Dies hängt von der Art des Projekts, seinen Herausforderungen oder dem Bedürfnis nach Sichtbarkeit der Projektbeteiligten ab. 

Anpassen von Abweichungen

Die Einhaltung des Budgets ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung, und dies beinhaltet eine Kostenoptimierung.

Wenn das Budget überschritten wird, sollte eine gründliche Untersuchung durchgeführt werden, um die Ursache der Abweichung zu untersuchen. Sobald der Grund identifiziert wurde, müssen Sie über Korrekturen nachdenken, um die Differenz im Budget auszugleichen oder zu umgehen. 

Sie können eine Maßnahme auf der Grundlage des Projektumfangs, des Zeitplans, der Ressourcen oder der Fristen planen. Beachten Sie jedoch, dass, sobald sich der Umfang des Projekts ändert, auch das Trio aus Kosten, Terminen und Qualität betroffen ist.

Erstellen Sie klare Finanzberichte

Finanzberichte ermöglichen es, alle Daten zu verdeutlichen, die für ein solides Kostenmanagement unerlässlich sind. Die Erstellung von übersichtlichen Berichten ist daher für eine effektive Kostenoptimierung unerlässlich. 

Finanzberichte, die oft aus Dashboards bestehen, weil sie einen Überblick über die Situation bieten, stellen die finanzielle Situation des Projekts auf synthetische Weise dar.

Sie sind schnell zu konsultieren und sollten eine schnelle Analyse der finanziellen Situation ermöglichen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Darüber hinaus erfassen sie die aufgetretenen Probleme und den umgesetzten Maßnahmenplan. 

Konsolidiertes Dashboard der finanziellen Situation in Stafiz.

Finanzberichte sind unerlässlich, um eine zuverlässige Historie aufzubauen, die als Grundlage für die Vorbereitung anderer Projekte dient. 

Passen Sie die Kostenschätzung an die Unternehmensstruktur an

Unterscheidung zwischen zeitbasierter und Festpreisabrechnung

Ihre Abrechnungsmethode wirkt sich auf Ihre Kostenoptimierungsstrategie aus. 

Ein zeitbasierter Vorgang setzt in der Tat voraus, dass man eine klare Vorstellung von den Tagen oder Kosten hat, die nicht in Rechnung gestellt werden. 

Bei einer Flatrate müssen Sie auf die Risiken eines Überholens achten. Diese können möglicherweise zusätzliche Verhandlungen oder sogar Rabatte beinhalten, die sich auf Ihr Kostenmanagement auswirken. 

Die Schätzung der Kosten, Preise und Art der Abrechnung für ein abrechenbares Projekt erfordert daher eine klare Strategie, die alle Parameter berücksichtigt.

Verstehen der Projektumgebung

Zur Kostenoptimierung gehört auch, einen klaren Überblick über alle Elemente zu haben, die sich auf das Projektbudget auswirken können. In der Tat ist es wichtig, externe Risiken (rechtliche, ökologische usw.), aber auch interne Risiken zu berücksichtigen, die mit der Arbeitsweise des Unternehmens zusammenhängen. 

Beispielsweise können Teams, die im Hybrid- oder Remote-Modus arbeiten, Reise- und Werkzeugkosten verursachen, was sich auf das Kostenmanagement auswirkt. 

Die Kostenoptimierung muss dies daher berücksichtigen und diese Auswirkungen bei der Schätzung des Budgets antizipieren. 

Planen Sie Margen

Schließlich muss das Budget die Margen berücksichtigen, um mit jedem Risiko umzugehen. Meistens reichen 5 bis 10 % aus.

Diese Marge muss jedoch je nach Projekt und Ihrem Unternehmen angepasst werden.

Optimierung der Projektkosten: Weitere Strategien

Die Bedeutung der Kapazitätsplanung

Die Ressourcenplanung ist ein wesentliches Element des Kostenmanagements und der Kostenoptimierung. Die Definition eines Arbeitslastplans ist daher unerlässlich.

In der Tat werden die Ressourcen, sowohl die personellen als auch die materiellen, den ersten Ausgabenposten eines Projekts ausmachen. Der Begriff Ressource umfasst alles, was die Werkzeuge, Geräte, Materialien und Mitarbeiter umfasst, die für den reibungslosen Ablauf des Projekts erforderlich sind.

Daher ist die Definition des Ressourcenbedarfs des Projekts ein wesentlicher Schritt und muss die Kosten jeder Ressource und die Dauer, über die sie benötigt wird, berücksichtigen. Ein klarer Blick auf die Kosten ist nur möglich, wenn man einen realistischen Überblick über den Ressourcenbedarf hat.

Das Smart Matching von Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, um Ihre Vertriebsleistung zu verbessern und somit mehr Chancen zu gewinnen. Ordnen Sie Ihre Ressourcen nach Ihren Bedürfnissen in Bezug auf Fähigkeiten, Erfahrung oder Dienstalter zu.

Ressourcenzuweisung in Stafiz

Auch das Engagement der Mitarbeiterist ein Kriterium, das nicht vernachlässigt werden sollte, um Ihre Missionen zum Erfolg zu führen.

Je qualifizierter und motivierter Ihre Teams sind, desto geringer ist das Risiko von Verzögerungen.

Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil oder direkt in einem Projekt angeben, welche Fähigkeiten er mobilisieren möchte oder für welche Art von Projekt er eingesetzt werden möchte.

Nutzen Sie automatisierte Lösungen

Kostenoptimierung betrifft alle Projekte. Es muss jedoch je nach Art des Projekts und des Kontexts auf eine bestimmte Weise angegangen werden.

Sie benötigen zuverlässige Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. 

Obwohl Sie sich auf vergangene Projekte und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter stützen können, können diese Schätzungen um Tools erweitert werden.

Der Einsatz automatisierter Lösungen, die alle Merkmale Ihres Unternehmens mit Daten aus anderen Projekten berücksichtigen, hilft Ihnen, genauere Schätzungen vorzunehmen. 

Stafiz bietet ein umfassendes Tool, das Funktionen zur Kostenoptimierung miteinander verwebt. Es berücksichtigt die Ressourcenplanung, die Risikoplanung und Zeitschätzungen, um Automatisierungen wie die Rechnungserstellung vorzuschlagen. Prozesse werden automatisiert, wodurch Sie Zeit und Produktivität sparen. 

Daher empfehlen wir Ihnen, auf dedizierte Tools wie Stafiz zu setzen. Diese Lösung bietet eine Reihe von Funktionen zur Schätzung, Verfolgung, Analyse und Kontrolle von Kosten in Echtzeit während eines gesamten Projekts auf dynamische und intelligente Weise.