Wie erstellt man einen Projektfortschrittsbericht für eine optimale Nachbereitung?

Die Erfolg eines Projekts hängt von einer sorgfältigen und regelmäßigen Projektüberwachung ab.

So geht es nicht nur darum die verschiedenen Indikatoren zu messen und zu analysieren während des gesamten Projekts, sondern auch, sie dem Team effektiv zu vermitteln.

Denn dadurch werden ihr Engagement, ihr Vertrauen und damit ihre Produktivität gesteigert. 

L'FortschrittsberichtDer Fortschrittsbericht, der auch als Fortschrittsbericht bezeichnet wird, informiert das Team über den aktuellen Stand des Projekts.Status des Projekts.

Es handelt sich also um ein wesentliches Dokument der Projektverfolgung. Daher sollten Sie es strategisch aufbauen, da es während des gesamten Projekts als Referenz dient. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Methoden und Tipps vor, wie Sie effektive Fortschrittsberichte erstellen und weitergeben können. 

Was ist ein Projektfortschrittsbericht?

Projektfortschrittsbericht: Definition

Der Projektfortschrittsbericht ist ein informatives Dokument, das an das am Projekt arbeitende Team weitergegeben wird. 

Er wird in regelmäßigen Abständen verschickt und dient dazu den Stand des Projekts zusammenzufassen, um die nächsten Schritte mitzuteilen und Risiken aufzuzeigen.

Der Projektfortschrittsbericht ist nicht nur für das operative Team bestimmt, sondern für alle, die das Projekt in irgendeiner Weise betrifft. Daher sollte er kurz und strukturiert bleiben, damit er schnell zur Kenntnis genommen werden kann.

Wie berechnet man den Fortschrittsgrad eines Projekts?

Obwohl es schwierig ist, einen genauen Projektfortschrittsgrad zu ermitteln, gibt es einige Daten, die einen Einblick ermöglichen. Insbesondere die Einsicht in die Verteilung des Staffings im Vergleich zur ursprünglichen Planung hilft Ihnen, eine Vorstellung vom Stand des Fortschritts zu bekommen.

Die Projektsteuerungssoftware Stafiz bietet eine Zeitverfolgung, die eine Berechnung in Echtzeit um Ihnen zu helfen, eine genauere Vorstellung von der Fortschrittsrate zu bekommen.

Der Fortschritt wird anhand der Anzahl der bereits geleisteten Tage (oder Stunden) im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Tage oder Stunden des Auftrags berechnet. Wenn ein Auftrag 100% erreicht hat, ist er normalerweise abgeschlossen.

Die Überwachung des Fortschrittsgrades ist im Dashboard zur Auftragsverfolgung in Stafiz sichtbar.

 

Um den Fertigstellungsgrad eines Projekts zu berechnen, gibt es 2 Methoden. 

• Im Vergleich zum Erreichten (oder Staffing) : Die Gesamtzahl der Tage wird als Summe der realisierten Tage und des Staffings berechnet. Dies ist daher normalerweise die aktuellste Sicht auf den Fortschritt.
• In Bezug auf den Produktionsplan : Die Anzahl der Tage entspricht der Anzahl der Tage im Produktionsplan. Wenn Sie also eine Rate von 110% haben, haben Sie bereits 10% zu viele Tage im Vergleich zum Produktionsplan produziert und sollten dies schnell beenden.

Warum ist der Stand eines Projekts wichtig?

Um die Teams zu informieren

Der Hauptzweck des Fortschrittsberichts besteht darin, die Teams zu informieren, damit jeder Mitarbeiter genau weiß, was erreicht wurde und was noch zu tun ist. 

 

Sehr oft wird es aus einer ProjektmanagementsoftwareSo können alle Informationen über das Projekt zentral gespeichert werden.

 

Dies gewährleistet somit einen einheitlichen Informationsstand für das gesamte Team. 

 

Um den Fortschritt des Projekts zu überwachen

Die Projektverfolgung ist für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. Dann gehört der Fortschrittsbericht dazu, denn er zwingt dazu, einen Schritt zurückzutreten, und das regelmäßig. 

 

Denn er ermöglicht es, den Projektfortschritt zu überwachen, Fortschritte festzustellen oder auch auf die potenzielle Risiken.

