¿Cómo elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa?
Elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa no es tarea fácil. Hay una gran variedad de herramientas de gestión del tiempo disponibles, y es natural sentirse abrumado por la multitud de ofertas en el mercado.
Para elegir el software que mejor se adapte a su empresa, debe definir sus expectativas en términos de funcionalidad, para poder optar por la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
En este artículo, Stafiz le ofrece una guía completa para elegir la herramienta adecuada a sus objetivos.
¿Cómo funciona un programa de gestión del tiempo?
El software de gestión del tiempo funciona recopilando datos sobre las horas de trabajo de los empleados, las actividades en las que trabajan y los costes correspondientes a los proyectos.
Como resultado, permite una mejor planificación de los proyectos un seguimiento más preciso de las horas extraordinarias.
Los datos recogidos se integran en una base de datos donde pueden analizarse. Los empresarios pueden acceder a ellos en cualquier momento y utilizar la información para tomar decisiones.
Los directores generales, las PMO y los jefes de proyecto pueden centrarse más en sus empleados, en su disponibilidad y en las habilidades duras que pueden asignar a los problemas de negocio a los que se enfrenta la empresa.
Con una buena planificación de las capacidades, puede optimizar la gestión de las horas de trabajo y los tiempos de intervención de sus equipos.
¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión del tiempo ?
La gestión del tiempo y la actividad (GTA ) plantea muchos problemas. Registrar y controlar las horas de trabajo y las ausencias, elaborar calendarios y asignar tareas son tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor añadido.
Los programas informáticos de gestión del tiempo y las actividades permiten llevar a cabo diversas tareas, lo que ayuda a crear una imagen clara de las necesidades de recursos y competencias.
Planificación más eficaz
software de gestión del tiempo Los datos recogidos se estructuran y organizan de modo que la planificación estratégica no sólo sea eficaz, sino también legal.
Contribuye a una mayor flexibilidad. Los horarios pueden adaptarse fácilmente a cambios de última hora o modificaciones de la normativa.
Por ejemplo, Stafiz te ayuda a encontrar fácilmente los perfiles más cualificados gracias a su motor de búsqueda. Indica tus requisitos en términos de competencias, experiencia y/o disponibilidad, y deja que el algoritmo cruce la información.
software de gestión del tiempo también centraliza, categoriza, rastrea y programa toda la información relativa a las ausencias, teniendo en cuenta :
- vacaciones pagadas ;
- permiso de maternidad y paternidad ;
- RTT ;
- baja por enfermedad ;
- cursos de formación ;
- proyectos internos.
De este modo, la información sobre la disponibilidad del personal puede tenerse en cuenta a la hora de asignar tareas, limitando así el riesgo de errores de programación.
Una herramienta ATM fomenta la productividad
Con una visión precisa de los recursos y la mano de obra, estará perfectamente equipado para aplicar una planificación óptima.
Dispones de información como la carga de trabajo, las competencias requeridas y los plazos, que sirven de base sólida para anticipar las necesidades. Así puede limitar la falta de personal y el exceso de trabajo.
Esto permite asignar las tareas estratégicamente. Usted se beneficia de las distintas competencias de cada uno y el rendimiento global de la empresa mejora.
Visibilidad en tiempo real de los calendarios y las cargas de trabajo
Gestión de nóminas más fiable gracias a software de gestión del tiempo
El tratamiento de los tiempos hace que la gestión de las nóminas sea más eficaz y fiable.
Una vez combinados con su gestor de nóminas, ya sea mediante integración o utilizando una solución integrada como Stafiz, los datos se actualizan continuamente, dejando poco margen para el error humano durante la introducción de datos.
ADRA continuación, se calculan las nóminas de sus empleados, teniendo en cuenta su salario o , y se precumplimentan directamente.
Software de gestión del tiempos: defina las necesidades específicas de su empresa
Para evitar el riesgo de elegir una herramienta inadecuada para su empresa, debe estudiar previamente las ventajas que busca su empresa.
Optimización de la productividad mediante el control de horas
Si el seguimiento del tiempo de sus empleados le ayuda a analizar su productividad, necesita un software que reconozca automáticamente las distintas actividades que realiza.
