In einem Projekt kommt es selten vor, dass alles genau so läuft, wie es geplant ist.
Verzögerungen, Änderungen im Management, in der Strategie und unvorhergesehene Ereignisse... Es gibt viele Merkmale, die sich auf ein Projekt auswirken können.
Aus diesem Grund sollte das Risikomanagement im Projektmanagement nicht auf die leichte Schulter genommen werden. In der Tat ist es entscheidend, wenn das Projekt nicht gefährdet werden soll.
Obwohl wir uns dafür entschieden haben, uns mit dem Risikomanagement im Projektmanagement zu befassen, ist zu beachten, dass es auch auf globaler Ebene des Unternehmens betrachtet werden muss.
In diesem Artikel werden wir versuchen, Risikomanagement zu definieren und zu verstehen, warum es unerlässlich ist. Anschließend werden wir die Hauptrisiken, ihre Folgen und Lösungen überprüfen, bevor wir verstehen, wie eine effektive Risikomanagementstrategie umgesetzt werden kann.
Risikomanagement: Definition
Risikomanagement ist der Prozess der Identifizierung, Antizipation und Korrektur von Ereignissen, die sich negativ auf das Projekt auswirken könnten.
Es geht darum, jede potenzielle Bedrohung für das Projekt zu erkennen und zu analysieren, um deren Auswirkungen zu begrenzen.
Sie muss von Beginn des Projekts, von der Vorbereitungsphase bis zur Auslieferung berücksichtigt werden und erstreckt sich über das gesamte Projekt.
Ein proaktiver Ansatz
Risikomanagement gilt als proaktiver Ansatz. In der Tat geht es darum, der Antizipation den Vorzug vor der Reaktion zu geben.
Wenn ein Risiko nachgewiesen ist, geht es mehr um die Problemlösung als um das Risikomanagement.
Warum Risikomanagement implementieren?
Ein effektives Risikomanagement ist unerlässlich.
Kein Projekt ist immun gegen das Unerwartete. Daher ist die Vorstellung all der Eventualitäten, die ihn gefährden könnten, ein wichtiger Teil der Vorbereitung.
Antizipieren, um besser reagieren zu können
Implementieren Sie Präventionsmaßnahmen
Das Risikomanagement ermöglicht ein wesentliches Element im Projektmanagement: die Antizipation.
Bei diesem Ansatz geht es darum, Lösungen für Situationen zu finden, die noch nicht eingetreten sind.
Darüber hinaus wird die Umsetzung von Präventionsmaßnahmen gefördert, damit das Risiko nicht zur Realität wird.
Vermeiden Sie impulsive Entscheidungen
Wenn trotz all Ihrer Bemühungen das Risiko Realität wird, dann haben Sie den gesamten Aktionsplan, um wieder in die richtige Richtung zu kommen.
Je früher Sie Situationen antizipieren, desto mehr Spielraum haben Sie , um vernünftig und logisch zu handeln.
Risikomanagement hilft, Impulsivität und übereilte Entscheidungen zu vermeiden.
Verbessern Sie die Planung
Höhere Genauigkeit
Ein sorgfältig implementiertes Risikomanagement ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt präziser vorzubereiten.
Wenn Sie alle potenziellen Probleme auflisten, Lösungen für sie finden und noch bevor sie auftreten, wird der Fortschritt Ihres Projekts erleichtert.
Passen Sie sich je nach Kontext an
Haben Sie das Risiko eines Anstiegs der Rohstoffpreise aufgrund eines Krieges in einem der Produktionsländer festgestellt?
Sie könnten dann jetzt antizipieren und die bestellte Menge im Voraus anpassen oder sich die Zeit nehmen, nach anderen potenziellen Produzenten zu suchen.
Zum Risikomanagement gehört daher die Implementierung von Präventionsstrategien , um die Auswirkungen auf Ihr Projekt zu begrenzen.
Was sind die potenziellen Risiken eines Projekts?
Probleme können an jeder Stelle des Projekts auftreten und verschiedene Aspekte betreffen.