 

Um bei Abweichungen proaktiv zu sein

Eine der wichtigsten Komponenten des Risikomanagements ist dieAnalyse des Realisierten im Vergleich zum Prognostizierten. Dies ermöglicht es, mögliche Bedrohungen zu identifizieren.

 

Wenn sie diese im Fortschrittsbericht erwähnen, sind sich die Teams dann bewusst und alarmiert über die Realität des Projekts.

 

Projektleiter, die von ihren Teams alarmiert und unterstützt werden, können dann fundierte Entscheidungen treffen, um die Bedrohungen einzudämmen. 

 

Um die asynchrone Arbeit zu erleichtern

Schließlich hilft ein konsolidierter Überblick über den Stand der Dinge dabei Sitzungen zu begrenzen.

 

Denn den Mitarbeitern stehen die notwendigen Informationen asynchron zur Verfügung. Dann ist die Wirkung einfacher Informationsveranstaltungen begrenzt und nur die mit hohem Mehrwert werden aufrechterhalten. 

 

Bei Teams, die aus der Ferne arbeiten, hilft der Fortschrittsbericht, die Verbindung aufrechtzuerhalten und zu stärken, da er eine regelmäßige Kommunikation gewährleistet. 

 

Außerdem können so die geteilten Informationen schriftlich festgehalten werden. 

 

Wie verfasst man einen effektiven Projektfortschrittsbericht?

Einen Standard bei den Teams festlegen

Klärung der Ziele des Fortschrittsberichts

Ein Fortschrittsbericht muss vorhersehbar sein, um wirksam zu sein. Daher ist es wichtig, von Anfang an daran zu erinnern, wozu er dient und warum er wichtig ist. 

 

Um seinen Wert zu realisieren, müssen Ihre Teams Klarheit über die Ziele des Fortschrittsberichts.

 

Dieser informiert über den Fortschritt des Projekts, macht auf wichtige Punkte aufmerksam und gibt einen Überblick darüber, wie weit das Projekt im Vergleich zum festgelegten Zeitplan fortgeschritten ist. 

 

So ist der Fortschrittsbericht knapp und von Bericht zu Bericht einheitlich. 

 

Teams einbeziehen

Um Ihnen bei der Erstellung von effektive Fortschrittsberichte zu erstellenWenn Sie eine Vorlage für die Erstellung von Fortschrittsberichten benötigen, bauen Sie diese gemeinsam mit Ihrem Team auf.

 

Scheuen Sie sich nicht, sie einzubeziehen und sicherzustellen, dass das Format oder die enthaltenen Informationen relevant sind. 

 

Schließlich ist dieser Fortschrittsbericht für sie bestimmt und sie sind es, die ihn während des gesamten Projekts konsultieren werden. 

 

Ein Template definieren 

 

Um Zeit zu sparen, empfehlen wir Ihnen, gleich zu Beginn des Projekts eine Schablonenstruktur festzulegen. Dadurch können Sie Ihre Berichte schnell zu erstellen und die Konsistenz zu wahren, wodurch die Wirkung verstärkt wird.

 

Außerdem können Sie, wenn es die Projektstruktur zulässt, Folgendes tun Ihre Vorlage wiederverwenden von einem Projekt zum anderen verwenden. Ihre Teams, die bereits mit Ihrer Art zu kommunizieren vertraut sind, werden an Produktivität gewinnen.

 

Der erste Schritt zur Standardisierung Ihrer Templates könnte darin bestehen, eine Namensnomenklatur festzulegen, indem Sie den Namen und das Datum des Projekts angeben. Übrigens erleichtert dies auch die Navigation durch den Verlauf.

 

Das Dokument strukturieren

Der Fortschrittsbericht sollte strukturiert sein. Es gibt jedoch kein bestimmtes Muster, sondern es hängt von Ihren Bedürfnissen oder dem Art des Projekts.

 

In jedem Fall kommt es darauf an, die Konsistenz von Bericht zu Bericht zu wahren und die Informationen logisch zu gruppieren, damit sie leichter zu lesen sind.

 

Vergessen Sie nicht, ein Inhaltsverzeichnis sowie Anhänge einzufügen, damit die Mitarbeiter bei Bedarf bestimmte Themen vertiefen können, ohne das Dokument zu überladen.

