Wat is kostenoptimalisatie in projectmanagement?

Zowel in je persoonlijke als professionele leven ishet optimaliseren van kosten essentieel voor een gezonde financiële situatie. Dit laatste is zelfs een doorslaggevende factor voor het succes van elk project.

Het succes van een project wordt vaak pas erkend als het trio van budget, deadlines en kwaliteit wordt gerespecteerd.

Om je door het proces te leiden, hebben we een duidelijk actieplan opgesteld voor effectieve kostenoptimalisatie in projectmanagement.

Het belang van kostenoptimalisatie in projectmanagement begrijpen

Wat is kostenoptimalisatie?

Kostenoptimalisatie in projectmanagement bestaat uit het schatten, bewaken en analyseren van de kosten van een project zodat ze binnen het vastgestelde budget blijven.

Kostenoptimalisatie moet worden bepaald in de planningsfase van het project. 

Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager en gaat door gedurende de levenscyclus van het project. 

Waarom is kostenoptimalisatie belangrijk?

Het succes van het project garanderen

In projectmanagement zijn er drie belangrijke criteria om het succes van een project te bepalen: deadlines halen, kwaliteit en kosten. 

Kostenoptimalisatie houdt in dat je binnen het budget blijft om het risico op kostenoverschrijdingen te voorkomen of in ieder geval te beperken.

💡 Kostenoptimalisatie is een belangrijke factor in risicomanagement. risicobeheer.

Een proactieve benadering

Projectmanagement kan zowel proactief als reactief worden benaderd. De proactieve aanpak houdt in dat je anticipeert, terwijl de reactieve methode inhoudt dat je reageert op een situatie.

Kostenoptimalisatie richt zich op een proactieve aanpak. Het inschatten van het budget biedt bijvoorbeeld een richtlijn die gedurende het hele project kan worden gevolgd en waarop kan worden gereageerd in geval van afwijkingen.

Deze methode is vooral relevant voor ESN's, omdat ze zo het kader kunnen verfijnen en ervoor kunnen zorgen dat de verwachtingen van de klant realistisch en duidelijk zijn. 

Als referentie dienen voor toekomstige projecten

Kostenoptimalisatie dient ook om een track record op te bouwen dat als referentie kan worden gebruikt voor toekomstige projecten.

Dit biedt een betrouwbare database voor projectplanning en in het bijzonder voor de toewijzing van middelen, een belangrijk onderdeel van projectmanagement.

Speciale tools bieden een nauwkeurige geschiedenis van eerdere projecten, waardoor projectplanning eenvoudiger wordt.

Stafiz maakt bijvoorbeeld een hoge mate van granulariteit mogelijk, waarbij kosten per dag, uur, project of taak binnen het project worden weergegeven, waardoor het gemakkelijker wordt om het ene project met het andere te vergelijken.

Fase 1: een prijskaartje aan het project hangen

Een kostenbeheersplan opstellen

De eerste stap in het optimaliseren van projectkosten is het opstellen van een kostenbeheersplan. Deze gids verduidelijkt het kostenbeheer binnen het project en omvat onder andere : 

• de soorten kosten die het project met zich meebrengt (details van te verwachten vaste en variabele kosten) ;
• de instrumenten die worden gebruikt om de kosten te controleren ;
• belangrijke succesindicatoren (uitgegeven bedragen, overgebleven bedragen, rendement op investering, enz;)
• projectbetrokkenen.

Voor meer precisie moet het vergeleken worden met het projectschema en de lijst van deliverables.

Dit komt omdat een voorlopig projectbudget realistisch moet zijn met betrekking tot de toegewezen tijd en de verwachte elementen.

Betrouwbare gegevens gebruiken

Dit kostenbeheersplan kan worden gemaakt met behulp vanprojecthistorie uit het verleden, handmatige gegevensverzameling of hulpmiddelen.

Stafiz biedt met name een gecentraliseerd, real-time overzicht van de kosten, waardoor ramingen kunnen worden gemaakt die rekening houden met de verwachte kosten en winstgevendheid. 

