¿Cómo configurar la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
13 de diciembre de 2024
En un proyecto, es raro que todo salga exactamente como se planeó.
Retrasos, cambios en la gestión, en la estrategia y los imprevistos... Hay muchas características que pueden impactar un proyecto.
Es por esta razón que la gestión de riesgos en la gestión de proyectos no debe tomarse a la ligera. De hecho, es crucial para que el proyecto no corra peligro.
En este artículo, te invitamos a descubrir la gestión de riesgos para comprender mejor por qué es esencial. A continuación, revisaremos los principales riesgos, sus consecuencias y soluciones antes de entender cómo implementar una estrategia eficaz de gestión de riesgos.
Gestión de riesgos: definición
La gestión de riesgos es el proceso de identificar, anticipar y corregir cualquier evento que pueda tener un impacto negativo en el proyecto. Consiste en detectar y analizar cualquier amenaza potencial para el proyecto, con el fin de limitar su impacto.
La gestión de riesgos forma parte de la gobernanza del proyecto. Debe ser considerado desde el inicio del proyecto, desde la fase de preparación hasta la entrega y se extiende a lo largo de todo el proyecto.
💡 La gestión de riesgos se considera un enfoque proactivo. De hecho, se trata de privilegiar la anticipación sobre la reacción. Cuando se demuestra un riesgo, se trata más de la resolución de problemas que de la gestión de riesgos.
¿Por qué implementar la gestión de riesgos?
La gestión eficaz de los riesgos es esencial.
Ningún proyecto es inmune a lo inesperado. Por lo tanto, imaginar todas las eventualidades que podrían ponerlo en peligro es una parte importante de la preparación.
Para anticiparse a lo inesperado
La gestión de riesgos permite un elemento esencial en la gestión de proyectos: la anticipación. Este enfoque implica proporcionar soluciones a situaciones que aún no se han producido.
Además, fomenta la implementación de medidas preventivas para que el riesgo no se convierta en una realidad.
Y si, a pesar de tus mejores esfuerzos, el riesgo se convierte en una realidad, entonces tienes todo el plan de acción para volver a la dirección correcta. Cuanto antes anticipes las situaciones, más espacio tendrás para actuar de forma razonada y lógica.
La gestión de riesgos ayuda a evitar la impulsividad y la toma de decisiones precipitadas.
Para mejorar la planificación de proyectos
Una gestión de riesgos cuidadosamente implementada te permitirá ser más preciso en la preparación de tu proyecto.
💭 ¿Ha identificado un riesgo de aumento en el precio de las materias primas debido a una guerra en uno de los países productores?
➡️ Hacer una lista de todos los problemas potenciales, encontrar soluciones a ellos, e incluso antes de que ocurran, facilitará el progreso de la misión. A continuación, puede anticiparse ahora y ajustar la cantidad solicitada con antelación, o tomarse el tiempo necesario para buscar otros productores potenciales.
Por lo tanto, la gestión de riesgos implica implementar estrategias de prevención para limitar el impacto en su proyecto.
¿Cuáles son los riesgos potenciales de un proyecto?
Los problemas pueden surgir en cualquier punto del proyecto y afectar a varios aspectos.
Estos son los diferentes tipos de riesgos que puede encontrar en la gestión de proyectos.
Los 4 tipos principales de riesgos en la gestión de proyectos
Riesgos temporales
Los riesgos de tiempo se refieren principalmente a los plazos y, en particular, a la gestión de horarios.
Ejemplos de riesgos temporales
Una mala evaluación del cronograma o un tiempo demasiado corto del proyecto son riesgos de tiempo comunes en la gestión de proyectos.
Las consecuencias de los riesgos temporales
Estos riesgos pueden tener consecuencias significativas en el proyecto: un retraso en los entregables, un sobrecoste general del proyecto, insatisfacción del cliente o frustración entre los equipos.
Cómo evitar riesgos de tiempo en un proyecto
Para evitar riesgos de tiempo, tómese el tiempo necesario para entrevistar a las partes interesadas del proyecto para asegurarse de que sus estimaciones sean realistas.
Y, por supuesto, ¡considera un margen!
Riesgos financieros
Los riesgos financieros conciernen a todo lo relacionado con el presupuesto de un proyecto.
Ejemplos de riesgos financieros
Puede ser una mala evaluación del presupuesto, un aumento en el precio de las materias primas o de los recursos humanos.
