In einem Projekt kommt es selten vor, dass alles genau nach Plan verläuft.
Verzögerungen, Änderungen der Richtung, der Strategie und unvorhergesehene Ereignisse - es gibt viele Merkmale, die ein ein Projekt beeinflussen.
Aus diesem Grund sollte das Risikomanagement im Projektmanagement nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, da es sonst dazu führen kann, dass das Projekt zu gefährden.
Obwohl wir uns für die Behandlung von Risikomanagement im ProjektmanagementBeachten Sie jedoch, dass es auch auf der Ebene des gesamten Unternehmens betrachtet werden muss.
In diesem Artikel werden wir versuchen, das Risikomanagement zu definieren und zu verstehen, warum es so wichtig ist. Anschließend werden wir uns die wichtigsten Risiken, ihre Folgen und Lösungen ansehen, bevor wir verstehen, wie man eine Strategie für das Risikomanagement effektiv sein kann.
Risikomanagement: Definition
Risikomanagement bedeutet zu identifizieren, zu antizipieren und zu korrigieren jedes Ereignis, das sich negativ auf das Projekt auswirken könnte.
Sie beinhaltet die Erkennung und Analyse jeglicher potenzielle Bedrohung für das ProjektSie können die Auswirkungen dieser Bedrohungen begrenzen.
Sie muss von Beginn des Projekts an berücksichtigt werden, von der Vorbereitungsphase bis zur Lieferung, und erstreckt sich über das gesamte Projekt.
Ein proaktiver Ansatz
Man betrachtet das Risikomanagement als einen proaktiver Ansatz. In der Tat geht es darum, der Antizipation den Vorzug vor der Reaktion zu geben.
Wenn ein Risiko besteht, spricht man dann eher von Problemlösung als von Risikomanagement.
Warum sollte man ein Risikomanagement einführen?
Die Einführung eines effektiven Risikomanagements ist unerlässlich.
Kein Projekt ist vor unvorhergesehenen Ereignissen sicher. Daher ist es ein wichtiger Teil der Vorbereitung, sich alle Eventualitäten vorzustellen, die das Projekt gefährden könnten.
Vorausschauen, um besser reagieren zu können
Präventivmaßnahmen einführen
Risikomanagement ist ein wesentliches Element der Projektsteuerungnämlich die Antizipation.
Dies bedeutet nämlich, dass Lösungen für Situationen gefunden werden müssen, die noch nicht eingetreten sind.
Darüber hinaus regt sie dazu an, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, damit das Risiko nicht zur Realität wird.
Vermeidung impulsiver Entscheidungsfindung
Wenn das Risiko trotz all Ihrer Bemühungen Wirklichkeit wird, steht Ihnen der gesamte Aktionsplan zur Verfügung, um wieder in die richtige Richtung zu gehen.
Je früher Sie Situationen antizipieren, desto mehr Spielraum haben Sie. Handlungsspielraum um vernünftig und logisch zu handeln.
Durch Risikomanagement werden Impulsivität und Treffen übereilter Entscheidungen.
Die Planung verbessern
An Genauigkeit gewinnen
Ein sorgfältig implementiertes Risikomanagement ermöglicht es Ihnen, bei der Vorbereitung Ihres Projekts.
Alle potenziellen Probleme aufzulisten und Lösungen für sie zu finden, und zwar noch bevor sie auftreten, wird den Ablauf Ihres Projekts erleichtern.
Anpassen an den Kontext
Sie haben ein Risiko eines Preisanstiegs von Rohstoffen aufgrund eines Krieges in einem der Erzeugerländer?
Sie könnten dann bereits jetzt vorausschauend handeln und die Bestellmenge im Vorfeld anpassen oder sich die Zeit nehmen, nach anderen potenziellen Produzenten zu suchen.
Risikomanagement bedeutet daher, dass man Präventionsstrategien um die Auswirkungen auf Ihr Projekt zu begrenzen.
Was sind die potenziellen Risiken eines Projekts?
Probleme können in jeder Phase des Projekts auftreten und verschiedene Aspekte betreffen.
