¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
13 de diciembre de 2024
Es raro que en un proyecto todo salga exactamente según lo previsto.
Retrasos, cambios de dirección, cambios de estrategia e imprevistos... son muchos los factores que pueden repercutir en un proyecto. impacto en un proyecto.
Por eso, la gestión de riesgos en la gestión de proyectos no debe tomarse a la ligera. Es crucial si se quiere evitar poner en peligro el proyecto.
En este artículo intentaremos definir la gestión de riesgos y entender por qué es esencial. A continuación repasaremos los principales riesgos, sus consecuencias y soluciones, antes de estudiar cómo aplicar una estrategia de gestión de riesgos estrategia.
Gestión de riesgos: definición
La gestión de riesgos implica identificar, anticipar y corregir cualquier acontecimiento que pueda tener un impacto negativo en el proyecto.
Implica identificar y analizar cualquier amenazas potenciales para el proyectopara limitar su impacto.
Debe tenerse en cuenta desde el inicio del proyecto, desde la fase de preparación hasta la entrega, y se extiende a lo largo de todo el proyecto.
Un enfoque proactivo
La gestión de riesgos se considera un enfoque proactivo. El objetivo es anticiparse en lugar de reaccionar.
Cuando se ha identificado un riesgo, tendemos a hablar de resolución de problemas en lugar de gestión de riesgos.
¿Por qué aplicar la gestión de riesgos?
La gestión eficaz de los riesgos es esencial.
Ningún proyecto es inmune a los imprevistos. Así que imaginar todas las eventualidades que podrían ponerlo en peligro es una parte importante de la preparación.
Anticiparse para reaccionar mejor
Aplicación de medidas preventivas
La gestión de riesgos es un elemento esencial de la gestión de proyectosanticipación.
Este enfoque implica encontrar soluciones a situaciones que aún no se han planteado.
También fomenta la aplicación de medidas preventivas para evitar que el riesgo se haga realidad.
Evitar las decisiones impulsivas
Si, a pesar de todos sus esfuerzos, el riesgo se convierte en realidad, dispondrá entonces de todo el plan de acción para volver a la normalidad.
Cuanto antes se anticipe a las situaciones, más margen de maniobra tendrá. margen de maniobra actuar de forma razonada y lógica.
La gestión del riesgo ayuda a evitar la impulsividad y las decisiones precipitadas decisiones precipitadas.
Mejorar la planificación
Ganar en precisión
Una gestión de riesgos meticulosamente aplicada le permitirá ser más preciso en la preparación de su proyecto.
Hacer una lista de todos los posibles problemas y encontrar soluciones antes de que surjan hará que su proyecto funcione mejor.
Adaptarse al contexto
Ha identificado un riesgo de aumento del precio debido a una guerra en uno de los países productores?
Así podrá planificar con antelación y ajustar la cantidad pedida, o dedicar tiempo a buscar otros posibles productores.
Por lo tanto, la gestión de riesgos implica poner en marcha estrategias de prevención para limitar el impacto en su proyecto.
¿Cuáles son los riesgos potenciales de un proyecto?
Los problemas pueden surgir en cualquier fase del proyecto y referirse a diversos aspectos.
He aquí los distintos tipos de riesgo que puede encontrar en la gestión de proyectos.
Los 4 principales tipos de riesgo en la gestión de proyectos
Riesgos temporales
Los riesgos temporales se refieren principalmente al calendario y, en particular, a la gestión de la planificación.
Ejemplos de riesgos temporales
La evaluación de plazos o un plazo demasiado corto son riesgos temporales habituales en la gestión de proyectos.
Las consecuencias de los riesgos temporales
Estos riesgos pueden tener consecuencias importantes para el proyecto: un retraso en las entregas, un rebasamiento global del proyecto, la insatisfacción del cliente o la frustración de los equipos.
Cómo evitar los riesgos temporales en un proyecto
Para evitar riesgos temporales, tómese el tiempo necesario para entrevistar a las partes interesadas en el proyecto y asegurarse de que sus estimaciones son realistas.
Y no olvides el margen.
Riesgos financieros
Los riesgos financieros se refieren a todo lo relacionado con el presupuesto de un proyecto.
Ejemplos de riesgos financieros
Esto puede deberse a una mala evaluación del presupuestoUna subida del precio de las materias primas o de los recursos humanos.