Este tipo de software reconoce el software o los documentos en los que está trabajando para simplificar la categorización de su tiempo.
Al consolidar esta información, puede dar un paso atrás y analizar su organización y su productividad para mejorar.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Toggl, Memtime, RescueTime.
Control de la rentabilidad financiera
Si desea comparar datos sobre el tiempo dedicado a un proyecto para analizar su rentabilidad, elija un software que ofrezca funciones financieras más avanzadas.
Debe permitirle controlar las actividades facturadas a tanto alzado y analizar los costes de los colaboradores internos y externos del proyecto.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Stafiz, Quickbooks Tiempo.
Visibilidad del tiempo asignado a I+D
control de horas Como parte de un proyecto de investigación y desarrollo, asegúrese de que lagranularidad de entrada satisfaga las necesidades de información de la administración.
Esta funcionalidad es necesaria porque el tiempo invertido puede auditarse como parte de los créditos fiscales y/o subvenciones que se conceden y vincularse a la carga de trabajo invertida en estos proyectos.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Cosecha, A tiempo.
¿Cuáles son los criterios para elegir un ssoftware de gestión del tiempo?
Priorizar los problemas de los cajeros automáticos que deben resolverse
software de gestión del tiempo Resolver todos los retos de RRHH de su empresa simplemente adoptando es una tarea imposible.
Por este motivo, la elección del software priorizando las necesidades funcionales puede ser una opción.
Aunque la mayoría de las herramientas ofrecen una solución global, algunas se centran más en un aspecto concreto:
- Para la dotación de personal y el seguimiento financiero de los proyectos : Stafiz
- Priorizar la puntuación y el seguimiento : Combo o Skello
- Para un control preciso de las ausencias: KiwiRH
- Priorizar el cumplimiento de las obligaciones legales y de negociación colectiva : Kelio
- Optimizar la organización del trabajo : Lucca
Stafiz también ofrece una solución global para la gestión de su empresa, organizada en módulos : preventa, personal y planificación, seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, facturación e informes, etc.
Esta organización en módulos permiteseleccionar los componentes prioritarios a implementar. De este modo, podrá integrar gradualmente una solución GTA en su negocio .
La experiencia del usuario
A la hora de elegir, céntrate en la experiencia de los empleados: el control sencillo y flexible del tiempo de los empleados debe simplificarse al extremo para facilitarles el acceso.
Cuando la herramienta es compleja, los empleados se desaniman. Como resultado, hay muchas probabilidades de que el seguimiento se retrase, en el mejor de los casos, o no se lleve a cabo en absoluto.
Para evitar esta situación de rechazo, es importante comprobar que la experiencia de registro del tiempo es sencilla, y que el software también es accesible desde el smartphone del empleado.
Servicios asociados
El cambio puede asustar. La regla no es una excepción en las empresas, cuando se trata de adoptar o cambiar programas informáticos. Por ello, los servicios ofrecidos por los proveedores de software de gestión del tiempo pueden convertirse en un criterio por derecho propio en su decisión final.
¿Está prevista la integración por parte del editor, de un socio integrador o se va a realizar internamente? En caso afirmativo, ¿qué tipo de documentación se requiere?
¿Se prestará asistencia cuando se instale el software? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Se ofrece formación?
Todas estas son preguntas a las que hay que responder para garantizar una transición sin problemas. Si es posible, elija un proveedor con un equipo de gestores de cuentas que pueda ayudarle y asesorarle mientras utiliza el software.
En Stafiz, un gestor de cuentas le acompaña en todo momento
Nuestro equipo de asesores puede ayudarle a sacar el máximo partido de nuestra solución de gestión del tiempo y gestión de proyectos. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle.
¿Qué software de gestión del tiempo es el adecuado para su empresa?
- Por sector
Algunos sectores empresariales, como la sanidad o la construcción y obras públicas, son especialmente específicos. Pueden necesitar tener en cuenta una serie de variables.
El sector hospitalario debe ser proactivo en el control de los horarios de trabajo en varios centros.
El sector de la construcción y las obras públicas tiene que hacer frente al seguimiento del tiempo mediante equipos móviles.
