¿Qué es la optimización de costes en la gestión de proyectos?
Tanto en la vida personal como en la profesional,optimizar los costes es esencial para gozar de una situación financiera saneada. De hecho, esta última es un factor decisivo para el éxito de cualquier proyecto.
A menudo, el éxito de un proyecto sólo se reconoce cuando se respeta el trío presupuesto, plazos y calidad.
Para guiarle en el proceso, hemos elaborado un plan de acción claro para optimizar eficazmente los costes en la gestión de proyectos.
Comprender la importancia de la optimización de costes en la gestión de proyectos
¿Qué es la optimización de costes?
La optimización de costes en la gestión de proyectos consiste en estimar, controlar y analizar los costes de un proyecto para que se mantengan dentro del presupuesto fijado.
La optimización de costes debe determinarse en la fase de planificación del proyecto.
Es responsabilidad del director del proyecto y se prolonga durante todo el ciclo de vida del mismo.
¿Por qué es importante optimizar los costes?
Garantizar el éxito del proyecto
En gestión de proyectos hay tres criterios principales para determinar el éxito de un proyecto: cumplimiento de plazos, calidad y costes.
La optimización de costes implica mantenerse dentro del presupuesto para evitar o al menos reducir el riesgo de sobrecostes.
💡 Hay que tener en cuenta que la optimización de costes es un factor clave en la la gestión de riesgos.
Adoptar un enfoque proactivo
La gestión de proyectos puede enfocarse de forma proactiva o reactiva. El enfoque proactivo implica anticiparse, mientras que el método reactivo implica reaccionar ante una situación.
La optimización de costes se centra en un enfoque proactivo. Por ejemplo,estimar el presupuesto proporciona una pauta a seguir a lo largo del proyecto y reaccionar en caso de desviación.
Este método es especialmente pertinente para las RSE, ya que les permite afinar el marco y asegurarse de que las expectativas del cliente son realistas y claras.
Servir de referencia para futuros proyectos
La optimización de costes también sirve para acumular un historial que puede servir de referencia para futuros proyectos.
Esto proporciona una base de datos fiable para la planificación de proyectos y, en particular, la asignación de recursos, un componente clave de la gestión de proyectos.
Las herramientas específicas proporcionan un historial preciso de proyectos anteriores, lo que facilita la planificación de proyectos.
Por ejemplo, Stafiz permite un alto nivel de granularidad, proporcionando costes por día, hora, proyecto o tarea dentro del proyecto, lo que facilita la comparación de un proyecto con otro.
Fase 1: poner precio al proyecto
Elaborar un plan de gestión de costes
El primer paso para optimizar los costes de un proyecto es elaborar un plan de gestión de costes. Esta guía aclara la gestión de costes dentro del proyecto e incluye, entre otras cosas..:
- los tipos de costes del proyecto (detalle de los costes fijos y variables previstos) ;
- las herramientas utilizadas para controlar los costes ;
- indicadores clave de éxito (importes gastados, remanentes, rendimiento de la inversión, etc.);
- partes interesadas en el proyecto.
Para mayor precisión, debe compararse con el calendario del proyecto y la lista de entregables.
Esto se debe a que un presupuesto provisional del proyecto debe ser realista en cuanto al tiempo asignado y los elementos previstos.
Utilizar datos fiables
Este plan de gestión de costes puede elaborarse utilizandoel historial de proyectos anteriores, la recopilación manual de datos o herramientas.
En particular, Stafiz ofrece una visión centralizada y en tiempo real de los costes, lo que permite realizar estimaciones que tienen en cuenta los costes y la rentabilidad previstos.
Estas numerosas opciones de elaboración de informes le permiten dar un paso atrás y analizar las diferencias de coste o tiempo entre proyectos similares.
Esta visión exhaustiva compara rápidamente las diferencias entre el plan de personal inicial y la situación real, al tiempo que demuestra su impacto monetario.
Fase 2: optimizar los costes a lo largo del proyecto
Control de la rentabilidad
Estudiar la rentabilidad de un proyecto
Antes de nada, hay que elaborar un plan de producción.
De este modo, podrá identificar rápidamente si las capacidades movilizadas en la planificación de su proyecto son capaces de generar beneficios, o si es necesario realizar ajustes.
Este plan de producción calcula el volumen de negocios generado y el beneficio comparando los costes de movilización de los recursos con el precio de venta del proyecto.
Identificar las discrepancias entre las cifras reales y las previstas
La optimización de costes consiste en supervisar, analizar y ajustar los costes.
Por lo tanto, el primer paso consiste en recopilar los datos y, a continuación calcular las diferencias entre las cifras reales y las previstas. Esto permite comprobar que el presupuesto se ajusta a las estimaciones realizadas.
Para obtener una previsión fiable, es importante incluir todos los costes de un proyecto, como :
- salarios ;
- costes que no pueden volver a facturarse;
- compra ;
- costes de subcontratación.
Stafiz le ofrece una visión global de sus proyectos, para que pueda ver lo que se ha conseguido, lo que queda por hacer y cuál es la situación prevista en relación con el presupuesto.
Este ejercicio debe realizarse periódicamente, con la frecuencia que usted determine al inicio del proyecto. Esto dependerá del tipo de proyecto, de lo que esté en juego y de la necesidad de visibilidad por parte de los interesados en el proyecto.
