¿Cómo hacer un informe de progreso del proyecto para un seguimiento óptimo?

El éxito de un proyecto está condicionado por un seguimiento meticuloso y regular del mismo.

Así, no solo se trata de medir y analizar los diferentes indicadores a lo largo del proyecto, sino también de comunicarlos de forma efectiva al equipo.

De hecho, ayuda a desarrollar su participación, su confianza y, por lo tanto, su productividad. 

Elinforme de avance más conocido como informe de progreso, se utiliza para informar a los equipos sobre el estado del proyecto.

Por lo tanto, es un documento esencial para el seguimiento de los proyectos. Debido a esto, es necesario construirlo estratégicamente, ya que sirve como referencia durante todo el proyecto. 

En este artículo, ofrecemos métodos y consejos para producir y compartir informes de progreso efectivos. 

¿Qué es un informe de progreso de un proyecto?

Informe de progreso del proyecto: definición

El informe de progreso del proyecto es un documento informativo que se comparte con el equipo que trabaja en el proyecto. 

Se envía de forma periódica y se utiliza para resumir el estado del proyecto, comunicar los próximos pasos y destacar los riesgos.

El informe de progreso del proyecto no solo está destinado al equipo operativo, sino a todos aquellos que están directa o indirectamente interesados en el proyecto. Por lo tanto, debe seguir siendo conciso y estructurado para una consideración rápida.

¿Cómo calcular la tasa de avance de un proyecto?

Aunque es complejo establecer una tasa precisa de progreso del proyecto, algunos datos pueden proporcionar una visión general. En particular, la visibilidad de la distribución de la dotación de personal con respecto al calendario inicial le ayuda a hacerse una idea del estado de progreso.

El software de gestión de proyectos Stafiz ofrece un seguimiento del tiempo que permite realizar cálculos en tiempo real para ayudarte a tener una idea más precisa de la tasa de progreso.

El avance se calcula sobre el número de días (u horas) ya completados, en relación con el número total de días u horas de la asignación. Cuando una misión está al 100%, normalmente ha terminado.

La tasa de progreso es visible en el panel de seguimiento de la misión en Stafiz

 

Para calcular la tasa de avance de un proyecto, existen 2 métodos. 

• En comparación con la dotación de personal completada : el número total de días se calcula como la suma de los días completados y la dotación de personal. Por lo tanto, suele ser la visión más actualizada del progreso.
• En relación con el plan de producción: El número de días es el número de días del plan de producción. Por lo tanto, si tiene una tasa del 110%, significa que ya ha trabajado un 10% más de días que el plan de producción y que, por lo tanto, debe ponerle fin rápidamente

¿Por qué es importante el avance de un proyecto?

Para informar a los equipos

El objetivo principal del informe de progreso es informar a los equipos para que cada empleado sea plenamente consciente de lo que se ha conseguido y de lo que queda por hacer. 

 

A menudo se genera utilizando  un software de gestión de proyectos, esto permite centralizar toda la información relativa al proyecto.

 

Esto garantiza un nivel uniforme de información para todo el equipo. 

 

Para monitorear el progreso del proyecto

El seguimiento de un proyecto es esencial para garantizar el éxito de un proyecto. Por lo tanto, el estado de progreso es parte de este enfoque al exigirnos dar un paso atrás, y esto de manera regular. 

 

Le permite supervisar el progreso del proyecto, comprobar los avances y poner en evidencia los posibles riesgos potenciales.

 

Ser proactivo en caso de desviaciones

Uno de los principales componentes de la gestión de riesgos es el análisis de lo real frente a lo previsto. Esto nos permite identificar posibles amenazas.

 

Al mencionarlos en el informe de situación, los equipos son conscientes de la realidad del proyecto y son alertados al respecto de la realidad del proyecto.

 

Los gestores de proyectos, alertados y respaldados por sus equipos, pueden tomar decisiones informadas para mitigar las amenazas. 

 

Para facilitar el trabajo asincrónico

Por último, el seguimiento del estado consolidado ayuda a limitar las reuniones.