Hier sind die verschiedenen Arten von Risiken, denen Sie im Projektmanagement begegnen können.
Die 4 Hauptarten von Risiken im Projektmanagement
Zeitliche Risiken
Zeitrisiken betreffen vor allem das Timing und insbesondere das Terminmanagement.
Beispiele für zeitliche Risiken
Eine schlechte Bewertung des Zeitplans oder eine zu kurze Projektzeit sind häufige Zeitrisiken im Projektmanagement.
Die Folgen zeitlicher Risiken
Diese Risiken können erhebliche Folgen für das Projekt haben: eine Verzögerung der Ergebnisse, eine allgemeine Überschreitung des Projekts, Unzufriedenheit der Kunden oder Frustration in den Teams.
So vermeiden Sie Zeitrisiken in einem Projekt
Um Zeitrisiken zu vermeiden, nehmen Sie sich die Zeit, Projektbeteiligte zu befragen, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen realistisch sind.
Und denken Sie an eine Marge!
Finanzielle Risiken
Finanzielle Risiken betreffen alles, was mit dem Budget eines Projekts zusammenhängt.
Beispiele für finanzielle Risiken
Es kann sich um eine schlechte Bewertung des Budgets, einen Anstieg der Preise für Rohstoffe oder Humanressourcen handeln.
Die Folgen finanzieller Risiken
Finanzielle Risiken können dazu führen, dass andere Finanzierungsmöglichkeiten gesucht werden müssen oderdas Budget anderer Unternehmensprojekte in Anspruch genommen wird.
Im größeren Maßstab kann dies das Projekt oder sogar das Unternehmen gefährden.
Wie man finanzielle Risiken in einem Projekt vermeidet
Um finanzielle Risiken zu vermeiden, müssen Sie so viele Informationen wie möglich sammeln, um Ihre Schätzungen sehr genau zu treffen.
Fragen Sie Ihre Teams, stützen Sie sich auf die Historie, halten Sie Ausschau nach Neuigkeiten. Und auch hier sollten Sie eine Marge in Betracht ziehen.
Technische Risiken
Die sogenannten "technischen" Risiken können vielfältig sein.
Beispiele für technische Risiken
Es kann sich zum Beispiel um einen Mangel an Werkzeugen, technischen Mitteln oder eine Inkompatibilität zwischen den Tools handeln.
Die Folgen technischer Risiken
Die technischen Risiken werden uns dazu zwingen, nach Alternativen zu suchen. Dieser Prozess ist in der Regel teuer und erfordert Zeit zum Nachdenken und die Mobilisierung von Teams.
Das kann dann das Budget, aber auch den Zeitplan gefährden.
Fazit: Es ist besser, diese Themen zu antizipieren, bevor sie zu Problemen werden.
Wie man ein technisches Risiko im Projektmanagement vermeidet
Um technische Risiken zu vermeiden, listen Sie Ihre Bedürfnisse zu Beginn des Projekts auf und stellen Sie sicher, dass Ihre aktuellen Ressourcen es Ihnen ermöglichen, diese zu erfüllen.
Auch ein regelmäßiges Monitoring der Tools in Ihrer Branche kann Ihnen helfen, sich vor technischen Risiken zu schützen.
Vergessen Sie Excel, wählen Sie ein komplettes Tool zur Verwaltung Ihrer Projekte!
Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Predictive KPIs informieren Sie über zukünftige Abweichungen, bevor sie auftreten. Auf diese Weise können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.
Rechtliche Risiken können sich stark auf Ihr Projekt auswirken.
Beispiele für regulatorische Risiken
Die Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO oder die Änderung eines Gesetzes erfordert Anpassungen, die nicht umgangen werden können.
Die Folgen rechtlicher Risiken
Die damit verbundenen Risiken sind die Nichteinhaltung.
Dies kann zu allen möglichen Konsequenzen führen, wie z. B. Geldstrafen oder einer Rufschädigung.
Wie Sie rechtliche Risiken vermeiden können
Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Sie die neuen geltenden Gesetze, insbesondere die für Ihre Branche spezifischen, aktiv überwachen.