Hier sind die verschiedenen Arten von Risiken, die Ihnen im Projektmanagement begegnen können.
Die 4 wichtigsten Arten von Risiken im Projektmanagement
Zeitliche Risiken
Zeitliche Risiken betreffen vor allem das Timing, insbesondere die Verwaltung der Planung.
Beispiele für zeitliche Risiken
Die falsche Einschätzung der Zeitachse oder eine zu kurze Projektzeit sind häufige zeitliche Risiken im Projektmanagement.
Die Folgen von Zeitrisiken
Diese Risiken können zu erheblichen Auswirkungen auf das Projekt führen: Verzögerung der Lieferungen, Gesamtüberschreitung des Projekts, Unzufriedenheit des Kunden oder auch Frustration der Teams.
Wie man zeitliche Risiken in einem Projekt vermeidet
Um zeitliche Risiken zu vermeiden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Projektbeteiligten zu befragen, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen realistisch sind.
Und berücksichtigen Sie eine Marge!
Finanzielle Risiken
Finanzielle Risiken betreffen alles, was mit dem Budget eines Projekts.
Beispiele für finanzielle Risiken
Es kann sich um eine falsche Bewertung des BudgetsDie Kosten für die Beschaffung von Rohstoffen oder Humanressourcen können steigen.
Die Folgen finanzieller Risiken
Finanzielle Risiken können dazu führen, dass Sie andere Finanzierungsmöglichkeiten finden müssen oder dass Sie Ihr Budget überschreiten.in das Budget eingreifen anderer Projekte des Unternehmens.
Wie man finanzielle Risiken in einem Projekt vermeidet
Um finanzielle Risiken zu vermeiden, sollten Sie so viele Informationen wie möglich sammeln, um sehr Ihre Schätzungen genau zu machen.
Befragen Sie Ihr Team, stützen Sie sich auf historische Daten, halten Sie die Augen offen für aktuelle Entwicklungen. Und wieder: Beachten Sie einen Spielraum.
Technische Risiken
Die sogenannten "technischen" Risiken können vielfältig sein.
Beispiele für technische Risiken
Dabei kann es sich zum Beispiel um ein Mangel an WerkzeugenEs kann sich hierbei um einen Mangel an Werkzeugen, an technischen Mitteln oder auch um eine Inkompatibilität zwischen Werkzeugen handeln.
Die Folgen technischer Risiken
Technische Risiken werden es erforderlich machen, sich mit Alternativen zu beschäftigen. Dieser Prozess ist in der Regel kostspielig und erfordert Zeit zum Nachdenken sowie die Mobilisierung von Teams.
Dies kann dann das Budget gefährdenSie können nicht nur das Budget, sondern auch den Zeitplan gefährden.
Schlussfolgerung: Es ist besser, diese Themen zu antizipieren, bevor sie zu Problemen werden.
Wie man ein technisches Risiko im Projektmanagement vermeidet
Um technische Risiken zu vermeiden, listen Sie Ihre Bedürfnisse auf zu Beginn des Projekts und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren derzeitigen Mitteln erfüllt werden können.
Regelmäßige Beobachtung von über die Tools in Ihrer Branche kann Ihnen auch dabei helfen, sich gegen technische Risiken zu wappnen.
Vergessen Sie Excel, wählen Sie ein umfassendes Werkzeug, um Ihre Projekte zu steuern!
Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Vorausschauende KPIs zeigen Ihnen zukünftige Abweichungen an, bevor sie eintreten. So können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.
Rechtliche Risiken können sich stark auf Ihr Projekt auswirken.
Beispiele für Risiken im Zusammenhang mit der Regulierung
Die Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO oder die Änderung eines Gesetzes erfordern Anpassungen, die nicht umgangen werden können.
Die Folgen rechtlicher Risiken
Die Risiken, die dabei auftreten, sind Nichtkonformität.
Dies kann alle Arten von Konsequenzen nach sich ziehen, wie z. B. finanzielle Sanktionen oder ein beschädigter Ruf.
Wie Sie rechtliche Risiken vermeiden können
Um rechtliche Risiken zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie einen aktive Überwachung über neue Gesetze, die in Kraft sind, vor allem über solche, die speziell für Ihre Branche gelten.
