Comment faire un rapport d’avancement de projet pour un suivi optimal ?

La réussite d’un projet est conditionnée par un suivi de projet méticuleux et régulier. 

Ainsi, il s’agit non seulement de mesurer et d’analyser les différents indicateurs tout au long du projet, mais également de les communiquer efficacement à l’équipe. 

En effet, cela permet de développer leur implication, leur confiance et donc leur productivité. 

L’état d’avancement, plus communément mit en forme sous un rapport d’avancement, permet d’informer les équipes sur l’état du projet. 

Il s’avère donc d’un document essentiel du suivi de projet. De ce fait, vous devez le construire stratégiquement car il sert de référence tout au long du projet. 

Dans cet article, nous vous proposons des méthodes et astuces pour produire et partager des rapports d’avancement efficaces. 

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet ?

Rapport d’avancement projet : définition

Le rapport d’avancement projet est un document informatif partagé à l’équipe travaillant sur le projet. 

Envoyé à une fréquence régulière, il sert à résumer l’état du projet, à communiquer les prochaines étapes et à mettre en évidence les risques. 

L’état d’avancement de projet n’est pas uniquement destiné à l’équipe opérationnelle mais à tous ceux que le projet concerne de près ou de loin. Ainsi, il doit rester concis et structuré pour une prise en compte rapide.

Comment calculer le taux d’avancement d’un projet ?

Bien qu’il soit complexe d’établir un taux précis d’avancement de projet, certaines données permettent d’avoir un aperçu. Notamment, la visibilité sur la répartition du staffing par rapport au planning initial vous aide à obtenir une idée sur l’état d’avancement. 

Le logiciel de pilotage de projet Stafiz propose un suivi des temps permettant un calcul en temps réel pour vous aider à avoir une idée plus précise du taux d’avancement. 

L’avancement est calculé sur le nombre de jours (ou d’heures) déjà réalisés, par rapport au nombre de jours ou d’heures total de la mission. Quand une mission est à 100%, c’est normalement qu’elle est terminée.

Le suivi du taux d’avancement est visible dans le dashboard de suivi des missions dans Stafiz

 

Pour calculer le taux d’avancement d’un projet, il existe 2 méthodes. 

• Par rapport au réalisé (ou staffing) : le nombre de jours total est calculé comme la somme des jours réalisés et du staffing. C’est donc normalement la vision la plus à jour de l’avancement.
• Par rapport au plan de production : le nombre de jours est celui du plan de production. Ainsi, si vous avez un taux de 110%, c’est que vous avez déjà réalisé 10% de jours en trop par rapport au plan de production, et qu’il faut donc vite y mettre un terme

Pourquoi l’état d’avancement d’un projet est-il important ?

Pour informer les équipes

L’objectif principal de l’état d’avancement est d’informer les équipes afin que chaque collaborateur soit parfaitement au courant de ce qui a été réalisé et sur ce qui reste à faire. 

 

Bien souvent, il est généré à partir d’un logiciel de gestion de projet, ce qui permet de centraliser l’ensemble des informations relatives au projet. 

 

Cela garantit ainsi un niveau d’information uniforme pour toute l’équipe. 

 

Pour surveiller l’avancée du projet

Le suivi de projet est indispensable pour assurer la réussite d’un projet. Alors, l’état d’avancement s’intègre dans cette démarche en imposant une prise de recul, et cela de manière régulière. 

 

En effet, il permet de surveiller l’avancée du projet, de constater les progrès ou encore de mettre en avant les risques potentiels.

 

Pour être proactif en cas d’écarts

L’une des principales composantes de la gestion des risques est l’analyse du réalisé par rapport au prévisionnel. Cela permet d’identifier les éventuelles menaces. 

 

En les mentionnant dans le rapport d’avancement, les équipes sont alors conscientes et alertes sur la réalité du projet. 

 

Les chefs de projet, alertés et soutenus par leurs équipes, peuvent alors prendre des décisions éclairées pour limiter les menaces. 

 

Pour faciliter le travail en asynchrone

Enfin, un suivi consolidé de l’état d’avancement aide à limiter les réunions. 

