¿Qué es la optimización de costes en la gestión de proyectos?
Tanto en el ámbito personal como en el profesional, la optimización de costes es esencial para una situación financiera sana. De hecho, este último es un componente decisivo en el éxito de un proyecto.
El éxito de un proyecto a menudo se reconoce siempre que se respete el trío de respeto por el presupuesto, los plazos y la calidad.
Para guiarte en esta problemática, te ofrecemos un plan de acción claro para implementar una optimización de costes efectiva en la gestión de proyectos.
Comprender la importancia de la optimización de costes en la gestión de proyectos
¿Qué es la optimización de costes?
La optimización de costos en la gestión de proyectos es el proceso de estimar, rastrear y analizar los costos de un proyecto para garantizar que se mantengan dentro del presupuesto.
La optimización de costes debe determinarse ya en la planificación del proyecto.
Es responsabilidad del director del proyecto y continúa a lo largo de todo su ciclo de vida.
¿Por qué es importante la optimización de costes?
Asegurar el éxito del proyecto
En la gestión de proyectos, hay tres criterios principales para determinar el éxito del proyecto: el cumplimiento de los plazos, la calidad y los costos.
La optimización de costos consiste en mantenerse dentro del presupuesto para prevenir o al menos reducir el riesgo de sobrecostos.
💡 Hay que tener en cuenta que la optimización de costes es un factor clave en la gestión de riesgos.
Adopte un enfoque proactivo
La gestión de proyectos puede abordarse con un enfoque proactivo o reactivo. El enfoque proactivo consiste en anticipar, mientras que el método reactivo consiste en reaccionar ante una situación.
La optimización de costes se centra en un enfoque proactivo. Por ejemplo, estimar el presupuesto proporciona una pauta a seguir a lo largo del proyecto y reaccionar en caso de desviación.
Este método es particularmente relevante para las empresas de servicios de TI porque les permite refinar el encuadre y garantizar que las expectativas sean realistas y claras con respecto al cliente.
Servir de referencia para futuros proyectos
La optimización de costes también sirve para construir un historial que pueda servir de referencia para futuros proyectos.
Esto proporciona una base de datos fiable para la planificación de proyectos y, en particular, para la asignación de recursos, que es un componente clave en la gestión de proyectos.
Las herramientas dedicadas proporcionan un historial preciso de proyectos anteriores, lo que facilita la planificación del proyecto.
Stafiz, por ejemplo, permite un alto nivel de granularidad, al introducir costes por día, hora, proyecto o tareas dentro del proyecto, lo que facilita la comparación de un proyecto a otro.
Fase 1: cálculo del coste del proyecto en sentido ascendente
Creación del plan de gestión de costos
El primer paso para optimizar los costos de un proyecto es establecer el plan de gestión de costos. Esta guía aclara la gestión de costos dentro del proyecto e incluye, entre otras cosas:
- los tipos de costes del proyecto (los detalles de los costes fijos y variables que deben preverse);
- las herramientas utilizadas para el seguimiento de costos;
- Indicadores clave de éxito (montos gastados, remanentes, retorno de la inversión, etc.);
- partes interesadas del proyecto.
Para mayor precisión, debe compararse con el cronograma del proyecto y la lista de entregables.
De hecho, un presupuesto de proyecto proyectado debe ser realista de acuerdo con el tiempo asignado y los elementos esperados.
Utilice datos fiables
Este plan de gestión de costes puede elaborarse utilizando el historial de proyectos anteriores, la recopilación manual de datos o herramientas.
En particular, Stafiz ofrece una visión centralizada y en tiempo real de los costes, lo que permite realizar estimaciones que tienen en cuenta los costes estimados y la rentabilidad.
Estas numerosas opciones de informes le permiten dar un paso atrás y analizar las variaciones de costo o tiempo en proyectos similares.
Esta visión integral confronta rápidamente las brechas entre el plan inicial de dotación de personal y el real, al tiempo que demuestra su impacto monetario.
Fase 2: Optimización de costes a lo largo del proyecto
Seguimiento de la rentabilidad
Estudiar la rentabilidad de un proyecto
En primer lugar, es necesario establecer un plan de producción.
De esta manera, puede identificar rápidamente si las capacidades movilizadas en la planificación de su proyecto están generando beneficios o si es necesario realizar ajustes.
Este plan de producción calcula la facturación generada, así como el beneficio, comparando los costes de movilización de recursos con el precio de venta del proyecto.
Identificar las discrepancias entre lo real y lo previsto
La optimización de costos implica rastrear, analizar y corregir costos.
Por lo tanto, el primer paso es recopilar los datos y luego calcular las discrepancias entre los reales y los pronósticos. Esto permite comprobar que el presupuesto se mantiene dentro del buen camino en comparación con las estimaciones realizadas.
Para obtener una previsión fiable, es importante incluir todos los costes de un proyecto, como por ejemplo:
- salario;
- gastos no refacturables;
- adquisitivo;
- Costes relacionados con la subcontratación.
Stafiz te ofrece una visualización global de los proyectos para saber qué se ha logrado, qué queda por hacer y cuál es la situación proyectada en relación con el presupuesto.
Este ejercicio debe realizarse regularmente, con una frecuencia que habrás determinado al comienzo del proyecto. Esto depende del tipo de proyecto, sus desafíos o la necesidad de visibilidad de las partes interesadas del proyecto.
Ajuste para discrepancias
Mantenerse dentro del presupuesto es esencial para el éxito del proyecto y esto implica la optimización de costos.