Sich von engagierten und qualifizierten Fachleuten begleiten zu lassen, kann ebenfalls eine sinnvolle Option sein.
Andere Arten von Projektrisiken
Operationelle Risiken
Zum Beispiel: Cyberangriffe, Datenpiraterie, Betrug...
In solchen Fällen ist ein proaktiver Ansatz immer noch der beste Weg, um sich gegen diese Art von Risiken zu schützen.
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Systeme auf dem neuesten Stand sind und optimiert sind.
Umweltrisiken
Pandemien oder andere Wetterereignisse können zu einem abruptes Ende des Projekts.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten ordnungsgemäß gespeichert und zugänglich sindAuch aus der Ferne.
Menschliche Risiken
Plötzliche Abgänge von Mitarbeitern (Firmenwechsel, Burn-out, Tod) können den Projektverlauf beeinflussen und sogar die Notwendigkeit mit sich bringen, die Einstellung von Ersatzkräften.
Die dem Projekt innewohnenden Risiken
Zum Beispiel: unerreichbare Ziele, schlechte Kommunikation oder menschliche Fehler.
Die Risiken können daher unterschiedlicher Natur sein. Leider sind sie können sich kumulieren und einen Schneeballeffekt auslösen.
Ein rechtliches Risiko kann ein zeitliches Risiko erzeugen, das wiederum ein finanzielles Risiko auslöst. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, ein Risiko zu behandeln, wenn es auftritt.
Was sind die Schritte des Risikomanagements im Projektmanagement?
Beispiel für einen Projektrisikomanagementplan
Identifizieren Sie die verschiedenen Rollen
Im Risikomanagement ist es von entscheidender Bedeutung, die Rolle der einzelnen Interessengruppen zu identifizieren.
Daher besteht dieser erste Schritt darin, die Personen zu identifizieren, deren Auswirkungen für das Projekt von Bedeutung sind.
Das Ziel ist es, zu klären, wer für was verantwortlich ist, umUnklarheiten zu vermeiden zu vermeiden und alle Beteiligten zur Verantwortung zu ziehen.
In einem Projekt ist es normalerweise die Aufgabe des Projektleiter das Risikomanagement zugewiesen.
Die anderen Beteiligten hingegen müssen wachsam bleiben, sei es der Projektsponsor, der Lenkungsausschuss oder das operative Team direkt.
Eine Risikoanalyse durchführen
Das Risikomanagement ist ein kollektives Problem. Daher ist es nicht ungewöhnlich, diese Übung in Form eines Brainstormings durchzuführen, um Ideen zu generieren, aber auch um die Teams einzubeziehen.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu befragen, sowohl diejenigen, die direkt an dem Projekt arbeiten, als auch andere, die möglicherweise mit ähnlichen Projektkontexten konfrontiert waren.
Jahrelange Erfahrung auf dem Gebiet kann sich als wertvolle Informationsquelle erweisen.
Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und vollständige Risikoanalyse durchführen können, folgen Sie unserem Leitfaden!
💡 Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und vollständige Risikoanalyse durchführen, folgen Sie unserem Leitfaden!
Lösungen vorzubereiten bedeutet, einen detaillierten Aktionsplan zu erstellen. Dieser sollte Folgendes beinhalten
wer ist verantwortlich ;
wofür er verantwortlich ist ;
wie er mit dem Problem umgehen wird;
wann?
Eine Strategie wählen
Im Risikomanagement gibt es vier Hauptstrategien für den Umgang mit einem Risiko.
Akzeptieren: Das Risiko besteht, Sie akzeptieren seine Präsenz. In diesem Fall ist es ratsam, Lösungen zu antizipieren, um auf jeden Fall vorbereitet zu sein.
Reduzieren: Sie legen einen Aktionsplan fest, um die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, zu verringern, und versuchen gleichzeitig, die Auswirkungen des Risikos zu minimieren.