Por ello, las empresas que operan en sectores específicos deben identificar claramente sus necesidades. Esto les permitirá elegir la herramienta adecuada para satisfacer sus necesidades.
- En función del tamaño de la empresa
Los requisitos variarán en función del tamaño de la empresa.
Evidentemente, las PYME y las multinacionales no tendrán las mismas dificultades. Por ejemplo, el número de empleados sino también la organización de la estructura influirán en gran medida en la elección del software de gestión del tiempo.
Hay que tener en cuenta que cuanto más compleja es la estructura de una empresa, con un gran número de departamentos, más probable es que necesite un alto nivel de nivel de personalización.
software de gestión del tiempo Las pequeñas empresas, por su parte, estarán mejor con una que sea fácil de usar y se centre en una experiencia de usuario óptima.
¿Qué funciones puede esperar del software de gestión del tiempo?
Para elegir el software adecuado, primero tiene que confirmar el objetivo principal de su estrategia interna del control de horas .
Tras esta primera etapa, puede elaborar su lista de requisitos para ayudarle a definir mejor las funciones que busca en una herramienta de planificación del tiempo y, de este modo, obtener un mayor rendimiento de la inversión.
El alcance funcional de nuestro software de gestión del tiempo Stafiz
Aspectos funcionales
- Registro del tiempo trabajado en tiempo real
control de horasPara facilitar su uso, el programa debe disponer de un cronómetro que permita registrar el tiempo trabajado en tiempo real y pausarlo o detenerlo con la misma facilidad.
Esta función permite clasificar el tiempo en misiones o tareas para facilitar el análisis.
- Granularidad del registro temporal
No todas las actividades tienen las mismas necesidades.
Algunos paquetes de software son más adecuados para el seguimiento en horas (o incluso minutos), mientras que otros son más adecuados para el seguimiento en porciones de un día (trimestre, medio día o día completo).
Si su empresa se basa en diferentes granularidades temporales, asegúrese de que la herramienta de gestión del tiempo ofrece este grado de personalización.
Descubre la gestión flexible y granular del tiempo en Stafiz
- Granularidad de la entrada de tareas
La mayoría de los programas permiten controlar el tiempo dedicado a las tareas.
Compruebe los detalles de la profundidad de planificación de las tareas y subtareas si éste es un criterio importante para evaluar la actividad.
- Cumplimiento legal
Para ello control de horas respeta los derechos laborales de los trabajadores, a menudo es necesario definir normas en la herramienta.
Puede configurarlos imponiendo un límite de horas al día o imposibilitando la introducción de más horas al año que el límite legal.
Asegúrese de que su programa de gestión del tiempo tiene en cuenta las limitaciones de recursos humanos.
Organización y colaboración
- Exportar datos
control de horas se utiliza con frecuencia para diversos tipos de informes.
Su software de gestión del tiempo debe permitirle exportar datos con la información necesaria para la elaboración de informes. Así que asegúrate de que dispone de un módulo de exportación de datos.
- Añadir comentarios
Cuando un informe de actividad debe ser validado a posteriori por un responsable o un cliente, añadir comentarios que detallen el trabajo realizado puede ser una ventaja para evaluar mejor el tiempo dedicado a la tarea.
- Acceso exterior
Si trabaja para un cliente y le factura por su tiempo, puede valer la pena darle acceso a la información para mejorar la comunicación con el cliente facilitar el seguimiento e incluso acelerar la validación antes de facturar.
Si la transparencia con el cliente es importante para usted, debe buscar una herramienta que gestione los informes de actividad.
Facturación a clientes
Si su seguimiento del tiempocontrol de horas está diseñado para facilitar la facturación a sus clientes, elija una herramienta que le permita ir más allá de una simple facturación por cliente o por actividad.
Esta herramienta debe permitirle crear proyectos, o incluso tareas, para que pueda hacer un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada una de ellas. Lo ideal es que gestiones los presupuestos y la facturación en la misma herramienta para ahorrar tiempo y mejorar la fiabilidad gracias a la automatización, y reducir así el riesgo de errores causados por transferencias manuales de información.