Corregir cualquier discrepancia
Cumplir el presupuesto es esencial para el éxito del proyecto, y eso significa optimizar los costes.
Si se supera el presupuesto, hay que llevar a cabo una investigación exhaustiva para encontrar la causa de la discrepancia. Una vez identificado el motivo, habrá que pensar en cómo compensar o solucionar la diferencia de presupuesto.
Puede planificar una acción en función del alcance del proyecto, el calendario, los recursos o los plazos. Sin embargo, ten en cuenta que en cuanto cambia el alcance del proyecto, también lo hace el trío de costes, plazos y calidad.
Elaboración de informes financieros claros
Los informes financieros ofrecen una imagen clara de todos los datos necesarios para una buena gestión de costes. La claridad de los informes es esencial para una optimización eficaz de los costes.
Los informes financieros suelen basarse en cuadros de mando, ya que ofrecen una visión general de la situación y presentan de forma resumida la situación financiera del proyecto.
De consulta rápida, deben permitirun análisis rápido de la situación financiera para facilitar la toma de decisiones. También registran los problemas encontrados y el plan de acción aplicado.
Cuadro de mando consolidado de la situación financiera de Stafiz.
Los informes financieros son esenciales para crear un historial fiable que sirva de base para preparar otros proyectos.
Adaptar las estimaciones de costes a la estructura de la empresa
Diferenciar entre la facturación por tiempo y materiales y la facturación a precio fijo
Su método de facturación influirá en su estrategia de optimización de costes.
Operar sobre la base del tiempo y los materiales significa tener una visión clara de los días y costes que no se facturan.
En cambio, con un precio fijo, hay que estar atento al riesgo de sobrecostes. Estos podrían implicar negociaciones adicionales o incluso descuentos, lo que podría repercutir en tu gestión de costes.
Estimar los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable requiere una estrategia clara, que tenga en cuenta todos los parámetros.
Comprender el entorno del proyecto
Optimizar los costes también significa tener una visión clara de todos los factores que pueden repercutir en el presupuesto del proyecto. Es esencial tener en cuenta tanto los riesgos externos (legales, medioambientales, etc.) como los internos, ligados al modo de funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, los equipos que operan en modo híbrido o remoto pueden incurrir en gastos de desplazamiento y herramientas, lo que repercute en la gestión de costes.
Por tanto, la optimización de costes debe tener esto en cuenta y prever estas repercusiones a la hora de estimar el presupuesto.
Prever márgenes
Por último, el presupuesto debe tener en cuenta los márgenes necesarios para cubrir cada riesgo. La mayoría de las veces, entre el 5 y el 10% es suficiente.
No obstante, este margen debe adaptarse en función del proyecto y de su empresa.
Optimizar los costes del proyecto: otras estrategias
La importancia de la planificación de la capacidad
La planificación de los recursos es un elemento esencial para gestionar y optimizar los costes. En definición de un plan de carga de trabajo es esencial.
De hecho, los recursos, tanto humanos como materiales, son la primera partida de gastos de un proyecto. El término recurso engloba todas las herramientas, equipos, materiales y personal necesarios para garantizar el buen funcionamiento del proyecto.
Definir las necesidades de recursos del proyecto es, por tanto, un paso esencial, y debe tener en cuenta el coste de cada recurso y el periodo de tiempo durante el que se necesitan. Una visión clara de los costes sólo es posible con una visión realista de las necesidades de recursos.
Smart El Matching de Stafiz le permite optimizar las cargas de trabajo de sus empleados para mejorar su rendimiento comercial y, en consecuencia, ganar más oportunidades. Asigne sus recursos en función de sus necesidades en términos de competencias, experiencia o antigüedad.
El compromiso de los empleadostambién es un criterio que no debe pasarse por alto para que sus misiones tengan éxito.
Cuanto mejor cualificados y motivados estén sus equipos, menor será el riesgo de retrasos.
Cada empleado puede indicar en su perfil o directamente en un proyecto qué competencias quiere utilizar o a qué tipo de proyecto quiere ser asignado.
Utilizar soluciones automatizadas
La optimización de costes afecta a todos los proyectos. Sin embargo, debe abordarse de manera específica, en función del tipo de proyecto y del contexto.
Necesita información fiable para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Aunque puede basar sus estimaciones en proyectos anteriores y en la experiencia de sus empleados, existen herramientas que pueden complementarlas.
El uso de soluciones automatizadas que tengan en cuenta todas las características de su empresa utilizando datos de otros proyectos le ayudará a realizar estimaciones más precisas.
Stafiz ofrece una herramienta completa que combina funcionalidades dedicadas a la optimización de costes. Tiene en cuenta la planificación de recursos, riesgos y estimaciones temporales, y propone procesos automatizados como la generación de facturas. Los procesos se automatizan, lo que le ahorra tiempo y aumenta la productividad.
Por eso le recomendamos que utilice herramientas específicas como Stafiz. Esta solución ofrece una serie de funciones para estimar, supervisar, analizar y controlar los costes en tiempo real, a lo largo de un proyecto, de forma dinámica e inteligente.
Preguntas frecuentes :
Una estrategia de reducción de costes pretende reducir los gastos de un proyecto u organización manteniendo la calidad y los objetivos. Se basa en palancas como la optimización de procesos, una mejor asignación de recursos, la negociación con proveedores y el uso de tecnologías adecuadas. El objetivo es conseguir ahorros sostenibles sin comprometer el rendimiento global.