Auch die Begleitung durch engagierte und qualifizierte Fachkräfte kann eine relevante Option sein.
Andere Arten von Projektrisiken
Operationelle Risiken
Zum Beispiel: Cyberangriffe, Datenhacking, Betrug...
In diesen Fällen bleibt ein proaktiver Ansatz der beste Weg, um sich vor dieser Art von Risiko zu schützen.
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Systeme auf dem neuesten Stand und optimiert sind.
Umweltrisiken
Pandemien oder andere Wetterereignisse können dazu führen, dass das Projekt abrupt zum Stillstand kommt.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten ordnungsgemäß gespeichert und auchaus der Ferne zugänglich sind.
Risiken für den Menschen
Plötzliche Abgänge von Mitarbeitern (Firmenwechsel, Burn-out, Tod) können den Projektfortschritt beeinträchtigen oder sogar die Rekrutierung von Ersatz erforderlich machen.
Die mit dem Projekt verbundenen Risiken
Zum Beispiel: unerreichbare Ziele, schlechte Kommunikation oder menschliches Versagen.
Die Risiken können daher unterschiedlicher Art sein. Leider können sie sich ansammeln und einen Schneeballeffekt verursachen.
Ein rechtliches Risiko kann ein zeitliches Risiko erzeugen, das ein finanzielles Risiko auslöst. Es ist daher wichtig, ein Risiko zu behandeln, wenn es auftritt.
Was sind die Schritte des Risikomanagements im Projektmanagement?
Beispiel für einen Projektrisikomanagementplan
Identifizieren Sie die verschiedenen Rollen
Im Risikomanagement ist es wichtig, die Rolle jedes einzelnen Stakeholders zu identifizieren.
Dieser erste Schritt besteht also darin, die Personen zu identifizieren, deren Einfluss für das Projekt von Bedeutung ist.
Ziel ist es, zu klären, wer wofür verantwortlich ist, umUnklarheiten zu vermeiden und alle zur Rechenschaft zu ziehen.
In einem Projekt ist das Risikomanagement in der Regel dem Projektleiter zugeordnet.
Auf der anderen Seite müssen andere Stakeholder wachsam bleiben, sei es der Projektsponsor, der Lenkungsausschuss oder das operative Team direkt.
Führen Sie eine Risikoanalyse durch
Risikomanagement ist ein kollektives Problem. So kommt es nicht selten vor, dass diese Übung in Form eines Brainstormings stattfindet, um Ideen zu generieren, aber auch um die Teams einzubeziehen.
Wir ermutigen Sie, sich an Ihre Mitarbeiter zu wenden, unabhängig davon, ob es sich um diejenigen handelt, die direkt an dem Projekt arbeiten, oder um andere, die möglicherweise mit ähnlichen Projektkontexten konfrontiert waren.
Jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet kann eine wertvolle Informationsquelle sein.
Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und umfassende Risikoanalyse durchführen können, folgen Sie unserem Leitfaden!
💡 Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und umfassende Risikoanalyse durchführen können, folgen Sie unserem Leitfaden!
Lösungen vorzubereiten bedeutet, einen detaillierten Aktionsplan zu haben. Darin muss Folgendes angegeben werden:
wer verantwortlich ist;
wofür ist er verantwortlich?
Wie wird er mit dem Problem umgehen?
wann?
Wählen Sie eine Strategie
Im Risikomanagement gibt es 4 Hauptstrategien, wenn man mit Risiken konfrontiert wird.
Akzeptiere: Das Risiko existiert, du akzeptierst seine Gegenwart. In diesem Fall ist es ratsam, Lösungen zu antizipieren, um auf jeden Fall bereit zu sein.
Reduzieren: Sie definieren einen Aktionsplan, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens des Risikos zu verringern und gleichzeitig zu versuchen, seine Auswirkungen zu minimieren.
