Comment choisir un logiciel GTA (gestion des temps et des activités) adapté à vos besoins ?

Entre le suivi des heures de travail, des absences, l’établissement d’un planning ou encore la répartition des tâches… Les problématiques qu’adresse un logiciel GTA (Gestion des Temps et des Activités) peuvent rapidement devenir chronophages. Aucune entreprise n’est épargnée, qu’il s’agisse d’opérer dans le secteur privé ou public, que l’entreprise soit une PME ou une multinationale. 

L’adoption d’un logiciel GTA devient alors indispensable pour automatiser, organiser et optimiser ces enjeux RH qui impactent l’entreprise au global. Toutefois, choisir un logiciel GTA adapté aux besoins de son entreprise ne s’improvise pas. Dans cet article, Stafiz vous propose un guide complet pour comprendre les avantages d’implémenter un logiciel GTA et surtout : comment choisir l’outil parfaitement adapté à vos objectifs. 

Qu’est-ce qu’un logiciel GTA ?

Ce dernier, aussi appelé logiciel de gestion des temps et des activités, est un outil conçu pour accompagner les entreprises dans leur gestion du personnel. 

Cette plateforme offre la possibilité d’enregistrer, de monitorer et d’analyser un ensemble de données RH, généralement les heures de travail, les tâches ou encore les absences. 

Bien souvent, le logiciel GTA est intégré au SIRH, Système d’Information de Ressources Humaines. Celui-ci sert à la gestion des données RH au sein d’une entreprise grâce à la centralisation des données. En apportant une vision globale, il facilite les prises de décision éclairées et pertinentes.

Pourquoi utiliser un logiciel GTA ?

Plus une entreprise grandit et voit son nombre d’employés augmenter, plus une structuration rigoureuse s’impose. Or, la liste des tâches administratives liées aux ressources humaines s’allonge continuellement : gestion de l’allocation des ressources, organisation des plannings, gestion des absences, édition des fiches de paie… Il devient alors très facile de se laisser déborder parmi la masse d’informations.

Utiliser un logiciel de gestion des temps et activités permet de simplifier ces démarches. En effet, un outil GTA va faciliter de nombreuses tâches RH. À terme, cela conduira à l’amélioration de l’efficacité, de la productivité et donc de la rentabilité de l’entreprise. 

Investir dans un logiciel GTA devient donc vite une nécessité afin d’améliorer la performance de votre organisation.

Qui est concerné par l’utilisation d’un logiciel GTA ?

Bien que le logiciel GTA concerne en priorité les services RH, l’ensemble de l’organisation s’avère en réalité impacté. 

1. Départements

Le service RH reste le premier concerné, un logiciel GTA permettant alors une vision précise sur la répartition des ressources, les besoins en recrutement ou encore la gestion des compétences. Toutefois, d’autres départements profitent d’une gestion des temps et des activités optimisés :

• Le service financier dispose alors d’informations précieuses sur la performance des collaborateurs et le besoin en ressources sur chaque projet, permettant ainsi une meilleure budgétisation.
• La direction profite de données fiables pour baser ses décisions, d’un suivi précis de la productivité, des coûts et de la gestion de la masse salariale. De plus, le niveau de transparence fourni par le logiciel GTA permet à la direction de s’assurer de la conformité aux régulations internes de l’entreprise.

2. Profils

L’utilisation d’un logiciel GTA profite : 

• Aux équipes opérationnelles, qui bénéficient d’un système standardisé, automatique et efficace pour le pointage, les demandes d’absences et une visibilité accrue sur leur planning.

• Aux managers, qui disposent d’une vision globale pour une planification stratégique des activités, l’anticipation des besoins, la validation et le contrôle des informations.

Les missions d’un logiciel GTA

Un logiciel de gestion des temps et des activités permet d’accomplir une variété de tâches, contribuant ainsi à créer une vision claire des besoins en ressources et en compétences.  

1. Définir un planning efficient

Le logiciel GTA permet d’agréger des données relatives à l’organisation des collaborateurs. Ces données servent alors à l’élaboration d’un planning non seulement efficace mais surtout légal.  

Stafiz propose par exemple un module de gestion du staffing avec les fonctionnalités suivantes  :

A. Collecte de la donnée

Généralement, le logiciel GTA est associé à d’autres outils afin de collecter la donnée, celle-ci pouvant provenir d’une badgeuse, de rapports de présence ou encore de la digitalisation des absences. 

