Hoe stel je een projectvoortgangsrapport op voor een optimale bewaking?

De succes van een project hangt af van zorgvuldige en regelmatige projectmonitoring.

Dit betekent niet alleen het meten en analyseren van de verschillende indicatoren tijdens het hele project, maar ze ook effectief communiceren naar het team.

Dit helpt hen om meer betrokken, zelfverzekerder en dus productiever te worden. 

L'voortgangsrapportbeter bekend als een voortgangsrapport, wordt gebruikt om teams te informeren over deprojectstatus.

Het is daarom een essentieel projectbewakingsdocument. Je moet het dus strategisch opbouwen, want het dient als referentie tijdens het hele project. 

In dit artikel geven we je methoden en tips voor het maken en delen van effectieve voortgangsrapporten. 

Wat is een projectvoortgangsrapport?

Projectvoortgangsrapport: definitie

Het projectvoortgangsrapport is een informatief document dat wordt gedeeld met het team dat aan het project werkt. 

Het wordt regelmatig verstuurd en wordt gebruikt om de status van het project samen te vatten de volgende stappen te communiceren en eventuele risico's te benadrukken.

Het projectvoortgangsrapport is niet alleen bedoeld voor het operationele team, maar voor iedereen die direct of indirect betrokken is bij het project. Het moet daarom beknopt en gestructureerd zijn, zodat er snel rekening mee kan worden gehouden.

Hoe bereken je de voortgang van een project?

Hoewel het ingewikkeld is om een exact tempo van de projectvoortgang vast te stellen, kunnen bepaalde gegevens wel een overzicht geven. In het bijzonder zicht op de uitsplitsing van de personeelsbezetting ten opzichte van de oorspronkelijke planning helpt je om een idee te krijgen van de voortgang.

De Stafiz projectmanagementsoftware biedt tijdregistratie voor real-time berekening zodat je een duidelijker beeld krijgt van de voortgang.

Voortgang wordt berekend op basis van het aantal dagen (of uren) dat al voltooid is, in verhouding tot het totale aantal dagen of uren voor de opdracht. Wanneer een opdracht 100% voltooid is, is ze normaal gezien afgewerkt.

De voortgang kan worden bijgehouden op het job tracking dashboard in Stafiz.

 

Er zijn 2 methoden om de voortgang van een project te berekenen. 

• Met betrekking tot feitelijke (of personeelsbezetting) : Het totale aantal dagen wordt berekend als de som van het aantal voltooide dagen en het aantal personeelsleden. Dit is normaal gesproken het meest actuele beeld van de voortgang.
• Met betrekking tot het productieplan : het aantal dagen is dat van het productieplan. Dus als je een percentage van 110% hebt, heb je al 10% meer dagen dan het productieplan gehaald en moet je er snel een einde aan maken.

Waarom is de voortgang van een project belangrijk?

Teams informeren

Het belangrijkste doel van het voortgangsrapport is om de teams te informeren, zodat iedereen volledig op de hoogte is van wat er is bereikt en wat er nog moet gebeuren. 

 

Het wordt vaak gegenereerd met projectbeheersoftwareHiermee kan alle informatie met betrekking tot het project worden gecentraliseerd.

 

Dit garandeert een uniform informatieniveau voor het hele team. 

 

De voortgang van het project bewaken

Projectbewaking is essentieel voor het succes van een project. Voortgangsrapporten zijn dus een integraal onderdeel van dit proces, waarbij je regelmatig een stapje terug moet doen. 

 

Hiermee kun je de voortgang van het project bewaken, de voortgang noteren of potentiële potentiële risico's.

 

Proactief zijn bij afwijkingen

Een van de belangrijkste onderdelen van risicomanagement is deanalyse van feitelijke versus verwachte. Dit stelt ons in staat om potentiële bedreigingen te identificeren.

 

Door ze in het voortgangsrapport te vermelden, zijn de teams zich bewust van en worden ze geattendeerd op de realiteit van het project. realiteit van het project.

 

Projectmanagers, gewaarschuwd en ondersteund door hun teams, kunnen dan weloverwogen beslissingen nemen om de bedreigingen te beperken. 

 

Asynchroon werken vergemakkelijken

Ten slotte helpt geconsolideerd toezicht op de voortgang om het aantal vergaderingen te beperken.

 

Medewerkers hebben asynchroon toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Hierdoor is de impact van eenvoudige informatiebijeenkomsten beperkt en worden alleen bijeenkomsten met een hoge toegevoegde waarde in stand gehouden. 