Consecuencias de los riesgos financieros
Los riesgos financieros pueden implicar la búsqueda de otros medios de financiación o inclusoinvadir el presupuesto otros proyectos de la empresa.
Para evitar riesgos financieros, debe recopilar toda la información posible para poder ser precisa en sus estimaciones.
Pregunte a sus equipos, utilice datos históricos, esté atento a la actualidad. Y, una vez más, tenga en cuenta el margen.
Riesgos técnicos
Los llamados riesgos "técnicos" pueden ser variados.
Ejemplos de riesgos técnicos
Por ejemplo, puede haber falta de herramientasrecursos técnicos o incompatibilidad entre herramientas.
Consecuencias de los riesgos técnicos
Los riesgos técnicos nos obligarán a buscar alternativas. Por lo general, se trata de un proceso costoso, que requiere tiempo de reflexión y la movilización de equipos.
Esto puede poner en riesgo el presupuestopero también el calendario.
Conclusión: es mejor anticiparse a estas cuestiones antes de que se conviertan en problemas.
Cómo evitar los riesgos técnicos en la gestión de proyectos
Para evitar riesgos técnicos, haga una lista de sus requisitos al inicio del proyecto y asegúrese de que sus recursos actuales pueden satisfacerlos.
Seguimiento regular de herramientas de su sector también puede ayudarle a protegerse de los riesgos técnicos.
Olvídese de Excel y elija una herramienta completa para gestionar sus proyectos.
Stafiz le ayuda a anticiparse a los riesgos. Los KPI predictivos le muestran las desviaciones futuras antes de que se produzcan. Así podrá tomar las decisiones necesarias para rectificar la tendencia.
Los riesgos jurídicos pueden tener graves repercusiones en su proyecto.
Ejemplos de riesgos reglamentarios
La obligación de cumplimiento del RGPD o los cambios de la ley requieren ajustes imposibles de eludir.
Consecuencias de los riesgos jurídicos
Los riesgos son incumplimiento.
Esto puede acarrear todo tipo de consecuencias, tales como sanciones económicas o una reputación dañada.
Cómo evitar riesgos jurídicos
Para evitar riesgos legales, asegúrese de seguimiento activo de las nuevas leyes en vigor, especialmente las específicas de su sector.
También puede ser una buena idea recurrir a la ayuda de profesionales dedicados y cualificados.
Otros tipos de riesgo del proyecto
Riesgos operativos
Por ejemplo: ciberataques, piratería informática, fraude, etc.
En estos casos, un enfoque proactivo sigue siendo la mejor manera de protegerse contra este tipo de riesgo.
Compruebe periódicamente que sus sistemas estén actualizados y optimizados.
Riesgos medioambientales
Las pandemias o cualquier otro acontecimiento meteorológico pueden paralizar bruscamente el proyecto. proyecto se detenga bruscamente.
Asegúrese de que sus datos almacenados correctamente y accesiblesincluso a distancia.
Riesgos humanos
Las salidas repentinas de empleados (cambio de empresa, agotamiento, fallecimiento) pueden repercutir en el avance del proyecto e incluso requerir la contratación de contratación de sustitutos.
Riesgos intrínsecos al proyecto
Algunos ejemplos son los objetivos inalcanzables, la mala comunicación y los errores humanos.
Por tanto, los riesgos pueden ser de diversa índole. Por desgracia pueden acumularse y causar un efecto de bola de nieve.
Un riesgo jurídico puede generar un riesgo temporal, que desencadena un riesgo financiero. Por tanto, es esencial hacer frente a un riesgo en cuanto surge.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
Ejemplo de plan de gestión de riesgos de un proyecto
Identificación de las distintas funciones
En la gestión de riesgos, es esencial identificar el papel de cada parte interesada.
Así pues, esta primera etapa consiste en identificar a las personas cuyo impacto es significativo para el proyecto.
El objetivo es aclarar quién es responsable de qué con el fin deevitar ambigüedades y para que todos rindan cuentas.
En un proyecto, generalmente corresponde al gestor del proyecto el responsable de la gestión de riesgos.
Por otro lado, las demás partes interesadas deben permanecer alerta, ya sea el patrocinador del proyecto, el comité de dirección o el equipo operativo directamente.
Realizar un análisis de riesgos
La gestión de riesgos es una cuestión colectiva. Por ello, no es infrecuente que este ejercicio adopte la forma de tormenta de ideas, para generar ideas pero también para implicar a los equipos.