 

Kontext geben

Ein wesentlicher Bestandteil des Fortschrittsberichts ist es, den Kontext in Erinnerung zu rufen.

 

• Warum findet das Projekt statt?
• Wie groß ist sein Umfang?
• Welches Ziel soll erreicht werden? 

 

Diese Kontextualisierung kann auch dazu dienen, die Rollen und Verantwortlichkeiten, die von jedem Projektmitglied erwartet werden, in Erinnerung zu rufen. 

 

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

Die Kernpunkte des Projekts sollten in wenigen Sätzen zusammengefasst werden.

 

Bulletpoints sind nach wie vor ein wirksames Mittel, um Informationen zu strukturierenSo können Sie das Lesen erleichtern und lange Sätze vermeiden.

Denn der Fortschrittsbericht beinhaltet die wichtigsten und relevantesten Fakten für das Team. 

 

Stattdessen zeigt er schnell an, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet, welche Risiken es birgt und welche Schritte in der Zukunft anstehen. 

 

Zusätzliche Ressourcen spenden

Der Fortschrittsbericht kann alle Ressourcen enthalten, die zur Vertiefung des Themas notwendig sind. Jedes Material, das zu weiterführenden Informationen führt, ist willkommen. 

 

Es sollte jedoch in Form von Links bleiben, damit es jedem freisteht, ob er auf eine höhere Informationsebene zugreifen möchte oder nicht, ohne das Dokument zu überladen.

 

Das Hinzufügen von Ressourcen direkt im Fortschrittsbericht kann insofern wichtig sein, als es das Hin- und Herschicken von E-Mails vermeidet.

 

Eine Nachbesprechung der Planung durchführen

Der Fortschrittsbericht sollte sich mit dem Aspekt der Planung befassen. So stellt er den Fortschritt des Projekts im Vergleich zum Zeitplan heraus. ursprünglich aufgestellten Zeitplan.

 

Darüber hinaus ermöglicht der Fortschrittsbericht eine klare Auflistung : 

• die verbleibenden Schritte ;
• die nächsten Schritte ;
• Blockadepunkte ;
• mögliche Risiken.

 

Potenzielle Risiken ansprechen

Risiken sind ein strategischer Teil des Fortschrittsberichts. 

 

Alles, was eine Bedrohung für den Erfolg des Projekts darstellt, muss erwähnt werden: Budgetüberschreitungen, Verzögerungen etc. 

 

Hier geht es darum, einen Mittelweg zu finden, der transparent ist, ohne zu alarmierend zu sein. 

Wie kann man den Fortschritt eines Projekts darstellen?

Definieren Sie Schlüsselindikatoren für den Fortschritt 

Indikatoren festlegen

Der Erfolg eines Projekts wird mithilfe von ErfolgskriterienDiese werden anhand von KPIs (Key Performance Indicators) ermittelt.

 

In einem Fortschrittsbericht werden auch Indikatoren verwendet, um den Fortschritt des Projekts zu messen, z. B. : 

 

• die Vervollständigungsrate ;
• die Belegungsquote ;
• die Staffingrate;
• den Zeitleistungsindex.

 

Diese müssen im Vorfeld in der Vorbereitungsphase festgelegt werden und können von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. 

 

Meilensteine identifizieren 

Um eine klare Sicht auf den Projektfortschritt zu ermöglichen, sollte der Fortschrittsbericht für alle verständliche Meilensteine hervorheben. 

 

An der Schnittstelle zwischen Aufgaben und Meilensteinen stellen Meilensteine markante Punkte im Projekt dar. 

 

Zum Beispiel diedas Versenden eines Lastenhefts an den Kunden kann als Meilenstein betrachtet werden.

 

So sollte der Fortschrittsbericht deutlich machen, welche Meilensteine erreicht wurden, um dem Team zu helfen, sich klar vor Augen zu führen, was erreicht wurde. 

 

Wählen Sie ein visuelles Format

Die Bedeutung der Wahl des Formats

Das Format ist ein Element, das vergeblich erscheinen mag, doch in Wirklichkeit hat es Auswirkungen auf dieDas Format hat einen großen Einfluss auf die Aufnahme von Informationen. ist beträchtlich.

 

Denn ein Bericht, der in einem für sein Publikum geeigneten Format erstellt wurde, wird eine Information wirksam vermitteln. 