Stafiz automatiza su facturación
Cuando un entregable está listo, puede generar automáticamente las facturas vinculadas a sus proyectos. Los datos se introducen automáticamente, utilizando los datos de tiempo registrados por sus empleados.
Anticiparse a la implantación del software de gestión del tiempo
Como cualquier cambio en una empresa, es probable que la instalación de software de gestión del tiempo perturbe a toda la organización. Por eso es importante planificarlo con antelación.
Comuníquese con sus equipos
En primer lugar, debe comunicarse con sus equipos para identificar claramente sus puntos conflictivos y sus necesidades.
Esto le ayudará a elegir una herramienta AWM adecuada que satisfaga sus necesidades reales. Además, aumentará la probabilidad de que la herramienta sea adoptada fácilmente por sus empleados.
Una vez elegido un software de gestión del tiempo, prepárese para su adopción por parte de sus equipos.
Esto requiere una comunicación transparente y periódica, así como formación a lo largo de todo el proceso de integración. Esta formación debe incluir la familiarización con la herramienta y, al mismo tiempo, hacer hincapié en las ventajas de utilizar un software de gestión del tiempo.
También puede recurrir a la ayuda de socios que le ayuden a integrarse en la empresa y a formar a sus equipos.
Piense en las posibilidades de integración
Muchas empresas utilizan distintas herramientas para gestionar diferentes aspectos de su negocio antes de pasar a una solución solución integrada todo en uno.
Como resultado, aumenta el número de veces que se olvida de sincronizar a mano y va y viene de una aplicación a otra, lo que repercute en su rentabilidad.
Para compensar estos ajustes manuales, es fundamental anticiparse a los requisitos de conexión de su nuevo software de planificación horaria, para que la introducción de datos y la sincronización se realicen sin problemas.
- Gestión de bajas y ausencias
Estrechamente vinculada a la gestión del tiempo, la gestión de permisos y ausencias debe comunicarse con el software dedicado. Cuando un empleado solicita un permiso y se valida, lo ideal es que la información se transmita al programa de gestión del tiempo. Así se evita la doble entrada, que hace perder tiempo al empleado y provoca insatisfacción.
Al automatizar la transmisión de la información, los datos también son más fiables, ya que no es posible introducir por error el tiempo dedicado a una actividad durante un día de ausencia.
Si tu herramienta de gestión del tiempo incluye una función nativa de gestión de las vacaciones, es aún más práctico porque la conexión es automática y se mantendrá a lo largo del tiempo.
- Módulo de exportación
control de horas puede utilizarse con diversos fines en otros programas informáticos (SIRH o software de nóminas para el seguimiento de los RRHH, software de gestión empresarial para el seguimiento de los márgenes). Es posible enviar esta información con cierta frecuencia mediante la transmisión de ficheros planos.
Para ello, hay que exportar los datos del programa de gestión del tiempo antes de importarlos al otro programa. Se trata de una operación manual, pero puede automatizarse utilizando hojas de cálculo Excel.
- Conectores PLC
Para facilitar la transferencia de información y datos entre distintos paquetes de software, la opción de transmisión mediante API sigue siendo la más automatizada. Sin embargo, las API de los dos paquetes de software deben poder comunicarse entre sí. Esto es algo que hay que comprobar.
También existen conectores estándar entre los distintos paquetes de software. Se trata de una solución más automatizada, pero también puede ser más cara.
- Gestión de gastos
control de horasE l seguimiento de los costes suele ir de la mano de . Puede que necesite relacionar el tiempo y los gastos para, por ejemplo, la facturación a precio fijo en días-hombre, o el análisis de márgenes (teniendo en cuenta el tiempo invertido y los gastos en un proyecto).
Por todas estas razones, es una buena idea conectar el software entre sí o elegir un software de gestión del tiempo que también disponga de un módulo nativo de gestión de gastos.
En conclusión, antes de elegir un software de gestión del tiempo, debe hacerse las preguntas adecuadas:
- ¿Cuál es el objetivo prioritario?
- ¿Cuáles son los criterios clave que debe incluir en su búsqueda?
- ¿Cómo se interconectará el software con el resto de programas utilizados en la empresa?
Una vez que tenga todas estas respuestas, le resultará mucho más fácil elegir entre los distintos paquetes de software.
