Outils de gestion de la charge de travail : comment le choisir ?

La main-d’œuvre mondiale a connu des changements spectaculaires ces dernières années. Les employés, les freelances et d’autres parties prenantes sont dispersés à travers le monde et utilisent souvent des outils et des solutions logicielles disparates pour mener à bien leurs projets.

La communication en face-à-face est l’exception plutôt que la norme, car les équipes restent en contact via Slack, la visioconférence et les e-mails.

Le résultat ? Les responsables et les chefs de projet ont très peu de visibilité ou de contrôle sur l’avancement ou l’impact financier de diverses tâches, en particulier au sein d’équipes interfonctionnelles ou à distance.

Les équipes sont confrontées à une mauvaise communication et à une collaboration difficile, ce qui entraîne des malentendus, des efforts dupliqués et des opportunités manquées de synergies. Les ressources, y compris le temps et les talents, sont souvent attribuées de manière aléatoire. Les projets prennent souvent du retard en raison d’une mauvaise gestion du temps et d’un manque de visibilité sur l’avancement des tâches.

Heureusement, il existe une solution. Les outils de gestion de la charge de travail peuvent aider les organisations à allouer des tâches, à définir les priorités des tâches, à optimiser la répartition des ressources entre les projets, à gérer le temps de manière plus efficace et à maintenir des canaux de communication clairs et transparents pour informer tous les membres de l’équipe des attentes en matière de charge de travail, de l’avancement et des éventuels défis.

Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail ?

La gestion de l’allocation du travail, aussi appelée charge de travail, fait référence au processus de sélection, de distribution et d’équilibrage efficaces des projets, des tâches et des responsabilités parmi les individus ou les ressources au sein d’une organisation.

Ces outils veillent à ce que les ressources soient dirigées vers la réalisation des objectifs du projet, priorisent les tâches en fonction des objectifs et facilitent la collaboration, augmentant ainsi les chances de succès.

Ils aident également les chefs de projet et les responsables d’équipe à estimer avec précision la durée des tâches, à fixer des délais réalistes et à suivre l’avancement, ce qui permet des ajustements et des réponses proactives aux retards potentiels.

Les services financiers peuvent également utiliser ces outils pour analyser les données historiques et identifier les tendances afin d’améliorer les prévisions budgétaires et l’allocation des ressources, tandis que des fonctionnalités telles que les simulations et les scénarios “et si” peuvent aider les équipes financières à analyser les impacts potentiels de différentes décisions et à se préparer à différentes situations.

Quels sont les avantages de la gestion de la charge de travail ?

La gestion de la charge de travail présente plusieurs avantages qui justifient pleinement l’investissement lié à sa mise en place, notamment par le biais de logiciels.

Satisfaction du client

Les outils de gestion de l’allocation du travail permettent aux équipes de planifier et d’attribuer efficacement des tâches, garantissant l’achèvement opportun des projets. Ces outils aident à planifier et à lancer rapidement des projets en attribuant efficacement des ressources et en démarrant les tâches, en alignement avec les attentes des clients en matière de délais de démarrage des projets.

Avoir les bonnes ressources pour chaque projet, en termes de compétences des employés et de volonté de travailler sur un projet donné, permet de constituer les meilleures équipes et ainsi d’augmenter la productivité.

Rentabilité et finance

Les solutions permettant de gérer la charge de travail peuvent aider  à éviter la sur-allocation des ressources et à optimiser les taux d’utilisation.

En rationalisant les tâches et les ressources, ces outils contribuent à une meilleure prévision budgétaire et à une meilleure conformité, évitant les dépassements de coûts et optimisant les ressources financières.

Lorsqu’ils sont combinés avec le suivi et le suivi de projet, l’analyse du budget et des écarts anticipés peut empêcher de ne pas respecter le budget.

Rétention et motivation des employés

Lorsque la gestion devient collaborative, les employés sont plus engagés. L’équilibrage de la quantité de travail garantit que les employés ne sont pas surchargés, réduisant l’épuisement professionnel et le stress.

L’attribution transparente des tâches et la répartition des charges aident à reconnaître les contributions individuelles, favorisant l’équité et la satisfaction au travail parmi les membres de l’équipe.

Collaboration et flux de travail unifié

Les outils de gestion fournissent une plateforme unifiée pour l’attribution des tâches, le suivi de la progression et la communication, de manière transparente, garantissant que tout le monde reste sur la même longueur d’onde sans avoir besoin de réunions de personnel approfondies et de modifications interminables par le biais de messages.