Le animamos a que pregunte a sus colaboradores, ya sean los que trabajan directamente en el proyecto u otros que se hayan enfrentado a contextos de proyecto similares.
Los años de experiencia en este campo pueden ser una valiosa fuente de información.
Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y exhaustivo, siga nuestra guía.
💡 Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y exhaustivo, ¡sigue nuestra guía!
Preparar soluciones implica elaborar un plan de acción detallado. En él deben especificarse :
quién es responsable ;
¿de qué es responsable?
cómo abordará el problema;
¿Cuándo?
Elegir una estrategia
En la gestión de riesgos, hay 4 estrategias principales para afrontarlos.
Acepta: El riesgo existe y aceptas su presencia. En este caso, conviene anticipar soluciones para estar preparado, pase lo que pase.
Reducir: se define un plan de acción para reducir la probabilidad de que se produzca el riesgo, al tiempo que se intenta minimizar su impacto.
Transferencia: Se intenta transferir el riesgo a un tercero: otro equipo, otro proyecto, etc. Sin embargo, esta solución no es aplicable a todos los tipos de riesgo. Es más, no elimina el riesgo, solo traslada la responsabilidad.
Evitar o eliminar : Mediante un análisis y una investigación minuciosos, se busca eliminar la fuente del riesgo. Sin embargo, no todos los riesgos pueden eliminarse. A su escala, puede resultar difícil influir en una subida del precio de las materias primas o en el estallido de una pandemia mundial.
¿Qué herramientas y métodos deben utilizarse para una gestión eficaz de los riesgos?
Utilizar una tabla de riesgos
El cuadro o matriz de riesgos es una herramienta esencial para una gestión eficaz de los riesgos.
También conocido como plan de gestión de riesgosEste cuadro o diagrama sirve de referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Elaborar un registro de riesgos
El registro de riesgos completa la matriz de riesgos: permite controlar los riesgos.
Enumera todos los riesgos, si se han producido y cuáles han sido sus consecuencias.
El registro de riesgos debe mantenerse actualizado, ya que servirá de referencia durante todo el proyecto, e incluso en otros proyectos. Ofrece una visión detallada de los riesgos y puede ayudar a los gestores de proyectos en su toma de decisiones.
Herramienta específica de gestión de riesgos
Varias herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones para aplicar la gestión de riesgos.
Esto es especialmente cierto en el caso de Stafiz. La plataforma todo en uno dedicada a la gestión de proyectos ha sido diseñada teniendo en cuenta las necesidades específicas de los gestores de proyectos. Ofrece herramientas a medida como creación de escenarios y cálculos actualizados en tiempo real.
La gestión de riesgos es una parte esencial de la gestión de proyectos. Este ejercicio le permite adoptar un enfoque proactivo anticipándose a los posibles problemas.
Herramientas como las matrices de gestión de riesgos y programas informáticos como Stafiz pueden ayudar a los gestores de proyectos a aplicar una gestión eficaz de los riesgos.
La formación en gestión de riesgos le ayudará a maximizar las posibilidades de éxito de su proyecto. Además, contribuirá a limitar la ansiedad de su equipo y a aumentar su productividad.
Preguntas frecuentes :
Implicar a las partes interesadas: Garantice una comunicación periódica con el equipo y las partes interesadas para identificar rápidamente los riesgos emergentes.
Aplicar una planificación proactiva: preparar planes de mitigación de riesgos críticos antes de que se produzcan.
Priorice los riesgos: concentre sus esfuerzos en los riesgos de mayor impacto y probabilidad.
Automatice y normalice: Utilice herramientas de gestión de riesgos para centralizar los datos y supervisar las acciones en tiempo real.
Forme a sus equipos: Refuerce su cultura de gestión de riesgos con cursos de formación específicos.
Supervisión continua: establezca puntos de control periódicos para detectar cualquier discrepancia y ajustar sus planes.
El umbral de criticidad en la gestión de riesgos se determina evaluando el impacto y la probabilidad de los riesgos, clasificándolos después en una matriz para visualizar su criticidad. Junto con las partes interesadas, se fija un umbral de aceptabilidad en función de las prioridades del proyecto y la tolerancia al riesgo. Este umbral, alineado con las apuestas del proyecto, debe revisarse periódicamente para adaptarse a los cambios y a los nuevos riesgos.