 

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden: Manchmal reicht eine einfache, strukturierte und visuell ansprechende E-Mail, die alle notwendigen Informationen enthält. 

Die Produktionskapazität ist im Dashboard zur Berichterstattung über den Auslastungsgrad von Stafiz sichtbar.

 

Verschiedene Formate je nach den zu kommunizierenden Informationen

Fortschrittsberichte können verschiedene Formen annehmen. 

 

Am gebräuchlichsten sind zwar schriftliche Berichte, aber es gibt auch visuellere Darstellungen wie z. B. Dashboards. 

Diese erweisen sich als wertvoll in Projektmanagement da sie einen visuellen und schnellen Überblick über wichtige Informationen ermöglichen.

 

Wählen Sie die richtigen Formate

Achten Sie auf die Visualisierungen, die Sie verwenden. Nur weil etwas visuell ist, heißt das nicht, dass es zwangsläufig zum Verständnis beiträgt. 

 

So wird die Verwendung von Visualisierungen wie z. B. Gantt-Diagrammen in Fortschrittsberichten zu verwenden. Obwohl sie für die Projektplanung effektiv sind, können sie sich als kompliziert erweisen, wenn es darum geht, sie zu lesen, zu erstellen oder auf dem neuesten Stand zu halten.

 

So können beispielsweise Mindmappings oder auch Farbpads, die das Wetter des Projekts können sich als repräsentativer erweisen.

 

5 bewährte Methoden zur Erstellung klarer und effektiver Fortschrittsberichte

Wählen Sie eine für Ihr Projekt geeignete Häufigkeit des Teilens.

Abhängig von der Art des Projekts 

Ein Fortschrittsbericht ist aufdringlich. Daher sollten Sie die Häufigkeit auf ein absolutes Minimum beschränken, um Folgendes zu gewährleisten seine Wirkung zu erhalten.

 

Die Häufigkeit des Versands hängt von der Größe des Projekts ab.Umfang des Projekts.

 

Wenn es sich um ein Projekt handelt, das sich über mehrere Monate hinzieht - -. oder sogar JahreWenn Sie ein Projekt über mehrere Jahre hinweg planen, ist ein Fortschrittsbericht alle zwei Wochen ausreichend.

 

Es gibt keine richtige Häufigkeit: Diese muss vor allem mit Ihrem Projekt und dessen zeitlichem Ablauf übereinstimmen. 

 

Regelmäßig und kontinuierlich kommunizieren

Unabhängig von der gewählten Häufigkeit bleibt die Regelmäßigkeit das Wichtigste. Das Fortschrittsverhältnis muss vorhersehbar sein. 

 

Um Ihnen dabei zu helfen, das Tempo beizubehalten, können Sie festlegen, welche automatische Erinnerungen.

 

Erfolge hervorheben

Informieren statt warnen

Um zu produzieren effektive BerichteWenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen wollen, müssen Sie ihn als Informationsquelle und nicht als Warnhinweis betrachten.

 

Dieses Dokument ist nicht dazu gedacht, mit dem Finger auf Dinge zu zeigen, die schief laufen, sondern soll Ihr Team lediglich auf dem Laufenden halten. Fortschritt des Projekts.

 

Erfolge hervorheben

So ermutigen wir Sie Erfolge zu würdigen.

 

Daher ist es wichtig, klar zu zeigen, was bereits erreicht wurde. bereits erreicht wurdeEs ist wichtig, das Erreichte zu verdeutlichen und optimistisch in die Zukunft zu blicken.

 

Sich transparent und realistisch zeigen

Der Fortschrittsbericht sollte jedoch realistisch sein und ein Höchstmaß an ein Höchstmaß an Transparenz im Rahmen des Möglichen.

 

Je mehr Informationen den Teams zur Verfügung stehen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich für den Erfolg des Projekts einsetzen. 

 

Die Präsentation an das Publikum anpassen

Legen Sie im Vorfeld die Liste der Adressaten fest

Ein weiterer Tipp für die Erstellung effektiver Fortschrittsberichte ist, dass Sie dafür sorgen, dass Ihr Dokument an die richtigen Personen zugestellt wird.

 

Erstellen Sie die Teilnehmerliste bereits bei der Vorbereitung des Projekts um sicherzustellen, dass Sie niemanden vergessen.