 

Voor teams die op afstand werken, helpt het voortgangsrapport om de band te onderhouden en te versterken door regelmatige communicatie te garanderen. 

 

Bovendien maakt dit het mogelijk om de gedeelde informatie schriftelijk vast te leggen. 

 

Hoe schrijf je een effectief projectvoortgangsrapport?

Een norm stellen voor teams

Verduidelijk de doelstellingen van het voortgangsrapport

Om effectief te zijn, moet een voortgangsrapport voorspelbaar zijn. Het is dus belangrijk om aan het begin aan te geven waar het voor dient en waarom het belangrijk is. 

 

Om de waarde ervan te realiseren, moeten uw teams duidelijk zijn over de doelstellingen van het voortgangsrapport.

 

Dit geeft informatie over de voortgang van het project, vestigt de aandacht op eventuele aandachtspunten en geeft een update van de voortgang van het project ten opzichte van het vastgestelde tijdschema. 

 

Hierdoor is het voortgangsrapport beknopt en consistent van het ene rapport naar het andere. 

 

Teams betrekken

Om u te helpen bij het maken van effectieve voortgangsrapportagesBouw het model samen met je teams.

 

Aarzel niet om hen erbij te betrekken, om er zeker van te zijn dat het formaat of de informatie relevant is. 

 

Dit voortgangsrapport is immers voor hen bedoeld en zij zullen het gedurende het hele project raadplegen. 

 

Een sjabloon definiëren 

 

Om tijd te besparen, raden we je aan om aan het begin van het project een sjabloonstructuur te definiëren. Zo kunt u rapporten snel produceren en consistentie behouden, waardoor de impact toeneemt.

 

Als de projectstructuur het toelaat, kun je bovendien je sjabloon hergebruiken van het ene project naar het andere. Uw teams, die al bekend zijn met uw manier van communiceren, zullen productiever zijn.

 

De eerste stap in het standaardiseren van je sjablonen zou kunnen bestaan uit het definiëren van een naamgevingsconventie, met de naam en datum van het project. Dit maakt het ook makkelijker om door de geschiedenis te navigeren.

 

Het document structureren

Het voortgangsrapport moet gestructureerd zijn. Er is echter geen precies model; alles hangt af van je behoeften of het type project.

 

In alle gevallen is het belangrijk dat het ene rapport consistent is met het andere en dat de informatie op een logische manier wordt gegroepeerd zodat het gemakkelijker te lezen is.

 

Vergeet niet om een inhoudsopgave en bijlagen op te nemen, zodat werknemers indien nodig dieper op bepaalde onderwerpen kunnen ingaan zonder dat het document te lang wordt.

 

Context geven

Een van de essentiële onderdelen van het voortgangsverslag is het schetsen van de context.

 

• Waarom vindt het project plaats?
• Wat is de reikwijdte?
• Wat is het doel? 

 

Deze contextualisering kan ook dienen als herinnering aan de rollen en verantwoordelijkheden die van elk lid van het project worden verwacht. 

 

De belangrijkste punten samenvatten

De belangrijkste punten van het project moeten in een paar zinnen worden samengevat.

 

Opsommingstekens zijn nog steeds een effectieve manier om informatie te structurerenom het lezen te vergemakkelijken en lange zinnen te vermijden.

Het voortgangsrapport bevat de belangrijkste en meest relevante feiten voor het team. 

 

Aan de andere kant geeft het snel aan of het project op de goede weg is, wat de risico's zijn en wat de volgende stappen zijn. 

 

Extra middelen geven

Het voortgangsrapport kan alle bronnen bevatten die nodig zijn om het onderwerp verder uit te diepen. Alles wat gebruikt kan worden om verder te gaan is welkom. 

 

Het moet echter in de vorm van links blijven, zodat iedereen vrij is om al dan niet toegang te krijgen tot een hoger informatieniveau, zonder het document te overladen.

 

Het rechtstreeks toevoegen van bronnen aan het voortgangsrapport kan belangrijk zijn omdat het het heen en weer gaan per e-mail wordt vermeden.

 

Debriefing van het schema

Het voortgangsrapport moet ingaan op het planningsaspect. Het belicht de voortgang van het project ten opzichte van de oorspronkelijke planning.

 

Bovendien vermeldt het voortgangsrapport duidelijk : 

• de resterende fasen ;
• de volgende stappen ;
• de knelpunten ;
• mogelijke risico's.

