Wie erstelle ich einen Projektfortschrittsbericht für eine optimale Nachverfolgung?

Der Erfolg eines Projekts ist abhängig von einer sorgfältigen und regelmäßigen Projektüberwachung.

Es geht also nicht nur darum, die verschiedenen Indikatoren während des gesamten Projekts zu messen und zu analysieren , sondern auch darum, sie effektiv an das Team zu kommunizieren.

In der Tat hilft es, ihr Engagement, ihr Selbstvertrauen und damit ihre Produktivität zu entwickeln. 

Der Fortschrittsbericht, der üblicherweise unter einem Fortschrittsbericht formatiert ist, informiert die Teams über den Status des Projekts.

Es ist daher ein wesentliches Dokument für die Projektüberwachung. Aus diesem Grund müssen Sie es strategisch aufbauen, da es während des gesamten Projekts als Referenz dient. 

In diesem Artikel stellen wir Methoden und Tipps vor, wie Sie effektive Fortschrittsberichte erstellen und weitergeben können. 

Was ist ein Projektfortschrittsbericht?

Projektfortschrittsbericht: Definition

Der Projektfortschrittsbericht ist ein informatives Dokument, das mit dem Team geteilt wird, das an dem Projekt arbeitet. 

Er wird regelmäßig verschickt und dient dazu , den Status des Projekts zusammenzufassen, die nächsten Schritte zu kommunizieren und Risiken hervorzuheben.

Der Projektfortschrittsbericht richtet sich nicht nur an das operative Team, sondern an alle, die direkt oder indirekt von dem Projekt betroffen sind. Daher muss es prägnant und strukturiert bleiben, um eine schnelle Betrachtung zu ermöglichen.

Wie berechnet man die Fortschrittsrate eines Projekts?

Obwohl es schwierig ist, eine genaue Rate des Projektfortschritts zu ermitteln, können einige Daten einen Überblick geben. Insbesondere die Sichtbarkeit der Verteilung des Personaleinsatzes im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan hilft Ihnen, sich ein Bild vom Stand des Fortschritts zu machen.

Die Projektmanagement-Software Stafiz bietet eine Zeiterfassung, die Echtzeitberechnungen ermöglicht, um Ihnen eine genauere Vorstellung von der Fortschrittsrate zu geben.

Der Fortschritt wird auf der Grundlage der Anzahl der bereits abgeschlossenen Tage (oder Stunden) im Verhältnis zur Gesamtzahl der Tage oder Stunden des Auftrags berechnet. Wenn eine Mission bei 100 % ist, ist sie normalerweise vorbei.

Die Fortschrittsrate ist im Dashboard der Missionsüberwachung in Stafiz sichtbar

 

Um die Fortschrittsrate eines Projekts zu berechnen, gibt es 2 Methoden. 

• Im Vergleich zur abgeschlossenen Besetzung (oder Besetzung): Die Gesamtzahl der Tage wird als Summe der abgeschlossenen Tage und der Besetzung berechnet. Es handelt sich daher in der Regel um die aktuellste Ansicht des Fortschritts.
• Relativ zum Produktionsplan: Die Anzahl der Tage ist die Anzahl der Tage im Produktionsplan. Wenn Sie also eine Quote von 110 % haben, bedeutet dies, dass Sie bereits 10 % mehr Tage gearbeitet haben als im Produktionsplan vorgesehen, und dass Sie dem daher schnell ein Ende setzen müssen

Warum ist der Projektstatus wichtig?

Um die Teams zu informieren

Das Hauptziel des Fortschrittsberichts ist es, die Teams zu informieren, damit jeder Mitarbeiter genau weiß, was erreicht wurde und was noch zu tun ist. 

 

Sehr oft wird es aus einer Projektmanagement-Software generiert, die es ermöglicht, alle mit dem Projekt verbundenen Informationen zu zentralisieren.

 

So wird ein einheitlicher Informationsstand für das gesamte Team gewährleistet. 