Cette donnée, alors structurée et organisée, aide les responsables d’équipe à définir un planning stratégique et optimisé. 

B. Forte réactivité

Enfin, le logiciel GTA contribue à générer une forte réactivité. En effet, les plannings peuvent facilement être adaptés en fonction des changements de dernière minute ou en cas d’évolutions des régulations. 

Rappelons d’ailleurs que l’organisation des temps de travail doivent impérativement respecter le code du travail, les lois et réglementations, ainsi que les conventions collectives négociées au sein de l’entreprise. 

2. Optimiser la gestion de la paie

Avec l’utilisation d’un logiciel GTA, les erreurs dans les fiches de paie se font de plus en plus rares. En effet, toute l’information est collectée et structurée de façon automatique, laissant alors peu de place à d’éventuelles erreurs humaines. 

Les doubles saisies sont évitées, le traitement des heures supplémentaires en est facilité. Bref, la donnée s’avère précise et fiable. 

Par ailleurs, notons qu’il s’avère capital de connecter votre logiciel GTA à votre outil de gestion de la paie. Autrement, cela contribuerait à une duplication de la donnée, générant un risque d’erreur et à une perte de temps. 

3. Gérer les absences

La gestion des absences dans une entreprise demeure une problématique complexe, tant il existe de types et de motifs d’absences : congés payés, congés maternité et paternité, RTT, arrêt maladie ou encore formations… 

Le logiciel GTA centralise, catégorise, suit et planifie ainsi toutes les informations relatives aux absences. Cela passe de la formulation de la demande au suivi. 

4. Optimiser les performances de l’entreprise

Les logiciels GTA contribuent à l’amélioration des performances d’une entreprise à plusieurs niveaux.

1. Planification des capacités : capacity planning

Grâce à une vision précise des ressources et de la main d’œuvre, vous êtes alors parfaitement équipés pour mettre en place une planification optimale. 

En effet, vous disposez d’informations telles que les charges de travail, les compétences requises, les délais, toutes ces données servant de base solide pour anticiper les besoins. Vous limitez ainsi les sous-effectifs et les surcharges de travail. Finalement, mettre en place une gestion du staffing efficace se révèle relativement accessible grâce à un logiciel GTA bien conçu.

2. Allocation des ressources 

L’allocation des ressources se révèle grandement facilitée grâce à l’utilisation d’un logiciel GTA. En effet, ce dernier offre une vision sur la disponibilité des collaborateurs, leurs compétences, leurs appétences ou encore leur charge de travail. Il devient alors possible de répartir les tâches de façon stratégique. Vous tirez alors parti des différentes compétences de chacun et la performance globale de l’entreprise s’en voit améliorée.

Pour vous accompagner, consultez le guide de la gestion des ressources efficace. 

3. Gestion opérationnelle

Le logiciel GTA facilite la gestion opérationnelle en fournissant une vue précise des projets en cours, des échéances, des éventuels retards ou des potentiels problèmes. Les fonctionnalités de reporting présentes offrent aux managers une vision claire sur l’état des projets, les aidant à réagir rapidement en cas d’alerte. 

Stafiz intègre notamment un module dédié au pilotage de projet. Ce dernier permet entre autres de :  

• Centraliser les informations relatives à un projet
• Améliorer la visibilité des équipes grâce à une fonctionnalité de reporting avancée
• Simplifier le suivi financier

4. Analyse des données 

Les informations collectées par les logiciels GTA s’avèrent précieuses pour identifier des points d’amélioration. En effet, les rapports et analyses générées vous permettent de baser vos prises de décision sur des faits concrets. En cas de besoin, vous êtes alors en mesure d’accompagner les équipes afin d’optimiser les processus. 

Les avantages d’un logiciel GTA

1. Automatiser les processus

Avec l’utilisation d’un logiciel GTA, les données relatives à la gestion du personnel sont automatiquement intégrées de façon digitale. En limitant l’intervention humaine, vous gagnez un temps considérable et limitez le risque d’erreurs. 

2. Fournir une donnée fiable

La donnée insérée automatiquement dans un logiciel GTA est fiable et précise. Structurée, l’information s’avère facilement accessible, permettant une prise de décision éclairée. 

3. Produire des rapports d’analyses

La plupart des logiciels GTA proposent des fonctionnalités d’analyses assez avancées, permettant ainsi la génération de rapports et de tableaux de bord. Cela contribue à fournir une vue d’ensemble dont la donnée est lisible et actionnable, générant un gain de temps notable.

4. Bénéficier d’un outil facilement accessible

Même s’il existe encore des logiciels GTA sur des serveurs installés localement, la plupart des logiciels GTA sont désormais accessibles depuis une plateforme SaaS. Le fournisseur propose ainsi une solution basée sur le cloud, ce qui permet un accès facilité grâce à une simple connexion internet. Cela se révèle un gros atout pour les équipes en déplacement ou en télétravail. 

Les enjeux et problématiques des équipes vis à vis de la GTA

Les entreprises se retrouvent confrontées à de nombreux défis lorsqu’il s’agit de gérer les temps et les activités au sein de leur organisation.

• Le suivi des temps de travail. Avoir un aperçu précis des temps de travail à l’heure du télétravail et des horaires flexibles s’avère de plus en plus complexe. 
• La gestion des priorités. Un manque d’information peut conduire à une mauvaise priorisation des tâches et générer retard et stress. Le risque devient alors une diminution de l’engagement générant une baisse de la performance.
• Le respect des réglementations. En effet, il n’est pas toujours évident de s’assurer que les politiques en termes de congés, heures de travail, limites d’heures supplémentaires soient respectées. 
• L’engagement des collaborateurs. Une mauvaise gestion des temps de travail et de la répartition des tâches peut provoquer une baisse de motivation et d’engagement au sein des équipes. 

Comment choisir un logiciel GTA adapté à votre entreprise ?

Définir les besoins de votre entreprise

A. Les objectifs à atteindre

Avant de vous lancer dans des recherches approfondies, assurez-vous d’avoir identifié les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l’adoption d’un logiciel GTA : limiter l’absentéisme, optimiser les temps de travail, mieux gérer la répartition de projets… Ces objectifs vont véritablement dépendre de votre propre organisation.

B. La taille de l’entreprise

Les besoins sont amenés à varier en fonction de la taille de l’entreprise. Une PME et une multinationale ne traverseront évidemment pas les mêmes difficultés. Ainsi, le nombre de collaborateurs mais aussi l’organisation de la structure vont largement influencer le choix d’un logiciel GTA. 

Notons que plus l’entreprise présente une structure complexe avec un grand nombre de départements, plus elle risque d’avoir besoin d’un niveau élevé de personnalisation. 

En revanche, les petites entreprises auront plutôt intérêt à privilégier un logiciel GTA simple d’utilisation, axé sur une expérience utilisateur optimale. 

C. L’industrie

Certains secteurs d’activité, comme la santé ou le BTP par exemple, s’avèrent particulièrement spécifiques. En effet, ils doivent parfois intégrer un certain nombre de variables. Notamment : 

• Le secteur hospitalier doit anticiper le suivi des heures de travail multisites
• Le BTP doit traiter le suivi d’heures avec des équipes mobiles

De ce fait, les entreprises opérant dans des industries spécifiques doivent bien identifier leurs besoins. Cela leur permettra de choisir un outil pertinent qui répondra à leurs problématiques.

Prioriser les problèmes à résoudre en matière de GTA

Résoudre l’intégralité des défis RH que traverse votre entreprise simplement grâce à l’adoption d’un logiciel GTA relève de l’impossible. 

De ce fait, choisir un logiciel en priorisant par besoins fonctionnels peut s’avérer une option. Même si la plupart des outils proposent une solution globale, certains acteurs ont un positionnement plus marqué sur un aspect en particulier : 

• Pour prioriser le pointage et le suivi : Combo ou Skello
• Pour le staffing et le suivi financier de projet : Stafiz
• Pour un suivi précis des absences : KiwiRH
  
• Pour prioriser le respect des obligations légales et conventionnelles : Kelio
• Pour optimiser l’organisation du travail : Lucca

Stafiz propose par ailleurs une solution globale pour la gestion votre activité, le tout organisé en modules : avant-vente, staffing et planification, time tracking, pilotage de projets, facturation et reporting…

Cette organisation en modules permet notamment de sélectionner les briques prioritaires à implémenter. Vous pouvez ainsi intégrer une solution GTA à votre entreprise progressivement.

Choisir un outil spécifique à votre industrie 

Comme évoqué, certains secteurs d’activités sont spécifiques. Choisir un logiciel GTA dédié à une industrie peut se révéler une option pertinente. 

Notamment : 

• Pour les activités de terrain : Combo
• Pour les RH : Kelio
• Pour les activités de service : Stafiz

Identifier les fonctionnalités indispensables 

Les logiciels GTA offrent un large panel de fonctionnalités. De ce fait, lister et sélectionner les fonctionnalités indispensables à votre entreprise vous aidera à faire une première sélection. 

Voici les fonctionnalités les plus courantes : 

• Gestion des plannings
• Gestion des heures supplémentaires, de nuit, d’astreinte, temps partiel
• Suivi des absences et des congés : RTT, congés payés, maladie, congé maternité et paternité en accord avec les contraintes réglementaires
• Portail RH
• Pointeuse RH
• Suivi des activités et des tâches
• Calcul du centre de coût lié aux collaborateurs
• Pilotage et suivi budgétaire (prévisionnel et réalisé)

Découvrir l’outil Stafiz

Préparer l’adoption d’un logiciel GTA dans votre organisation

Comme tout changement au sein d’une entreprise, l’intégration d’un logiciel GTA risque de bouleverser l’ensemble de l’organisation. Ce projet doit donc s’anticiper. 

A. Échanger avec les équipes

Tout d’abord, il convient de communiquer avec vos équipes afin d’identifier clairement leurs points de friction et leurs besoins. 

Cela vous aidera à choisir un outil GTA pertinent qui réponde à de réelles nécessités. De plus, vous augmentez la probabilité que l’outil soit facilement adopté par vos collaborateurs.

B. Opter pour un outil facile d’utilisation

Évaluer le niveau de maîtrise des employés qui seront amenés à utiliser le logiciel GTA s’avère indispensable. Destiné généralement à des équipes RH, finance ou de direction, et donc des profils généralement peu techniques, il peut s’avérer judicieux de se diriger vers un outil à l’ergonomie simple et conviviale. 

C. Évangéliser l’utilisation du logiciel GTA

Tout au long du processus d’intégration, il demeure nécessaire d’informer vos équipes. 

En effet, vous devez communiquer clairement avec elles afin de mettre en lumière les bénéfices apportés par l’utilisation d’un logiciel GTA. Intégrez-les à vos réflexions dans la mesure du possible afin qu’elles se sentent impliquées. 

D. Former vos équipes

Une fois le logiciel GTA enfin choisi, préparez son adoption. Cela passe par une communication transparente, régulière, mais aussi par la mise en place de formations. Celles-ci doivent inclure une prise en main de l’outil, tout en accentuant l’évangélisation. En effet, il s’avère indispensable que chaque équipe comprenne les avantages apportés par ce nouveau logiciel, même si la courbe d’apprentissage peut nécessiter quelques semaines.

Vous pouvez d’ailleurs vous faire accompagner par des partenaires, autant pour l’intégration au sein de l’entreprise que pour la formation des équipes.

Anticiper l’intégration du logiciel GTA avec le reste des outils internes

Gardez à l’esprit que le logiciel GTA va devoir s’intégrer avec les outils déjà en place dans votre entreprise. Le plus important est d’assurer l’intégration avec vos outils de fiche de paie, de gestion des ressources humaines et de gestion de projet. En effet, les données vont être rapidement amenées à se croiser. 

Une bonne gestion des temps et des activités peut rapidement devenir un avantage compétitif pour votre entreprise. En effet, bien optimisée, elle conduit non seulement à une amélioration de l’engagement des équipes, mais aussi à l’amélioration de la productivité, de la performance et donc de la rentabilité de l’entreprise. 

Prendre le temps de sélectionner un logiciel GTA adapté aux besoins et spécificités de votre entreprise s’avère donc capital, même si cela représente un projet d’envergure. En effet, il vous faudra non seulement lister précisément vos besoins, analyser les options disponibles et surtout, vous assurer d’une intégration et adoption maîtrisée au sein de votre organisation. Par ailleurs, soyez également vigilants à faire évoluer votre logiciel GTA en fonction de la croissance de votre entreprise.

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