 

De hecho, los empleados disponen de la información necesaria de forma asíncrona. Como resultado, el impacto de las reuniones informativas simples es limitado y solo se mantienen aquellas de alto valor añadido. 

 

Para los equipos que trabajan de forma remota, el informe de progreso ayuda a mantener y fortalecer el vínculo porque garantiza una comunicación regular. 

 

Además, permite un registro escrito de la información compartida. 

 

¿Cómo redactar un informe de avance eficaz?

Establecer un estándar para los equipos

Clarificar los objetivos del informe de progreso

Para ser eficaz, un informe de progreso debe ser predecible. Por lo tanto, es importante recordar desde el principio para qué sirve y por qué es importante. 

 

Para darse cuenta de su valor, sus equipos deben tener claros los objetivos del informe de progreso.

 

Esto informa sobre el progreso del proyecto, llama la atención sobre los puntos de atención y proporciona una actualización sobre el progreso del proyecto en relación con el cronograma establecido. 

 

Por lo tanto, el informe sobre la marcha de los trabajos es conciso y coherente de un informe a otro. 

 

Involucrar a los equipos

Para ayudarle a crear informes de progreso eficaces, construya el modelo con sus equipos.

 

No dudes en involucrarlos, para asegurarte de que el formato o la información contenida sea relevante. 

 

Al fin y al cabo, este informe de progreso es para ellos y serán ellos los que lo consultarán durante todo el proyecto. 

 

Definir una plantilla 

 

Para ahorrar tiempo, le animamos a que defina una estructura de plantilla al principio del proyecto. Esto le permitirá producir sus informes rápidamente y mantener la coherencia, mejorando así el impacto.

 

Además, si la estructura de los proyectos lo permite, puedes reutilizar tu plantilla de un proyecto a otro. Tus equipos, ya familiarizados con tu forma de comunicarse, ganarán en productividad. 

 

El primer paso para estandarizar sus plantillas podría ser definir una nomenclatura de nomenclatura, indicando el nombre y la fecha del proyecto. Además, facilitará la navegación a través del historial.

 

Estructurar el documento

El informe de progreso debe estar estructurado. Sin embargo, no existe un modelo específico, todo dependerá de tus necesidades o del tipo de proyecto.

 

En todos los casos, la clave es mantener la coherencia de un informe a otro y agrupar la información de forma lógica para que sea más fácil de leer.

 

No olvides incluir un resumen y anexos para que los colaboradores puedan profundizar en ciertos temas si lo necesitan sin sobrecargar el documento

 

Dar contexto

Uno de los componentes esenciales del informe sobre la marcha de los trabajos es recordar el contexto.

 

• ¿Por qué se lleva a cabo el proyecto?
• ¿Cuál es su alcance?
• ¿Cuál es el objetivo a alcanzar? 

 

Esta contextualización también puede permitir recordar los roles y responsabilidades esperados por cada uno de los miembros del proyecto. 

 

Resumir los puntos clave

Los puntos clave del proyecto deben resumirse en unas pocas frases.

 

Las viñetas siguen siendo una forma eficaz de estructurar la información para facilitar la lectura y evitar las frases largas.

De hecho, el informe de progreso incluye los hechos más destacados y relevantes para el equipo. 

 

En su lugar, indica rápidamente si el proyecto va por buen camino, sus riesgos y los próximos pasos. 

 

Donar recursos adicionales

El informe de progreso puede incluir todos los recursos necesarios para profundizar en el tema. Cualquier elemento que nos permita llegar más lejos es bienvenido. 

 

Sin embargo, debe permanecer en forma de enlaces para que todos puedan acceder libremente a un nivel superior de información, sin sobrecargar el documento.

 

Agregar recursos directamente al informe de progreso puede ser importante, ya que evita correos electrónicos de ida y vuelta.

 

Resumen sobre el programa

El informe de progreso debe abordar el aspecto de la planificación. Así, destaca el avance del proyecto respecto al cronograma establecido inicialmente.

 

Además, el estado de avance permite enumerar claramente: 

• los pasos restantes;
• próximos pasos;
• los puntos conflictivos;
• riesgos potenciales.