 

Um den Fortschritt des Projekts zu überwachen

Die Projektüberwachung ist unerlässlich, um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. Der Stand des Fortschritts ist also Teil dieses Ansatzes, indem er von uns verlangt, einen Schritt zurückzutreten, und zwar regelmäßig. 

 

In der Tat ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen, den Fortschritt zu sehen oder potenzielle Risiken hervorzuheben.

 

Bei Abweichungen proaktiv zu sein

Eine der Hauptkomponenten des Risikomanagements ist die Analyse dessen, was realisiert wird, im Vergleich zu dem, was prognostiziert wird. Dadurch ist es möglich, mögliche Bedrohungen zu identifizieren. 

 

Durch die Erwähnung im Fortschrittsbericht sind sich die Teams dann der Realität des Projekts bewusst und aufmerksam. 

 

Projektmanager, die von ihren Teams gewarnt und unterstützt werden, können dann fundierte Entscheidungen treffen, um Bedrohungen zu mindern. 

 

Um asynchrones Arbeiten zu erleichtern

Schließlich hilft die konsolidierte Statusverfolgung, Besprechungen einzuschränken.

 

In der Tat verfügen die Mitarbeiter asynchron über die notwendigen Informationen. Dies hat zur Folge, dass die Wirkung einfacher Informationsveranstaltungen begrenzt ist und nur solche mit hohem Mehrwert erhalten bleiben. 

 

Für Teams, die aus der Ferne arbeiten, hilft der Fortschrittsbericht, die Verbindung aufrechtzuerhalten und zu stärken, da er eine regelmäßige Kommunikation gewährleistet. 

 

Darüber hinaus ermöglicht es eine schriftliche Aufzeichnung der geteilten Informationen. 

 

Wie schreibe ich einen effektiven Projektfortschrittsbericht?

Einen Standard für Teams setzen

Klären Sie die Ziele des Fortschrittsberichts

Um effektiv zu sein, muss ein Fortschrittsbericht vorhersehbar sein. Daher ist es wichtig, sich von Anfang an daran zu erinnern, wofür es ist und warum es wichtig ist. 

 

Um seinen Wert zu realisieren, müssen sich Ihre Teams über die Ziele des Fortschrittsberichts im Klaren sein.

 

Dieser informiert über den Fortschritt des Projekts, macht auf die Punkte aufmerksam und gibt ein Update über den Fortschritt des Projekts in Bezug auf den festgelegten Zeitplan. 

 

So ist der Fortschrittsbericht von einem Bericht zum nächsten prägnant und konsistent. 

 

Teams einbeziehen

Um effektive Fortschrittsberichte zu erstellen, erstellen Sie das Modell mit Ihren Teams.

 

Zögern Sie nicht, sie einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das Format oder die enthaltenen Informationen relevant sind. 

 

Schließlich ist dieser Fortschrittsbericht für sie bestimmt, und sie werden diejenigen sein, die ihn während des gesamten Projekts konsultieren werden. 

 

Definieren einer Vorlage 

 

Um Zeit zu sparen, empfehlen wir Ihnen, zu Beginn des Projekts eine Vorlagenstruktur zu definieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Berichte schnell erstellen und die Konsistenz wahren, wodurch die Wirkung erhöht wird.

 

Darüber hinaus können Sie, wenn die Struktur der Projekte es zulässt, Ihre Vorlage von einem Projekt in ein anderes wiederverwenden. Ihre Teams, die bereits mit Ihrer Art der Kommunikation vertraut sind, werden an Produktivität gewinnen. 

 

Der erste Schritt zur Standardisierung Ihrer Vorlagen könnte darin bestehen, eine Namensnomenklatur zu definieren, die den Namen und das Datum des Projekts angibt. Darüber hinaus wird es einfacher sein, sich in der Geschichte zurechtzufinden.

 

Strukturieren des Dokuments

Der Fortschrittsbericht muss strukturiert sein. Es gibt jedoch kein spezifisches Modell, es hängt alles von Ihren Bedürfnissen oder der Art des Projekts ab.

 

In allen Fällen ist es wichtig, die Konsistenz von einem Bericht zum nächsten zu wahren und die Informationen logisch zu gruppieren, um sie leichter lesbar zu machen.

