Was ist Kostenoptimierung im Projektmanagement?
Sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld erweist sich dieKostenoptimierung als unerlässlich für eine gesunde Finanzlage. Denn diese ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg eines Projekts.
Der Erfolg eines Projekts wird sehr oft erst dann erkannt, wenn das Trio aus Budget, Zeit und Qualität eingehalten wird.
Um Sie bei dieser Problematik zu unterstützen, schlagen wir Ihnen einen klaren Aktionsplan vor, um eine effektive Kostenoptimierung im Projektmanagement einzuführen.
Verständnis der Bedeutung der Kostenoptimierung im Projektmanagement
Was ist Kostenoptimierung?
Bei der Kostenoptimierung im Projektmanagement geht es darum, die Kosten eines Projekts zu schätzen, zu verfolgen und zu analysieren, damit sie innerhalb des festgelegten Budgets bleiben.
Die Kostenoptimierung muss bereits bei der Planung des Projekts festgelegt werden.
Die Verantwortung liegt beim Projektleiter und zieht sich durch den gesamten Lebenszyklus des Projekts.
Warum ist Kostenoptimierung wichtig?
Den Erfolg des Projekts sicherstellen
Im Projektmanagement gibt es drei Hauptkriterien, anhand derer der Erfolg eines Projekts bestimmt werden kann: die Einhaltung von Terminen, Qualität und Kosten.
Bei der Kostenoptimierung geht es darum, das Budget einzuhalten, um das Risiko einer Überschreitung zu verhindern oder zumindest zu verringern.
💡 Zu beachten ist, dass sich die Kostenoptimierung als entscheidend im Risikomanagement.
Einen proaktiven Ansatz verfolgen
Projektmanagement kann mit einem proaktiven oder reaktiven Ansatz verstanden werden. Der proaktive Ansatz besteht darin, vorausschauend zu handeln, während die reaktive Methode bedeutet, auf eine Situation zu reagieren.
Bei der Kostenoptimierung liegt der Schwerpunkt auf dem proaktiven Ansatz. So bietet dieBudgetschätzung eine Leitlinie, die während des gesamten Projekts befolgt werden muss, und ermöglicht es, auf Abweichungen zu reagieren.
Diese Methode ist für NSÄ besonders relevant, da sie es ermöglicht, den Rahmen zu verfeinern und sicherzustellen, dass die Erwartungen an den Kunden realistisch und geklärt sind.
Als Referenz für zukünftige Projekte dienen
Die Kostenoptimierung dient auch dazu, eine Historie aufzubauen, die als Referenz für zukünftige Projekte dienen kann.
Dieser bildet eine zuverlässige Datenbasis für die Projektplanung und insbesondere für die Ressourcenzuweisung, die eine entscheidende Komponente des Projektmanagements darstellt.
Spezielle Tools ermöglichen es, eine genaue Historie vergangener Projekte zu erhalten, was die Projektplanung erleichtert.
Stafiz ermöglicht zum Beispiel eine hohe Granularität, indem es die Kosten pro Tag, Stunde, Projekt oder Aufgaben innerhalb eines Projekts angibt, was den Vergleich von Projekt zu Projekt erleichtert.
Phase 1: Das Projekt im Vorfeld beziffern
Den Plan für das Kostenmanagement aufbauen
Der erste Schritt zur Optimierung der Kosten eines Projekts ist die Erstellung des Kostenmanagementplans. Dieser klärt das Kostenmanagement innerhalb des Projekts und enthält unter anderem :
- Kostenarten im Projekt (die Details der zu erwartenden fixen und variablen Kosten) ;
- die für die Kostenverfolgung verwendeten Instrumente ;
- Schlüsselindikatoren für den Erfolg (ausgegebene Beträge, verbleibende Beträge, Investitionsrendite usw.) ;
- Interessengruppen des Projekts.
Um an Genauigkeit zu gewinnen, sollte er mit dem Projektzeitplan und der Liste der zu erbringenden Leistungen konfrontiert werden.
In der Tat, ein vorläufiges Budget für ein Projekt muss im Hinblick auf die zur Verfügung stehende Zeit und die erwarteten Elemente realistisch sein.
Zuverlässige Daten verwenden
Dieser Kostenmanagementplan kann mithilfe derHistorie vergangener Projekte, durch manuelle Datenerhebung oder mithilfe von Tools erstellt werden.
Stafiz bietet insbesondere eine zentrale Kostenübersicht in Echtzeit, die Schätzungen ermöglicht, die die voraussichtlichen Kosten und die Rentabilität berücksichtigen.