 

Potentiële risico's bespreken

Risico's zijn een strategisch onderdeel van het voortgangsrapport. 

 

Alles wat het succes van het project bedreigt, moet worden vermeld: budgetoverschrijdingen, vertragingen, enz. 

 

Hier is het een kwestie van de juiste balans vinden tussen transparant zijn zonder al te alarmerend te zijn. 

Hoe presenteer je de voortgang van een project?

Belangrijke voortgangsindicatoren definiëren 

Indicatoren bepalen

Het succes van een project wordt gemeten aan de hand van succescriteriaKPI's of prestatie-indicatoren.

 

Een voortgangsrapport gebruikt ook indicatoren om de voortgang van het project te meten, zoals : 

 

• het voltooiingspercentage ;
• bezettingsgraad ;
• de personeelsbezetting;
• de temporele prestatie-index.

 

Deze moeten vooraf worden bepaald tijdens de voorbereidingsfase en kunnen per project verschillen. 

 

Mijlpalen identificeren 

Om een duidelijk overzicht te geven van de voortgang van het project, moet het voortgangsrapport mijlpalen benadrukken die iedereen kan begrijpen. 

 

Op het kruispunt tussen taken en fasen vertegenwoordigen mijlpalen belangrijke punten in het project. 

 

Bijvoorbeeldhet sturen van een specificatie naar de klant kan worden beschouwd als een mijlpaal.

 

Het voortgangsrapport moet duidelijk de mijlpalen aangeven die bereikt zijn, zodat het team zich een beeld kan vormen van wat er bereikt is. 

 

Een visueel formaat kiezen

Het belang van het kiezen van het juiste formaat

Het formaat lijkt misschien triviaal, maar in werkelijkheid heeft het invloed op deassimilatie van informatie aanzienlijk.

 

Een rapport in een formaat dat geschikt is voor het publiek zal helpen om de informatie effectief over te brengen. 

 

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden: soms volstaat een eenvoudige e-mail, gestructureerd en visueel, met alle nodige informatie. 

De productiecapaciteit is zichtbaar in het Stafiz-rapportagedashboard voor de bezettingsgraad.

 

Verschillende formaten afhankelijk van de informatie die moet worden gecommuniceerd

Voortgangsverslagen kunnen verschillende vormen aannemen. 

 

Hoewel geschreven rapporten het meest voorkomen, zijn er ook meer visuele presentaties zoals dashboards. 

Deze zijn van onschatbare waarde in projectmanagement omdat ze een snel visueel overzicht geven van belangrijke informatie.

 

De juiste formaten kiezen

Wees voorzichtig met de visualisaties die je gebruikt. Het is niet omdat iets visueel is, dat het ook nuttig is. 

 

Het gebruik van visualisaties zoals Gantt-diagrammen in voortgangsrapportages. Hoewel ze effectief zijn voor projectplanning, kunnen ze complex zijn om te lezen, te maken en bij te houden.

 

Bijvoorbeeld mindmaps of gekleurde stippen die het projectweer kunnen representatiever zijn.

 

5 best practices voor het maken van duidelijke en effectieve voortgangsrapporten

Kies een deelfrequentie die geschikt is voor je project

Afhankelijk van het type project 

Een voortgangsverslag is opdringerig. Daarom moet de frequentie ervan tot een strikt minimum worden beperkt om de impact te behouden.

 

De frequentie van mailings hangt af van deomvang van het project.

 

Als het een project is dat meerdere maanden - of zelfs jaren of zelfs jarenlijkt een voortgangsrapport om de 15 dagen voldoende.

 

Er bestaat niet zoiets als de juiste frequentie: deze moet vooral consistent zijn met je project en de tijdlijn ervan. 

 

Regelmatig en continu communiceren

Welke frequentie je ook kiest, het belangrijkste is regelmaat. De voortgangsrapportage moet voorspelbaar zijn. 

 

Om je te helpen het tempo erin te houden, kun je automatische automatische herinneringen.

 

Successen benadrukken

Informeren in plaats van waarschuwen

Om effectieve rapportenOm effectieve rapporten te maken, moet je het voortgangsrapport oprecht beschouwen als een bron van informatie en niet als een waarschuwing.

 

Het doel van dit document is niet om aan te geven wat er fout gaat, maar gewoon om je team op de hoogte te houden van de voortgang van het project.

 

Successen benadrukken

We moedigen u aan om successen te benadrukken.

 

Daarom is het belangrijk om duidelijk weer te geven wat er al bereikten optimistisch te zijn over de toekomst.