 

Vergessen Sie nicht, eine Zusammenfassung und Anhänge beizufügen, damit die Mitarbeiter bei Bedarf tiefer in bestimmte Themen eintauchen können, ohne das Dokument zu belasten

 

Kontext geben

Einer der wesentlichen Bestandteile des Fortschrittsberichts besteht darin, sich an den Kontext zu erinnern.

 

• Warum findet das Projekt statt?
• Was ist sein Geltungsbereich?
• Was ist das Ziel, das erreicht werden soll? 

 

Diese Kontextualisierung kann es auch ermöglichen, sich an die Rollen und Verantwortlichkeiten zu erinnern, die von jedem der Projektmitglieder erwartet werden. 

 

Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen

Die Kernpunkte des Projekts sollen in wenigen Sätzen zusammengefasst werden.

 

Aufzählungspunkte sind nach wie vor ein wirksames Mittel, um Informationen zu strukturieren, sie leichter zu lesen und lange Sätze zu vermeiden.

In der Tat enthält der Fortschrittsbericht die wichtigsten und relevantesten Fakten für das Team. 

 

Stattdessen zeigt es schnell an, ob das Projekt auf Kurs ist, welche Risiken es gibt und welche Schritte es gibt. 

 

Spenden Sie zusätzliche Ressourcen

Der Fortschrittsbericht kann alle Ressourcen enthalten, die benötigt werden, um tiefer in das Thema einzutauchen. Jedes Element, das es uns ermöglicht, weiter zu gehen, ist willkommen. 

 

Es sollte jedoch in Form von Links bleiben, damit jeder frei auf ein höheres Informationsniveau zugreifen kann oder nicht, ohne das Dokument zu überlasten.

 

Das direkte Hinzufügen von Ressourcen zum Fortschrittsbericht kann wichtig sein, da so das Hin und Her von E-Mails vermieden wird.

 

Nachbesprechung des Zeitplans

Der Fortschrittsbericht sollte sich mit dem Planungsaspekt befassen. So hebt er den Fortschritt des Projekts im Vergleich zum ursprünglich festgelegten Zeitplan hervor.

 

Darüber hinaus ermöglicht der Status des Fortschritts eine übersichtliche Auflistung: 

• die restlichen Schritte;
• nächste Schritte;
• die Knackpunkte;
• potenzielle Risiken.

 

Besprechen Sie potenzielle Risiken

Risiken sind ein strategischer Bestandteil des Fortschrittsberichts. 

 

Alles, was den Erfolg des Projekts gefährdet , sollte erwähnt werden: Budgetüberschreitungen, Verzögerungen usw. 

 

Hier geht es darum, einen goldenen Mittelweg zu finden, transparent zu sein, ohne zu beunruhigend zu sein. 

Wie präsentiere ich den Fortschritt eines Projekts?

Definition von wichtigen Fortschrittsindikatoren 

Identifizierung von Indikatoren

Der Erfolg eines Projekts wird anhand von Erfolgskriterien gemessen, die ihrerseits aus KPIs oder Leistungsindikatoren ermittelt werden.

 

In einem Fortschrittsbericht werden auch Indikatoren verwendet, um den Fortschritt des Projekts zu messen, wie z. B.: 

 

• die Abschlussquote;
• Auslastung;
• die Personalquote ;
• Der Zeitleistungsindex.

 

Diese müssen im Vorfeld in der Vorbereitungsphase festgelegt werden und können von Projekt zu Projekt variieren. 

 

Identifizieren von Meilensteinen 

Um einen klaren Überblick über den Status des Projekts zu geben, sollte der Fortschrittsbericht Meilensteine hervorheben, die jeder verstehen kann. 

 

An der Schnittstelle zwischen Aufgaben und Meilensteinen stellen Meilensteine Schlüsselpunkte im Projekt dar. 

 

So kann beispielsweise das Senden einer Spezifikation an den Kunden als Meilenstein angesehen werden.

 

Daher sollte der Fortschrittsbericht die erreichten Meilensteine klar aufzeigen, damit das Team klar visualisieren kann, was erreicht wurde. 