Diese zahlreichen Berichtsoptionen ermöglichen es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und Kosten- oder Zeitabweichungen bei ähnlichen Projekten zu analysieren.
Diese umfassende Ansicht stellt die Abweichungen zwischen dem ursprünglichen Staffingplan und dem tatsächlichen Staffing schnell gegenüber und zeigt gleichzeitig ihre monetären Auswirkungen auf.
Phase 2: Kostenoptimierung während des gesamten Projekts
Rentabilität verfolgen
Die Rentabilität eines Projekts untersuchen
Zuallererst muss ein Produktionsplan erstellt werden.
Auf diese Weise können Sie schnell feststellen, ob die in Ihrem Projektplan mobilisierten Kapazitäten einen Gewinn erwirtschaften oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Dieser Produktionsplan berechnet den generierten Umsatz sowie den Gewinn, indem er die Kosten für die Mobilisierung der Ressourcen dem Verkaufspreis des Projekts gegenüberstellt.
Erkennen von Abweichungen zwischen Ist und Soll
Kostenoptimierung bedeutet, die Kosten zu verfolgen, zu analysieren und zu korrigieren.
Der erste Schritt besteht also darin, die Daten zu sammeln und dann die Abweichungen zwischen dem tatsächlichen und dem prognostizierten Wert zu berechnen. So lässt sich überprüfen, ob das Budget im Vergleich zu den gemachten Schätzungen im Rahmen bleibt.
Um eine zuverlässige Prognose zu erhalten, ist es wichtig, alle Kosten eines Projekts zu berücksichtigen, wie z. B. :
- Gehälter ;
- nicht erneut in Rechnung gestellte Kosten ;
- Einkäufe ;
- Kosten im Zusammenhang mit der Vergabe von Unteraufträgen.
Stafiz bietet Ihnen eine globale Visualisierung der Projekte, damit Sie wissen, was bereits erreicht wurde, was noch zu tun ist und wie die voraussichtliche Situation im Vergleich zum Budget aussieht.
Diese Übung muss regelmäßig durchgeführt werden, in einer Häufigkeit, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben. Die Häufigkeit hängt von der Art des Projekts, den Herausforderungen oder dem Bedürfnis der Projektbeteiligten nach Sichtbarkeit ab.
Berichtigungen aufgrund von Abweichungen
Die Einhaltung des Budgets ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung, und dazu gehört auch die Optimierung der Kosten.
Wenn das Budget überschritten wird, muss eine gründliche Untersuchung durchgeführt werden, um den Grund für die Abweichung zu finden. Sobald Sie den Grund ermittelt haben, müssen Sie über Korrekturen nachdenken, um die Budgetabweichung auszugleichen oder zu umgehen.
Sie können Maßnahmen für den Projektumfang, den Zeitplan, die Ressourcen oder die Fristen vorsehen. Beachten Sie jedoch, dass sobald sich der Projektumfang ändert, auch das Trio Kosten, Termine, Qualität beeinflusst wird.
Bauen Sie klare Finanzberichte auf
In Finanzberichten werden alle Daten, die für ein gesundes Kostenmanagement unerlässlich sind, offengelegt. Die Erstellung übersichtlicher Berichte ist somit entscheidend für eine effektive Kostenoptimierung.
Finanzberichte werden oft als Dashboards aufgebaut, da sie einen Überblick über die Situation bieten. Sie stellen die finanzielle Situation des Projekts in zusammengefasster Form dar.
Sie sind schnell abrufbar und sollen eineschnelle Analyse der finanziellen Situation ermöglichen, umdie Entscheidungsfindung zu erleichtern. Außerdem sollten sie die aufgetretenen Probleme und den entwickelten Aktionsplan festhalten.
Konsolidiertes Dashboard der Finanzlage in Stafiz.
Finanzberichte erweisen sich als entscheidend für den Aufbau einer verlässlichen Historie, die als Grundlage für die Vorbereitung weiterer Projekte dient.
Die Kostenschätzung an die Unternehmensstruktur anpassen
Unterscheidung zwischen Regie- und Pauschalabrechnung
Ihre Art der Rechnungsstellung wird sich auf Ihre Strategie zur Kostenoptimierung auswirken.
Bei der Arbeit in Eigenregie ist es besonders wichtig, einen klaren Überblick über nicht in Rechnung gestellte Tage oder Kosten zu haben.
Bei Pauschalpreisen müssen Sie auf das Risiko von Überschreitungen achten. Diese können möglicherweise zusätzliche Verhandlungen oder Rabatte nach sich ziehen, was sich wiederum auf Ihr Kostenmanagement auswirkt.