Las consecuencias de los riesgos financieros
Los riesgos financieros pueden llevar a la necesidad de encontrar otros medios de financiación o a invadir el presupuesto de otros proyectos de la empresa.
Para evitar riesgos financieros, deberá recopilar la mayor cantidad de información posible para ser muy preciso en sus estimaciones.
Pregunte a sus equipos, base en la historia, esté atento a las noticias. Y, de nuevo, considere un margen.
Riesgos técnicos
Los llamados riesgos "técnicos" pueden ser variados.
Ejemplos de riesgos técnicos
Por ejemplo, puede ser una falta de herramientas, medios técnicos o una incompatibilidad entre herramientas.
Las consecuencias de los riesgos técnicos
Los riesgos técnicos nos obligarán a buscar alternativas. Este proceso es generalmente costoso y requiere tiempo de reflexión y movilización de los equipos.
Esto puede poner en riesgo el presupuesto, pero también el cronograma.
Conclusión: es mejor anticiparse a estos temas antes de que se conviertan en problemas.
Cómo evitar un riesgo técnico en la gestión de proyectos
Para evitar riesgos técnicos, enumere sus necesidades al comienzo del proyecto y asegúrese de que sus recursos actuales le permitan satisfacerlas.
La supervisión periódica de las herramientas de su sector también puede ayudarle a protegerse contra los riesgos técnicos.
Olvídate de Excel, ¡elige una herramienta completa para gestionar tus proyectos!
Stafiz te ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI predictivos le informan sobre futuras desviaciones antes de que sucedan. Esto le permite tomar decisiones para corregir la tendencia.
Los riesgos legales pueden tener un gran impacto en su proyecto.
Ejemplos de riesgos regulatorios
La obligación de cumplir con el RGPD o la modificación de una ley requiere ajustes que son imposibles de eludir.
Las consecuencias de los riesgos legales
Los riesgos involucrados son el incumplimiento. Esto puede llevar a cualquier tipo de consecuencias, como sanciones financieras o daños a la reputación.
Cómo evitar riesgos legales
Para evitar riesgos legales, asegúrese de monitorear activamente las nuevas leyes vigentes, especialmente las específicas de su sector.
Estar acompañado por profesionales dedicados y calificados también puede ser una opción relevante.
Otros tipos de riesgos del proyecto
Riesgos operacionales
Por ejemplo: ciberataques, hacking de datos, fraudes...
En estos casos, un enfoque proactivo sigue siendo la mejor manera de protegerse contra este tipo de riesgo.
Asegúrese regularmente de que sus sistemas estén actualizados y optimizados.
Riesgos medioambientales
Las pandemias, o cualquier otro evento meteorológico, pueden hacer que el proyecto se detenga abruptamente.
Asegúrese de que sus datos estén correctamente almacenados y sean accesibles, incluso de forma remota.
Riesgos humanos
Las salidas repentinas de empleados (cambio de empresa, burn-out, muerte) pueden afectar el avance del proyecto, o incluso requerir la contratación de reemplazos.
Los riesgos inherentes al proyecto
Por ejemplo: metas inalcanzables, mala comunicación o error humano.
Por lo tanto, los riesgos pueden ser de varios tipos. Desafortunadamente, pueden acumularse y causar un efecto de bola de nieve.
Un riesgo legal puede generar un riesgo temporal, que desencadena un riesgo financiero. Por lo tanto, es esencial tratar un riesgo cuando se produce.
¿Cuáles son los pasos de la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
Ejemplo de un plan de gestión de riesgos de proyecto
Identificar los diferentes roles
En la gestión de riesgos, es esencial identificar el papel de cada parte interesada.
Así, este primer paso consiste en identificar a las personas cuyo impacto es significativo para el proyecto.
El objetivo es aclarar quién es responsable de qué paraevitar ambigüedades y hacer que todos rindan cuentas.
En un proyecto, la gestión de riesgos suele asignarse al director del proyecto.
Por otro lado, otras partes interesadas deben permanecer alerta, ya sea el patrocinador del proyecto, el comité directivo o el equipo operativo directamente.
Realizar un análisis de riesgos
La gestión de riesgos es un problema colectivo. Como resultado, no es raro que este ejercicio tome la forma de lluvia de ideas, para generar ideas pero también para involucrar a los equipos.