 

Auswählen eines visuellen Formats

Die Bedeutung der Wahl des Formats

Wenn das Format ein Element ist, das trivial erscheinen mag, ist sein Einfluss auf die Assimilation von Informationen in Wirklichkeit erheblich.

 

Ein Bericht, der in einem an sein Publikum angepassten Format erstellt wird, ermöglicht in der Tat eine effektive Informationsvermittlung. 

 

Es ist nicht nötig, das Rad neu zu erfinden: Manchmal reicht eine einfache, strukturierte und visuelle E-Mail mit allen notwendigen Informationen aus. 

Die Produktionskapazität ist im Dashboard für die Berichterstattung über die Auslastung von Stafiz sichtbar.

 

Unterschiedliche Formate je nach den zu vermittelnden Informationen

Fortschrittsberichte können viele Formen annehmen. 

 

Während schriftliche Berichte am häufigsten sind, gibt es auch visuellere Darstellungen wie Dashboards. 

Diese sind im Projektmanagement wertvoll , da sie einen schnellen visuellen Überblick über wichtige Informationen bieten.

 

Die Wahl der richtigen Formate

Seien Sie vorsichtig mit den Visualisierungen, die Sie verwenden. Nur weil ein Element visuell ist, hilft das nicht unbedingt beim Verständnis. 

 

Dadurch wird die Verwendung von Visualisierungen wie Gantt-Diagrammen in Fortschrittsberichten eingeschränkt . Sie sind zwar für die Projektplanung effektiv, können aber komplex zu lesen, durchzuführen oder zu warten sein.  

 

Daher können sich Mindmaps oder farbige Punkte, die das Wetter des Projekts darstellen, als repräsentativer erweisen.

 

5 Best Practices für die Erstellung klarer und effektiver Fortschrittsberichte

Wählen Sie eine Freigabehäufigkeit, die für Ihr Projekt geeignet ist

Abhängig von der Art des Projekts 

Ein Fortschrittsbericht ist aufdringlich. Daher sollte die Häufigkeit auf ein absolutes Minimum beschränkt werden, um ihre Wirkung zu erhalten.

 

Die Häufigkeit des Versands hängt vom Umfang des Projekts ab.

 

Handelt es sich um ein Projekt, das mehrere Monate oder sogar Jahre in Anspruch nimmt, scheint ein Fortschrittsbericht alle 15 Tage ausreichend zu sein.

 

Eine gute Frequenz gibt es nicht: Sie muss vor allem mit Ihrem Projekt und seiner Chronologie übereinstimmen. 

 

Kommunizieren Sie regelmäßig und kontinuierlich

Unabhängig von der gewählten Frequenz ist die Hauptsache die Regelmäßigkeit. Der Fortschrittsbericht muss vorhersehbar sein. 

 

Um mit dem Tempo Schritt zu halten, können Sie automatische Erinnerungen einrichten.

 

Erfolge hervorheben

Informieren statt Alarmieren

Um effektive Berichte zu erstellen, sollten Sie den Fortschrittsbericht aufrichtig als Informationsquelle und nicht als Warnung betrachten.

 

Dies liegt daran, dass dieses Dokument nicht darauf hinweisen soll, was schief läuft, sondern Ihr Team lediglich über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten soll.

 

Erfolge hervorheben

Daher ermutigen wir Sie, Erfolge zu schätzen.

 

Daher ist es wichtig, das bereits Erreichte klar darzustellen und optimistisch in die Zukunft zu blicken.

 

Seien Sie transparent und realistisch

Der Fortschrittsbericht muss jedoch realistisch sein und so weit wie möglich ein Höchstmaß an Transparenz bieten.

 

Je mehr Informationen die Teams haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie am Erfolg des Projekts beteiligt sind. 

 

Passen Sie die Präsentation an das Publikum an

Definieren Sie die Liste der Empfänger im Voraus

Ein weiterer Tipp für die Erstellung effektiver Fortschrittsberichte besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Dokument an die richtigen Personen geliefert wird.