 

En effet, les collaborateurs disposent des informations nécessaires en asynchrone. Alors, l’impact des simples réunions d’informations est limité et seules celles à forte valeur ajoutée sont maintenues. 

 

Pour les équipes travaillant à distance, le rapport d’avancement permet de maintenir et renforcer le lien car il assure une communication régulière. 

 

De plus, cela permet de garder une trace écrite des informations partagées. 

 

Comment rédiger un rapport d’avancement de projet efficace ?

Définir un standard auprès des équipes

Clarifier les objectifs du rapport d’avancement

Pour être efficace, un rapport d’avancement doit être prévisible. Ainsi, il est important de rappeler dès le début à quoi il sert et en quoi il est important. 

 

Pour réaliser sa valeur, vos équipes doivent être claires sur les objectifs du rapport d’avancement. 

 

Celui-ci informe sur la progression du projet, attire l’attention sur les points d’attention et fait un point sur l’avancée du projet par rapport au calendrier établi. 

 

Ainsi, le rapport d’avancement est concis et cohérent d’un rapport à l’autre. 

 

Impliquer les équipes

Pour vous aider à créer des rapports d’avancement efficaces, construisez le modèle avec vos équipes. 

 

N’hésitez pas à les impliquer, à vous assurer que le format ou les informations contenues sont pertinents. 

 

Après tout, ce rapport d’avancement leur est destiné et ce sont eux qui le consulteront tout au long du projet. 

 

Définir un template 

 

Pour gagner du temps, nous vous encourageons à définir dès le début du projet une structure de template. Cela vous permettra de produire vos rapports rapidement et de maintenir une cohérence, renforçant ainsi l’impact.

 

De plus, si la structure des projets le permet, vous pouvez réutiliser votre template d’un projet à l’autre. Vos équipes, déjà familiarisées avec votre manière de communiquer, gagneront en productivité. 

 

La première étape pour standardiser vos templates pourrait être de définir une nomenclature de nommage, en indiquant le nom et la date du projet. D’ailleurs, cela facilitera la navigation dans l’historique.

 

Structurer le document

Le rapport d’avancement doit être structuré. Toutefois, il n’existe pas de modèle précis, tout dépendra de vos besoins ou du type de projet. 

 

Dans tous les cas, l’essentiel consiste à maintenir la cohérence d’un rapport à l’autre et de regrouper les informations de manière logique afin de faciliter la lecture.

 

N’oubliez pas d’inclure un sommaire ainsi que des annexes pour permettre aux collaborateurs d’approfondir certains sujets s’ils en ont besoin sans alourdir le document

 

Donner du contexte

L’une des composantes essentielles du rapport d’avancement est de rappeler le contexte.

 

• Pourquoi le projet a-t-il lieu ?
• Quel est son périmètre ?
• Quel est l’objectif à atteindre ? 

 

Cette mise en contexte peut également permettre de rappeler les rôles et responsabilités attendues par chacun des membres du projet. 

 

Résumer les points clés

Les points clés du projet doivent être résumés en quelques phrases. 

 

Les bullet points restent un moyen efficace de structurer l’information, de faciliter la lecture et d’éviter les phrases à rallonge.

En effet, le rapport d’avancement inclut les faits les plus marquants et pertinents pour l’équipe. 

 

En revanche, il indique rapidement si le projet est sur la bonne voie, ses risques et les étapes à venir. 

 

Donner des ressources supplémentaires

Le rapport d’avancement peut inclure toutes les ressources nécessaires pour creuser le sujet. Tout élément permettant d’aller plus loin est le bienvenu. 

 

Cependant, il doit rester sous la forme de liens pour laisser chacun libre d’accéder ou non à un niveau d’informations supérieur, sans surcharger le document.

 

L’ajout des ressources directement dans le rapport d’avancement peut s’avérer important dans la mesure où il évite les allers-retours de mail. 

 

Faire un débrief sur le planning

Le rapport d’avancement doit aborder l’aspect du planning. Ainsi, il met en avant l’avancée du projet par rapport au calendrier établi initialement.

 

De plus, l’état d’avancement permet de lister clairement : 

• les étapes restantes ;
• les prochaines étapes ;
• les points de blocage ;
• les risques éventuels.

 

Évoquer les risques potentiels

Les risques constituent une partie stratégique du rapport d’avancement. 