Übertragung: Sie versuchen, das Risiko auf eine dritte Partei zu übertragen: ein anderes Team, ein anderes Projekt... Diese Lösung ist jedoch nicht auf alle Arten von Risiken anwendbar. Darüber hinaus wird letzteres nicht eliminiert, Sie schieben nur die Verantwortung ab.
Vermeiden oder beseitigen: Durch gründliche Analyse und Untersuchung versuchen Sie, die Ursache des Risikos zu beseitigen. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Risiken ausgeschlossen werden können. In der Tat kann es auf Ihrer Ebene schwierig sein, Einfluss auf den Anstieg der Rohstoffpreise oder das Auftreten einer globalen Pandemie zu nehmen.
Welche Instrumente und Methoden sollten für ein effektives Risikomanagement eingesetzt werden?
Verwenden einer Risikotabelle
Die Risikomatrix bzw. Matrix ist ein wesentliches Instrument für ein effektives Risikomanagement.
Diese Tabelle oder dieses Diagramm, das auch als Risikomanagementplan bezeichnet wird, ist eine Referenz für den gesamten Projektlebenszyklus.
Erstellen eines Risikoregisters
Das Risikoregister ergänzt die Risikomatrix: Es ermöglicht die Risikoüberwachung.
So listet es alle Risiken auf, ob sie eingetreten sind und welche Folgen sie hatten.
Das Risikoregister muss auf dem neuesten Stand gehalten werden, da es während des gesamten Projekts und auch bei anderen Projekten als Referenz dienen kann. Tatsächlich bietet es einen detaillierten Überblick über die Risiken und kann Projektmanagern bei ihrer Entscheidungsfindung helfen.
Risikomanagement-Tool
Mehrere Projektmanagement-Tools bieten Funktionen zum Einrichten des Risikomanagements.
Dies gilt insbesondere für Stafiz. Die All-in-One-Projektmanagement-Plattform wurde mit Blick auf die spezifischen Bedürfnisse von Projektmanagern entwickelt. So bietet es angepasste Werkzeuge wie die Erstellung von Szenarien oder in Echtzeit aktualisierte Berechnungen.
Das Risikomanagement ist ein wesentlicher Schritt im Projektmanagement. Diese Übung ermöglicht es Ihnen, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, indem Sie potenzielle Probleme antizipieren.
Tools wie Risikomanagement-Matrizen, begleitet von Software wie Stafiz, werden Projektmanagern helfen können, ein effektives Risikomanagement aufzubauen.
Indem Sie sich im Risikomanagement weiterbilden, tragen Sie dazu bei, die Erfolgschancen Ihres Projekts zu maximieren. Darüber hinaus helfen Sie, Ängste in Ihrem Team zu begrenzen und Ihre Produktivität zu steigern.
Fragen:
Stakeholder einbeziehen: Stellen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern sicher, um aufkommende Risiken schnell zu erkennen.
Implementieren Sie eine proaktive Planung: Bereiten Sie Pläne zur Risikominderung für kritische Risiken vor, bevor sie auftreten.
Risiken priorisieren: Konzentrieren Sie sich auf Risiken mit hoher Auswirkung und hoher Wahrscheinlichkeit.
Automatisieren und standardisieren: Verwenden Sie Risikomanagement-Tools, um Daten zu zentralisieren und Aktionen in Echtzeit zu verfolgen.
Schulen Sie die Teams: Stärken Sie die Risikomanagementkultur mit spezifischen Schulungen.
Kontinuierliche Überwachung: Richten Sie regelmäßige Kontrollpunkte ein, um Unstimmigkeiten zu erkennen und Ihre Pläne anzupassen.
Die Kritikalitätsschwelle im Risikomanagement wird bestimmt, indem die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit der Risiken bewertet und diese dann in einer Matrix eingestuft werden, um ihre Kritikalität zu visualisieren. Mit den Stakeholdern wird eine Akzeptanzschwelle festgelegt, die sich an den Prioritäten und der Risikobereitschaft des Projekts orientiert. Diese Schwelle, abgestimmt auf die Herausforderungen des Projekts, muss regelmäßig überprüft werden, um sich an Veränderungen und neue Risiken anzupassen.
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