 

Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer, sobald das Projekt vorbereitet ist , um sicherzustellen, dass Sie niemanden vergessen.

 

Alle Projektbeteiligten sollten einbezogen werden, sowohl aus operativer als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht.

 

Maßgeschneiderte Kommunikation für die Teilnehmer

Darüber hinaus sollten der Ton, das Format oder die Lautstärke der Informationen an Ihr Publikum angepasst werden. 

 

Daher muss die Kommunikation angepasst werden: Sie werden das operative Team nicht auf die gleiche Weise ansprechen wie die Projektsponsoren. 

 

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ziele Ihres Fortschrittsberichts und seiner Empfänger bereits in der Vorbereitungsphase klar zu definieren.

 

Halten Sie es kurz

Wie oben zu sehen ist, ist der Fortschrittsbericht ein wiederkehrendes Dokument und für seine Empfänger potenziell aufdringlich. 

 

Daher muss es schnell lesbar und daher prägnant sein. 

 

Darüber hinaus muss der Fortschrittsbericht schnell erstellt werden können. Daher ist es wichtig, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um seine Erstellung zu erleichtern.

Verwenden eines Projektmanagement-Tools

Eine einzige Referenzquelle

Einer der Vorteile der Verwendung eines Projektmanagement-Tools besteht darin, dass alle Informationen an einem Ort zentralisiert sind.

 

Dies erleichtert das Sammeln und Übertragen. Das Werkzeug wird dann zu einer einzigen Referenzquelle.

 

Um herauszufinden, wie Sie eine zuverlässige und umfassende Risikoanalyse durchführen können, folgen Sie unserem Leitfaden! 

 

Zugang zur Historie

Darüber hinaus haben Sie durch die Verwendung eines Projektmanagement-Tools Zugriff auf die gesamte Historie des Projekts.

 

Die Fortschrittsberichte für das gesamte Projekt sind dann leicht zugänglich und ermöglichen eine genaue Projektverfolgung.

 

Automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Informationen

Das Sammeln von Informationen kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. 

 

Durch die Verwendung eines Projektmanagement-Tools vermeiden Sie das manuelle Sammeln von Informationen aus mehreren Quellen.

 

Je mehr Automatisierungen und Synchronisierungen Sie zwischen Ihren verschiedenen Tools einrichten, desto effizienter werden Sie.

 

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit

Schließlich erleichtert der Einsatz eines Tools auch den Informationsaustausch innerhalb des Teams. 

 

Zu den Tools gehören auch das Hinzufügen von Kommentaren, das Verfolgen von Aufgaben oder das Dokumentenmanagement und helfen, die Kommunikation zu optimieren.

 

Projektfortschrittsbericht: Beispielstruktur

Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Fortschrittsberichte zu helfen, bieten wir Ihnen eine Struktur an. 

 

1. 1. Titel : Fortschrittsbericht – Projektname – Zeitraum
   2. Projektwetter : Ein Symbol oder ein Satz genügt
   3. Zusammenfassung
   4. Hintergrund und Ziele des Projekts : Kurze Erinnerung
   5. Erreichte Meilensteine
   6. Aufgetretene Probleme, bereitgestellte Lösungen und Risiken 
   7. Aktionsplan : Verbleibende Schritte und nächste Schritte
   8. Fazit : Empfehlungen und Ermutigung
   9. Links und Quellen , um weiter zu gehen

 

Der Fortschrittsbericht ist ein strategisches Dokument für Ihr Team und kann entscheidend für den Erfolg des Projekts sein.

 

Ein schlecht informiertes Team kann Misstrauen, mangelnde Koordination und Beteiligung entwickeln und das Projekt gefährden.

 

Um effektiv und relevant zu sein, müssen Ihre Fortschrittsberichte prägnant, strukturiert und an Ihr Publikum angepasst sein. 

 

Darüber hinaus kann es sich als vorteilhaft erweisen, am Ende eine Projektzusammenfassung anzubieten. Dies würde es ermöglichen, eine Bestandsaufnahme des Geschehenen vorzunehmen und somit eine Referenz für zukünftige Projekte zu bilden.