 

Discuta los riesgos potenciales

Los riesgos son una parte estratégica del informe de progreso. 

 

Cualquier cosa que amenace el éxito del proyecto debe mencionarse: sobrecostos presupuestarios, retrasos, etc. 

 

Aquí, se trata de encontrar un punto medio entre ser transparente y ser demasiado alarmante. 

¿Cómo se presenta el avance de un proyecto?

Definir indicadores clave de progreso 

Identificación de indicadores

El éxito de un proyecto se mide mediante criterios de éxito determinados a su vez por KPI o indicadores de rendimiento.

 

En un informe de progreso, también se utilizan indicadores para medir el progreso del proyecto, tales como: 

 

• la tasa de finalización;
• tasa de ocupación;
• la tasa de dotación de personal ;
• El Índice de Rendimiento del Tiempo.

 

Estos deben determinarse de antemano durante la fase de preparación y pueden variar de un proyecto a otro. 

 

Identificar hitos 

Con el fin de proporcionar una visibilidad clara del estado del proyecto, el informe de progreso debe destacar los hitos que todos puedan entender. 

 

En la encrucijada entre tareas e hitos, los hitos representan puntos clave en el proyecto. 

 

Por ejemplo, enviar una especificación al cliente puede considerarse un hito.

 

Como tal, el informe de progreso debe indicar claramente los hitos que se han logrado para ayudar al equipo a visualizar claramente lo que se ha logrado. 

 

Elige un formato visual

La importancia de la elección del formato

Aunque el formato pueda parecer trivial, en realidad su impacto en la asimilación de la información es significativo.

 

De hecho, un informe elaborado en un formato adaptado a su público permitirá que la información se transmita de forma eficaz. 

 

No hace falta reinventar la rueda: a veces bastará con un correo electrónico sencillo, estructurado y visual que contenga toda la información necesaria. 

La capacidad de producción es visible en el panel de informes de tasa de utilización de Stafiz.

 

Diferentes formatos en función de la información a comunicar

Los informes de progreso pueden adoptar muchas formas. 

 

Si bien los más comunes son los informes escritos, también hay presentaciones más visuales, como paneles de control. 

Son valiosos en la gestión de proyectos porque proporcionan una visión rápida de la información importante.

 

Elegir los formatos adecuados

Tenga cuidado con las visualizaciones que utiliza. El hecho de que un elemento sea visual no necesariamente ayuda a la comprensión. 

 

Esto limitará el uso de visualizaciones como los diagramas de Gantt en los informes de progreso. Si bien son eficaces para la planificación de proyectos, pueden ser complejos de leer, hacer o mantener.  

 

Por ejemplo, mapas mentales o puntos de colores que representen el meteo del proyecto pueden ser más representativos.

 

5 Mejores Prácticas para Crear Informes de Progreso Claros y Efectivos

Elige una frecuencia de uso compartido que funcione para tu proyecto

Dependiendo del tipo de proyecto 

Un informe de situación es intrusivo. Por lo tanto, su frecuencia debe reducirse al mínimo para  mantener su impacto.

 

La frecuencia de los envíos dependerá del alcance del proyecto.

 

Si se trata de un proyecto que lleva varios meses o incluso años, un informe de progreso cada 15 días parece suficiente.

 

No existe una buena frecuencia: debe ser sobre todo coherente con su proyecto y su cronología. 

 

Comunícate de forma regular y continua

Sea cual sea la frecuencia elegida, lo principal es la regularidad. El informe de progreso debe ser predecible. 

 

Para ayudarte a mantener el ritmo, puedes establecer recordatorios automáticos.

 

Destacando los éxitos

Informar en lugar de alertar

Para elaborar informes eficaces, debe considerar sinceramente el informe de situación como una fuente de información y no como una advertencia.

 

Esto se debe a que este documento no está destinado a señalar lo que está fallando, simplemente debe mantener a su equipo informado del progreso del proyecto.

 

Destacando los éxitos

Por ello, te animamos a valorar los éxitos.