Met deze talrijke rapportagemogelijkheden kun je een stap terug doen en de verschillen in kosten of tijd tussen vergelijkbare projecten analyseren.

Dit uitgebreide overzicht vergelijkt snel de verschillen tussen het aanvankelijke personeelsplan en de werkelijke situatie, en toont hun monetaire impact.

Fase 2: kosten optimaliseren tijdens het hele project

Winstgevendheid bewaken

De winstgevendheid van een project bestuderen

Voordat je iets anders doet, moet je een productieplan opstellen.

Op deze manier kun je snel vaststellen of de capaciteiten die je in je projectplanning hebt ingezet, winstgevend zijn of dat er aanpassingen nodig zijn.

Dit productieplan berekent de gegenereerde omzet en de winst door de kosten voor het inzetten van middelen te vergelijken met de verkoopprijs van het project.

Discrepanties tussen werkelijke en voorspelde cijfers identificeren

Kostenoptimalisatie houdt in dat de kosten worden bewaakt, geanalyseerd en aangepast. 

De eerste stap is daarom het verzamelen van de gegevens en vervolgens het de verschillen tussen werkelijke en voorspelde cijfers te berekenen. Zo kun je controleren of het budget op schema blijft ten opzichte van de gemaakte schattingen.

Om een betrouwbare voorspelling te krijgen, is het belangrijk om alle kosten van een project mee te nemen, zoals :

• lonen ;
• kosten die niet opnieuw in rekening kunnen worden gebracht;
• inkoop ;
• kosten voor uitbesteding.

Stafiz geeft je een totaaloverzicht van je projecten, zodat je kunt zien wat er is bereikt, wat er nog moet gebeuren en wat de verwachte situatie is ten opzichte van het budget.

Kostenbeheer geïntegreerd in projectbeheer

Deze oefening moet regelmatig worden uitgevoerd, met een frequentie die je bepaalt aan het begin van het project. Dit hangt af van het type project, wat er op het spel staat en de behoefte aan zichtbaarheid bij de belanghebbenden van het project. 

Eventuele afwijkingen corrigeren

Het budget respecteren is essentieel voor het succes van het project, en dat betekent de kosten optimaliseren.

Als het budget wordt overschreden, moet er een grondig onderzoek worden uitgevoerd om de oorzaak van het verschil te vinden. Zodra de oorzaak is vastgesteld, moet je nadenken over hoe je het budgetverschil kunt compenseren of omzeilen. 

Je kunt een actie plannen op de omvang van het project, de planning, de middelen of de deadlines. Houd er echter rekening mee dat zodra de reikwijdte van het project verandert, ook het trio van kosten, deadlines en kwaliteit verandert.

Duidelijke financiële rapporten maken

Financiële rapporten geven een duidelijk beeld van alle gegevens die nodig zijn voor een goed kostenbeheer. Duidelijke rapportage is essentieel voor effectieve kostenoptimalisatie. 

Financiële rapporten zijn vaak gebaseerd op dashboards, omdat ze een overzicht geven van de situatie en de financiële situatie van het project in beknopte vorm presenteren.

Ze zijn snel te raadplegen en moeteneen snelle analyse van de financiële situatie mogelijk maken om de besluitvorming te vergemakkelijken. Ze registreren ook de problemen die zich voordoen en het actieplan dat wordt uitgevoerd. 

Geconsolideerd dashboard van de financiële situatie in Stafiz.

Financiële rapporten zijn essentieel voor het opbouwen van een betrouwbaar track record dat kan worden gebruikt als basis voor het voorbereiden van andere projecten. 

Kostenramingen aanpassen aan de bedrijfsstructuur

Onderscheid maken tussen facturering op basis van tijd en materialen en facturering op basis van een vaste prijs

Je factureringsmethode heeft invloed op je strategie voor kostenoptimalisatie. 

Werken op basis van tijd en materialen betekent een duidelijk zicht hebben op de dagen en kosten die niet gefactureerd worden. 