Übertragen: Sie versuchen, das Risiko auf einen Dritten zu übertragen: ein anderes Team, ein anderes Projekt ... Diese Lösung ist jedoch nicht auf alle Arten von Risiken anwendbar. Außerdem wird dieses nicht beseitigt, sondern Sie verlagern nur die Verantwortung.
Vermeiden oder beseitigen : Mithilfe einer gründlichen Analyse und Untersuchung versuchen Sie, die Quelle des Risikos. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Risiken beseitigt werden können. In Ihrem Maßstab kann es schwierig sein, den Anstieg der Rohstoffpreise oder den Ausbruch einer weltweiten Pandemie zu beeinflussen.
Welche Instrumente und Methoden sind für ein effektives Risikomanagement zu bevorzugen?
Eine Risikotabelle verwenden
Die Risikotabelle oder -matrix ist ein unverzichtbares Instrument für ein effektives Risikomanagement.
Auch bekannt als RisikomanagementplanDiese Tabelle oder dieses Diagramm dient als Referenz für den gesamten Lebenszyklus des Projekts.
Ein Risikoregister erstellen
Das Risikoregister ergänzt die Risikomatrix: Es ermöglicht die Verfolgung von Risiken.
So listet er alle Risiken auf, ob sie eingetreten sind und welche Folgen sie hatten.
Das Risikoregister muss auf dem neuesten Stand gehalten werden, da es während des gesamten Projekts und sogar bei anderen Projekten als Referenz dienen wird. Es bietet nämlich einen detaillierten Überblick über die Risiken und kann den Projektleitern bei der Entscheidungsfindung helfen.
Dediziertes Tool für das Risikomanagement
Mehrere Tools zur Projektsteuerung bieten Funktionen, um ein Risikomanagement einzuführen.
Dies ist insbesondere bei Stafiz der Fall. Die All-in-One-Plattform, die sich dem Projektmanagement wurde unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse von Projektmanagern entwickelt. So bietet sie angepasste Werkzeuge wie die Erstellung von Szenarien oder auch von Berechnungen, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Das Risikomanagement ist eine unumgängliche Etappe der Projektsteuerung. Diese Übung ermöglicht es, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, indem man potenzielle Probleme vorwegnimmt.
Werkzeuge wie Risikomanagementmatrizen, begleitet von Software wie Stafiz, werden den Projektleitern helfen können, ein effektives Risikomanagement einzuführen.
Indem Sie sich im Risikomanagement schulen lassen, tragen Sie dazu bei, die Erfolgschancen Ihres Projekts zu maximieren. Darüber hinaus tragen Sie dazu bei, die Angst in Ihrem Team zu verringern und Ihre Produktivität zu steigern.
Häufig gestellte Fragen :
Beziehen Sie die Interessengruppen mit ein : Sorgen Sie für eine regelmäßige Kommunikation mit dem Team und den Interessengruppen, um aufkommende Risiken frühzeitig zu erkennen.
Führen Sie eine proaktive Planung ein: Bereiten Sie Minderungspläne für kritische Risiken vor, bevor sie eintreten.
Priorisierung von Risiken: Konzentrieren Sie sich auf Risiken mit großer Wirkung und hoher Wahrscheinlichkeit.
Automatisieren und standardisieren : Nutzen Sie Risikomanagement-Tools, um Daten zu zentralisieren und Aktionen in Echtzeit zu verfolgen.
Bilden Sie Ihre Teams aus : Stärken Sie die Kultur des Risikomanagements durch spezielle Schulungen.
Kontinuierlich überwachen: Richten Sie regelmäßige Kontrollpunkte ein, um Abweichungen zu erkennen und Ihre Pläne anzupassen.
Die Kritikalitätsschwelle im Risikomanagement wird bestimmt, indem man die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit der Risiken bewertet und sie dann in eine Matrix einordnet, um ihre Kritikalität zu visualisieren. Gemeinsam mit den Stakeholdern wird eine Akzeptanzschwelle festgelegt, die sich nach den Prioritäten und der Risikotoleranz des Projekts richtet. Diese Schwelle, die sich an den Herausforderungen des Projekts orientiert, muss regelmäßig überprüft werden, um sich an Entwicklungen und neue Risiken anzupassen.