 

Tout ce qui constitue une menace à la réussite du projet doit être mentionné : dépassement de budget, retards etc. 

 

Ici, il s’agit de trouver un juste milieu entre être transparent sans être trop alarmant. 

Comment présenter l’avancement d’un projet ?

Définir des indicateurs clés d’avancement 

Déterminer des indicateurs

La réussite d’un projet est mesurée grâce à des critères de réussite, eux-mêmes déterminés à partir de KPI, ou indicateurs de performance. 

 

Dans un rapport d’avancement, on utilise également des indicateurs pour mesurer l’avancement du projet, tels que : 

 

• le taux de complétion ;
• le taux d’occupation ;
• le taux de staffing ;
• l’indice de performance temporelle.

 

Ceux-ci doivent être déterminés en amont lors de la phase de préparation, et peuvent varier d’un projet à l’autre. 

 

Identifier les jalons 

Afin de permettre une visibilité claire sur l’état d’avancement du projet, le rapport d’avancement doit mettre en avant des jalons compréhensibles de tous. 

 

À la croisée entre les tâches et les étapes, les jalons représentent des points marquants du projet. 

 

Par exemple, l’envoi d’un cahier des charges au client peut être considéré comme un jalon. 

 

Ainsi, le rapport d’avancement doit indiquer clairement les jalons qui ont été franchis afin d’aider l’équipe à visualiser clairement ce qui a été réalisé. 

 

Choisir un format visuel

L’importance du choix du format

Si le format est un élément qui peut paraître futil, en réalité, son impact sur l’assimilation des informations est conséquent. 

 

En effet, un rapport réalisé dans un format adapté à son audience permettra de faire passer une information de manière efficace. 

 

Inutile de réinventer la roue : parfois un simple mail, structuré et visuel, contenant toutes les informations nécessaires suffira. 

La capacité de production est visible dans le dashboard de reporting du taux d’utilisation de Stafiz.

 

Différents formats en fonction des informations à communiquer

Les rapports d’avancement peuvent prendre plusieurs formes. 

 

Bien que les plus courants soient les rapports écrits, il existe également des présentations plus visuelles telles que les tableaux de bord. 

Ces derniers s’avèrent précieux en gestion de projet car ils permettent un aperçu visuel et rapide des informations importantes. 

 

Choisir les formats adaptés

Soyez vigilants sur les visualisations que vous utilisez. Ce n’est pas parce qu’un élément est visuel qu’il aide nécessairement à la compréhension. 

 

Ainsi, on limitera l’utilisation de visualisations telles que les diagrammes de Gantt dans les rapports d’avancement. Bien que efficaces pour la planification de projet, ils peuvent s’avérer complexes à lire, à faire ou à maintenir à jour.  

 

Ainsi, des mindmappings ou encore des pastilles de couleur représentant la météo du projet pourront s’avérer plus représentatifs.

 

5 bonnes pratiques pour créer des rappports d’avancements clairs et efficaces

Choisir une fréquence de partage adaptée à votre projet

En fonction du type de projet 

Un rapport d’avancement s’avère intrusif. De ce fait, il convient de limiter sa fréquence au strict minimum afin de maintenir son impact. 

 

La fréquence d’envoi va ainsi dépendre de l’envergure du projet. 

 

S’il s’agit d’un projet s’étalant sur plusieurs mois – voire années, un rapport d’avancement tous les 15 jours paraît suffisant. 

 

Il n’existe pas de bonne fréquence : celle-ci doit surtout être cohérente avec votre projet et sa chronologie. 

 

Communiquer régulièrement et de manière continue

Quelle que soit la fréquence choisie, l’essentiel reste la régularité. Le rapport d’avancement doit être prévisible. 

 

Pour vous aider à maintenir le rythme, vous pouvez définir des rappels automatiques. 

 

Mettre en avant les succès

Informer plutôt qu’alerter

Pour produire des rapports efficaces, vous devez sincèrement considérer le rapport d’avancement comme une source d’informations et non comme une alerte. 

 

En effet, ce document n’est pas destiné à pointer du doigt ce qui va mal, il doit simplement tenir votre équipe informée de la progression du projet. 