Die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt zu schätzen. erfordert daher eine klare Strategie, bei der alle Parameter berücksichtigt werden.
Die Umgebung des Projekts verstehen
Kostenoptimierung bedeutet auch, eine klare Vorstellung von allen Elementen zu haben, die sich auf das Projektbudget auswirken können. Denn es ist unerlässlich, externe Risiken (Recht, Umwelt etc.), aber auch interne Risiken, die mit der Arbeitsweise des Unternehmens zusammenhängen, zu berücksichtigen.
So können z. B. Teams, die im Hybridmodus oder an entfernten Standorten arbeiten, Reise- und Werkzeugkosten verursachen, was sich auf das Kostenmanagement auswirkt.
Die Kostenoptimierung muss dies also berücksichtigen und diese Auswirkungen bei der Schätzung des Budgets voraussehen.
Spielräume vorsehen
Schließlich muss das Budget auch Margen berücksichtigen, um jedem Risiko zu begegnen. Meistens reichen 5-10% aus.
Diese Marge muss jedoch noch an das Projekt und Ihr Unternehmen angepasst werden.
Optimierung der Projektkosten: andere Strategien
Die Bedeutung der Kapazitätsplanung
Die Ressourcenplanung ist ein wesentliches Element bei der Verwaltung und Optimierung von Kosten. Die Definition eines Auslastungsplans erweist sich somit als wesentlich.
Der größte Kostenfaktor bei einem Projekt sind die Ressourcen, sowohl die menschlichen als auch die materiellen. Der Begriff "Ressource" umfasst alle Werkzeuge, Geräte, Materialien und Mitarbeiter, die für den reibungslosen Ablauf des Projekts erforderlich sind.
Daher ist die Festlegung des Ressourcenbedarfs für das Projekt ein wesentlicher Schritt und muss die Kosten jeder Ressource und die Dauer, über die sie benötigt werden, berücksichtigen. Eine klare Vorstellung von den Kosten ist nur möglich, wenn man einen realistischen Überblick über den Ressourcenbedarf hat.
Mit dem Smart Matching von Stafiz können Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter optimieren, um Ihre Verkaufsleistung zu verbessern und somit mehr Chancen zu gewinnen. Weisen Sie Ihre Ressourcen je nach Bedarf an Fähigkeiten, Erfahrung oder Seniorität zu.
DasEngagement der Mitarbeiterist ebenfalls ein nicht zu vernachlässigendes Kriterium, um Ihre Missionen zum Erfolg zu führen.
Je qualifizierter und motivierter Ihre Teams sind, desto geringer ist das Risiko, dass es zu Verzögerungen kommt.
Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, in seinem Profil oder direkt bei einem Projekt anzugeben, welche Kompetenzen er mobilisieren möchte oder für welche Art von Projekt er eingesetzt werden möchte.
Automatisierte Lösungen nutzen
Die Kostenoptimierung betrifft alle Projekte. Sie muss jedoch je nach Art des Projekts und des Kontexts spezifisch angesprochen werden.
Sie müssen über zuverlässige Informationen verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Sie können sich zwar auf vergangene Projekte und die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter stützen, doch können diese Schätzungen durch Hilfsmittel ergänzt werden.
Der Einsatz von automatisierten Lösungen, die alle Merkmale Ihres Unternehmens mithilfe von Daten aus anderen Projekten berücksichtigen, hilft Ihnen, genauere Schätzungen vorzunehmen.
Stafiz bietet ein umfassendes Tool, das Funktionen verschachtelt, die der Kostenoptimierung gewidmet sind. Es berücksichtigt die Planung von Ressourcen, Risiken und Zeitschätzungen, um Automatisierungen wie die Erstellung von Rechnungen vorzuschlagen. Die Prozesse werden automatisiert, sodass Sie Zeit und Produktivität sparen.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, sich auf dedizierte Tools wie Stafiz zu verlassen. Diese Lösung bietet eine Reihe von Funktionen zur dynamischen und intelligenten Schätzung, Verfolgung, Analyse und Kontrolle von Kosten in Echtzeit während des gesamten Projekts.
Häufig gestellte Fragen :
Eine Kostensenkungsstrategie zielt darauf ab, die Ausgaben für ein Projekt oder eine Organisation zu senken und gleichzeitig die Qualität und die Ziele beizubehalten. Sie stützt sich auf Hebel wie die Optimierung von Prozessen, eine bessere Ressourcenzuweisung, Verhandlungen mit Lieferanten und den Einsatz geeigneter Technologien. Ziel ist es, nachhaltige Einsparungen zu erzielen, ohne die Gesamtleistung zu beeinträchtigen.