 

Wees transparant en realistisch

Het voortgangsrapport moet echter realistisch zijn en maximale maximale transparantie bieden.

 

Hoe meer informatie de teams hebben, hoe groter de kans dat ze betrokken raken bij het tot een succes maken van het project. 

 

De presentatie aanpassen aan het publiek

De lijst met ontvangers vooraf definiëren

Een andere tip voor het maken van effectieve voortgangsrapporten is om ervoor te zorgen dat je document bij de juiste mensen wordt afgeleverd.

 

Stel een deelnemerslijst op zodra voorbereiding van het project om er zeker van te zijn dat je niemand vergeet.

 

Alle projectdeelnemers moeten erbij betrokken zijn, zowel vanuit operationeel als bestuurlijk oogpunt.

 

Communicatie aanpassen aan de deelnemers

Bovendien moet je de toon, het formaat en de hoeveelheid informatie aanpassen aan je publiek. 

 

Je zult je communicatie daarop moeten afstemmen: je zult het operationele team niet op dezelfde manier aanspreken als de projectsponsors. 

 

Vandaar het belang van het duidelijk definiëren van de doelstellingen van je voortgangsrapport en voor wie het bedoeld is, vanaf de voorbereidingsfase.

 

Het kort houden

Zoals we eerder zagen, is het voortgangsrapport een terugkerend document en mogelijk opdringerig voor de ontvangers. 

 

Daarom moet het snel te lezen en dus beknopt zijn. 

 

Bovendien moet een voortgangsrapportage snel gemaakt kunnen worden. Vandaar het belang van het gebruik van een projectmanagementtool om het maken ervan te vergemakkelijken.

Een projectbeheertool gebruiken

Enkele referentiebron

Een van de voordelen vanhet gebruik van een projectmanagementtool is dat alle informatie gecentraliseerd op één plaats.

 

Dit maakt het gemakkelijker om verzameling en verzending. De tool wordt dan een enkele referentiebron.

 

Volg onze gids om erachter te komen hoe je een betrouwbare en uitgebreide risicoanalyse uitvoert! 

 

Toegang tot geschiedenis

Bovendien heb je met een projectmanagementtool toegang tot de volledigeprojectgeschiedenis.

 

Voortgangsrapporten voor het hele project zijn dan gemakkelijk toegankelijk, zodat het project nauwkeurig kan worden gevolgd.

 

Gegevensverzameling en -verwerking automatiseren

Het verzamelen van informatie kan een complexe en tijdrovende bezigheid zijn. 

 

Door een projectbeheertool te gebruiken, vermijd je dat je handmatig verzamelen informatie uit verschillende bronnen te verzamelen.

 

Hoe meerautomatisering en synchronisatie tussen je verschillende tools, hoe efficiënter je zult zijn.

 

Samenwerking vergemakkelijken

Tot slot maakt het gebruik van een tool het ook gemakkelijker om informatie binnen het team te delen. 

 

Sommige tools bieden ook de mogelijkheid omopmerkingen toevoegenSommige tools bieden ook de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen, taken bij te houden of documenten te beheren, wat allemaal helpt om de communicatie te stroomlijnen.

 

Projectvoortgangsrapport: voorbeeld van structuur

Om je te helpen je voortgangsrapporten op te bouwen, stellen we een structuur voor. 

 

1. 1. Titel Voortgangsverslag - Projectnaam - Periode
   2. Project weer Een pictogram of een zin is genoeg
   3. Samenvatting
   4. Achtergrond en doelstellingen van het project korte herinnering
   5. Bereikte mijlpalen
   6. Problemen, oplossingen en risico's 
   7. Actieplan Resterende stappen en volgende stappen
   8. Conclusie Aanbevelingen en aanmoediging
   9. Links en bronnen voor meer informatie

 

Het voortgangsrapport is een strategisch document voor je team en kan cruciaal zijn voor het succes van het project.

 

Een slecht geïnformeerd team kan wantrouwen ontwikkelen en een gebrek aan coördinatie en betrokkenheid, waardoor het project in gevaar.

 

Om effectief en relevant te zijn, moeten je voortgangsrapportages beknopt, gestructureerd en afgestemd zijn op je publiek. 

 

Daarnaast moet je een projectsamenvattingt aan het einde zou ook nuttig kunnen zijn. Dit zou een overzicht geven van alles wat er gebeurd is en een referentiepunt vormen voor toekomstige projecten.