 

Mettre en avant les succès

Ainsi, nous vous encourageons à valoriser les succès. 

 

D’où l’importance d’afficher clairement ce qui a déjà été réalisé, et de se montrer optimiste pour la suite. 

 

Se montrer transparent et réaliste

Toutefois, le rapport d’avancement doit être réaliste, et offrir le maximum de transparence dans la mesure du possible. 

 

Plus les équipes disposent d’informations, plus elles ont de chances de s’impliquer pour la réussite du projet. 

 

Adapter la présentation à l’audience

Définir en amont la liste des destinataires

Un autre conseil pour produire des rapports d’avancement efficaces est de vous assurer que votre document soit délivré aux bonnes personnes. 

 

Dressez la liste des participants dès la préparation du projet afin d’être certains de n’oublier personne. 

 

Tous les participants au projet devraient être inclus, tant d’un point de vue opérationnel que managérial. 

 

Adapter la communication en fonction des participants

De plus, il convient d’adapter le ton, le format ou le volume d’information en fonction de votre audience. 

 

Ainsi, la communication devra être adaptée : vous ne vous adresserez pas de la même manière à l’équipe opérationnelles qu’aux sponsors du projet. 

 

D’où l’importance de déterminer clairement les objectifs de votre rapport d’avancement et ses destinataires, et ce dès la phase de préparation.

 

Rester concis

Comme vu précédemment, le rapport d’avancement est un document récurrent, et potentiellement intrusif pour ses destinataires. 

 

De ce fait, il doit être rapide à lire et donc concis. 

 

De plus, le rapport d’avancement doit pouvoir être fait rapidement. D’où l’importance d’utiliser un outil de gestion de projet pour faciliter sa création.

Utiliser un outil de gestion de projet

Source de référence unique

L’intérêt d’utiliser un outil de gestion de projet réside notamment dans le fait que toutes les informations sont centralisées au même endroit. 

 

Cela facilite la collecte et la transmission. L’outil devient alors une source unique de référence.

 

Pour découvrir comment réaliser une analyse des risques fiable et complète, suivez notre guide ! 

 

Accès à l’historique

De plus, utiliser un outil de gestion de projet permet d’avoir accès à tout l’historique du projet. 

 

Les rapports d’avancement de l’ensemble du projet sont alors facilement accessibles, permettant un suivi de projet précis.

 

Automatiser la collecte et le traitement des informations

La collecte d’informations peut représenter un exercice complexe et chronophage. 

 

En utilisant un outil de gestion de projet, vous évitez de recueillir manuellement les informations auprès de plusieurs sources. 

 

Plus vous mettez en place d’automatisations et de synchronisation entre vos différents outils, plus vous gagnez en efficacité.

 

Faciliter la collaboration

Enfin, l’utilisation d’un outil permet également de faciliter le partage d’informations au sein de l’équipe. 

 

Certains outils incluent également l’ajout de commentaires, de suivi des tâches ou la gestion de documents et contribuent à fluidifier la communication. 

 

Rapport d’avancement projet : exemple de structure

Pour vous aider à construire vos rapports d’état d’avancement, nous vous proposons une structure. 

 

1. 1. Titre : Rapport d’avancement – Nom du projet – Période
   2. Météo du projet : une icône ou une phrase suffit
   3. Résumé
   4. Contexte et objectifs du projet : rappel bref
   5. Jalons atteints
   6. Problèmes rencontrés, solutions apportées et risques 
   7. Plan d’action : étapes restantes et prochaines étapes 
   8. Conclusion : recommandations et encouragements
   9. Liens et sources pour aller plus loin 

 

Le rapport d’avancement constitue un document stratégique pour votre équipe et peut s’avérer déterminant dans la réussite du projet. 

 

Une équipe mal informée peut développer de la méfiance, un manque de coordination et d’implication, mettant alors le projet en danger. 

 

Pour être efficaces et pertinents, vos rapports d’avancement doivent être concis, structurés, et adaptés à votre audience. 

 

De plus, proposer une synthèse de projet à la fin pourrait également s’avérer bénéfique. Celle-ci permettrait de faire le point sur tout ce qui s’est passé et ainsi de constituer une référence pour les projets futurs.