Aan de andere kant moet je bij een vaste prijs waakzaam zijn voor het risico op overschrijdingen. Deze kunnen mogelijk extra onderhandelingen of zelfs kortingen met zich meebrengen, wat een impact kan hebben op je kostenbeheer. 

Het inschatten van de kosten, prijzen en het type facturering voor een factureerbaar project vereist een duidelijke strategie, rekening houdend met alle parameters.

De projectomgeving begrijpen

Kosten optimaliseren betekent ook een duidelijk beeld hebben van alle factoren die van invloed kunnen zijn op het projectbudget. Het is essentieel om rekening te houden met zowel externe risico's (juridisch, milieu, enz.) als interne risico's die verband houden met de manier waarop het bedrijf opereert. 

Zo kunnen teams die op hybride wijze of op afstand werken reis- en gereedschapskosten hebben, wat gevolgen heeft voor het kostenbeheer. 

Kostenoptimalisatie moet hier dus rekening mee houden en anticiperen op deze gevolgen bij het inschatten van het budget. 

Houd rekening met marges

Tot slot moet het budget rekening houden met de marges die nodig zijn om elk risico af te dekken. Meestal is 5 tot 10% voldoende.

Deze marge moet echter worden aangepast aan het project en je bedrijf.

Projectkosten optimaliseren: andere strategieën

Het belang van capaciteitsplanning

De planning van middelen is een essentieel element in het beheren en optimaliseren van kosten. De definiëren van een werklastplan is essentieel.

Middelen, zowel menselijk als materieel, zijn in feite de eerste uitgavenpost van een project. De term hulpbronnen omvat alle gereedschappen, apparatuur, materialen en personeel die nodig zijn om het project soepel te laten verlopen.

Het definiëren van de benodigde middelen voor het project is daarom een essentiële stap, waarbij rekening moet worden gehouden met de kosten van elk middel en de tijdsduur waarin ze nodig zijn. Een duidelijk beeld van de kosten is alleen mogelijk met een realistisch overzicht van de benodigde middelen.

Stafiz Smart Matching stelt u in staat de werkbelasting van uw medewerkers te optimaliseren om uw verkoopprestaties te verbeteren en zo meer kansen binnen te halen. Wijs uw resources toe op basis van uw behoeften in termen van vaardigheden, ervaring of anciënniteit.

Toewijzing van middelen in Stafiz

Debetrokkenheid van je werknemersis ook een criterium dat je niet over het hoofd mag zien als je wilt slagen in je missies.

Hoe beter je teams gekwalificeerd en gemotiveerd zijn, hoe kleiner de kans op vertragingen.

Elke medewerker kan op zijn profiel of direct op een project aangeven welke vaardigheden hij wil gebruiken of aan welk type project hij wil worden toegewezen.

Gebruik geautomatiseerde oplossingen

Kostenoptimalisatie heeft betrekking op alle projecten. Het moet echter specifiek worden aangepakt op basis van het type project en de context.

Je hebt betrouwbare informatie nodig om weloverwogen beslissingen te nemen. 

Hoewel je je schattingen kunt baseren op eerdere projecten en de ervaring van je werknemers, zijn er hulpmiddelen die deze schattingen kunnen aanvullen.

Als je geautomatiseerde oplossingen gebruikt die rekening houden met alle kenmerken van je bedrijf en gegevens van andere projecten gebruikt, kun je nauwkeurigere schattingen maken. 

Stafiz biedt een uitgebreide tool die functionaliteiten voor kostenoptimalisatie combineert. Het houdt rekening met de planning van resources, risico's en tijdsinschattingen en stelt geautomatiseerde processen voor zoals het genereren van facturen. Processen worden geautomatiseerd, waardoor u tijd bespaart en de productiviteit toeneemt. 

Daarom raden we je aan om speciale tools zoals Stafiz te gebruiken. Deze oplossing biedt een reeks functies voor het dynamisch en intelligent inschatten, bewaken, analyseren en controleren van kosten in realtime tijdens een project.