 

De ahí la importancia de exponer claramente lo que ya se ha conseguido ya y ser optimistas de cara al futuro.

 

Sé transparente y realista

No obstante, el informe de situación debe ser realista y ofrecer la máxima transparencia posible.

 

Cuanta más información tengan los equipos, más probabilidades habrá de que se involucren en el éxito del proyecto. 

 

Adapta la presentación a la audiencia

Definir la lista de destinatarios por adelantado

Otro consejo para elaborar informes de progreso eficaces es asegurarse de que el documento se entrega a las personas adecuadas.

 

Haz una lista de los participantes tan pronto como el proyecto esté preparado para asegurarte de que no te olvidas de nadie.

 

Se debe incluir a todos los participantes en el proyecto, tanto desde el punto de vista operativo como de gestión.

 

Adaptar la comunicación a los participantes

Además, el tono, el formato o el volumen de la información deben adaptarse a tu audiencia. 

 

Por lo tanto, la comunicación tendrá que adaptarse: no se dirigirá al equipo operativo de la misma manera que los patrocinadores del proyecto. 

 

De ahí la importancia de definir claramente los objetivos de su informe de situación y a quién va dirigido, ya desde la fase de preparación.

 

Sé conciso

Como se ha visto anteriormente, el informe de progreso es un documento recurrente y potencialmente intrusivo para sus destinatarios. 

 

Como resultado, debe ser rápido de leer y, por lo tanto, conciso. 

 

Además, el informe de situación debe poder elaborarse rápidamente. De ahí la importancia de utilizar una herramienta de gestión de proyectos para facilitar su creación.

Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

Única fuente de referencia

Una de las ventajas de utilizar una herramienta de gestión de proyectos es que toda la información está centralizada en un solo lugar.

 

Esto hace que sea más fácil de recopilar y transmitir. De este modo, la herramienta se convierte en una única fuente de referencia.

 

Para saber cómo realizar un análisis de riesgos fiable y completo, ¡siga nuestra guía! 

 

Acceso al historial

Además, el uso de una herramienta de gestión de proyectos le da acceso a todo el historial del proyecto.

 

A continuación, se puede acceder fácilmente a los informes de progreso de todo el proyecto, lo que permite un seguimiento preciso del proyecto.

 

Automatice la recopilación y el procesamiento de información

La recopilación de información puede ser un ejercicio complejo y que requiere mucho tiempo. 

 

Al utilizar una herramienta de gestión de proyectos, evita la recopilación manual de información de varias fuentes.

 

Cuanto más automatización y sincronización entre sus distintas herramientas, más eficiente será.

 

Facilitar la colaboración

Por último, el uso de una herramienta también facilita el intercambio de información dentro del equipo. 

 

Algunas herramientas también incluyen la posibilidad de añadir comentarios , hacer un seguimiento de las tareas o gestionar documentos, todo lo cual contribuye a agilizar la comunicación.

 

Informe de progreso del proyecto: estructura de ejemplo

Para ayudarte a crear tus informes de progreso, te ofrecemos una estructura. 

 

1. 1. Título :  Informe de situación - Nombre del proyecto - Período
   2. Proyecto tiempo : Basta con un icono o una frase
   3. Resumen
   4. Antecedentes y objetivos del proyecto : breve recordatorio
   5. Hitos conseguidos
   6. Problemas encontrados, soluciones proporcionadas y riesgos 
   7. Plan de acción :  Pasos restantes y siguientes
   8. Conclusión :  Recomendaciones y estímulo
   9. Enlaces y fuentes para llegar más lejos

 

El informe de progreso es un documento estratégico para su equipo y puede ser fundamental para el éxito del proyecto.

 

Un equipo mal informado puede desarrollar desconfianza, falta de coordinación e implicación, poniendo en riesgo el proyecto.

 

Para ser eficaces y relevantes, tus informes de progreso deben ser concisos, estructurados y adaptados a tu público. 

 

Además, proponer un resumen del proyecto al final del proyecto. Así se tendría una visión de conjunto de todo lo ocurrido y se dispondría de un punto de referencia para futuros proyectos.