Ces outils offrent des mises à jour en temps réel sur l’état des projets, permettant aux équipes de collaborer de manière plus efficace en partageant instantanément des informations, des mises à jour et des commentaires.

Les enjeux sont élevés dans ces domaines ; une gestion efficace de la charge de travail n’affecte pas seulement le succès des projets, mais influence également la satisfaction des employés, les relations avec les clients et la santé financière globale de l’organisation.

Comment gérer efficacement la charge de travail ?

Bien sûr, le succès de tout outil de gestion de la charge de travail dépend en grande partie de l’équipe qui l’utilise. Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer et à optimiser ce pilotage :

Priorisation des projets et des tâches

Utilisez des cadres tels que la matrice Eisenhower ou la méthode MoSCoW (Doit avoir, Devrait avoir, Pourrait avoir, Ne devrait pas avoir) pour prioriser les tâches et les projets en fonction de leur importance et de leur urgence.

Veillez à accorder la plus haute priorité aux tâches et aux projets qui correspondent aux objectifs stratégiques clés de l’organisation, en veillant à ce que les efforts contribuent à la mission globale.

Connaissance et visibilité du personnel

Créez et mettez régulièrement à jour un inventaire des compétences pour chaque membre de l’équipe. Cela aide à comprendre les capacités de l’équipe et à identifier les lacunes qui peuvent nécessiter une formation ou des ajustements d’allocation de ressources.

Intégrez des outils de collaboration qui fournissent une visibilité sur la charge de travail, les compétences et la disponibilité des membres de l’équipe pour améliorer la coordination et la planification du travail au sein et entre les équipes.

Considérez le trio Coût, Délai et Qualité

Définissez clairement les contraintes du projet liées au coût, au temps et à la qualité dès le départ. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont conscients de ces contraintes et comprennent les compromis qui peuvent être nécessaires.

L’avantage des outils de gestion de la charge de travail est que vous pouvez continuellement évaluer les compromis entre coût, délai et qualité tout au long du cycle de vie du projet, de sorte que vous puissiez apporter des ajustements en fonction des priorités changeantes ou des exigences du projet.

Communication efficace

Organisez régulièrement des réunions d’équipe pour discuter de la charge de travail, des mises à jour du projet et des défis potentiels, et maintenez votre plateforme de gestion de la charge de travail à jour. Les canaux de communication ouverts favorisent la collaboration et permettent aux membres de l’équipe de partager des idées, des préoccupations et des suggestions. 

Utilisation des meilleures pratiques de gestion de projet

Optez pour un outil de gestion de la charge de travail qui offre une plateforme centralisée pour gérer les tâches, les ressources et l’avancement de manière efficace.

Utiliser différents modes de visualisation tels que les diagrammes de Gantt pour représenter les calendriers de projet peut aider les employés à visualiser les dépendances des tâches, à identifier les chemins critiques et à optimiser les calendriers de projet.

Flexibilité et adaptabilité

Les méthodologies agiles ne devraient pas être utilisées uniquement par les équipes de produits ! Adoptez des méthodologies agiles qui permettent une flexibilité dans la gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation.

Les cadres agiles permettent aux équipes de s’adapter aux priorités et aux exigences changeantes tout en maintenant leur concentration sur la création de valeur.

L’approche intuitive, la grande visibilité sur les projets, l’approche collaborative et les données que Stafiz offre, permettent à vos équipes de gagner du temps et de prendre les meilleures décisions. Résultat : les taux d’utilisation sont optimisés, la rentabilité est sous contrôle et vos équipes sont impliquées car elles participent à leur propre planification.

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Critères de choix d’un outil de gestion de la charge de travail

Le choix de l’outil de gestion de la charge de travail adapté est crucial pour le succès de vos projets et l’efficacité globale de l’équipe. Voici les critères à prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion de la charge de travail :

La gestion RH

• Gestion du personnel

La gestion du personnel regroupe l’ensemble des fonctionnalités visant à aider à façonner la carrière de vos collaborateurs : il s’agit de la gestion des compétences et des retours d’information.

• Gestion d’équipe à distance

Recherchez des fonctionnalités de collaboration qui facilitent la gestion d’équipe à distance, notamment des outils de communication, de partage de fichiers et des mises à jour en temps réel sur l’avancement du projet.