 

Alle Teilnehmer des Projekts sollten einbezogen werden, sowohl aus operativer Sicht als auch aus der Sicht des Managements.

 

Die Kommunikation an die Teilnehmer anpassen

Außerdem sollten Sie den Ton, das Format oder den Umfang der Informationen an Ihr Publikum anpassen. 

 

So muss die Kommunikation angepasst werden: Sie werden sich an das operative Team anders wenden als an die Sponsoren des Projekts. 

 

Daher ist es wichtig, dass Sie die Ziele Ihres Fortschrittsberichts und die Adressaten klar festlegen, und zwar bereits in der Vorbereitungsphase.

 

Kurz und bündig bleiben

Wie bereits erwähnt, ist der Fortschrittsbericht ein wiederkehrendes Dokument und potenziell aufdringlich für seine Empfänger. 

 

Aus diesem Grund sollte er schnell zu lesen und daher prägnant sein. 

 

Außerdem muss der Fortschrittsbericht schnell erstellt werden können. Daher ist es wichtig, ein Projektmanagement-Tool um seine Erstellung zu erleichtern.

Ein Projektmanagement-Tool verwenden

Einzigartige Referenzquelle

Der Vorteil derVerwendung eines Projektmanagement-Tools liegt vor allem darin, dass alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. an einem Ort zentralisiert werden.

 

Dies erleichtert die Sammeln und Weiterleiten. Das Tool wird so zu einer einzigen Quelle für Referenzen.

 

Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und vollständige Risikoanalyse durchführen können, folgen Sie unserem Leitfaden! 

 

Zugang zum Verlauf

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools ermöglicht zudem den Zugriff auf den gesamten Verlauf des Projekts.Verlauf des Projekts.

 

Die Fortschrittsberichte für das gesamte Projekt sind dann leicht zugänglich und ermöglichen eine genaue Projektverfolgung.

 

Automatisieren Sie die Sammlung und Verarbeitung von Informationen

Das Sammeln von Informationen kann eine komplexe und zeitraubende Aufgabe sein. 

 

Durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools vermeiden Sie, dass Sie manuell zu sammeln Informationen aus verschiedenen Quellen.

 

Je mehr Sie einrichtenAutomatisierungen und Synchronisationen zwischen Ihren verschiedenen Tools, desto effizienter werden Sie.

 

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit

Schließlich erleichtert der Einsatz eines Tools auch den Informationsaustausch innerhalb des Teams. 

 

Einige Tools beinhalten auch dieHinzufügen von KommentarenSie können auch Kommentare hinzufügen, Aufgaben verfolgen oder Dokumente verwalten und tragen so zu einer flüssigeren Kommunikation bei.

 

Projektfortschrittsbericht: Beispiel für eine Struktur

Um Ihnen beim Aufbau Ihrer Fortschrittsberichte zu helfen, schlagen wir Ihnen eine Struktur vor. 

 

1. 1. Titel : Fortschrittsbericht - Projektname - Zeitraum
   2. Wetter im Projekt : Ein Symbol oder ein Satz genügt
   3. Zusammenfassung
   4. Hintergrund und Ziele des Projekts : kurze Erinnerung
   5. Erreichte Meilensteine
   6. Aufgetretene Probleme, Lösungen und Risiken 
   7. Aktionsplan : Verbleibende und nächste Schritte
   8. Schlussfolgerung : Empfehlungen und Ermutigungen
   9. Links und Quellen weiterführend

 

Der Fortschrittsbericht ist ein strategisches Dokument für Ihr Team und kann für den Erfolg des Projekts entscheidend sein.

 

Ein schlecht informiertes Team kann Misstrauen, mangelnde Koordination und Beteiligung entwickeln, wodurch das Projekt gefährdet wird. Projekt gefährdet.

 

Um effektiv und relevant zu sein, müssen Ihre Fortschrittsberichte kurz, strukturiert und auf Ihr Publikum zugeschnitten sein. 

 

Darüber hinaus schlagen Sie eine Projektzusammenfassungt am Ende könnte ebenfalls von Vorteil sein. Eine Projektsynthese würde eine Übersicht über das Geschehene bieten und somit eine Referenz für zukünftige Projekte darstellen.