Si se excede el presupuesto, se debe realizar una investigación exhaustiva para investigar la causa de la variación. Una vez identificado el motivo, tendrás que pensar en correcciones para compensar o sortear la diferencia en el presupuesto.
Puede planificar una acción en función del alcance del proyecto, el cronograma, los recursos o los plazos. Sin embargo, tenga en cuenta que tan pronto como cambia el alcance del proyecto, el trío de costos, plazos y calidad también se ve afectado.
Elabore informes financieros claros
Los informes financieros permiten aclarar todos los datos esenciales para una buena gestión de costes. Por lo tanto, la producción de informes claros es esencial para una optimización eficaz de los costes.
A menudo construidos a partir de cuadros de mando porque ofrecen una visión general de la situación, los informes financieros presentan la situación financiera del proyecto de forma sintética.
De rápida consulta, deben permitir un análisis rápido de la situación financiera para facilitar la toma de decisiones. Además, registran los problemas encontrados y el plan de acción implementado.
Cuadro de mando consolidado de la situación financiera de Stafiz.
Los informes financieros son esenciales para construir un historial confiable que servirá como base para la preparación de otros proyectos.
Adaptar la estimación de costes a la estructura de la empresa
Diferenciar entre facturación por tiempo y por precio fijo
Su método de facturación tendrá un impacto en su estrategia de optimización de costos.
En efecto, una operación basada en el tiempo implicará tener una visión clara de los días o costes no facturados.
Mientras que con una tarifa plana, tendrás que estar atento a los riesgos de adelantar. Esto puede implicar negociaciones adicionales o incluso descuentos, lo que afecta a la gestión de costes.
Por lo tanto, estimar los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable requiere una estrategia clara, que tenga en cuenta todos los parámetros.
Comprender el entorno del proyecto
La optimización de costos también implica tener una visión clara de todos los elementos que pueden afectar el presupuesto del proyecto. De hecho, es esencial tener en cuenta los riesgos externos (legales, ambientales, etc.) pero también internos, relacionados con la forma en que opera la empresa.
Por ejemplo, los equipos que operan en modo híbrido o remoto pueden implicar costos de viaje y herramientas, lo que afecta la gestión de costos.
Por lo tanto, la optimización de costes debe tener esto en cuenta y anticiparse a estos impactos a la hora de estimar el presupuesto.
Prever márgenes
Por último, el presupuesto debe tener en cuenta los márgenes para hacer frente a cada riesgo. La mayoría de las veces, del 5 al 10% es suficiente.
Sin embargo, este margen debe adaptarse según el proyecto y tu empresa.
Optimización de los costos del proyecto: otras estrategias
La importancia de la planificación de la capacidad
La planificación de recursos es un elemento esencial en la gestión y optimización de costes. Por lo tanto, la definición de un plan de carga de trabajo es esencial.
De hecho, los recursos, tanto humanos como materiales, constituirán la primera partida de gasto de un proyecto. El término recurso incluye todo lo que constituye las herramientas, equipos, materiales y colaboradores necesarios para el buen funcionamiento del proyecto.
Por lo tanto, definir el requerimiento de recursos del proyecto es un paso esencial y debe tener en cuenta el costo de cada recurso y la duración durante la cual se necesitan. Una visión clara de los costes sólo es posible si se tiene una visión realista de las necesidades de recursos.
El Smart Stafiz Matching le permite optimizar las tasas de carga de trabajo de sus empleados para mejorar su rendimiento de ventas y, en consecuencia, ganar más oportunidades. Asigna tus recursos de acuerdo con tus necesidades en términos de habilidades, experiencia o antigüedad.
El compromiso de los empleados también es un criterio que no debe pasarse por alto para que sus misiones tengan éxito.
Cuanto más cualificados y motivados estén sus equipos, menor será el riesgo de retrasos.
Cada empleado puede indicar en su perfil o directamente en un proyecto qué habilidades quiere movilizar, o en qué tipo de proyecto quiere que se le asigne.
Utilice soluciones automatizadas
La optimización de costes concierne a todos los proyectos. Sin embargo, debe abordarse de manera específica según el tipo de proyecto y el contexto.
Necesita información confiable para tomar decisiones informadas.
Aunque puedes basarte en proyectos anteriores y en la experiencia de tus empleados, a estas estimaciones se pueden añadir herramientas.
Utilizar soluciones automatizadas que tengan en cuenta todas las características de tu negocio con datos de otros proyectos te ayudará a hacer estimaciones más precisas.
Stafiz ofrece una herramienta integral que entrelaza funciones dedicadas a la optimización de costos. Tiene en cuenta la planificación de recursos, la planificación de riesgos y las estimaciones de tiempo para proponer automatizaciones como la generación de facturas. Los procesos se automatizan, lo que le ahorra tiempo y productividad.
Por lo tanto, le recomendamos que confíe en herramientas dedicadas como Stafiz. Esta solución ofrece un conjunto de funcionalidades para estimar, rastrear, analizar y controlar los costes en tiempo real, a lo largo de un proyecto, de forma dinámica e inteligente.
Preguntas:
Una estrategia de reducción de costos tiene como objetivo disminuir los gastos de un proyecto u organización mientras se mantiene la calidad y los objetivos. Se basa en palancas como la optimización de procesos, una mejor asignación de recursos, la negociación con proveedores y el uso de tecnologías apropiadas. El objetivo es lograr ahorros sostenibles sin comprometer el rendimiento general.