Les fonctionnalités liées à la gestion de projet

• Vues de disponibilité
  

Un diagramme de Gantt offre une représentation visuelle des tâches et des échéances. Recherchez un outil qui propose des vues de Gantt pour une planification et une gestion efficaces de la charge de travail, et qui offre un accès basé sur les autorisations à différents niveaux pour une plus grande transparence du haut vers le bas.

• Tâches/Phases (Gestion de programme)

Assurez-vous que l’outil prend en charge l’organisation des tâches et des projets en phases ou en hiérarchies. La gestion de programme est essentielle pour gérer des projets complexes.

• Suivi du temps

Choisissez un outil qui offre des capacités flexibles de suivi du temps. Cela comprend la possibilité d’enregistrer les heures, de suivre l’avancement et de gérer le temps efficacement pour respecter les délais du projet.

• Gestion de projet

Votre outil de gestion doit prendre en charge les fonctionnalités de gestion du budget et des coûts, vous permettant de définir et de surveiller les budgets et les dépenses du projet.

Stafiz est un outil de gestion de la charge de travail qui vous permet de constituer l’équipe la plus adaptée à chaque projet et d’affecter ces ressources à vos plannings projets.

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• Facturation

Si vos projets impliquent une facturation client, sélectionnez un outil qui prend en charge les modalités de facturation. Cela simplifie les aspects financiers de la gestion de projet.

Les critères fonctionnels

• Facilité d’utilisation

Choisissez un outil avec une interface intuitive et conviviale. C’est essentiel pour obtenir l’adhésion des membres de l’équipe qui peuvent avoir des niveaux de compétence technique différents.

• Adaptabilité à diverses industries

Recherchez un outil adaptable à diverses industries, que vous travailliez dans le secteur des services, du développement de produits ou dans tout autre secteur.

L’outil doit être personnalisable pour répondre à différents types de projets et de flux de travail.

• Intégrations

Assurez-vous que l’outil s’intègre parfaitement avec d’autres outils utilisés par votre équipe, tels que les plates-formes de collaboration, les outils de communication et les logiciels de gestion de projet.

• Intégration CRM

Si vos projets impliquent des interactions avec les clients, choisissez un outil qui s’intègre avec les systèmes CRM. Cela garantit que les informations sur les clients et les détails du projet sont synchronisés.

Comparatif des outils de gestion de la charge de travail

Naviguer dans le vaste paysage des outils de gestion de l’allocation du travail peut sembler intimidant. Ci-dessous, nous avons dressé une liste de certaines des options les plus populaires.

• Combo

Conçu pour les équipes créatives, les agences et les freelances, Combo combine l’organisation des projets (diagrammes de Gantt, tableaux Kanban) avec des fonctionnalités de collaboration (visioconférence) et des outils financiers (facturation).

• Snapshyft

Adapté aux effectifs basés sur des quarts de travail dans la vente au détail et l’hôtellerie, Snapshyft simplifie la planification des employés, gère les feuilles de temps et offre un suivi de base de l’avancement.

• Trello

Trello favorise la gestion visuelle des tâches grâce à ses tableaux Kanban. Les utilisateurs organisent les tâches en cartes sur des tableaux personnalisables, offrant un flux de travail clair et intuitif pour les individus et les équipes.

• ClickUp

ClickUp est une puissante solution dotée de nombreuses fonctionnalités adaptées aux projets complexes et aux équipes diversifiées. Il propose une gamme d’outils d’organisation de projets (diagrammes de Gantt, listes), des fonctionnalités de gestion d’équipe (autorisations, hiérarchie) et des intégrations avec différentes plates-formes.

• Asana

Asana se concentre sur la collaboration et la gestion de projets d’équipe. Ses tableaux Kanban et sa fonction “Conversations” facilitent la communication transparente et le suivi des tâches au sein des équipes.

• Stafiz

Conçu pour les flux de travail basés sur les services, Stafiz propose des échéanciers de projet spécialisés, des rapports et des analyses, ainsi que des outils de collaboration adaptés à diverses industries, avec une forte orientation vers la gestion financière et des coûts.

• MS Planner

Intégré à Microsoft Office 365, MS Planner offre des fonctionnalités de gestion de projet de base telles que l’attribution de tâches, le suivi de la progression et la collaboration via l’intégration avec Teams.

• Toggl

Toggl se concentre principalement sur le suivi du temps, offrant des feuilles de temps détaillées, des rapports et des informations sur les projets pour les individus et les travailleurs indépendants.

Voici comment les différents outils se comparent en fonction des facteurs les plus importants à prendre en compte dans les outils de gestion de la charge de travail: