Wie wählt man die richtige ATM-Software für sein Geschäft?

Die Wahl der richtigen Zeitmanagementsoftware für Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Es gibt eine Fülle von Zeitmanagement-Tools, und es ist ganz natürlich, dass man sich von der Vielzahl der Angebote auf dem Markt überfordert fühlt. 

Um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Software auszuwählen, müssen Sie Ihre Erwartungen an die Funktionen definieren, damit Sie sich für die Lösung entscheiden können, die am besten auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. 

In diesem Artikel bietet Ihnen Stafiz einen umfassenden Leitfaden, um das perfekt passende Werkzeug zu wählen für Ihre Ziele.

Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware?

Eine GTA-Software funktioniert, indem sie Daten sammelt über die Arbeitsstunden der Angestellten, die Aktivitäten, an denen sie arbeiten, die Kosten, die den Projekten entsprechen.

Es ermöglicht somit eine bessere Planung von ProjektenSie können auch eine genauere Überwachung der Überstunden vornehmen.

Die gesammelten Daten werden dann in eine Datenbank integriert wo sie analysiert werden können. Arbeitgeber können jederzeit darauf zugreifen und die Informationen für ihre Entscheidungen nutzen.

CEOs, PMOs oder Projektmanager können sich mehr auf die Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeiten, aber auch auf die Hard Skills konzentrieren, die sie je nach den geschäftlichen Problemen, auf die das Unternehmen stößt, zuweisen können. 

Mit einer guten Kapazitätsplanung können Sie die Verwaltung der Arbeits- und Einsatzzeiten Ihrer Teams optimieren.

Was sind die Vorteile einer ATM-Software?

Das Zeit- und Aktivitätsmanagement (ZAM) ist mit zahlreichen Problemen verbunden. Die Erfassung und Verfolgung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, die Erstellung von Zeitplänen und die Verteilung von Aufgaben sind zeitraubende Aufgaben, die nur wenig Mehrwert bringen.

Eine Software zur Zeit- und Aktivitätenverwaltung ermöglicht die Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben und trägt so dazu bei, einen klaren Überblick über den Bedarf an Ressourcen und Fähigkeiten zu schaffen.

Effektivere Planung

Die gesammelten Daten werden in der GTA-Software strukturiert und organisiert, umeine strategische Planung zu erstellen, die nicht nur effektiv, sondern vor allem auch legal ist.

Es trägt dazu bei, mehr Flexibilität zu bieten. Die Zeitpläne lassen sich leicht an kurzfristige Änderungen oder Änderungender Regulierungen anpassen.

Stafiz hilft Ihnen zum Beispiel dabei, die qualifiziertesten Profile mithilfe der Suchmaschine leicht zu finden. Geben Sie Ihre Anforderungen an Fähigkeiten,Erfahrung und/oder Verfügbarkeit an und lassen Sie den Algorithmus die Informationen miteinander abgleichen.

Die GTA-Software zentralisiert, kategorisiert, verfolgt und plant auch alle Informationen über Abwesenheiten und berücksichtigt dabei :

• bezahlter Urlaub ;
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub ;
• RTTs ;
• Krankschreibungen ;
• die Ausbildungen ;
• interne Projekte.

Auf diese Weise können Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern bei der Zuweisung von Aufgaben berücksichtigt werden, wodurch das Risiko von Planungsfehlern verringert wird.

Ein ATM-Tool fördert die Produktivität

Mit einem genauen Überblick über die Ressourcen und Arbeitskräfte sind Sie dann bestens gerüstet, um eine optimale Planung zu implementieren.

Sie verfügen über Informationen wie Arbeitsbelastung, erforderliche Qualifikationen und Fristen, die alle als solide Grundlage dienen, um den Bedarf vorauszusehen. So vermeiden Sie Unterbesetzung und Überlastung.

Dadurch wird es möglich, Aufgaben strategisch zu verteilen. So können Sie die unterschiedlichen Fähigkeiten jedes Einzelnen nutzen und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern.

Echtzeit-Transparenz von Planungen und Auslastung

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Zuverlässigere Lohn- und Gehaltsabrechnung dank GTA-Software

Die Zeiterfassung ermöglicht es, die Effizienz und Zuverlässigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu steigern.

Sobald die Daten mit Ihrem Lohnbuchhalter kombiniert sind, entweder durch Integration oder durch eine integrierte Lösung wie Stafiz, werden sie ständig aktualisiert und lassen wenig Raum für menschliche Fehler bei der Eingabe.

Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten werden dann unter Berücksichtigung des Gehalts oder des DTV berechnet und direkt vorausgefüllt.

ATM-Software: Definieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens

Um nicht Gefahr zu laufen, ein für Ihr Unternehmen ungeeignetes Werkzeug zu wählen, sollten Sie sich vorab mit den von Ihrem Unternehmen angestrebten Vorteilen auseinandersetzen.

Optimierung der Produktivität durch Zeiterfassung

Wenn Ihnen die Zeiterfassung der Mitarbeiter bei der Analyse Ihrer Produktivität hilft, benötigen Sie eine Software, die die verschiedenen Tätigkeiten, die Sie automatisch ausführen, erkennt. 

Diese Art von Software erkennt die Software oder die Dokumente, an denen Sie arbeiten, um die Kategorisierung Ihrer Zeit zu vereinfachen. 

Wenn Sie diese Informationen konsolidieren, können Sie Ihre Organisation und Ihre Produktivität aus der Distanz betrachten und sich verbessern.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf deckt : Toggl, Memtime, RescueTime.

Überwachung der finanziellen Profitabilität

Um die Daten über die für ein Projekt aufgewendete Zeit miteinander zu vergleichen, umdie Rentabilität des Projekts zuanalysieren, sollten Sie eine Software mit erweiterten Finanzfunktionen bevorzugen. 

Es sollte die Möglichkeit bieten, pauschal abgerechnete Aktivitäten zu verfolgen und die Kosten für interne und externe Mitarbeiter im Projekt zu analysieren.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf deckt : Stafiz, Quickbooks Time.

Einblick in die für F&E aufgewendete Zeit

Stellen Sie bei der Verfolgung von Forschungs- und Entwicklungszeiten sicher, dass die Granularität der Eingabe dem Berichtsbedarf der Behörde entspricht.

Diese Funktion ist erforderlich, da die aufgewendete Zeit im Rahmen von Steuergutschriften und/oder Zuschüssen geprüft werden kann, die vergeben und mit dem für diese Projekte aufgewendeten Arbeitsaufwand verknüpft werden.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf deckt : Harvest, Timely.

Welche Kriterien sollte man bei der Auswahl von ATM-Software beachten?

Priorisierung der zu lösenden Probleme im Bereich ATM

Es ist unmöglich, alle HR-Herausforderungen in Ihrem Unternehmen allein durch die Einführung von BGM-Software zu lösen. 

Daher ist es wichtig, bei der Auswahl einer Software nach funktionalen Bedürfnissen zu priorisieren eine Option sein.

Auch wenn die meisten Tools eine umfassende Lösung anbieten, gibt es einige Akteure, die sich stärker auf einen bestimmten Aspekt konzentrieren: 

• Für das Staffing und die finanzielle Überwachung von Projekten : Stafiz
• Zur Priorisierung der Stempelung und Nachverfolgung : Combo oder Skello
• Für eine genaue Verfolgung von Abwesenheiten : KiwiRH
• Um die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen zu priorisieren : Kelio
• Um die Arbeitsorganisation zu optimieren : Lucca

Stafiz bietet außerdem eine globale Lösung für die Verwaltung Ihrer Aktivität, die in folgende Bereiche unterteilt ist Module : Pre-Sales, Staffing und Planung, Time Tracking, Projektsteuerung, Rechnungsstellung und Reporting...

Diese Organisation in Module ermöglicht insbesondere die vorrangigen Bausteine auszuwählen die implementiert werden sollen. So können Sie eine ATM-Lösung in Ihr Unternehmen integrieren. schrittweise.

Die Nutzererfahrung

Achten Sie bei der Auswahl auf dieMitarbeitererfahrung: Eine einfache und flexible Zeiterfassung für die Mitarbeiter muss extrem vereinfacht werden, um ihnen den Umgang damit zu erleichtern.

Wenn das Tool komplex ist, schreckt es die Mitarbeiter ab. Daher ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Nachbereitung im besten Fall mit großer Verspätung und im schlimmsten Fall gar nicht erfolgt.

Um diese Situation der Ablehnung zu vermeidenWenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Zeiterfassung einfach ist, sollten Sie überprüfen, ob die Software auch über das Smartphone des Mitarbeiters zugänglich ist.

Die dazugehörigen Dienstleistungen

Veränderungen können Angst machen. In Unternehmen bildet die Regel keine Ausnahme, wenn es um die Einführung oder den Wechsel von Software geht. Die von den Anbietern von GTA-Software angebotenen Dienstleistungen können in diesem Sinne zu einem eigenständigen Kriterium bei Ihrer endgültigen Entscheidung werden.

Ist die Integration durch den Herausgeber oder einen Partnerintegrator vorgesehen oder muss sie intern erfolgen? Wenn ja, welche Art von Dokumentation ist vorgesehen?

Wird bei der Einführung der Software eine Begleitung angeboten? Wie lange dauert diese? Werden Schulungen angeboten? 

Das sind alles Fragen, die Sie beantworten können sollten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Wenn möglich, bevorzugen Sie einen Anbieter mit einem Team von Account Managern das Sie während der Nutzung der Software begleiten und beraten kann.

Bei Stafiz begleitet Sie ein Account Manager während Ihrer gesamten Erfahrung

Unser Beraterteam begleitet Sie, damit Sie das Beste aus unserer Lösung für Zeitmanagement und Projektsteuerung herausholen können. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Begleitung zu erfahren.

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Welche Zeiterfassungssoftware für welche Tätigkeit?

• Abhängig von der Branche

Einige Branchen, wie z. B. das Gesundheitswesen oder das Baugewerbe, erweisen sich als besonders spezifisch. Sie müssen nämlich manchmal eine Reihe von Variablen einbeziehen. 

Der Krankenhaussektor muss die Verfolgung von Arbeitszeiten an mehreren Standorten antizipieren.

Das Baugewerbe muss die Stundenverfolgung mit mobilen Teams bearbeiten.

Daher müssen Unternehmen, die in bestimmten Branchen tätig sind, ihre Bedürfnisse genau ermitteln. Dies ermöglicht es ihnen, ein relevantes Werkzeug auszuwählen, das ihren Problemen gerecht wird.

• Für Feldaktivitäten : Combo
• Für HR : Kelio
• Für dienstliche Tätigkeiten : Stafiz

• Abhängig von der Größe des Unternehmens

Der Bedarf wird je nach Größe des Unternehmens variieren. 

Ein KMU und ein multinationales Unternehmen werden natürlich nicht die gleichen Schwierigkeiten durchmachen. So wird die Anzahl der Mitarbeiter aber auch die Organisation der Struktur werden die Wahl einer ATM-Software stark beeinflussen.

Je komplexer die Struktur eines Unternehmens mit einer Vielzahl von Abteilungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es ein hohes Maß an Personalisierung benötigt. hohes Maß an Personalisierung.

Kleinere Unternehmen hingegen werden eher eine einfach zu bedienende ABM-Software bevorzugen, die sich auf eine optimale Benutzererfahrung konzentriert. 

Welche Funktionen kann man von einer ATM-Software erwarten?

Um sich an der richtigen Software zu orientieren, müssen Sie zunächst das Hauptziel Ihrer Strategie zur internen Zeiterfassung.

Nach diesem ersten Schritt können Sie Ihre Bedarfs-Checkliste zusammenstellen, die Ihnen dabei hilft, die Funktionen, die Sie in einem Zeitplanungstool suchen, gezielter einzusetzen und so eine bessere Investitionsrendite zu erzielen.

Der funktionale Umfang unserer Zeiterfassungssoftware Stafiz

Funktionale Aspekte

• Aufzeichnung der Arbeitszeit in Echtzeit

Um die Zeiterfassung zu erleichtern, sollte die Software eine Stoppuhr zur Verfügung stellen, damit die Arbeitszeit in Echtzeit aufgezeichnet und ebenso einfach pausiert oder gestoppt werden kann. 

Diese Funktion ermöglicht es, die Zeit in Missionen oder Aufgaben zu kategorisieren, um die Analyse zu erleichtern. 

• Granularität der Zeiterfassung 

Nicht alle Aktivitäten haben die gleichen Bedürfnisse. 

Einige Softwareprogramme eignen sich besser für die Verfolgung in Stunden (oder sogar Minuten), während andere eher für die Verfolgung in Tagesportionen (Viertel-, Halb- oder Ganztag) geeignet sind.

Wenn Ihr Geschäft auf verschiedenen zeitlichen Granularitäten beruht, sollten Sie darauf achten, dass das Zeitmanagement-Tool diesen Grad an Anpassung bietet.

• Granularität der Aufgabenerfassung 

Die meisten Softwareprogramme ermöglichen es, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen.

Überprüfen Sie die Details der Tiefe der Planung von Aufgaben und Unteraufgaben und Unteraufgaben, wenn dies für Sie ein wichtiges Kriterium für die Bewertung der Aktivität ist.

• Gesetzliche Konformität

Damit diese Zeiterfassung die Arbeitsrechte respektiert der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllt, ist es oft notwendig, Regeln im Tool festzulegen.

Sie können sie so einrichten, dass sie ein Stundenlimit pro Tag vorgeben oder dass nicht mehr Stunden pro Jahr eingegeben werden können, als das gesetzliche Limit vorsieht. 

Stellen Sie sicher, dass die HR-Zwänge in der Zeiterfassungssoftware berücksichtigt werden!

Organisation und Zusammenarbeit

• Daten exportieren

Die Zeiterfassung wird häufig für verschiedene Arten von Berichten ausgewertet. 

Ihre Zeiterfassungssoftware muss die Möglichkeit bieten, die Daten mit den Informationen zu exportieren, die das Berichtswesen erwartet. Achten Sie also darauf, dass es ein Modul zum Exportieren der Daten gibt.

• Kommentare hinzufügen

Wenn ein Tätigkeitsbericht im Nachhinein von einem Manager oder Kunden bestätigt werden muss, kann das Hinzufügen von Kommentaren, die die geleistete Arbeit detailliert beschreiben, von Vorteil sein, um die für die Aufgabe aufgewendete Zeit besser einschätzen zu können.

• Externe Zugänge

Wenn Sie für einen Kunden arbeiten und ihm Zeit in Rechnung stellen, kann es sinnvoll sein, ihm Zugang zu Informationen zu verschaffen, um die Kommunikation mit dem Kunden zu verflüssigenSie können den Kunden in die Lage versetzen, seine Wünsche zu erfüllen, die Nachverfolgung zu erleichtern und sogar die Freigabe vor der Rechnungsstellung zu beschleunigen.

Wenn Ihnen diese Funktion der Transparenz gegenüber dem Kunden wichtig ist, sollten Sie sich nach einem Tool umsehen, das die Berichterstattung über Aktivitäten verwaltet.

Die Kundenabrechnung

Wenn Ihre Lösung für time tracking darauf abzielt, Ihren Kunden leichter Rechnungen zu stellen, wählen Sie ein Tool, mit dem Sie mehr tun können, als nur die Zeiten pro Kunde oder Aktivität zu verfolgen.

Dieses Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Projekte oder sogar Aufgaben zu erstellen, damit Sie genau verfolgen können, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben. Idealerweise werden Sie Ihre Angebote und Rechnungen in demselben Tool verwalten, um durch Automatisierung Zeit und Zuverlässigkeit zu gewinnen und so das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Informationsübertragung entstehen, zu verringern. 

Stafiz automatisiert Ihre Rechnungsstellung

Wenn ein Deliverable fertig ist, können Sie automatisch die mit Ihren Projekten verbundenen Rechnungen erstellen. Die Eingabe erfolgt automatisch und übernimmt die von Ihren Mitarbeitern erfassten Zeitangaben.

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Die Implementierung von ATM-Software antizipieren

Wie jede Veränderung in einem Unternehmen kann auch dieInstallation einer ATM-Software die gesamte Organisation umkrempeln. Ein solches Projekt muss also vorausschauend geplant werden. 

Kommunizieren Sie mit den Teams

Zunächst einmal sollten Sie mit Ihren Teams kommunizieren, um ihre Reibungspunkte und Bedürfnisse klar zu erkennen .

Dies wird Ihnen helfen, ein relevantes GTA-Tool auszuwählen, das echten Bedürfnissen entspricht. Außerdem erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Tool von Ihren Mitarbeitern leicht angenommen wird.

Wenn Sie sich schließlich für eine ATM-Software entschieden haben, bereiten Sie sie vor Annahme durch Ihre Teams.

Dazu gehört eine transparente und regelmäßige Kommunikation, aber auch die Durchführung von Schulungen während des gesamten Integrationsprozesses. Diese Schulungen sollten eine Einführung in das Tool beinhalten und dabei Folgendes betonen die Vorteile, die der Einsatz einer ABM-Software mit sich bringt.

Sie können sich übrigens von Partnern begleiten lassen, sowohl bei der Integration in das Unternehmen als auch bei der Teambildung.

Denken Sie an Integrationsmöglichkeiten

Viele Unternehmen nutzen verschiedene Tools, um unterschiedliche Aspekte ihres Geschäfts zu steuern, bevor sie zu einer integrierte All-in-One-Lösung.

Das führt dazu, dass Sie die Synchronisierung von Hand vergessen und zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln, was sich wiederum auf Ihre Rentabilität auswirkt.

Um diesen manuellen Anpassungen entgegenzuwirken, ist es von entscheidender Bedeutung, den Bedarf an Verbindungen in Ihrer neuen Zeitplansoftware zu antizipieren, um die Eingabe und Synchronisation von Informationen reibungslos zu gestalten.

• Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten

Die Urlaubs- und Absenzenverwaltung ist eng mit der Zeiterfassung verbunden und muss mit der entsprechenden Software kommunizieren. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub einreicht, der genehmigt wird, sollte dieseInformation idealerweise in die Zeiterfassungssoftwarezurückgespielt werden. Dadurch wird eine Doppelerfassung vermieden, die für den Mitarbeiter einen Zeitverlust bedeutet und zu Unzufriedenheit führt.

Durch die Automatisierung der Informationsübermittlung werden die Daten auch zuverlässiger, da es nicht möglich ist, an einem Fehltag versehentlich Zeiten einzugeben, die für eine Aktivität aufgewendet wurden.

Wenn Ihr Zeitmanagement-Tool einen nativen Baustein für die Urlaubsverwaltung enthält, ist dies noch praktischer, da die Verbindung automatisch hergestellt wird und über einen längeren Zeitraum bestehen bleibt.

• Exportmodul

Die Zeiterfassung kann für verschiedene Zwecke in anderen Softwareprogrammen ausgewertet werden (HRIS oder Gehaltsabrechnungssoftware für die HR-Überwachung, Geschäftsverwaltungssoftware für die Überwachung der Gewinnspannen). Es ist möglich, diese Information in einer bestimmten Häufigkeit durch Übertragung von Flat Files zu versenden.

Dazu müssen Sie die Daten aus der Zeitmanagement-Software exportieren, bevor Sie sie in die andere Software importieren. Dies ist ein manueller Vorgang, der jedoch mit Excel-Tabellenkalkulationen automatisiert werden kann.

• API-Anschlüsse

Um die Übertragung von Informationen und Daten zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zu erleichtern, ist die Übertragung per API immer noch die am stärksten automatisierte Option. Voraussetzung ist allerdings, dass die APIs der beiden Softwareprogramme die Kommunikation untereinander ermöglichen. Dies gilt es zu prüfen.

Entdecken Sie die Konnektoren von Stafiz

 

Es gibt auch Standardkonnektoren zwischen den verschiedenen Softwareprogrammen. Wenn nicht, müssen sie entwickelt werden. Es handelt sich also um eine stärker automatisierte Lösung, die aber auch höhere Kosten verursachen kann. 

• Verwaltung von Gebühren

Die Verfolgung von Spesen geht oft mit der Verfolgung von Zeiten einher. Es kann sein, dass Sie Zeit und Spesen verbinden müssen, z. B. für die Pauschalabrechnung in Manntagen oder für die Margenanalyse (Berücksichtigung der für ein Projekt aufgewendeten Zeit und der Spesen). 

Aus all diesen Gründen lohnt es sich, die Software miteinander zu verbinden oder eine Zeiterfassungssoftware zu wählen, die auch ein natives Modul für die Spesenverwaltung hat.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es vor der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware notwendig ist, sich die richtigen Fragen zu stellen: 

• Was ist das vorrangige Ziel? 
• Welche unverzichtbaren Kriterien müssen in die Suche einbezogen werden? 
• Wie wird sich die Software mit anderer Software, die in der Aktivität verwendet wird, vernetzen?

Wenn Sie all diese Antworten festgelegt haben, wird es viel einfacher sein, die verschiedenen Softwareprogramme zu sortieren!