Te animamos a que te pongas en contacto con tus colaboradores, ya sean los que trabajan directamente en el proyecto u otras personas que puedan haberse enfrentado a contextos de proyectos similares.
Los años de experiencia en el campo pueden ser valiosas fuentes de información.
Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y completo, ¡siga nuestra guía!
💡 Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y completo, ¡siga nuestra guía!
Preparar soluciones significa tener un plan de acción detallado. En ella se debe especificar:
quién es el responsable;
de qué es responsable;
cómo se enfrentará al problema;
¿cuando?
Elige una estrategia
En la gestión de riesgos, hay 4 estrategias principales ante el enfrentamiento.
Acepta: el riesgo existe, aceptas su presencia. En este caso, es recomendable anticipar las soluciones para estar preparados, pase lo que pase.
Reducir: Se define un plan de acción para reducir la probabilidad de que ocurra el riesgo, al tiempo que se intenta minimizar su impacto.
Transferencia: Intentas trasladar el riesgo a un tercero: otro equipo, otro proyecto... Sin embargo, esta solución no es aplicable a todos los tipos de riesgos. Además, esto último no se elimina, solo se traslada la responsabilidad.
Evite o elimine: A través de un análisis e investigación exhaustivos, busca eliminar la fuente del riesgo. Sin embargo, tenga en cuenta que no todos los riesgos se pueden eliminar. De hecho, a su nivel, puede ser difícil tener un impacto en el aumento del precio de las materias primas o en la aparición de una pandemia mundial.
¿Qué herramientas y métodos se deben utilizar para una gestión de riesgos eficaz?
Usar una tabla de riesgos
La matriz o matriz de riesgos es una herramienta esencial para una gestión eficaz de los riesgos.
También conocida como plan de gestión de riesgos, esta tabla o diagrama es una referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Hacer un registro de riesgos
El registro de riesgos complementa la matriz de riesgos: permite el seguimiento de los mismos.
Así, enumera todos los riesgos, si se han producido y cuáles han sido las consecuencias.
El registro de riesgos debe mantenerse actualizado porque servirá de referencia a lo largo de todo el proyecto, e incluso en otros proyectos. De hecho, ofrece una visión detallada de los riesgos y puede ayudar a los gestores de proyectos en su toma de decisiones.
Herramienta de gestión de riesgos
Varias herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones para configurar la gestión de riesgos.
Este es particularmente el caso de Stafiz. La plataforma de gestión de proyectos todo en uno ha sido diseñada teniendo en cuenta las necesidades específicas de los gestores de proyectos. Así, ofrece herramientas adaptadas como la creación de escenarios o cálculos actualizados en tiempo real.
La gestión de riesgos es un paso esencial en la gestión de proyectos. Este ejercicio le permite adoptar un enfoque proactivo al anticiparse a posibles problemas.
Herramientas como las matrices de gestión de riesgos, acompañadas de software como Stafiz, podrán ayudar a los gestores de proyectos a establecer una gestión de riesgos eficaz.
Al formarte en gestión de riesgos, ayudas a maximizar las posibilidades de éxito de tu proyecto. Además, ayudas a limitar la ansiedad dentro de tu equipo y a aumentar tu productividad.
Preguntas:
Involucrar a las partes interesadas: Garantice la comunicación regular con el equipo y las partes interesadas para identificar rápidamente los riesgos emergentes.
Implementar una planificación proactiva: Prepare planes de mitigación para riesgos críticos antes de que ocurran.
Priorizar los riesgos: Concéntrese en los riesgos de alto impacto y alta probabilidad.
Automatice y estandarice: Utilice herramientas de gestión de riesgos para centralizar los datos y realizar un seguimiento de las acciones en tiempo real.
Capacitar a los equipos: Fortalecer la cultura de gestión de riesgos con formación específica.
Monitoree continuamente: Establezca puntos de control regulares para identificar discrepancias y ajustar sus planes.
El umbral de criticidad en la gestión de riesgos se determina evaluando el impacto y la probabilidad de los riesgos, y luego clasificándolos en una matriz para visualizar su criticidad. Con las partes interesadas, se establece un umbral de aceptabilidad de acuerdo con las prioridades y la tolerancia al riesgo del proyecto. Este umbral, alineado con los retos del proyecto, debe ser revisado periódicamente para adaptarse a los cambios y nuevos riesgos.
